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什么是工作流程？
工作流程的定义是，系统地组织资源，建立转换材料、提供服务或处理信息的流程。 从本质上讲，它是由一个人、一个工作人员组织或一个或多个简单或复杂的机制进行的一连串操作。
工作流程遍布各行各业。 它们是每个企业的基石，与信息技术、团队、项目和等级制度等组织结构的其他部分相结合。
本文将定义工作流程，解释其组成部分和类型，并演示使用在线白板创建和监控工作流程如何有助于提高团队的整体效率。
工作流程的三个基本组成部分
每个工作流程都有三个基本组成部分。 无论工作流程的类型如何，这些基本组件都保持不变。 事实上，工作流程中的每一个阶段都属于其中的一个组成部分：
- 输入：输入是任何工作流程的第一个组成部分。 这是完成或开始工作流程阶段的资源。
- 转换： 接收输入的方向或规则以及接收输入后发生的情况被称为转换。
- 输出： 输出是工作流程的最终产品或交付成果。 这是转变的结果。 输出还可以作为工作流程中下一步的输入。
所有工作流程都可以简化为这三个组成部分，甚至在更高层次上也是如此。 事实上，大多数流程都是多个输入、转换和输出的组合。
工作流程的主要组成部分有四个。 它们是行为者、活动、结果和状态。
- 演员是负责工作的人或机器。
- 活动是指执行的任务或业务流程。 它们代表了整个过程中一个合乎逻辑的步骤。
- 结果是每个步骤的成果。
- 当项目处于进程之间时，就会出现这种状态。 为确保进程按指定顺序运行，需要使用流量控制。
记录工作流程对项目经理、专业人员和学者都至关重要，因为它为未来提供了路线图，提高了透明度和可重复性，并有助于进行数据分析。 该领域的专家建议认真记录如何评估和转换数据。
三种工作流程
您可以在业务中使用三种工作流程。 根据不同的使用情况，两种方法各有优势。
- 流程工作流： 企业中最常用的工作流程是流程工作流程。 当任务的顺序是系统的、可预测的时候，它们最合适。 流程工作流的一些示例包括采购订单、员工入职、发票审批和休假申请。
- 个案工作流程： 案例工作流程与流程工作流程相反，因为它们没有系统化或可预测的路径。 它们没有预先计划，从一开始就没有明确的解决方案。 当您通过调查收集到更多数据时，解决方案就会显现出来–例如，保险索赔或资产检查。
- 项目工作流程： 项目工作流程适用于涉及众多变量和多个利益相关者的项目。 这些项目，如网站设计和发布，都遵循明确而灵活的方法。 虽然可以指定项目交付成果，但项目工作流程通常是一次性使用的实例。
工作流程示例
下面，我们将举例说明各个企业常见的工作流程。
- 销售订单
A 销售订单 是每个企业的重要组成部分。 通常，销售订单工作流程包括以下几个阶段：销售人员创建订单、向客户开具发票、客户支付发票，最后由执行部门交付订单。
- 采购订单
采购订单对企业管理其整体支出至关重要。 它们有助于确保您和供应商达成共识。 采购订单工作流程通常是这样的：
– 首先，采购部创建采购单，经理批准，然后将采购单发送给供应商、
– 然后，收到货物或服务
– 收到供应商的发票并授权
– 最后，向供应商付款。
- 团队成员入职
银行和保险业等各行各业都在员工入职和贷款处理中使用工作流。 在提交申请后，就会开始一连串的工作，如客户身份验证、声明披露、信用审批和合同签署。 此外，所有这些交易记录都会记录在案并保存起来，以备审计之用。
- 电子商务
提交订单是一个标准的电子商务工作流程。 消费者下订单、输入付款信息、完成交易并收款。 收到订单后，从仓库提取商品，包装成包裹，然后发送给消费者。
使用工作流程的优势
工作流程是打破低效团队合作、利用新协作战略的绝佳机会。 以下是实施工作流程的必要性和优势的一些原因。
- 提高生产力
通过绘制工作流程图，您可以为您的团队描绘出一幅蓝图，供他们今后解决问题时参考。
当团队共享一套共同的知识和假设时，他们的效率总是更高。 沟通不畅和协作中断在没有工作流程图的情况下，沟通不畅和协作中断的情况会更加频繁。
- 更快的周期时间
通过规划工作流程和定义一系列活动，您可以找出并消除现有的瓶颈。 这就优化了工作流程，加快了周期时间。
- 降低成本
工作流程配置可提高效率、减少文书工作并提高员工的工作效率。 这些改进降低了总运营费用。
- 减少误差
标准化和自动化的工作流程可降低出错风险。 标准化的工作流程还能产生更加一致的产出，从而产生一致、有效的结果。
- 增加收入
高效的工作流程可以帮助公司提供更有意识、更有效的客户体验，从而提高客户忠诚度和获取新客户，进而全面增加收入。
- 更好的企业文化
工作流程鼓励独立性和责任感。 员工规划和设计工作的每一个阶段，以帮助他们取得成功，从而取得全面成功。 信任、独立和问责是强大企业文化的支柱。
什么是工作流程管理系统？
工作流程管理系统是面向业务流程自动化的软件。 它们拥有安排、跟踪、控制和协调工作流程所需的基础设施。
工作流程管理系统具有详细的功能，因为它允许用户根据各种特征定义工作流程。 软件利用这些特征进行分析，并提出改进建议。
此外，工作流程管理系统还具有以下功能：
- 自动路由
- 自动处理
- 将多个系统和流程整合为一个具有凝聚力的结构
- 与现有基础设施整合
- 整理各种来源的产品
- 通知并提供完成其步骤所需的数据
- 为未完成的流程提供后续服务
工作流程管理系统能够创建三种不同类型的工作流程。 这些工作流包括顺序工作流、状态机工作流和规则驱动工作流。 它们的用例完全取决于工作流程的需要。
- 顺序工作流程就像流程图一样，是线性和渐进的。 这种工作流程从一项活动或程序转到下一项活动或程序，中间不会停顿。
- 状态机工作流程比顺序工作流程更复杂，可能需要多次迭代。 这些过程从一种 “状态 “进入另一种 “状态”。
- 规则驱动的工作流程只是一种更先进的顺序工作流程。 工作流程的进度由 “规则 “决定。 它们采用条件来确定短语是 “真 “还是 “假”，规则由 “如果”、”那么 “或 “否则 “表达式表示。
如何将在线电子白板融入工作流程
确定资源是创建工作流程的第一步。 你可以问自己的一些重要问题是：目前有哪些措施？ 如何处理？ 谁订婚了？ 等等 然后，布局工作流程、各种可能的结果以及将通过每个步骤的数据。
确定每个阶段的负责人，并指定利益相关者。 最后，绘制工作流程示意图，以帮助您直观地了解工作流程。
学会使用在线白板后，创建工作流程就变得简单了 在线白板.在线白板是创建这些图表的理想工具，因为它允许你与整个团队协作。
常见问题
工作流和流程之间有什么区别？
工作流程审查完成一项工作所需的各个步骤，而流程则是实现目标所需的各项活动的总和和流程。 人们通常将这两个概念合并为 “工作流流程”，因为它包含了与这两个术语相关的许多用例。 这表明它们指的是类似的过程，但尺度不同。
虽然这种区别为您独立使用这两个短语提供了一定的余地，但还是尽量不要太在意这种区别。 鉴于它们如此相似，它们之间会有很多交叉。 最关键的区别在于 可比性在不同层面完成工作的程序。
什么是工作流程自动化？
工作流程自动化是指利用技术实现流程的部分或全部自动化。 提高自动化程度有几个好处。 首先，计算机系统通常可以在更短的时间内完成更多的工作。 此外，以前从事这项工作的人员现在可能会专注于其他工作，而这些工作可能更难实现自动化。
例如，财务团队必须审核工作流程生成的数据。 在这种情况下，自动工作流程可以创建报告并进行计算机化测试，以确定任何问题。 然后，财务团队的人员必须审查这些信息，并据此做出选择。 这节省了数据编辑、组织和分析的时间。
手动工作流程和自动工作流程有什么区别？
人工流程具有自动化工作流程的许多优点。 但是，由于人工工作流程由两人或多人管理，中间阶段较多，可能会出现错误，而且通常需要更长的时间。
自动化流程可以实现许多与人工流程相同的目标，但速度更快、更精确。 此外，自动化程序的与众不同之处还在于，它可以消除中间人和任何中间阶段，因为这些中间阶段会浪费时间并导致错误。
什么是工作流程图？
工作流程图直观地表示了一个可重复和有顺序的过程，其目的是确保任务的完成。 因此，这些图表描述了必须发生的情况和顺序。
工作流程管理与项目管理有何不同？
这些概念非常相似，但并不完全相同。 例如，工作流程管理可将手动和重复的业务流程自动化。 因此，它消除了冗余，最大限度地提高了整体效率。 然而，项目管理是一个更广泛的过程，包括协调和规划，需要不断反复。
您可以使用多种工具和资源来实现组织目标和完成项目。
尾注
希望这篇文章能帮助你认识到，工作流程是提高团队效率和生产力的绝佳工具。 如果您想进一步了解 虚拟讲习班查看
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