업무 효율성은 모든 기업이 저마다의 방식으로 해결하려고 노력하는 영역입니다. 점점 더 많은 업무 공간이 온라인 또는 하이브리드 구조로 전환되면서 업무 공간의 효율성을 보장하는 것이 그 어느 때보다 어려워지고 있습니다. 모든 팀에게 워크플로 프로세스를 확립하는 것은 효율성 향상을 위한 필수 요소일 수 있습니다.
이 글에서는 워크플로 프로세스를 정의하고, 워크플로의 가장 큰 장점에 대해 이야기하며, 온라인 화이트보드를 사용하여 워크플로를 만들고 모니터링하는 것이 전반적인 팀 효율성을 개선하는 데 도움이 되는 이유를 설명합니다.
워크플로 프로세스란 무엇인가요?
워크플로 프로세스는 비즈니스 목표를 달성하는 데 필요한 작업을 안내하는 시각적 다이어그램으로 정의됩니다. 대부분의 워크플로 프로세스는 특정 원하는 결과로 끝나는 선형적인 작업 시퀀스입니다. 프로젝트를 마무리하거나 제안서를 전달하거나 워크플로를 다시 시작할 수 있습니다. 일반적으로 워크플로 프로세스의 순서는 미리 정의되어 있으며 과제를 생성하기 전에 과제의 단계를 매핑합니다. 따라서 워크플로 프로세스는 매번 같은 패턴을 따르는 반복적인 동작이나 커뮤니케이션 주기를 관리할 때 유용합니다.
고객 요청에 응답하거나 문제를 해결하거나 새로운 제품 스프린트를 시작하는 등 팀에 이미 많은 워크플로가 확립되어 있을 가능성이 높습니다. 이러한 모든 프로젝트 등을 수행하려면 일정한 작업 진행이 필요하며, 이는 기본적으로 비공식적인 워크플로우입니다. 워크플로 프로세스의 각 요소는 이미 백그라운드에서 실행되고 있지만, 이를 더 잘 이해하고 개선하려면 워크플로 맵에 문서화하는 것이 중요합니다.
대부분의 사람들은 워크플로우의 개념을 이해하지만 워크플로 프로세스는 다소 모호해 보일 수 있고 이해가 잘 되지 않을 수도 있습니다. 워크플로는 작업을 완료하는 데 걸리는 개별 단계를 살펴보며, 프로세스는 목표를 달성하는 데 필요한 작업의 총합과 흐름을 의미합니다. 즉, 비슷한 프로세스를 참조하지만 규모가 다르다는 의미입니다. 이 두 용어와 연관될 수 있는 다양한 사용 사례를 모두 포함하기 때문에 사람들은 일반적으로 ‘워크플로 프로세스’로 용어를 그룹화합니다. 두 용어의 차이점이 궁금하다면 이 글의 마지막 부분에 설명되어 있습니다.
워크플로 프로세스 다이어그램은 초기 트리거를 시작으로 여러 경로를 따라 최종 목표에 도달하는 순서도처럼 읽힙니다. 다음은 간단한 워크플로 프로세스의 간단한 예시입니다.
워크플로 프로세스는 일련의 예측 가능한 작업이나 단계를 다이어그램화할 때 가장 유용하다는 것을 알면 비즈니스 자동화에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 쉽게 이해할 수 있습니다. 워크플로 프로세스는 이전에는 수동으로 이러한 순서를 따라야 했던 팀의 효율성을 높이기 위해 자동화하여 따를 수 있는 순서를 설계합니다. 비즈니스 자동화는 정보, 작업 또는 아티팩트가 반복 가능하고 문서화된 순서로 사람과 사람 사이에 전달되는 상황에서 유용합니다.
워크플로 프로세스가 중요한 이유는 무엇인가요?
때때로 팀은 비효율적인 틀에 갇혀 프로젝트에 접근하는 방식을 바꾸는 데 저항할 수 있습니다. 접근 방식을 바꾸려면 팀은 항상 가장 효율적이라고 생각했던 방식에서 벗어나 새로운 차원의 효율성을 실현할 수 있는 방법을 추구해야 합니다. 워크플로 프로세스를 만드는 것은 비효율적인 패턴에서 벗어나 새로운 협업 전략을 활용할 수 있는 좋은 기회입니다. 워크플로 프로세스가 얼마나 중요한지 더 잘 보여드리기 위해 워크플로 프로세스 구현의 가장 큰 장점 몇 가지를 소개합니다.
팀 효율성 향상
팀원들이 공통의 정보를 공유하고 공유된 가정을 바탕으로 작업할 수 있다면 팀의 효율성은 항상 높아집니다. 이러한 공유 지식을 생성하는 워크플로 프로세스가 도표화되어 있지 않으면 잘못된 의사소통과 협업 장애가 발생할 가능성이 훨씬 더 높습니다.
프로젝트 내의 작업 배치를 도표화하면 사람들이 앞으로 어떻게 문제를 해결할 것인지에 대한 청사진을 확보할 수 있습니다. 이 청사진이 지켜지는지 확인할 수 있을 뿐만 아니라 청사진에 올바른 인력 배치, 가장 효율적인 작업 관리, 각 항목의 기간을 지정할 수 있습니다.
워크플로 프로세스를 공식화하면 모든 사람이 프로세스에서 자신의 역할을 이해하는 데 도움이 되며, 이를 통해 사람들이 서로 훨씬 더 효율적으로 작업할 수 있습니다.
중복성 제거
팀 내 비효율성의 가장 큰 원인 중 하나는 중복 작업입니다. 사람들이 같은 일을 반복하거나 다른 사람이 하고 있다고 생각하여 자신의 업무를 무시하면 시간과 노력이 낭비되는 경우가 많습니다. 워크플로 프로세스를 활용하면 이러한 중복성을 제거할 수 있습니다.
워크플로 프로세스를 만들 때 가장 중요한 세부 사항 중 하나는 특정 개인/역할을 염두에 두고 각 단계를 다이어그램화하는 것입니다. 즉, 특정인을 위한 작업을 생성하고 오해와 오해의 여지를 완전히 없앨 수 있습니다.
잘못된 커뮤니케이션을 제거할 수 있을 뿐만 아니라 업무의 중복도 없앨 수 있습니다. 워크플로 프로세스에서 시각적으로 협업하다 보면 시각화했을 때 불필요해 보이는 항목이 있을 수 있습니다. 워크플로 프로세스를 다이어그램화하면 중복과 중복을 파악하는 데 도움이 됩니다.
워크플로에 시각적 요소를 추가하지 않는 한, 일부 작업이 얼마나 불필요한지 이해하기는 매우 어려울 것입니다. 워크플로 프로세스를 시각적 인터페이스로 업데이트하면 워크플로 중복성을 제거할 수 있습니다.
팀 결속력 향상
성공적인 팀으로 운영하기 위해서는 팀 간의 조율이 중요하며, 시각적 인터페이스를 공유하면 팀 간의 조율이 훨씬 쉬워집니다.
워크플로 프로세스를 만들면 모든 팀원이 동일한 문서를 보고 공동 작업할 수 있습니다. 이러한 협업을 통해 자신의 업무뿐만 아니라 주변 모든 사람의 업무에 대해 더 잘 이해할 수 있습니다.
이러한 상호 이해는 팀의 단합을 촉진하고 모두가 더 효율적으로 협업하는 데 도움이 됩니다.
신속한 팀 대응
워크플로 프로세스는 온라인으로 만들어지고 공동 작업이 가능하기 때문에 매우 쉽게 조작하고 조정할 수 있습니다. 즉, 온라인 화이트보드 이전에는 불가능했던 환경 변화에 유연하게 대응하는 워크플로우 프로세스를 만들 수 있습니다.
적응형 워크플로 프로세스를 갖추면 팀의 필요에 따라 문제 해결 방식을 쉽게 변경할 수 있습니다. 이러한 적응력은 변화하는 상황뿐만 아니라 기존 상황에서도 팀의 신속한 대응을 가능하게 합니다.
사람들이 자신의 역할을 이해하고 워크플로 프로세스에서 자신이 어디에 속하는지 알면 작업 간 시간을 최소화하고 전체 순서를 간소화할 수 있습니다. 팀 위임을 통해 사람들은 솔루션에 대한 가장 효율적인 경로를 찾고 신속한 팀 대응이 가능한 환경을 조성할 수 있습니다.
워크플로 프로세스를 매핑하면 직원의 응답 시간이 늘어날 뿐만 아니라 자동화할 수 있는 영역도 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 다이어그램을 통해 응답 이메일을 통해 자동화할 수 있는 고객 응답 영역을 찾을 수 있습니다. 이것은 워크플로 프로세스를 생성하여 노출되는 이슈 자동화 경로의 한 예일 뿐입니다.
자세히 알아보기: 워크플로 엔진이란 무엇인가요?
유용한 워크플로 프로세스 템플릿 3가지
워크플로 프로세스를 다이어그램화하는 방법을 이해하는 것은 매핑하려는 워크플로와 어떤 구조가 가장 적합한지에 따라 크게 달라집니다. 어떤 사람들은 작업 기반 조직 체계를 선호하는 반면, 어떤 사람들은 좀 더 선형적인 조직 체계를 필요로 할 것입니다. 다음은 워크플로 프로세스를 만들고 구현하는 방법을 시각화하는 데 도움이 되는 세 가지 워크플로 프로세스 템플릿입니다.
RACI 매트릭스
RACI 매트릭스는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업, 마일스톤 및 중요한 결정을 정의하고 문서화하는 책임 할당 차트입니다. 주어진 스프린트의 모든 작업을 누가 담당하고 있는지 자세히 설명하고 프로젝트 역할과 책임을 쉽게 정의할 수 있는 종합 차트입니다.
워크플로 프로세스에서는 이해가 가장 중요하며, RACI 매트릭스는 전체 팀과 함께 프로젝트 역할에 대한 깊은 이해를 발전시킬 수 있는 좋은 방법입니다. RACI 매트릭스에 대한 여러 가지 대안이 있으며, 이 또한 도움이 될 수 있습니다.
순서도
RACI 매트릭스는 포괄적인 차트에서 누가 무엇을 담당하고 있는지 세분화하는 데 도움이 되지만, 순서도는 방향성 있는 작업과 책임을 자세히 설명하는 데 더 효과적입니다. 순서도는 일련의 작업을 문서화하고 다양한 완료 경로를 탐색하는 데 유용합니다. 워크플로 프로세스가 반복적이고 주기적인 단계적 기능을 가지고 있으며 하나의 일관된 흐름으로 시각화할 수 있는 경우 순서도를 만드는 것이 좋습니다.
마인드맵
흐름이 단순한 단계별 기능이 아니더라도 시각화 옵션을 원한다면 마인드맵을 만드는 것이 좋습니다. 마인드맵은 순서도와 비슷한 방식으로 시퀀스를 도식화할 수 있지만, 아래쪽으로 흐르지 않고 바깥쪽으로 확장되므로 여러 개의 개별적인 정보 분기를 만들 수 있습니다. 이를 통해 워크플로에 엄격한 절차적 작업 흐름이 없는 팀도 시각화가 가능합니다. 마인드맵은 워크플로 프로세스에서 더 다양한 단계를 설명할 수 있어 많은 팀에게 유용한 옵션입니다.
자세히 알아보기: 워크플로 자동화
워크플로와 프로세스: 차이점은 무엇인가요?
워크플로 프로세스가 무엇인지 더 깊이 이해하려면 워크플로와 프로세스라는 용어를 구분하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이 두 가지를 따로 떼어놓고 보면 약간 다른 의미를 가지며, 그 차이를 분석하면 계획에 중요한 뉘앙스를 드러내는 데 도움이 될 수 있습니다.
워크플로와 프로세스는 목표를 달성하기 위한 유사한 전략이지만 범위가 약간 다릅니다. 워크플로우는 작업 중심 접근 방식으로, 프로젝트를 완료하기 위해 완료할 수 있는 일련의 작업에 초점을 맞춥니다. 프로세스는 목표 지향적이며 일반적으로 프로젝트의 전략적 목표와 이를 가장 효율적으로 달성할 수 있는 방법에 중점을 둡니다.
이 두 프로세스를 함께 사용하면 프로젝트에 대한 포괄적인 이해를 돕고 성공을 위한 전략적이고 세부적인 관점을 모두 제공할 수 있습니다.
온라인 화이트보드 통합 방법
업무 공간에서 이미 여러 가지 워크플로 프로세스가 운영되고 있을 가능성이 매우 높으며, 이를 파악하는 것이 최적화를 시작할 수 있는 좋은 방법입니다. 첫 번째 단계는 팀이 해결해야 하는 일반적인 문제를 살펴본 다음 목표를 달성하기 위해 취한 조치를 기록하는 것입니다. 이렇게 하면 워크플로 프로세스 생성을 시작할 수 있습니다.
온라인 화이트보드 사용법을 더 잘 이해하면 워크플로 프로세스를 만드는 것은 정말 쉬운 일입니다. 온라인 화이트보드를 사용하면 여러분과 팀이 이 다이어그램 및 기타 템플릿을 공동 작업하고 영구적으로 액세스할 수 있는 공간에 저장할 수 있습니다. 이러한 다이어그램을 만들고 전체 팀을 통합하여 협업과 조율 환경을 조성하는 데 가장 적합한 도구입니다.
결론
이 가이드가 워크플로 프로세스를 사용하는 것이 팀의 효율성을 향상시키는 데 얼마나 효과적인 도구가 될 수 있는지 이해하는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 작업 관리를 통한 효율성 향상에 대해 자세히 알아보고 싶으시다면 프레스코를 확인해 보세요.
