什么是跨团队协作？ 定义、优点、示例、重要性和改进的主要方法

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现代协作不仅包括面对面的工作。 如今有许多不同的协作方式，而跨团队协作是一种越来越有效的协作方式。 无论您在做什么项目，跨团队协作都是整合多种不同观点以帮助完成工作的绝佳方式。

在本文中，我们将定义跨团队协作、如何创建跨团队协作、一些最佳实践、讨论跨团队协作的例子、好处、为什么跨团队协作如此重要，并概述一些改进跨团队协作的关键方法。

什么是跨团队协作？

跨团队协作或跨职能协作被定义为多个不同团队共同完成一个共同目标的过程。 这些团队通常来自不同的背景或部门，将他们的知识结合起来，分享有意义的独特见解。

任何团队项目都会受益于多个不同的视角，而跨团队协作是促进团队之间全面完成项目的好方法。 通过利用跨团队协作，企业可以在团队内部有效地传播知识，分享见解，并产生互通有无的结果。

跨团队协作不仅有助于提高协作效率，还能显著改善员工体验。 2022 年的一项研究表明，近 40% 的工人认为团队合作 “非常重要”。 此外，这项研究还表明，在线协作工具和定期协作可以提高远程工作人员的工作效率，并能将人才保留率提高近 5 倍。 这表明，跨团队协作不仅会对工作成果产生巨大影响，还会对公司文化和员工体验产生影响。

如何创建跨团队协作？

创建跨团队协作的关键在于创建一个让人们感到有能力一起工作的系统。 为了定期和成功地促进跨团队合作，不需要列出具体步骤，而是需要实现一些价值和接触点。 以下是实施跨团队协作时最重要的几点。

1.分担团队责任

正如我们在上面的统计数字中所显示的，人们真正希望一起工作。 然而，协作工作并不总是由他们自己来决定，因此，鼓励团队并为他们提供结构，让他们在协作中取得成功，这一点非常重要。

其中一个重要步骤是各团队分担责任。 分担责任并不总是意味着每个人都要分担同一套任务，但它意味着团队要沟通工作量，分担能实现共同目标的任务。 通过在项目中建立透明度，团队可以清楚地了解自己的职责，以及如何通过成功合作来实现最终目标。

在创建透明度时，团队需要了解他们的个人责任、共同责任、他们对哪些事项有形成性发言权，以及他们不负责哪些事项。 通过清晰地共享这些信息并建立明确的界限，团队可以了解他们在更大流程中的角色，以及他们可以在哪些方面做出最有效的贡献。

分担责任也不是一次性的任务。 项目经理需要与团队进行签到，以确保他们公平分担工作量，并在各团队之间高效协作。 随着项目的推进，团队总是需要重新确定优先事项和重新分配资源，而在合作时，他们需要确保正确地分配资源，以避免沟通不畅。

2.正式确定角色

跨团队协作的潜在痛点之一是创建一个没有明确角色文档的系统。 在这种情况下，人们可能会搞不清楚该向谁汇报、谁是负责人以及他们应该做什么。 作为明确职责的一部分，团队还需要自上而下地正式确定自己的角色。

这并不意味着他们需要有一个无比严格的指定，也不意味着永远都有一个等级分明的工作流程，但这确实意味着每个人都需要对自己的立场、合作对象和目标有一个深刻的认识。

正式确定角色对领导职位非常重要，如果传达不当，可能会导致团队动态出现严重裂痕。 每个团队都需要知道他们应该向谁汇报，以及他们的沟通漏斗是什么。 这对团队沟通至关重要，如果没有明确的领导结构，跨团队合作就会变得非常困难。

3.找到合适的工具

在跨团队协作时，使用正确的工具让协作过程变得轻松高效非常重要。 与其严格依赖共享电话和冗长的电子邮件链，不如选择有助于促进合作的工具，这样对每个人都有好处。

沟通工具、可视化协作工具和任务管理工具是必不可少的协作工具。 如果您想了解有关最佳在线会议工具的更多信息，我们在最近的一篇特邀文章中概述了所有这些工具。

IdeaScale Whiteboard 可以帮助您组织数字工作空间，这样您就不必在使用协作工具的同时使用多个不同的任务管理器。 通过集成内部任务管理工具，IdeaScale Whiteboard 使团队能够在同一工作流程中协作和管理任务，从而提高效率并加强团队之间的沟通。

选择正确的工具可以决定跨团队协作的成败，因此必须做到面面俱到。 下一点涉及团队软件栈中最重要的部分之一：沟通。

4.建立一致的沟通

如果团队要经常协作，就需要有一种每个人都能一直使用的固定沟通方式。 一致性是沟通的关键，如果团队使用多种不同的渠道进行沟通，就会使项目变得更加复杂。

使用 Slack 等工具是简化跨团队协作、确保每个人通过同一媒介进行沟通的完美方式。 此外，该平台还能让成员或团队之间的交流变得异常简单。 如果没有 Slack 这样的工具，团队要想进行更正式的沟通，就必须跳过重重障碍，这可能会完全阻碍沟通进程。 通过工作区管理工具定期进行沟通，使跨团队协作成为可能，这对团队取得成功绝对必要。

5.正式编制文件

始终如一地使用工具，可以更容易地创建一个正式的项目文档中心。 如果您在一个集中的在线白板上进行所有的头脑风暴，您就可以轻松地存储信息，并在需要时随时查找。

对于项目团队和领导层来说，文档同样重要，创建便于使用的文档可以让领导层全面传达他们的需求、目标和期望。 此外，领导者还可以不断调整系统和结构，以找到跨团队协作的完美平衡点，而无需不断发送更新；他们可以轻松访问文档，并创建任何必要的更改。

创建正式的文档不仅对当前项目很重要，而且还有助于整理以前项目的信息。 在与跨团队合作建立默契的过程中，会有成功和失败，团队需要从中吸取经验教训。 了解这些经验教训意味着应该有一个获取和学习这些经验教训的地方。 以下是文档应用于跨团队协作的一些方法：

• 具体的项目工作流程

• 层次图和组织结构图

• 以前的时间表和优先事项清单

• 合作的最佳实践和经验

• 项目文件和存储

• 以往的协作练习和模板

• 跨团队合作指南

团队通常将内部文件系统称为 “团队章程”。 这是一份能让人们在单一、共享的地方了解团队或项目的目标、价值观和目的的文件。 团队章程有助于组织内部的沟通和透明度。

通过提供文档访问，团队可以非常轻松地学习如何高效协作，并在未来的项目中步步为营。 即使他们之前没有合作过，能够访问文档中心也有助于在问题出现之前就得到解答。

6.灵活变通

特别是在首次整合跨团队协作系统时，会遇到一些困难。 重要的是，要给团队时间来处理学习经验和探索最佳合作方式。 这就要求他们在期望值和资源方面具有灵活性。 团队需要获得茁壮成长的资源，即使这种情况不会立即发生。

这种灵活性通常来自领导层，但同行也需要有灵活性。 人们需要耐心、灵活地对待与他们共事的同伴，建立积极的沟通方式。 在实施跨团队协作时，每个人都需要灵活变通，使其发挥作用。

如果团队发现很难建立联系并找到灵活性，可以尝试举办一些关于协作重要性的虚拟研讨会，并为他们提供反馈选项，以便他们提出新的想法进行尝试。 这是保持员工参与度的好方法，让他们对自己的工作流程有一种主人翁感。

了解更多：什么是团队协作？

如何改进跨团队协作的最佳实践

跨团队协作并不是每个人都能自然而然地做到的，它是一个需要不断完善才能达到最高效率的过程。 虽然上述技巧对实施跨团队协作至关重要，但还有其他一些建议也有助于改善跨团队协作。 如果您想改善现有的协作结构，这里有一些改善跨团队协作的最佳实践。

1.确保人员合适

在分析跨团队协作结构时，重要的是要明白，人对系统的影响不亚于结构对系统的影响。 我们并不是说，如果情况不对，你就需要解雇所有人并雇佣一个新团队，但重要的是，要让团队和员工与优势互补的同伴配对，使他们能够有效合作。

组建合作无间的团队将改变部门间合作的态势，并有助于提高合作团队的效率。

在组建一个合作良好的团队时，要考虑每个人和团队都能带来哪些独特的技能和观点。 尽量有策略地组织小组，让他们很好地配对，确保每个小组都有一个积极的交流环境。

2.建立领导层的一致性

就像创建一个有组织的团队很重要一样，与领导层保持一致对于团队的正常运转也至关重要。 如上所述，当团队和部门开始合作时，领导层可能会发生冲突，这对项目成果非常不利。 如果没有明确指定哪个领导负责什么，整个项目由谁负责，项目就会陷入混乱。

如果你的团队在实施跨团队协作时遇到方向性问题，可以考虑建立一种更严格的领导一致性意识，以帮助今后的项目结构。

3.加强沟通

沟通是跨团队协作的支柱，如果团队需要改进，首先要从沟通入手。 跨团队协作要求人员、团队和部门之间进行高度沟通。 由于沟通是如此重要，如果项目没有按计划进行，很可能是项目的要求没有得到适当的沟通。 无论是沟通工具、结构还是工作流程方面的问题，都可以尝试排除沟通系统的故障，以改善跨团队协作。

4.统一时间表和目标

改善跨团队协作的一个共同主题是加强沟通和协调。 如果团队没有适当调整，就会在战略和任务分配方面出现更多问题。 每个人的工作方式都略有不同，因此如果出现任何不协调，都可能给项目带来后果。

正如我们在上文提到的，文档可以帮助调整目标。 有了一个存储共享和更新文档的地方，团队就不会出现偏差，这意味着他们可以更轻松地协同工作，而不会产生负面影响。

团队需要保持一致的另一个地方是他们的时间表。 诚然，这是一个较难沟通不畅的领域，但也是一个需要正式文件记录的领域。 如果员工将包含协作和个人工作的项目混在一起，时间安排就会变得混乱，团队也会失去协调。 为避免出现这种情况，在项目开始前制定一个可靠的时间表非常重要，每个成员都要通过共享文档来遵守时间表。 如果方法得当，这可以大大提高跨团队合作的成果和交付能力。

5.促进更有机的合作

如果团队不定期合作，跨团队合作就会显得非常勉强和无序。 为了提高成果，你需要让合作过程感觉更有机、更有影响力。 如果团队更自然地倾向于协作，就会提高生产力、效率和整体体验。

为了提高有机合作的机会，让团队定期分享进度、问题和时间表，这样他们就能找到与他人合作的有利时机。 如果这种方法不奏效，可以尝试实施更有规律的合作结构，这样人们就有了可以快速编辑的模板，而不是从头开始制作。 通常，这种微小的提升就能帮助降低跨团队合作的门槛。

了解更多：什么是远程协作？

跨团队合作范例

跨团队协作可以发生在很多不同的场景中，主要是指来自不同部门的团队共同完成一个特定项目。 例如，设计团队和营销团队合作设计网站。 设计团队可能不了解点击率或公司信息的细微差别，而营销团队可能不知道如何在网站上表达品牌形象。 然而，当他们合作时，他们可以将各自的专长结合起来，创造出各自无法独立完成的成果。 虽然这只是一个例子，但跨团队协作可以应用在很多场景中。 下面是一些很好的例子：

• 销售和营销团队正在更新信息文件。

• 设计和工程团队开发新产品模型。

• 工程和销售团队创建新的客户集成。

• 客户成功团队与设计团队合作，创建更多可用的功能。

跨团队协作的可能性真的是无穷无尽，只要某个团队能提出见解和价值，就可以加以利用。

跨团队协作的好处–为什么它很重要？

创建协作模式对于任何组织保持创新和继续推动业务发展都至关重要。 孤立地工作对个人和团队都很危险，因为工作流程中没有一个自然的制约系统。 人们不知道其他团队成员或其他部门发生了什么，这意味着优先事项和进展情况很可能没有得到沟通。

在这个系统中，跨团队协作对于避免和消除 “孤岛 “思维至关重要。 孤岛心态是指 “当不同团队的人拒绝与其他部门或团队成员共享信息时，就会产生一种排他性心态”。 打破 “孤岛 “思维意味着团队之间可以适当沟通，并作为一个统一的单位而不是多个独立的团队发挥作用。

以下是跨团队合作的一些最大益处：

• 加强创新：激励创新的最佳方式是加强沟通与合作。 跨团队合作为人们提供了一个可以不断测试新想法和进行实验的平台，使他们在整个项目中不断提高创新能力。

• 团队凝聚力：持续的合作与沟通有助于在个人、团队和部门内部建立凝聚力。 建立稳固的关系可以帮助团队驾驭具有挑战性的项目和路障，从长远来看，还会带来更好的结果。

• 消除浪费：不定期协作最令人讨厌的一点就是感觉与团队不协调，在无数的电子邮件中浪费时间。 跨团队协作为团队提供了一个保持一致的平台，并通过这种一致消除工作流程中不必要的沟通。

• 更多自主权： 与团队合作意味着人们在工作成果上投入更多精力、心思和意图。 有了更多的监督，员工通常会对自己的工作有更多的主人翁感，从而取得更好的成果。

• 彻底的程序：跨团队合作意味着各团队在交付最终产品之前有一套内部方法来检查结果和流程。 有了另一层制衡机制，团队就能以更彻底的程序和更高的标准来补充项目。 更加彻底也是让利益相关者对公司流程和成果越来越满意的一个因素，这也是跨团队合作的另一个优势。

• 留住人才：当团队建立起凝聚力并更频繁地开展合作时，人们往往会更享受他们的工作经历，对同事的感情也会更加深厚。 关系的建立和协作是留住人才的重要因素，而跨团队协作可以极大地改善这一点。

• 见多识广的团队：与自己专业领域以外的团队合作，有助于拓宽您对主题的理解，并从多个角度了解项目是如何完成的。 跨团队协作有助于团队在整个项目周期中了解多种观点，使整个组织的团队都能充分了解情况。

• 进展更快：定期合作的团队能够更快、更有效地推进项目。 通过分担任务和协作，团队可以有效地遵循相同的愿景，取得比孤立的同行更大的进步。

跨团队合作一定有效吗？ 改进的主要方法

虽然我们建议在整个组织内整合协作，但它不会自动解决你的问题。 在高效的工作流程中，协作无疑占有一席之地，但与其他组织相比，有些组织可能更难促进协作。 即使是在应该取得成功的地方，也会有成长的烦恼。 跨团队合作总是值得一试，但这并不能保证一定会成功。

不断创新流程并找到适合团队的协作工作流程固然重要，但在实施过程中肯定会遇到一些挑战。 以下是实施跨团队协作的一些最大挑战：

1.跨时区工作

随着越来越多的组织选择远程和混合工作环境，全球各地的人们都能从大量新机会中受益。 然而，当跨时区的协作时间难以管理时，就会造成困难。 促进跨团队协作是全球公司面临的一大挑战，对于某些组织来说，这可能是一个难以克服的问题。

为了在多时区运行时找到平衡，应尽量公平分配人员的合作时间。 这意味着一个团队或一个人不必总是挤出一个对他们来说超级困难的时间，整个团队的工作时间将在不同的会议时间中得到相对平均的分配。 显然，在某些情况下这是不可能的，在这种情况下，也许值得考虑使用在线白板来促进团队之间的异步协作。

2.不公平的工作分配

每个人都曾参与过一个小组项目，在这个项目中，有人一直在捣乱，而团队中的其他人则格外努力地按时完成项目。 遗憾的是，这种情况并没有在学校里得到改善，在职业领域也同样如此。

无论是由于工作结构效率低下、缺乏监督，还是由于招聘/企业文化不佳，合作密切的组织往往会在合作努力中出现懈怠。

在解决这个问题时要记住的一点是，团队往往需要时间来培养默契，了解如何彼此合作才能达到最佳效果。 要实现这一目标，他们可能需要经历一些成长的痛苦。 然而，这本是一个很容易解决的问题，如果不加以控制，不承担责任的人可能会对跨团队协作构成巨大挑战。

3.未对齐

对齐是有效实施跨团队协作的关键。 虽然协作是必不可少的，但要在多个团队之间安排协作也并非易事。

当不同的人和不同的团队一起工作时，通常会发现他们有不同的成功动机和优先事项。 你可以尽一切努力将这些部分正确地结合在一起，但如果它们不能自然地结合在一起，团队就很难有效地实现共同的最终目标。

虽然跨团队协作是拉近团队间距离的好方法，但如果他们无法找到与组织和彼此间的共同一致点，就很难进行有效协作。

结论

对于任何希望建立目标和改进工作流程的组织而言，跨团队协作都是至关重要的一环。 如果这篇文章对您有所帮助，不妨试试 IdeaScale Whiteboard，看看我们的免费在线白板解决方案如何帮助您的团队提高效率。