¿Qué es un diagrama de espina de pescado? Definición, categorías, tipos, ejemplos y buenas prácticas

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¿Qué es un diagrama de espina de pescado?

Un diagrama de espina de pescado, también conocido como diagrama de Ishikawa, se define como una potente herramienta de análisis causal diseñada para descubrir las causas profundas de problemas complejos. Ampliamente utilizada en la fabricación, los servicios industriales, el desarrollo de productos y la resolución de problemas en general, esta metodología visual proporciona un enfoque estructurado para identificar y abordar los problemas con claridad. Mediante el mapeo visual de las posibles causas, los equipos pueden determinar con eficacia los factores subyacentes que afectan a los procesos y sistemas. Explore cómo la integración de diagramas de espina de pescado en su conjunto de herramientas de resolución de problemas puede conducir a soluciones precisas y eficaces en diversos sectores.

Todo diagrama de espina de pescado tiene 3 componentes clave:

• El problema en la cabeza del pez

• Los atributos que forman la llave funcionan como los huesos que salen de la columna vertebral

• Las áreas problemáticas dentro de los atributos que son las causas potenciales del problema en la cabeza.

Un ejemplo de la aplicación de un diagrama de espina de pescado será la típica espina de pescado 4S utilizada en la fabricación. Las 4S representan: sistemas, entorno, habilidades y proveedores. Cada factor «s» va acompañado de «huesos» adjuntos que representan los problemas en estos atributos del proceso de fabricación.

A continuación se muestra un ejemplo de diagrama de espina de pescado 4S:

Importancia y finalidad de los diagramas de espina de pescado

Los diagramas de espina de pescado suelen considerarse una herramienta de resolución de problemas, pero también pueden funcionar como una excelente ayuda visual cuando hay que explicar y coordinar cuestiones con equipos más grandes.

He aquí algunos de los factores que hacen de los diagramas de espina de pescado una importante herramienta empresarial:

• Resolución visual de problemas: La principal utilidad de un diagrama de espina de pescado radica en su carácter visual, frente al de una lista o una hoja de cálculo. Esto permite ampliar el diagrama a tantos atributos y causas subyacentes como sea necesario sin verse abrumado por el gran número de problemas subyacentes. Además, la disposición del diagrama permite incorporar factores internos y externos durante el análisis.

• Solución real de los problemas en lugar de tratamiento de los síntomas: A menudo, las sesiones de brainstorming o las reuniones de empresa pueden dedicarse a tratar los síntomas de un problema, como el descenso de las ventas o el desgaste de los empleados, sin intentar llegar a la raíz de los problemas. Un diagrama de espina de pescado comienza con el objetivo de tratar de identificar las causas profundas, y los síntomas también tienen su lugar en el diagrama. Esto permite un análisis holístico y la resolución de problemas, sin ignorar los síntomas y sabiendo que hay que identificar la causa para resolver el problema en su conjunto.

• Una ayuda visual fácil de presentar: Uno de los principales problemas a la hora de resolver un problema en el que se han identificado la causa o causas profundas es explicar esta compleja estructura a los directivos de la empresa y conseguir su cooperación. El diseño de un diagrama de espina de pescado es una excelente herramienta visual alternativa para mostrar cómo múltiples factores contribuyentes están juntos causando el problema principal, y cómo cada una de estas causas de raíz tendrá que ser abordada con el fin de tratar el problema principal.

Más información: 5 aplicaciones únicas del diagrama de espina de pescado

Diagramas de espina de pescado Categorías

Los diagramas de espina de pescado utilizan categorías o ramas para ayudar a organizar y clasificar las causas potenciales que contribuyen a un problema. Estas categorías pueden variar en función del problema concreto que se aborde, pero hay algunas categorías comunes que suelen utilizarse como punto de partida. Estas categorías incluyen:

• Gente: Esta categoría engloba factores relacionados con los recursos humanos, como las competencias, la formación, la experiencia, la comunicación y la motivación. Los problemas relacionados con las personas pueden implicar una formación insuficiente, falta de trabajo en equipo o deficiencias en las capacidades individuales.

• Proceso: Los factores relacionados con los procesos se refieren a los pasos, procedimientos y flujos de trabajo de un proceso concreto. Esta categoría examina aspectos como la secuencia de actividades, las instrucciones de trabajo, las ineficiencias del flujo de trabajo y las variaciones del proceso.

• Equipamiento: El equipo incluye cualquier herramienta física, maquinaria o tecnología utilizada en un proceso. Los problemas de esta categoría pueden deberse al mal funcionamiento de los equipos, a una tecnología obsoleta o a un mantenimiento inadecuado.

• Materiales: Las causas relacionadas con los materiales se refieren a problemas con los insumos, componentes o suministros utilizados en un proceso. Los problemas pueden deberse a materiales de baja calidad, a una calidad irregular o a un control inadecuado de las existencias.

• Medio ambiente: La categoría de entorno se refiere a las condiciones físicas o externas en las que tiene lugar el proceso. Esto puede abarcar factores como la temperatura, la humedad, la iluminación y el diseño del espacio de trabajo. Por ejemplo, un espacio de trabajo incómodo o mal iluminado puede afectar a la productividad.

• Medición: Los factores de medición se refieren a las métricas, los datos y los indicadores clave de rendimiento (KPI) utilizados para evaluar el proceso o el resultado. Los problemas en esta categoría pueden incluir datos inexactos, métodos de recopilación de datos inadecuados o parámetros inadecuados para evaluar el éxito.

• Métodos: La categoría de métodos se ocupa de las técnicas, procedimientos o estrategias específicos utilizados para llevar a cabo un proceso. Los problemas relacionados con los métodos pueden consistir en técnicas anticuadas, falta de procedimientos operativos normalizados o estrategias ineficaces.

• Gestión: Las causas relacionadas con la gestión tienen que ver con el liderazgo y la supervisión organizativa del proceso. Los problemas pueden surgir por una mala toma de decisiones, falta de apoyo o asignación inadecuada de recursos.

• Políticas: Las políticas se refieren a las normas, reglamentos y directrices que rigen el proceso o la organización. Los problemas relacionados con las políticas pueden consistir en normas contradictorias, políticas obsoletas o directrices demasiado restrictivas.

• Seguridad: Las cuestiones de seguridad incluyen factores relacionados con la seguridad física del personal, la seguridad medioambiental y la seguridad de los productos o servicios. Los problemas de esta categoría pueden consistir en medidas de seguridad insuficientes, formación inadecuada o infracciones de seguridad.

• Proveedores: Los proveedores son entidades u organizaciones externas que proporcionan materiales, componentes o servicios necesarios para el proceso. Los problemas pueden deberse a proveedores poco fiables, retrasos en las entregas o calidad irregular de los materiales suministrados.

• Tecnología: La tecnología engloba el software, el hardware y las herramientas digitales utilizadas en un proceso. Los problemas pueden deberse a software incompatible, errores de software o hardware obsoleto.

Estas categorías sirven como punto de partida para la lluvia de ideas y la organización de posibles causas, pero pueden personalizarse y ampliarse para adaptarlas al problema específico que se esté abordando. El objetivo es identificar todas las posibles causas que podrían contribuir al problema, lo que convierte al diagrama de espina de pescado en una valiosa herramienta para el análisis de la causa raíz y la resolución de problemas.

Tipos de diagramas de espina de pescado

Aunque el método subyacente de cualquier espina de pescado sigue siendo el mismo, hay ciertos tipos que se utilizan mucho y sirven de plantilla estándar. He aquí los 4 tipos principales de diagramas de espina de pescado que se utilizan hoy en día:

• Diagrama de espina de pescado simple

Una espina de pescado simple se compone de sólo 2 atributos con causas unidas a la cabeza principal que representa el problema principal que hay que resolver. Este diagrama se utiliza para resolver problemas cuyas causas pueden agruparse en dos atributos. Por ejemplo, al intentar analizar el tráfico de un sitio web, se puede optar por dividirlo en sólo 2 canales: fuentes orgánicas y no orgánicas.

• Diagrama de espina de pescado 4S

El diagrama de espina de pescado de las 4S (ejemplo anterior) es una herramienta estándar de resolución de problemas industriales y de fabricación, pero también puede utilizarse para cualquier proceso de desarrollo de productos, incluido el desarrollo de software. Las 4S de la espina de pescado representan los proveedores (o simplemente las fuentes de insumos), las competencias, el entorno (cualquier factor circundante, incluidos los bienes inmuebles o el espacio de oficina) y los sistemas (incluidos los sistemas informáticos). La ventaja de este diagrama es que limita los atributos a 4 factores al tiempo que intenta captar ampliamente todos los atributos clave, lo que ayuda a centrarse en los problemas subyacentes sin extenderse a demasiados atributos o departamentos.

• Diagrama de espina de pescado 8P

La espina de pescado de las 8P es una espina de pescado típica de las empresas que permite la expansión a 8 atributos, a saber: precio, producto, personas (empleados y accionistas), lugar (o planta, en el caso de una fábrica física o puntos de venta), promociones (marketing), procedimientos, políticas y procesos.

• Diagrama de espina de pez 6M

La espina de pescado 6M es una norma establecida principalmente para la fabricación y rara vez se utiliza fuera de su ámbito de aplicación previsto. Los 6 atributos son el hombre (recursos humanos), la máquina (incluidos los sistemas informáticos y la pila de software empresarial), las medidas (métricas de la empresa), los materiales, el método y la madre naturaleza (fabricación y entorno empresarial).

A continuación se muestra un ejemplo de diagrama de espina de pescado 6M:

Ejemplos de diagramas de espina de pescado para encontrar soluciones

He aquí tres ejemplos que muestran sus aplicaciones prácticas en diversos sectores.

Ejemplo 1. Excelencia en la fabricación

En el sector manufacturero, los diagramas de espina de pescado son fundamentales para resolver los cuellos de botella de la producción. Por ejemplo, consideremos un escenario en el que una línea de fabricación experimenta un tiempo de inactividad inesperado. Utilizando un diagrama de espina de pescado, los equipos pueden explorar sistemáticamente factores como el mal funcionamiento de los equipos, la ineficacia de los procesos o los errores humanos, lo que permite encontrar soluciones específicas y mejorar la eficacia operativa.

Ejemplo 2. Diagnóstico sanitario

En sanidad, los diagramas de espina de pescado resultan muy valiosos para diagnosticar y abordar los retos. Tomemos como ejemplo el tiempo de espera de los pacientes en un hospital. Al clasificar las posibles causas, como los problemas de personal, la ineficacia de los horarios o las lagunas de comunicación, los profesionales sanitarios pueden agilizar los procesos y mejorar la experiencia general del paciente.

Ejemplo 3. Obstáculos para el desarrollo de software

Incluso en el ámbito del desarrollo de software, los diagramas de espina de pescado encuentran su lugar. Imagine un proyecto que sufre retrasos; un diagrama de espina de pescado puede descubrir las causas subyacentes, ya sean errores de codificación, fallos de comunicación o limitaciones de recursos. Este enfoque metódico permite a los equipos de desarrollo rectificar los problemas con prontitud y garantizar el cumplimiento de los plazos del proyecto.

Integración de los diagramas de espina de pescado en sus herramientas

Ahora que ha vislumbrado la versatilidad de los diagramas de espina de pescado a través de estos ejemplos, considere la posibilidad de incorporarlos a su conjunto de herramientas de resolución de problemas. Tanto si trabaja en la industria manufacturera, la sanidad, el desarrollo de software o cualquier otro sector, el diagrama de espina de pescado ofrece un enfoque estructurado y visual para identificar y abordar los retos de frente.

Explore las posibilidades y capacite a sus equipos con esta eficaz metodología de resolución de problemas. La próxima vez que surja un problema complejo, deje que el diagrama de espina de pescado le sirva de guía para descubrir las causas profundas e impulsar soluciones impactantes.

Más información: ¿Qué es un diagrama de Venn?

Cómo crear un diagrama de espina de pescado: 4 pasos clave

Un diagrama de espina de pescado puede pasar de ser un simple diagrama de 2 atributos a ser complejo como un diagrama 8P o incluso más.

He aquí los pasos clave para garantizar el éxito de un diagrama de espina de pescado que permita identificar y resolver las causas profundas y los problemas:

• Identificar el problema principal a resolver. Esta es la cuestión clave en torno a la cual se establecerán los atributos para que tenga lugar el análisis de las causas profundas.

• Crea una línea recta y en la cabeza menciona el problema principal que hay que resolver. Por ejemplo, podría tratarse de una reducción de las ventas, un menor rendimiento de la fábrica, un presupuesto más eficiente o una mala calidad del producto.

• El siguiente paso consiste en establecer áreas o departamentos contribuyentes, dispuestos en forma de radios (o huesos de soporte) que parten del problema principal (columna vertebral). Al exponer el problema principal, puede ser específico o amplio, en función del número de atributos que pueda manejar razonablemente. Tenga en cuenta que estas son las áreas que contienen procesos, personas o recursos que pueden haber contribuido al principal problema de la empresa a la cabeza del pez.

• Extraer los problemas de raíz de los atributos. Sea lo más directo posible, ya que no hay ramas más profundas que ampliar para obtener más detalles. La ramificación en una espina de pescado comienza con la línea central y termina con las causas raíz con los atributos en el centro.

Las 5 mejores prácticas para un diagrama de espina de pescado en 2023

• Conseguir un amplio acuerdo sobre el problema central

Uno de los preparativos preliminares más importantes, antes incluso de trazar la primera línea del diagrama, es asegurarse de que existe un amplio consenso sobre el problema central que hay que resolver. Dependiendo de la profundidad y el impacto, puede ser necesario incluir sólo a su jefe o ampliarlo a la alta dirección de toda la empresa. Este consenso garantizará que se realizan las inversiones adecuadas para resolver el problema que requiere atención inmediata por orden de prioridad.

• Anota todos los atributos posibles, aunque luego los reduzcas

Hemos pasado por tipos de espinas de pescado, donde la más baja tenía sólo 2 atributos y la más alta 8. Sin embargo, es una buena práctica asegurarse de que los atributos potenciales de la espina de pescado se enumeran sin tener en cuenta el número de atributos de la espina de pescado final. Esto garantiza que, durante la fase de planificación, se evalúen todos los atributos posibles para detectar posibles problemas. A partir de ahí, el creador puede condensar y agrupar atributos cuando sea razonablemente posible en función de las causas previstas.

A veces, puede haber demasiadas causas enumeradas bajo un mismo atributo cuando se empieza a dibujar la espina de pescado. Esta situación podría resolverse mejor dividiéndolos en más atributos.

• Consultar a los jefes de departamento y a los directivos para analizar las causas.

En lo que respecta a los atributos individuales, cada uno necesita una consulta especializada para comprender plenamente el alcance y los problemas que puedan surgir. Esto significa discutir el problema principal y las cuestiones subyacentes con los jefes de empresa o de equipo responsables de esos departamentos o equipos. A menudo pueden plantear los problemas junto con recomendaciones para resolverlos.

• Implicar a todas las partes interesadas

Es probable que el problema y/o las soluciones afecten a otros equipos. Por lo tanto, al analizar las causas profundas, es importante incluir a todas las partes interesadas en la medida de lo posible. Dependiendo de la cultura de la empresa, las soluciones pueden ser aprobadas por la dirección y luego comunicadas a otros equipos, o la dirección puede insistir en incluir a otros equipos afectados durante la fase de análisis del problema.

• Ampliación a varias espinas de pescado cuando sea necesario

Puede haber casos en los que los atributos o las causas subyacentes sean demasiado amplios para cubrirlos en un diagrama de espina de pescado. En este punto, puede ser una mejor idea utilizar varias espinas de pescado en lugar del mismo diagrama.

Más información: ¿Qué es un diagrama UML?