แผนผังองค์กรคืออะไร?
แผนผังองค์กรถูกกำหนดให้เป็นการแสดงภาพหรือแผนภาพที่แสดงถึงโครงสร้างขององค์กร โดยให้มุมมองแบบลำดับชั้นของความสัมพันธ์และสายการรายงานระหว่างบุคคล แผนก หรือหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร แผนผังองค์กรใช้เพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ ได้แก่:
- ภาพรวมโครงสร้าง: แผนภูมิองค์กรช่วยให้บุคคลเข้าใจโครงสร้างโดยรวมขององค์กร รวมถึงระดับต่างๆ ของการจัดการ ความสัมพันธ์ในการรายงาน และวิธีจัดระเบียบแผนกหรือทีมต่างๆ
- ความชัดเจนของบทบาทและความรับผิดชอบ: ทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งใดภายในองค์กร ช่วยให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจบทบาทของตนและบทบาทของผู้อื่น
- การสื่อสาร: แผนภูมิองค์กรสามารถช่วยในการสื่อสารโดยแสดงให้เห็นว่าใครรายงานต่อใคร ซึ่งจะมีประโยชน์ในการทำความเข้าใจสายอำนาจและกระบวนการตัดสินใจ
- การเตรียมความพร้อม: พนักงานใหม่มักจะได้รับแผนผังองค์กรเพื่อทำความคุ้นเคยกับโครงสร้างของบริษัท ซึ่งสามารถช่วยให้พวกเขาเข้าใจจุดยืนของตนในองค์กรได้
- การวางแผนเชิงกลยุทธ์: แผนผังองค์กรจะมีประโยชน์ในบริบทของการวางแผนเชิงกลยุทธ์โดยการระบุบุคลากรหลักและบทบาทของพวกเขา ช่วยในการตัดสินใจและการจัดสรรทรัพยากร
แผนภูมิองค์กรมีรูปแบบและสไตล์ที่หลากหลาย รวมถึงโครงสร้างแบบลำดับชั้น เมทริกซ์ และแบบเรียบ ขึ้นอยู่กับการออกแบบขององค์กร แผนภูมิแบบลำดับชั้นแสดงสายการบังคับบัญชาจากบนลงล่างที่ชัดเจน โดยมีอำนาจสูงสุดอยู่ที่ด้านบนและตำแหน่งรองด้านล่าง แผนภูมิเมทริกซ์แสดงความสัมพันธ์ในการรายงานทั้งเชิงฟังก์ชันและตามโครงการ โครงสร้างแบบเรียบมักพบในองค์กรขนาดเล็กที่มีลำดับชั้นน้อยที่สุด ซึ่งพนักงานอาจมีอิสระและทำงานร่วมกันได้มากกว่า
แผนภูมิองค์กรธุรกิจ
แผนผังองค์กรธุรกิจหรือที่เรียกว่าแผนผังองค์กรของบริษัท คือการแสดงภาพที่แสดงให้เห็นโครงสร้างและลำดับชั้นขององค์กร โดยให้ภาพรวมที่ชัดเจนว่าบทบาทและตำแหน่งต่างๆ มีความเชื่อมโยงกันอย่างไร ใครเป็นผู้รายงานต่อใคร และสายอำนาจภายในบริษัท
ตัวอย่างแผนผังองค์กร
แผนผังองค์กรมีหลายรูปแบบและสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับโครงสร้างและความต้องการเฉพาะขององค์กรได้ ด้านล่างนี้ ฉันจะให้ตัวอย่างแผนผังองค์กรประเภทต่างๆ เพื่อให้คุณเห็นภาพถึงความเป็นไปได้:
- แผนผังองค์กรแบบลำดับชั้น
นี่คือแผนภูมิองค์กรประเภทที่พบบ่อยที่สุด และแสดงถึงลำดับชั้นจากบนลงล่างแบบดั้งเดิม
ซีอีโอ/ประธาน> ทีมผู้บริหาร> หน่วยงาน> ทีมหรือหน่วย> พนักงาน
- แผนผังองค์กรแบบเมทริกซ์
ภายในกรอบโครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ พนักงานมีความสัมพันธ์ในการรายงานแบบคู่ คอยตอบทั้งผู้จัดการฝ่ายและผู้จัดการโครงการ ซึ่งมักใช้ในองค์กรที่มีโครงการที่ซับซ้อนหรือทีมงานข้ามสายงาน
ผู้จัดการฝ่าย> พนักงาน
ผู้จัดการโครงการ> พนักงาน
- แผนภูมิองค์กรแบบแบน
ในองค์กรแบบเรียบ มีผู้จัดการระดับกลางน้อยหรือไม่มีเลย และการกระจายอำนาจการตัดสินใจ
ซีอีโอ/ประธาน> หน่วยงาน> พนักงาน
- แผนผังองค์กรแบบแบ่งส่วน
แผนภูมิประเภทนี้ใช้โดยองค์กรที่มีสายผลิตภัณฑ์หรือแผนกหลายรายการ
ซีอีโอ/ประธาน> ดิวิชั่น
ส่วนที่ 1> หน่วยงาน> พนักงาน
ส่วนที่ 2> หน่วยงาน> พนักงาน
ส่วนที่ 3> หน่วยงาน> พนักงาน
- แผนผังองค์กรทางภูมิศาสตร์
องค์กรที่มีสถานะทางภูมิศาสตร์ที่ชัดเจนอาจใช้แผนภูมิประเภทนี้
ซีอีโอ/ประธาน> ผู้จัดการระดับภูมิภาค> ผู้จัดการสาขา> พนักงาน
- แผนผังองค์กรตามทีม
ในองค์กรที่ต้องอาศัยทีมที่จัดการด้วยตนเองเป็นอย่างมาก แผนภูมิตามทีมอาจมีลักษณะดังนี้:
ทีม 1> สมาชิก> ตามโครงการ
ทีม 2> สมาชิก> ตามโครงการ
ทีม 3> สมาชิก> ตามโครงการ
- แผนผังองค์กรตามโครงการ
องค์กรตามโครงการอาจมีโครงสร้างดังนี้ โดยจะมีการจัดตั้งทีมสำหรับโครงการเฉพาะ:
โครงการที่ 1> ทีม 1> สมาชิก
โครงการ 2> ทีม 2> สมาชิก
โครงการที่ 3> ทีม 3> สมาชิก
- แผนภูมิองค์กรที่ไม่แสวงหากำไร
องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรมีโครงสร้างที่อาจมีลักษณะดังนี้:
คณะกรรมการบริษัท> กรรมการบริหาร> แผนกหรือโปรแกรม> เจ้าหน้าที่และอาสาสมัคร
- แผนผังองค์กรวิชาการ
มหาวิทยาลัยและสถาบันการศึกษามีโครงสร้างที่เป็นเอกลักษณ์:
นายกรัฐมนตรี/ประธานาธิบดี> คณบดี> หน่วยงาน> คณาจารย์และนักศึกษา
นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ และองค์กรสามารถสร้างแผนภูมิองค์กรแบบกำหนดเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการและโครงสร้างเฉพาะของตนเองได้ ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือแผนผังองค์กรสามารถช่วยในการออกแบบและดูแลรักษาแผนภูมิเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เรียนรู้เพิ่มเติม: ข้อดีของแผนผังองค์กร
วิธีการสร้างแผนผังองค์กร
การสร้างแผนผังองค์กรเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน และคุณสามารถเลือกวิธีการและเครื่องมือต่างๆ เพื่อบรรลุภารกิจได้ คำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับวิธีสร้างแผนผังองค์กรมีดังนี้
วิธีที่ 1: การใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือออนไลน์
- เลือกซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือออนไลน์: มีโปรแกรมซอฟต์แวร์และเครื่องมือออนไลน์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อการสร้างแผนผังองค์กรโดยเฉพาะ ตัวเลือกยอดนิยมบางตัว ได้แก่ Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio, Lucidchart, OrgChart Now, OrgPlus และแพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น Google วาดเขียน, Canva และ Creately เลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับความต้องการและความชอบส่วนตัวของคุณ
- เริ่มเอกสารหรือโครงการใหม่: เปิดซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือออนไลน์ที่คุณเลือก และเริ่มเอกสารหรือโครงการใหม่
- เลือกเทมเพลต (ถ้ามี): เครื่องมือเหล่านี้จำนวนมากมีเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับแผนผังองค์กร คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่ตรงกับโครงสร้างองค์กรของคุณหรือเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด
- เพิ่มรูปร่างหรือองค์ประกอบ: โดยทั่วไปแล้ว แผนผังองค์กรจะใช้รูปร่าง (เช่น สี่เหลี่ยมหรือสี่เหลี่ยม) เพื่อแสดงถึงตำแหน่งหรือบุคคล แทรกรูปทรงเหล่านี้ลงบนผืนผ้าใบ และติดป้ายกำกับด้วยชื่องานหรือตำแหน่งงาน
- เชื่อมต่อรูปร่าง: ใช้เส้นหรือตัวเชื่อมต่อเพื่อระบุความสัมพันธ์ในการรายงาน เชื่อมต่อรูปร่างเพื่อแสดงว่าใครรายงานถึงใคร เส้นควรชี้จากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงผู้บังคับบัญชา
- ปรับแต่งและจัดรูปแบบ: คุณสามารถปรับแต่งแผนภูมิได้โดยการเปลี่ยนสี ขนาด และลักษณะของรูปร่างและเส้น คุณยังเพิ่มรูปภาพ โลโก้ หรือข้อมูลเพิ่มเติมลงในรูปร่างได้หากต้องการ
- เพิ่มข้อความ: แทรกข้อความภายในรูปร่างเพื่อรวมชื่อของบุคคลที่ดำรงตำแหน่งแต่ละตำแหน่ง
- จัดกลุ่มและจัดเรียง: จัดเรียงรูปร่างตามลำดับตรรกะและลำดับชั้น จัดกลุ่มตำแหน่งหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน
- ตรวจสอบและแก้ไข: ตรวจสอบแผนภูมิของคุณอีกครั้งเพื่อความถูกต้องและครบถ้วน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์ในการรายงานแสดงอย่างถูกต้อง
- บันทึกและส่งออก: บันทึกแผนภูมิของคุณในรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ (เช่น PDF, PNG หรือ JPEG) เพื่อแชร์กับผู้อื่นหรือพิมพ์ออกมา
วิธีที่ 2: การวาดด้วยตนเอง
หากคุณต้องการสร้างแผนผังองค์กรด้วยตนเอง:
- รวบรวมอุปกรณ์: คุณจะต้องใช้กระดาษแผ่นใหญ่หรือไวท์บอร์ด ปากกามาร์กเกอร์ และไม้บรรทัด
- ร่างแผนภูมิ: วาดรูปร่าง (สี่เหลี่ยมหรือสี่เหลี่ยม) เพื่อแสดงตำแหน่งและเชื่อมต่อกับเส้นเพื่อระบุความสัมพันธ์ในการรายงาน ติดป้ายกำกับแต่ละรูปร่างด้วยตำแหน่งงานหรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง
- เพิ่มชื่อ: เขียนชื่อของบุคคลในตำแหน่งของตน
- สีและรูปแบบ: ใช้สีและการจัดรูปแบบที่แตกต่างกันเพื่อแยกแยะรูปร่างและเส้น หากต้องการ
- ตรวจสอบและแก้ไข: ตรวจสอบแผนภูมิอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและอ่านง่าย
- ภาพถ่ายหรือสแกน: หากคุณต้องการสำเนาดิจิทัล ให้ถ่ายภาพหรือสแกนแผนภูมิแบบแมนนวล
- แบ่งปันหรือพิมพ์: แบ่งปันแผนภูมิดิจิทัลหรือทางกายภาพกับทีมหรือองค์กรของคุณ
การสร้างแผนผังองค์กรเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการแสดงภาพโครงสร้างองค์กรของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่าควรได้รับการอัปเดตเมื่อองค์กรของคุณพัฒนาหรือมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างหรือบุคลากร การใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะหรือเครื่องมือออนไลน์ทำให้การอัปเดตและการแก้ไขทำได้ง่ายขึ้น
เรียนรู้เพิ่มเติม: โครงสร้างองค์กรเทียบกับแผนภูมิองค์กร
