RACI 矩阵是定义和记录项目角色和责任的直接方法。 使用它将大大增加项目成功的机会。 RACI 起源于 20 世纪 50 年代的 “决策权矩阵”。 它是唯一一个考虑到角色和人员的项目管理工具。 RACI 变体包括 RASCI、ARCI 和 DACI。 本文将讨论 RACI 矩阵及其目标、优点和缺点。
什么是 RACI 矩阵？
RACI 矩阵又称 RACI 图表或 RACI 图，是一种项目管理和组织工具，有助于定义和明确项目或业务流程中任务、活动或可交付成果的角色和职责。 RACI “一词代表 “负责（Responsible）”、”问责（Accountable）”、”咨询（Consulted）”和 “知情（Informed）”，是个人或团体在特定任务中可以扮演的四个关键角色。
以下是 RACI 矩阵中每个角色的细分：
- 负责任
工作的人是有责任心的。 这些人必须完成任务或做出决定。 几个人可以共同负责。
- 负责任
任务、目标或决定完成后，必须有个人签字确认或批准。 这个人是有责任的。 但要注意的是，责任人不能超过一人，这意味着责任止于此。
- 已咨询
在工作完成并签字之前，总有那么一个人需要提供意见或贡献。 会征求该人的意见。 这些人都是积极的参与者，是圈内人。
- 知情
有关进展或决定的最新情况将向知情者通报。 没有正式征求这些人的意见。 他们只对任务或决定做出直接贡献。 要创建 RACI 矩阵，就必须确定交付项目所涉及的所有任务。 将这些任务按需要完成的顺序排列在图表左侧。
- 利益攸关方
接下来，找出所有项目利益相关者，并在图表顶部列出他们的名字。 之后，填写模型中的单元格，并了解谁是责任人、问责人、咨询人和知情人。 在完成所有这些工作之后，创建 RACI 矩阵的最后一步就是与利益相关者分享矩阵，解决任何冲突或模糊之处，并达成一致意见。
针对每个利益相关者，提出以下三个问题：
- 一个利益相关者是否有许多项目分配给他？
- 利益相关者是否需要参与许多活动？
- 是否可以将 “负责 “改为 “咨询”，反之亦然？
- 每个利益相关者是否都同意自己被分配的角色？
在达成这种协议时，应将其纳入项目章程和文件中。
创建 RACI 矩阵
以下是有助于创建 RACI 矩阵的基本步骤：
1.明确项目角色
选择应参与项目的每个人。 这可能是正在执行任务的团队成员，也可能是需要了解最新进展的利益相关者。 传统上，您会在矩阵的顶部定义角色的职位名称。 在其他情况下，如果由一个人担任各种角色，有些人喜欢使用角色。 不过，如果有多人担任类似的角色，则应注明该人的姓名，有时，您可能会发现这样更容易理解。
2.确定任务和可交付成果
列出项目中需要完成的所有任务和可交付成果。 将所有这些任务放在图表的最左栏。 实际上，图表上的任务可以多到你想要的程度，但要尽量避免过于细化，以保持图表尽可能简单易读。
3.为每项任务分配 RACI
考虑图表上的每一项任务，并指定一个人或一个角色来负责这些任务。
每项任务只能有一个角色/人员负责，但不一定是同一个人负责每项任务。 此外，还要决定在整个过程中以及完成任务或交付成果后，应咨询谁或通知谁。
4.与团队共享矩阵
与团队讨论。 与团队共享矩阵。 解释并让每个人都知道自己的角色和责任。 请求反馈，以解决任务或指定角色之间的任何潜在冲突或不明确之处。
5.与利益攸关方共享矩阵
一旦你的团队批准了矩阵，请与任何重要的利益相关者分享。 获得利益相关者的批准，并决定在整个项目过程中应与谁沟通或咨询。 这有助于管理对未来的期望，消除混乱。
了解更多信息： 什么是艾森豪威尔矩阵？
RACI 矩阵规则
如果能遵守一些基本准则，使用 RACI 图表就不会那么麻烦。 完成 RACI 图表后，您应该对其进行审核，以确保它符合以下标准：
- 至少为每项任务指派一名负责人。
- 确保 RACI 图表上的每个人都了解、承认并同意您所概述的角色和职责。 最重要的是，您需要确保您的矩阵能够消除有关项目的任何其他困惑。
- 注意 RACI 矩阵中列出的职责、成就和决定。 避免过于笼统或过于行政化的任务，如参加团队会议或提供情况报告。
- 每项任务都有一个（且只有一个）责任方负责，以便于做出明确的决策。
- 任何团队成员都不会承担过多的责任任务。
- 团队中的每个人都为完成每项任务做出贡献。
- 如果你的矩阵中有很多咨询和知情角色，确保你有一个简单而不显眼的方法，让这些 角色了解情况。 确保每个人都能访问项目计划，以便他们能一直跟踪进展情况，这也许就是最简单的方法。 这是让组织外的人参与进来的绝佳选择。
11 RACI 矩阵的好处
RACI 矩阵又称责任分配矩阵，是项目管理和组织规划的重要工具。 它有助于界定和沟通团队成员在项目或流程中的角色和责任。 使用 RACI 矩阵的好处包括
1.清晰与沟通： 它清晰直观地显示了每项任务或活动的责任人、问责人、咨询人和知情人。 RACI 矩阵提供的透明度有助于减少不确定性和误解。
2.角色定义： 它确保参与项目或流程的每个人都了解自己的具体角色以及对他们的期望。 这可以加强问责制和绩效。
3.任务授权：矩阵有助于任务授权，从而更容易分配责任和跟踪进度。 团队成员知道自己的责任，从而更有可能按时完成任务。
4.时间和资源管理：RACI 矩阵通过明确界定角色和职责，帮助团队更高效地分配时间和资源。 这就降低了工作重复或忽视关键任务的风险。
5.决策：它有助于明确每项任务需要咨询谁或通知谁。 这对决策过程尤为重要，可确保正确的人参与做出关键选择。
6.解决冲突：当项目或流程中出现分歧或冲突时，可参考 RACI 矩阵来确定谁拥有最终决策权。 这有助于更有效地解决争议。
7.与目标保持一致： RACI 矩阵可用于确保每项任务和活动都与项目或组织目标保持一致，从而有助于保持工作重点和实现目标。
8.入职和培训： 它是团队新成员或新员工入职培训的重要工具，因为它清楚地列出了他们的角色和职责。 此外，它还可用于培训和发展目的。
9.降低风险： 明确责任可以降低任务被忽视或忽略的风险，从而避免项目延误或失败。
10.改进协作：RACI 矩阵列出了需要咨询或通知的对象，从而鼓励合作。 它能促进团队成员之间的团队精神和合作意识。
11.流程改进：随着时间的推移，随着项目的进展和流程的演变，可以更新 RACI 矩阵，以反映角色和职责的变化。 这有助于不断改进流程。
总之，RACI 矩阵是加强项目管理和组织流程的有用工具。 它促进了清晰的沟通、问责制和高效的资源分配，最终有助于项目取得成功和团队合作的改善。
RACI 矩阵的优势
在项目开始前创建 RACI 矩阵有几个好处。 RACI 矩阵的优点包括
- 简化沟通： 通过 RACI 矩阵，您可以简化沟通，让适当的人在适当的时间参与进来。 这有助于加快和简化决策。
- 精简利益相关者的意见：如何简化？ 通过区分必须征求意见的关键利益相关者和必须了解情况的关键利益相关者，可以减少反馈延迟的可能性。 您可以确保只有那些应该了解情况的人才能了解到最新信息。
- 促进授权：提前创建 RACI 矩阵，明确每个人的职责。 此外，还要有一个明确的项目负责人，其他人可以向其寻求建议、问题或反馈。
- 期望明确： 由于参与项目的每个人都了解谁负责完成每项任务，因此不会出现混淆。 它还有助于主要利益相关方了解各自的作用。
RACI 矩阵的缺点
- 要界定项目参与者之间的所有关系并非易事。
矩阵责任表并不能描述项目中人员的互动。
- 本图表仅供参考。
该图表只是一个确定责任的机械工具，并没有明确界定项目参与者之间的关系。 权力–责任关系的定义比较笼统。 要表达一段关系的程度和状态并不容易。
- 客户施加的限制可能会限制其效用。
了解更多信息：什么是安索夫矩阵？
RACI 图表应该有多详细？
有时，我们很想尽可能详细地绘制 RACi 图表。 不过，项目管理协会推荐的行业最佳实践是，理想的 RACI 图表应包含 8-10 个项目活动。 这样就可以将项目分解成易于管理的部分。 以下是几种不同的方法：
- 不要错误地试图列出所有相关人员的名单，因为 RACI 图表可以将个人划分为不同的小组或部门。 相反，您应该列出一个部门或小组。 谁负责与客户联系？ 市场营销。
- 如果高层次图表为您提供了各部门的大致分工，您就应该为所需的个别活动创建更具体的 RACI 图表。 在本例中，标有 “联系客户 “的 RACI 可以细分为涉及不同人员的八到十项活动。
- 将一项复杂的工作划分为不同的时期，也可以将其切割成易于管理的部分。 例如，为未来两到三周内需要完成的工作制作一个 RACI 图表。 完成这一阶段后，进入下一组要做的事情，重复第一步
请记住，认知科学已经证明，即使是最聪明的人类，也只能同时在头脑中记住 5-7 件事情。 因此，我们需要确保我们的 RACI 图表足够容易记忆。
了解更多信息：RACI 矩阵与 ARPA 模型
