¿Qué es la cartografía de las partes interesadas? Definición, ejemplos, ventajas y beneficios

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Comprender el papel de las partes interesadas en una empresa es clave para satisfacer sus expectativas compartidas. Las opiniones y necesidades reales de las partes interesadas pueden ser un misterio, y desvelar estas posiciones puede aportar una valiosa perspectiva de futuro. Para satisfacer sus expectativas es necesario comprender bien qué quieren y cómo comunicarse con ellos.

Las partes interesadas deben diferenciarse de los accionistas y pueden incluir a cualquier persona con un interés sustancial en el éxito del producto/servicio. Por el contrario, «accionistas» se refiere únicamente a las personas con una participación en la propiedad de la empresa. Así pues, el término «partes interesadas» puede aplicarse a un conjunto mucho más amplio de clientes, empleados e inversores.

En esta guía, definiremos el mapa de las partes interesadas y analizaremos algunas de las principales ventajas de utilizarlo. Siga leyendo para saber por qué el mapeo de las partes interesadas es crucial para cualquier empresa en crecimiento.

¿Qué es la cartografía de las partes interesadas?

El mapeo de las partes interesadas se define como el proceso de identificación, diagramación y priorización de las partes interesadas mediante el análisis de su influencia e interés en un proyecto. Las partes interesadas se sitúan en una matriz de cuatro cuadrantes con un interés e influencia crecientes. Cada cuadrante se clasificará en función del lugar que ocupe cada parte interesada en la escala.

El mapa de partes interesadas identificará a todas las partes clave con intereses en tu empresa y las alineará de forma efectiva en un eje XY en función de su interés e influencia relativos en tu proyecto. De este modo, podrá priorizar eficazmente la asignación de recursos, la estrategia de comunicación y la dirección del producto a través de los ojos de las partes interesadas. Además, este diagrama muestra las posiciones de todas las partes implicadas, lo que le permite referenciar y comunicar fácilmente esta estructura.

¿Quiénes son las partes interesadas?

Como ya se ha dicho, el término «partes interesadas» engloba a más partes además de los accionistas. Una parte interesada puede ser cualquier persona con influencia e interés en un proyecto determinado, ya sea interna o externa. La diferencia entre las partes interesadas internas y externas es clave, y entender la variación entre ambas ayudará a crear prioridades claras para su proyecto. Estas son algunas de las diferencias entre las partes interesadas internas y externas.

Partes interesadas internas

Las partes interesadas internas son personas que trabajan con la empresa construyendo, promoviendo, entregando y participando en un proyecto. Su nivel de implicación puede variar, pero todos tienen una conexión directa con el proyecto. Algunos ejemplos de partes interesadas internas podrían ser:

• CEO, COO, CTO, etc.

• Gestores (proyecto, producto, etc.)

• Empleados

• Asesores internos

• Equipo de desarrollo

Partes interesadas externas

Las partes interesadas externas son personas que pueden tener alguna relación con el proyecto, pero que no están dentro. El proyecto les afectará, pero no ayudan a construirlo. Algunos ejemplos de partes interesadas externas podrían ser:

• Clientes

• Funcionarios públicos

• Patrocinadores

• Proveedores

• Clientes

• Prestamistas

El mapeo de las partes interesadas es beneficioso en general para cualquier empresa, pero se aplica en escenarios más específicos. En estos casos, suele haber nuevas partes interesadas a las que dirigirse y nuevas relaciones que tener en cuenta.

Ejemplo de cartografía de las partes interesadas

La cartografía de las partes interesadas es una representación visual de las relaciones entre una organización y sus distintas partes interesadas. Ayuda a identificar y analizar los intereses, la influencia y la importancia de las distintas partes interesadas en un proyecto, iniciativa u organización. He aquí un ejemplo de mapa de las partes interesadas:

Cuadrante 1: Gran influencia, gran interés (gestión estrecha)

Clientes clave (existentes):

• Interés: Alto (Depende del producto/servicio)
• Influencia: Alta (Proporciona información valiosa)

Principales inversores:

• Interés: Alto (Rendimiento financiero)
• Influencia: Alta (Puede influir en las decisiones estratégicas)

Cuadrante 2: Influencia alta, interés bajo (mantenerse satisfecho)

Organismos reguladores gubernamentales:

• Interés: Bajo (No afecta directamente)
• Influencia: Alta (Puede imponer normas)

Cuadrante 3: Baja influencia, alto interés (mantenerse informado)

Representantes sindicales de los trabajadores:

• Interés: Alto (Preocupado por la seguridad laboral)
• Influencia: Baja (impacto limitado en las decisiones estratégicas)

Cuadrante 4: Poca influencia, poco interés (Monitor)

Comunidad local:

• Interés: Bajo (Afectado indirectamente por las operaciones)
• Influencia: Baja (impacto limitado en las actividades cotidianas)

He aquí tres ejemplos de partes interesadas a analizar en escenarios específicos.

1. Creación de un proyecto interno

Los proyectos internos suelen ser los que menos influyen en el exterior, por lo que identificar a las partes interesadas es un proceso razonablemente sencillo. En su mayor parte, estará formado por las personas con influencia directa en la dirección, creación y desarrollo del proyecto. Las partes interesadas podrían ser:

• Dirección ejecutiva

• Jefes de proyecto

• Equipo de desarrollo

• Equipo de diseño

• Equipo de marketing

2. Entrar en un nuevo mercado

Los grupos de partes interesadas se complican cuando hay innovación empresarial de por medio, y la entrada en un nuevo mercado es una situación en la que puede ser útil el mapeo de las partes interesadas. He aquí algunos posibles grupos de interesados para este escenario:

• Mercado destinatario: Al entrar en un nuevo mercado, habrá una nueva persona usuaria a la que dirigirse y convertir. ¿Qué aspecto tiene este usuario? ¿En qué se diferencian de los demás usuarios? Pruebe a utilizar un
  Mapa de Persona
  si resulta difícil comprender el perfil de un nuevo cliente.

• Clientes actuales: El hecho de introducirse en un nuevo mercado no significa que los clientes existentes desaparezcan. ¿Cómo cambia su experiencia? ¿Cómo pueden optimizarse para combatir el aislamiento?

• Nuevos socios: Con los nuevos mercados llegan nuevos socios, patrocinadores y oportunidades. ¿Cómo interactúan estos socios con la empresa? ¿Hay subgrupos a los que deba prestarse atención? ¿Qué asociaciones son más importantes para lograr el éxito?

3. Innovaciones empresariales

Al innovar en su empresa, habrá una mezcla de partes interesadas internas y nuevas partes externas que tendrá que equilibrar. He aquí algunas partes a tener en cuenta en esta situación:

• Clientes actuales y nuevos: Comprender las necesidades de sus clientes es crucial para mejorar su experiencia. Lo ideal es que sus innovaciones mejoren la experiencia de los clientes actuales y hagan avanzar a su empresa para llegar a nuevos clientes. Prueba a explorar un
  mapa del recorrido del cliente
  si necesita ayuda para planificar esta experiencia.

• Inversores: La expansión de su empresa suele ir acompañada de un aumento de la inversión o de nuevas inversiones, lo que podría añadir inversores o cambiar la dinámica con los socios existentes. Considere cómo las nuevas inversiones podrían desempeñar un papel en el posicionamiento de las partes interesadas y cómo esto se reflejará en su compromiso y expectativas.

• Ecosistema: A la hora de crear un producto, aunque el ecosistema competitivo no influya en tus operaciones, sin duda puede orientar e inspirar tu trabajo. Asegúrese de señalar, posiblemente con otro color o en otro mapa, la influencia que tienen otros productos en sus planes y cómo informa de ello a sus interlocutores.

• Cadena de suministro: Para las empresas con productos físicos, crear un nuevo artículo significa formular una nueva cadena de suministro u optimizar la existente. Piense en cómo se ven afectadas estas partes interesadas por sus innovaciones y qué cambios podría hacer para adaptarse a ellas.

¿A qué partes interesadas da prioridad?

Entender cómo priorizar a sus grupos de interés es un proceso cuidadoso y dependerá de sus objetivos empresariales internos y externos. También dependerá del número de interesados y de cómo piense gestionarlos. Es importante dar prioridad a las partes interesadas adecuadas, y todo empieza por crear un mapa de partes interesadas.

Los cuatro cuadrantes de un mapa de las partes interesadas ayudan a clarificar cómo dirigirse a las partes interesadas con distintos niveles de interés e influencia. Los cuatro cuadrantes de un mapa de partes interesadas son:

• Poca influencia, poco interés (Monitor)

• Poca influencia, mucho interés (Manténgase informado)

• Gran influencia, poco interés (Manténgase Satisfecho)

• Gran influencia, gran interés (Gestionar de cerca)

Ahora que ya conocemos brevemente el mapa de las partes interesadas, vamos a explorar cómo utilizarlo al máximo.

Cómo utilizar un mapa de partes interesadas

Tanto si necesitas comprender mejor el posicionamiento de tus grupos de interés como si necesitas desarrollar soluciones específicas para ellos, un mapa de grupos de interés es una gran herramienta para ayudar a analizar sus necesidades. He aquí una guía para crear un mapa detallado de las partes interesadas.

Lluvia de ideas sobre las partes interesadas

El primer paso para crear un mapa de las partes interesadas es hacer una lluvia de ideas sobre las partes interesadas internas y externas. La elección de las partes interesadas dependerá en última instancia de las preferencias de cada cual, pero es importante tener en cuenta su influencia, interés, contribuciones anteriores e impacto potencial. Además, si los objetivos de su taller colaborativo son diferentes, esto podría afectar a quién incluya. Si es posible, trate de incluir el mayor número posible de partes propietarias e integre a clientes de gran presupuesto para comprender el posicionamiento de las partes interesadas más influyentes.

El mapa de las partes interesadas comienza en una
pizarra en línea
mediante una lluvia de ideas con las partes interesadas. Los analizará y los mapeará en un banco de notas junto a la matriz. Esto le permite agruparlos antes de considerar su posición en la matriz.

Después de hacer una lluvia de ideas sobre las partes interesadas, empezará a trazarlas en la plantilla. A continuación hablaremos de cuatro secciones, cada una de las cuales corresponde a un cuadrante diferente del mapa de las partes interesadas.

Cuadrante 1: Supervisar

La sección «monitor» se encuentra en la parte inferior izquierda del mapa de las partes interesadas y se corresponde con el nivel más bajo de influencia e interés. En esta parte reunirá a las partes interesadas que se sitúan en el borde exterior del proyecto y cuyas opiniones no tienen mucho peso formativo en la toma de decisiones.

La estrategia óptima de compromiso con estas partes interesadas consiste en supervisarlas periódicamente y mantener un compromiso parcial con ellas. Como mantienen cierto interés pero no están muy comprometidos, es importante asegurarse de que este interés se mantenga a lo largo del tiempo. Mediante el seguimiento de su comportamiento y participación, podrá comprender mejor qué es lo que les atrae específicamente hacia su empresa y qué es lo que buscan. A través de esto, usted puede comenzar a empujar las cosas que usted sabe para despertar su interés en un esfuerzo por aumentar su compromiso.

Cuadrante 2: Mantenerse informado

La sección «mantenerse informado» se clasifica como de alto interés, pero baja influencia, lo que significa que muchas personas de esta sección estarán muy interesadas en la empresa, pero no tienen una influencia significativa en su dirección. Un ejemplo de este tipo de usuario podría ser un cliente habitual que utiliza el producto con avidez pero no influye en su dirección.

Con estas partes interesadas, es importante mantenerlas informadas y al tanto, al tiempo que se mantiene su nivel de interés. Aunque no tengan voz ni voto en la formación del producto, se sienten más importantes cuando se les informa de la evolución de su empresa.

Estas partes interesadas estarán informadas sobre la empresa y serán una fuente clave de comentarios a medida que sigan interactuando con el producto/servicio. Para recibir comentarios coherentes, es fundamental mantener el nivel de interés de las partes interesadas mediante hojas de ruta de productos, encuestas y otros mecanismos de participación.

Cuadrante 3: Mantenerse satisfecho

La sección «mantener satisfechos» es donde tradicionalmente se piensa colocar a la mayoría de los interesados, y aquí es donde se encontrarán muchas partes influyentes. Esta sección se sitúa en la parte de alta influencia y bajo interés del diagrama, lo que significa que las partes de esta sección son muy influyentes para la empresa, pero no están totalmente interesadas en las operaciones cotidianas.

Las partes interesadas de esta sección suelen formar parte de los grupos de propiedad o financiación.

A la hora de satisfacer las expectativas de estas partes interesadas, debes ser capaz de comprender sus objetivos para la empresa e incorporarlos a tus objetivos personales. De este modo, las partes interesadas y la empresa saldrán ganando y quedarán satisfechas en el futuro.

Esta sección de las partes interesadas a veces puede crear conflictos con otras partes porque, aunque no son defensores del producto, tienen sus propias exigencias en cuanto a la dirección de la empresa. Estas demandas pueden chocar a menudo con los intereses de otras personas y normalmente requerirán un compromiso para encontrar una solución.

Cuadrante 4: Comprometerse activamente

La última sección es la más crítica de todo el mapa de las partes interesadas y es la sección «comprometerse activamente». Esta parte se corresponde tanto con una gran influencia como con un gran interés, lo que significa que las partes de esta sección serán sus interlocutores más importantes.

Estas partes interesadas tendrán mucha influencia en la dirección de la empresa y grandes esperanzas en el propio proyecto. Esto significa que están muy interesados en el éxito de la empresa, pero también son muy influyentes en el proceso general de toma de decisiones.

Estas personas deben participar regularmente y ser consultadas sobre el producto porque son el grupo de interés más importante en relación con el éxito de su empresa. La estrategia de compromiso óptima para este grupo será el contacto frecuente y la implicación estratégica, ya que son las partes interesadas más importantes.

Opcional: Categorizar las partes interesadas

Una vez terminado el mapa de las partes interesadas, resulta constructivo tomar los resultados y clasificarlas en un par de secciones. He aquí tres categorías en las que podrían clasificarse sus interlocutores al terminar.

• Partes interesadas comprometidas: Son las partes comprometidas con el producto y deben estar siempre al tanto. Sus opiniones son importantes y repercutirán en todo el crecimiento futuro.

• Partes interesadas: Estas partes, aunque utilizan y disfrutan del producto, no están tan comprometidas como el grupo anterior. Hay que vigilarlos de cerca para asegurarse de que no se pierden del todo.

• Usuarios: Los usuarios son el núcleo del producto, y sus comentarios deben mantener siempre la importancia en el proceso creativo. Aunque su opinión no será tan crucial como la de las partes interesadas comprometidas, hay que darles prioridad a su manera, prestando mucha atención a sus necesidades.

Categorizar a las partes interesadas es otra forma de organizarlas para crear una estrategia de compromiso eficaz. Tanto si desea comprometerse con una estrategia basada en los cuatro cuadrantes anteriores, como si prefiere una que dependa del compromiso, estas son las dos formas en que un mapa de las partes interesadas puede crear prioridades claras para su empresa.

¿Cuáles son las ventajas del mapeo de las partes interesadas?

El uso de un mapa de partes interesadas es ventajoso para los equipos que buscan diagramar sus partes interesadas, comprender su posicionamiento y colaborar sobre posibles soluciones. Por si esto no fuera razón suficiente, he aquí algunas de las mayores ventajas de utilizar un mapa de grupos de interés.

1. Establecer prioridades con conocimiento de causa

Trazar un mapa de las partes interesadas no es sólo una herramienta visual, sino que ayuda a situarlas y a conocer su influencia y poder relativos. Se trata de una consideración importante y, sin un mapa de las partes interesadas, puede resultar difícil discernir cuáles son las más influyentes.

2. Implicar a las partes interesadas

Un objetivo común de un mapa de partes interesadas es crear un plan de compromiso para la comunicación y la integración de las partes interesadas en el proyecto. El mapeo de las partes interesadas le permite diagramar quién se verá más afectado, de dónde proceden la mayoría de los recursos y en qué partes interesadas debe centrarse en el futuro.

3. Permite la clasificación

Como el mapa de partes interesadas es dinámico y editable, puedes cambiar la organización de las partes en cualquier momento. No sólo puede organizarlos de forma diferente, sino que puede clasificarlos dentro de los cuadrantes libremente en un eje XY. Este sistema de clasificación permite situar a los distintos partidos en lugares ligeramente diferentes en función de sus necesidades y opiniones específicas, algo mucho más difícil de hacer sin una interfaz visual compartida.

4. Alineación del equipo

Utilizar una interfaz colaborativa significa que las personas pueden compartir sus opiniones, preferencias y procesos de pensamiento en tiempo real. Esta transparencia y comunicación crea un entendimiento concreto y compartido entre todos los que trabajan en el mapa de las partes interesadas. Tener este entendimiento compartido es la forma más fácil de avanzar en su estrategia de compromiso y garantiza que las personas trabajarán hacia un objetivo final compartido.

5. Impulsa la estrategia de compromiso

Una de las principales razones para rellenar un mapa de las partes interesadas es crear una estrategia de compromiso. Esta estrategia es mucho más fácil de formular cuando se puede visualizar la posición de varias partes interesadas diferentes en el mismo tablero. Así podrá compararlos directamente y elaborar una estrategia de compromiso que cumpla todos sus objetivos.

6. Aversión al riesgo

Mediante la creación de mapas de partes interesadas, se obtiene una buena imagen no sólo de todas las partes interesadas, sino también de cómo se relacionan entre sí. Algo que puede faltar en lugar de un mapa de las partes interesadas es una comprensión de cómo los diferentes intereses entrarán en conflicto y lucharán por la prioridad, pero verlo en un mapa de las partes interesadas permite una comparación directa.

Al ver los intereses en una pizarra en línea, puede mitigar algunos de los riesgos que conlleva complacer a las distintas partes y crear la estrategia más beneficiosa para usted y sus interlocutores.

Ventajas de la cartografía de las partes interesadas

El mapeo de las partes interesadas ofrece varias ventajas a las organizaciones y los proyectos. Es una herramienta valiosa para la planificación estratégica, la gestión de riesgos y la participación eficaz de las partes interesadas. Estas son algunas de las principales ventajas del mapeo de las partes interesadas:

• Mejor comprensión de las partes interesadas: El mapeo de las partes interesadas permite a las organizaciones identificar y categorizar a todas las partes interesadas relevantes, ayudándoles a obtener una comprensión global de quién se ve afectado o puede afectar al proyecto u organización.

• Priorización: Al clasificar a las partes interesadas en función de su nivel de interés e influencia, las organizaciones pueden priorizar sus esfuerzos y recursos, centrándose en aquellos que tienen un impacto más significativo en el éxito del proyecto.

• Comunicación a medida: Comprender los intereses, necesidades y preocupaciones de los distintos grupos de interés permite a las organizaciones adaptar sus estrategias de comunicación. Así se garantiza que los mensajes y las interacciones sean pertinentes y tengan eco en cada parte interesada, aumentando la probabilidad de apoyo y cooperación.

• Mitigación de riesgos: Al identificar a los posibles oponentes y conocer sus preocupaciones, las organizaciones pueden abordar los problemas de forma proactiva y mitigar los riesgos. Esto puede ayudar a prevenir conflictos y retos que de otro modo podrían surgir inesperadamente.

• Asignación de recursos: Un mapeo eficaz de las partes interesadas ayuda a las organizaciones a asignar sus recursos, como el tiempo, el presupuesto y el personal, de forma más eficiente. Pueden centrarse en las partes interesadas prioritarias y en las áreas que tendrán mayor impacto.

• Resolución de conflictos: Cuando surgen conflictos o disputas, tener un mapa claro de las partes interesadas puede proporcionar un marco para resolver los problemas. Ayuda a identificar las causas profundas de los conflictos y a desarrollar estrategias de resolución.

• Apoyo a la toma de decisiones: Los mapas de las partes interesadas ofrecen información valiosa para los procesos de toma de decisiones. Comprender las posibles repercusiones de las distintas decisiones en las diferentes partes interesadas puede orientar a las organizaciones a la hora de tomar decisiones que se ajusten a sus objetivos y valores.

• Mejora de la reputación y la confianza: Un compromiso eficaz con las partes interesadas puede generar confianza y mejorar la reputación de una organización. Esto es especialmente importante para las empresas, las organizaciones sin ánimo de lucro y los organismos públicos que buscan el apoyo y la confianza del público.

• Creación de relaciones a largo plazo: Al mantener relaciones abiertas y constructivas con las principales partes interesadas, las organizaciones pueden fomentar asociaciones a largo plazo que beneficien a ambas partes. Esto es especialmente importante para la sostenibilidad y el éxito a largo plazo.

• Cumplimiento de la normativa: En algunas industrias, las agencias reguladoras y los organismos gubernamentales pueden ser partes interesadas con una influencia significativa. Comprender y cumplir sus requisitos puede ayudar a las organizaciones a mantener el cumplimiento y evitar problemas legales.

• Innovación y colaboración: La identificación de posibles colaboradores y socios entre las partes interesadas puede conducir a soluciones innovadoras y oportunidades de colaboración que podrían no haber sido evidentes sin la cartografía de las partes interesadas.

• Mejora continua: El mapeo de las partes interesadas es un proceso dinámico que debe revisarse periódicamente para adaptarse a las circunstancias cambiantes y a la evolución de los intereses de las partes interesadas. Este proceso de revisión y adaptación continuas ayuda a las organizaciones a mantener su capacidad de respuesta y eficacia.

El mapeo de las partes interesadas es una valiosa herramienta que puede mejorar la toma de decisiones, reducir los riesgos, mejorar las relaciones y contribuir al éxito general de una organización o proyecto al proporcionar una visión completa de las partes implicadas y de sus respectivas funciones e intereses.

¿Cómo le ayuda Ideascale Whiteboard a determinar los intereses de las partes interesadas?

IdeaScale Whiteboard es la plataforma perfecta para mapear el interés de las partes interesadas, crear una estrategia de compromiso y colaborar en tareas compartidas para garantizar que su mapa genere un cambio accionable. Como parte de esto, podrá evaluar:

• Las motivaciones y prioridades de cada parte interesada

• Influencia e intereses comparativos entre las partes

• Posibles obstáculos para alcanzar sus objetivos

Todos estos detalles subyacentes pueden resolverse utilizando Ideascale Whiteboard y colaborando con su equipo. Además, cualquiera de estos detalles puede ampliarse en otra sección de su tablero, lo que le permite analizar detalles más pequeños paralelamente a su mapa de partes interesadas. Gracias a esta versatilidad, Ideascale Whiteboard puede combinar varios ejercicios de colaboración a la vez para ofrecer una experiencia integral.

Conclusión

Si le preocupa cómo involucrar a sus partes interesadas y cómo se comparan entre sí, el mapeo de partes interesadas es el ejercicio perfecto para realizar con su equipo.