工作场所效率是每个企业都在努力解决的问题。 随着越来越多的工作场所搬到网上或采用混合结构，确保工作场所的效率比以往任何时候都更加困难。 对于各地的团队来说，建立工作流程可能是提高效率所缺少的一环。
在本文中，我们将定义工作流程，讨论它的一些最大优势，并说明为什么使用在线白板创建和监控工作流程有助于提高团队的整体效率。
什么是工作流程？
工作流流程被定义为一种可视化图表，用于展示完成业务目标所需的任务。 大多数工作流程都是一连串线性任务，以特定的预期结果为终点。 这可能是指完成一个项目、提交一份提案或重新启动工作流程。 传统上，工作流程的顺序是预先确定的，并在任务创建之前映射出任务的步骤。 这使得工作流程在管理重复性动作或每次都遵循相同模式的通信周期时很有帮助。
您的团队很可能已经有了许多既定的工作流程，无论是回应客户请求、排除故障，还是开始新的产品冲刺。 所有这些项目以及更多项目都需要按照一定的任务进度来完成，而这基本上是一种非正式的工作流程。 工作流程的每个要素都已在幕后运行，但重要的是要将它们记录在工作流程图中，以便更好地理解和改进它们。
大多数人都能理解工作流程的概念，但工作流程的过程可能看起来略显模糊，可能不太合理。 工作流程是指完成一项任务所需的各个步骤，而流程则是完成一个目标所需的各项任务的总和和流程。 这意味着它们指的是类似的过程，但尺度不同。 人们通常将这两个术语归为 “工作流流程”，因为它包含了可能与这两个术语相关的各种用例。 如果您对这两个术语之间的区别感兴趣，我们将在本文末尾进行介绍。
工作流程图就像一张流程图，从最初的触发点出发，沿着多条路径到达最终目标。 下面是一个简单工作流程的示例。
要知道，工作流程对于图解一系列可预测的任务或步骤最有帮助，这就不难理解它可能对业务自动化产生的影响。 工作流程设计了一个可自动遵循的序列，以提高以前负责手动遵循这些序列的团队的效率。 在信息、任务或工件以可重复和记录的顺序从一个人传递到另一个人的情况下，业务自动化很有帮助。
工作流程为何重要？
有时，团队会陷入效率低下的怪圈，不愿改变项目方法。 要改变一种方法，团队就必须放弃他们一直认为最有效的途径，转而追求可能开启新的效率水平的东西。 创建工作流程是打破低效模式、利用新协作战略的好机会。 为了更好地说明工作流程的重要性，以下是实施工作流程的一些最大好处。
提高团队效率
如果团队共享一套共同的信息，并能根据一套共同的假设开展工作，那么他们的效率总是会更高。 如果没有一个图示化的工作流程来创建这些共享知识，就更有可能出现沟通不畅和协作中断的情况。
通过将项目中的任务安排图表化，可以确保为人们今后如何解决问题提供一个蓝图。 您不仅可以确保这一蓝图得到遵循，还可以确保蓝图包括正确的人员顺序、最高效的任务管理，并可以为每个项目规定时限。
工作流程的正规化将有助于每个人了解自己在流程中的角色，这将使人们彼此间的工作更有效率。
消除冗余
团队效率低下的最大原因之一就是工作冗余。 当人们在做同一件事，或者因为认为别人在做而忽略自己的任务时，就会浪费很多时间和精力。 利用工作流程可以消除这种冗余。
在创建工作流程时，最重要的细节之一就是在绘制每个步骤的图表时要考虑到具体的个人/角色。 这意味着您可以为特定人员创建任务，彻底消除误解和沟通不畅的可能性。
不仅可以消除沟通不畅，还可以消除任务冗余。 在对工作流程进行可视化协作时，你会遇到一些在可视化时看起来相当不必要的项目。 绘制工作流程图有助于发现冗余和重叠。
除非在工作流程中加入可视化元素，否则很难理解有些任务是多么不必要。 通过将工作流程更新为可视化界面，可以消除工作流程冗余。
增强团队凝聚力
团队协作对于成功的团队运作至关重要，而当团队共享一个可视化界面时，团队协作就会变得更加容易。
创建一个工作流程，让每个团队成员都能查看同一文档并进行协作。 这种合作意味着他们不仅能更好地了解自己的任务，还能更好地了解周围所有人的任务。
这种相互理解的意识能促进团队的协调一致，有助于大家更高效地合作。
创建快速团队响应
由于工作流程是在线制作的，而且可以相互协作，因此可以非常方便地进行操作和调整。 这意味着你可以创建一个灵活的工作流程，并对环境变化做出反应，而这在在线白板之前是不可能实现的。
拥有一个适应性强的工作流程，意味着人们可以根据团队的需要轻松改变解决问题的方法。 这种适应性使团队不仅能对不断变化的情况做出快速反应，还能对现有情况做出快速反应。
当人们了解自己的角色并知道自己在工作流程中的位置时，任务之间的时间间隔就会最小化，整个序列也会简化。 通过团队授权，人们可以找到最有效的解决途径，并创造一个能让团队快速反应的环境。
绘制工作流程图不仅能延长员工的响应时间，还能指出可实现自动化的领域。 例如，也许通过图表，您可以找到可自动发送回复电子邮件的客户回复区域。 这只是通过创建工作流程实现问题自动化的一个例子。
了解更多信息： 什么是工作流引擎？
3 个有用的工作流程模板
如何绘制工作流程图在很大程度上取决于您要绘制的工作流程以及最适合它的结构。 有些人喜欢基于任务的组织系统，而有些人则需要更线性的系统。 下面是三个工作流程模板，有助于直观地了解如何创建和实施工作流程。
RACI 矩阵
RACI 矩阵是一种责任分配表，用于定义和记录完成项目所需的任务、里程碑和关键决策。 它是一个综合图表，详细说明了谁负责特定冲刺阶段的每项任务，便于定义项目角色和职责。
在工作流程中，理解就是一切，而 RACI 矩阵是让整个团队深刻理解项目角色的好方法。 RACI 矩阵有多种替代方法，也会有所帮助。
流程图
虽然 RACI 矩阵有助于在综合图表中分解谁负责什么，但流程图更能详细说明方向性行动和责任。 流程图善于记录一系列行动，并探索多种完成路径。 如果你的工作流程具有重复、循环的逐步功能，并且可以用一个连贯的流程进行可视化，那么创建流程图将是一个不错的选择。
思维导图
如果你的流程不是一个简单的逐步函数，但你仍然想要一个可视化选项，那么创建思维导图就是一个不错的选择。 思维导图能够以类似流程图的方式绘制序列图，但它是向外扩展而不是向下流动，这意味着你可以创建多个独立的信息分支。 这使得那些在工作流程中没有严格的任务程序流程的团队也能实现可视化。 思维导图考虑了工作流程中更多的可变步骤，因此对许多团队来说都是非常有价值的选择。
了解更多： 工作流程自动化
工作流程与流程：有什么区别？
如果你需要更深入地了解什么是工作流程，区分工作流程和流程这两个术语会很有帮助。 孤立地看，这两者的含义略有不同，分析它们的区别可能有助于揭示规划中的一些重要细微差别。
工作流程和流程是实现目标的类似策略，但范围略有不同。 工作流程是一种以任务为导向的方法，也就是说，它侧重于完成一个项目所需的任务序列。 流程以目标为导向，通常侧重于项目的战略目标以及如何最高效地实现这些目标。
这两个过程结合在一起，有助于全面了解项目，并为寻找成功提供战略和细节方面的意见。
如何整合在线电子白板
您的工作场所很可能已经有多个不同的工作流程在运行，识别这些流程是开始优化它们的好方法。 第一步可能是查看团队解决的常见问题，然后写下实现目标的步骤。 之后，您就可以开始创建工作流程。
一旦你对如何使用在线电子白板有了更深入的了解，创建工作流程就是一件非常容易的事情。 通过在线白板，您和您的团队可以合作创建该图表和其他模板，并将其保存在一个永久可访问的空间中。 它们是创建这些图表的最佳工具，可将整个团队纳入其中，营造协作和一致的环境。
结论
希望本指南能帮助您了解工作流程如何成为提高团队效率的有效工具。 如果您想进一步了解如何通过任务管理提高效率，请务必查看 Fresco。
