هناك العديد من الأشياء التي يمكن أن تساعد في دفع الفريق للأمام، بما في ذلك القادة والأدوات والموارد. هذه كلها مصادر للإلهام ويمكن أن تساعد في تعزيز الكفاءة، ولكن هناك شيء تحتاجه جميع الفرق خارج هذه العوامل. هذا الشيء هو عملية فعالة. لتحقيق أقصى استفادة من فريقك، يجب أن يعملوا بعملية فعالة، وأفضل أداة للمساعدة في تبسيط سير العمل هي قالب المخطط الانسيابي.
في هذه المقالة، سنحدد قالب المخطط الانسيابي أثناء مناقشة متى نستخدمه، وكيف يمكن تطبيقه، وأفضل الممارسات لتنفيذه.
ما هو قالب المخطط الانسيابي؟
يتم تعريف قالب المخطط الانسيابي على أنه تمثيل مرئي لعملية خطوة بخطوة، وهو مصمم لتعزيز الفهم وتوجيه المستخدمين من خلال سلسلة من الأنشطة. باستخدام الأشكال المميزة المترابطة بواسطة الأسهم، تسهل هذه الأداة تصورًا واضحًا ومنطقيًا لسير العمل داخل النظام أو المشروع. كمورد لا غنى عنه، يعمل قالب المخطط الانسيابي المصمم جيدًا على تبسيط عملية الاتصال للعمليات المعقدة، مما يوفر وسيلة فعالة للأفراد لفهم الإجراءات المنظمة ومتابعتها.
وأوضح قالب المخطط الانسيابي
يعد قالب المخطط الانسيابي أداة متعددة الاستخدامات تُستخدم على نطاق واسع في مجالات الأعمال والتعليم والرعاية الصحية والمزيد. إنه بمثابة أداة مساعدة بصرية، حيث يعمل على تبسيط العمليات المعقدة من خلال تمثيل منظم. عند استخدامها بشكل فعال، توفر المخططات الانسيابية بنية موجزة، وتسهل اتخاذ القرار، وتوضح بوضوح الرحلة من البداية إلى الإنجاز.
الميزات المهمة لقالب المخطط الانسيابي هي ببساطة الأشكال والأسهم. ستشير الأشكال إلى الخطوات أو الأسئلة أو المراحل المختلفة للعملية بينما تهدف الأسهم إلى أن تكون علامات اتجاه، توضح للمستخدمين المسار الذي يجب أن يسلكوه.
ومع ذلك، فإن مجرد استخدام الأشكال والأسهم لا يعني أن المخططات الانسيابية يمكنها التحرك في خط مستقيم فقط. يمكن استخدام هذه العناصر بحرية للإشارة إلى التغييرات في الاتجاه أو الرؤية أو مهمة مختلفة تمامًا.
إحدى الطرق التي يمكن بها للمخططات الانسيابية نقل المعلومات هي من خلال الأنواع المختلفة من الأشكال المستخدمة. اعتمادًا على البنية الخاصة بك، يمكن أن تشير الأشكال المختلفة ضمنًا إلى أنواع مختلفة من المهام، وأمر البدء أو الإيقاف، إذا كان هناك حاجة إلى إنشاء مستند، وغير ذلك الكثير.
باستخدام أشكال مختلفة، يمكنك إضافة طبقة أخرى من التعقيد إلى المخططات الانسيابية الخاصة بك لتوفير أفضل التعليمات الممكنة لفريقك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إضافة عناصر تصميم فريدة أخرى مثل الألوان أو الأنماط أو الأحجام المختلفة لإضافة لمسة فريدة إلى قالب المخطط الانسيابي الخاص بك. وهذا شيء آخر يساعد في جعل المخطط الانسيابي الخاص بك فريدًا وقيمًا.
المخططات الانسيابية عبارة عن أدوات مرنة ومتعددة الأغراض يمكن للفرق استخدامها في العديد من السيناريوهات المختلفة. فيما يلي بعض حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا:
- لتصور عملية.
- لتدقيق عملية التحسينات.
- لمشاركة العملية مع الآخرين.
- للتخطيط لمشروع.
- تعيين خوارزمية كمبيوتر (المعروفة باسم مخطط UML).
- لتوصيل طريق واضح من البداية إلى النهاية.
- لتبسيط عملية صنع القرار المعقدة.
هذه بعض الحالات المتنوعة التي تكون فيها المخططات الانسيابية مفيدة جدًا للفرق، وتدور في الغالب حول تصور عملية معقدة أو التواصل معها. تعد مخططات التدفق مفيدة للغاية في تقسيم ذلك إلى خطوات خطية ومنح الأشخاص رؤية واضحة لما يجب أن يحدث بعد ذلك.
الآن بعد أن فهمنا أين يكون قالب المخطط الانسيابي أكثر قابلية للتطبيق، فلنناقش بعض أفضل الممارسات لاستخدامه وكيفية إنشاء قالب بنفسك.
تعرف على المزيد: أمثلة مختلفة للمخطط الانسيابي
دليل مستخدم قالب المخطط الانسيابي
يجب اتخاذ خطوات متعددة لإنشاء قالب مخطط انسيابي بنجاح. لا ترتبط هذه بشكل مباشر بالرسم الفعلي للخطوط والأشكال ولكنها تساعد في بناء رؤيتك وأهدافك عند إنشاء واحدة. فيما يلي بعض الخطوات الشائعة التي يجب اتباعها لإنشاء قالب مخطط انسيابي بنجاح.
تحديد الموضوع
الخطوة الأولى في إنشاء قالب مخطط انسيابي هي فهم الموضوع العام الذي ستحدده. اعتمادًا على الظروف، يمكن أن يكون هذا سير عمل، أو عملية خدمة، أو مشروعًا، أو أي شيء آخر. يجب أن يعكس العنوان الموضوع وكل ما يليه يقع تحت هذه المظلة.
تحديد المعلمات
يمكن القول إن الجزء الأكثر أهمية في قالب المخطط الانسيابي هو المعلمات. لتحديد المعلمات بدقة، ينبغي النظر في هذه الأسئلة:
- ما هي بداية العملية؟
- ما هي نهاية العملية؟
- هل هناك نهايات متعددة محتملة؟
- هل هناك أي خطوات أساسية بينهما؟
- ما مدى تفصيل الخطوات؟
يجب أن تساعد الإجابات على هذه الأسئلة في إنشاء حدود لقالب المخطط الانسيابي.
العصف الذهني التفاصيل
ضمن المعلمات المحددة، فإن الخطوة التالية هي تبادل الأفكار حول تفاصيل الخريطة. دون تنظيمها، فكر في كل خطوة وإجراء واتجاه يجب اتخاذه لتحقيق الهدف النهائي. ويمكن توثيقها على ملاحظات لاصقة قبل وضعها في فتحاتها الدائمة.
تنظيم قالب المخطط الانسيابي
بعد التفكير في جميع الخطوات، حان الوقت لوضعها في مكانها الصحيح. تتضمن هذه الخطوة تنظيم العملية خطيًا بحيث تتتبع الأفكار من البداية إلى النهاية وأيضًا إضافة أشكال فريدة وعناصر تصميم للدلالة على معاني مختلفة لخطوات مختلفة.
من المهم هنا جعل الخريطة قابلة للقراءة قدر الإمكان لتجنب أي خلط بين الخطوات والاتجاهات.
المراجعة والاستخدام الخطوة الأخيرة هي مراجعة قالب المخطط الانسيابي واستخدامه. تأكد من أن كل من سيحتاج إليها يفهم كيفية استخدامها ويوافق على وضع كل شيء بشكل صحيح. بعد ذلك، حان الوقت لوضعها موضع التنفيذ.
تعرف على المزيد: مزايا المخطط الانسيابي
أفضل الممارسات لبناء قالب المخطط الانسيابي
إن فهم كيفية إنشاء قالب مخطط انسيابي يساعدك على إنشاء واحد، ولكن فهم أفضل الممارسات لاستخدامه سيفتح كفاءته الكاملة. فيما يلي بعض النصائح التي يجب تذكرها عند إنشاء قالب مخطط انسيابي.
- قم بتخطيط القالب بدقة قبل بنائه: يمكن أن يؤدي فقدان خطوة واحدة إلى إيقاف العملية ويجب تضمين كل شيء.
- اجعله خطيًا: يجب أن يتحرك كل شيء بشكل عام من الأعلى إلى الأسفل أو من اليسار إلى اليمين. وبصرف النظر عن بعض الحركة الجانبية والدائرية، فإن هذا هو اتجاه التدفق المقبول عمومًا.
- استخدم عناصر تصميم يمكن التعرف عليها: يجب أن تكون الأشكال والملاحظات والخطوط موحدة ومتسقة لتسهيل فهم المخطط. في حالة كون المخطط الانسيابي معقدًا أو متنوعًا، فقد يكون تنفيذ المفتاح مفيدًا للمستخدمين لأول مرة.
- لطيف أفضل: عادةً ما نؤيد استخدام الألوان لتمييز العناصر المختلفة بصريًا، ولكن باستخدام المخطط الانسيابي، من المهم الالتزام بحوالي ثلاثة ألوان. بهذه الطريقة يمكن تجميع الأشياء بناءً على مهام أو توجيهات متشابهة ولكن لا يوجد الكثير من الاختلاف الذي قد يربكك.
- الحصول على آراء متعددة: كما هو الحال في المشاريع التعاونية الأخرى، يجب استشارة العديد من الأشخاص ذوي وجهات نظر مختلفة عند إنشاء قالب مخطط انسيابي لضمان مراعاة كل زاوية وعدم نسيان أي شيء.
خاتمة
إذا كنت تتطلع إلى رسم تخطيطي لعملية ما أو إضافة أهمية مرئية إلى سير عملك، فإن قالب المخطط الانسيابي هو الأداة المثالية. قم ببناء قالب المخطط الانسيابي المخصص الخاص بك باستخدام IdeaScale Whiteboard اليوم.