원격 협업이란 무엇인가요?
원격 협업은 서로 다른 위치에 분산된 상태에서 함께 작업하고 팀 활동에 참여하는 것을 말합니다. 이를 통해 팀은 물리적으로 가까이 있지 않아도 소통하고 협업하여 개인 및 조직의 목표를 달성할 수 있습니다. 원격 협업은 사람들이 기존의 협업 환경을 시뮬레이션하고 구축할 수 있는 강력한 소프트웨어 도구를 통해 촉진됩니다. 글로벌 인재 풀을 활용하고 하이브리드 업무 환경으로 전환하는 조직이 점점 더 많아지면서 원격 협업이 그 어느 때보다 중요해지고 있습니다.
원격 협업은 기존 협업만큼 간단하지 않습니다. 효과적으로 작동하려면 다양한 도구, 정확한 타이밍, 심도 있는 조정이 필요합니다. 하지만 그렇다고 해서 우선순위를 두지 않아도 된다는 의미는 아니며, 조직에서 필요한 경우 원격 협업으로 전환할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이 도움말에서는 원격 협업에 대해 정의하고, 원격 협업이 중요한 이유와 이를 구현하기 위한 모범 사례, 그리고 이를 촉진하기 위한 최고의 도구에 대해 설명합니다.
원격 협업이 중요한 이유는 무엇인가요?
원격 협업은 글로벌 업무 공간의 잠재력을 발휘하는 데 중요하며, 코로나19 팬데믹 이후 많은 조직이 확장할 수 있었습니다. 글로벌 인재 풀에 액세스하고 시간대를 넘나드는 커뮤니케이션 구조를 구현함으로써 기업은 물리적 위치에 관계없이 원격 협업을 촉진하고 효율적으로 운영할 수 있습니다.
원격 협업으로 해결할 수 있는 가장 큰 문제는 바로 거리입니다. 협업은 항상 대면 커뮤니케이션과 즉각적인 물리적 근접성을 필요로 했지만, 원격 협업을 통해 사람들은 가까이 있지 않아도 함께 일할 수 있습니다. 올바른 도구 모음을 활용하면 전 세계 어디서든 협업할 수 있는 기회가 무궁무진하게 늘어날 수 있습니다.
원격 협업에 필요한 거리는 물리적 거리만이 아닙니다. 원격 협업으로 해결되는 거리에는 여러 가지 종류가 있으며, 협업 워크플로를 만들 때 이 모든 것을 고려해야 합니다. 원격 협업은 물리적 거리 외에도 기능적 거리와 정서적 거리도 고려해야 합니다. 다음은 세 가지 종류의 거리와 원격 협업을 원활하게 진행할 때 이를 최적화하는 방법입니다:
- 물리적 거리: 물리적 거리는 원격 협업의 핵심 이유이며, 서로 떨어져 있는 상태에서 연결해야 하는 분리된 팀과 관련이 있습니다. 물리적 거리두기를 해결하는 가장 좋은 방법은 정기적인 커뮤니케이션 채널을 유지하고, 팀 간 협업에 참여하며, 전반적으로 개인적, 직업적 관계를 유지하는 것입니다. 관계 구축은 원격 협업이 설명하기 어려운 가장 큰 요소 중 하나이므로, 모든 원격 협업 전략은 의도적으로 이를 주요 목표로 삼는 것이 중요합니다.
- 기능적 거리: 기능적 거리란 원격 근무 공간의 물리적 거리가 아니라 원격 근무 환경에 있는 사람들 사이의 심리적 거리를 의미합니다. 여기에는 팀이 커뮤니케이션에 사용하는 구체적인 전략과 도구, 그리고 팀 역학 및 워크플로와 관련하여 그 효율성이 포함됩니다. 기능적 거리를 줄이는 것은 단순히 기술을 사용하여 더 가까워지는 것만이 아니라 팀에 적합한 기술이어야 하고 팀에 적합한 기술이어야 합니다. 조직이 기능적 거리를 줄이는 데 성공했다면 팀원들이 쉽게 협업하고 각자의 커뮤니케이션 및 협업 요구에 맞는 도구를 사용할 수 있을 것입니다.
- 정서적 거리: 정서적 거리: 원격 협업의 최적화를 위해 가장 중점을 두어야 할 영역은 단연 정서적 거리입니다. 정서적 거리란 개인과 팀 간의 정렬과 원격 업무 공간 내에서 사람들이 얼마나 연결되어 있는지를 의미합니다. 기능적으로 매우 가까운 사이라도 서로의 관계와 업무에 대한 이해가 부족하면 효과적인 협업이 어려워질 수 있습니다. 정서적 거리감을 해소하는 것은 원격 협업의 가장 중요한 측면 중 하나이며, 협업 문제의 근본 원인으로 간과되는 경우가 많습니다. 정서적 거리를 최적화하는 것은 실제로 생산성과 직원 경험을 향상시키는 가장 좋은 지표 중 하나가 될 수 있으므로 우선순위를 정하는 것이 중요합니다.
이 세 가지 유형의 거리는 원격 협업이 도구, 커뮤니케이션 구조, 정기적인 협업을 통해 해결하는 것입니다. 원격 협업이 실제로 어떻게 작동하는지 자세히 알아보려면 원격 협업의 몇 가지 정의 요소를 아래에서 확인하세요.
자세히 알아보세요: 팀 협업이란 무엇인가요?
원격 협업의 핵심 요소
원격 협업은 추상적인 아이디어가 아니라 팀이 스스로 해결 방법을 찾아내는 것으로, 이를 정의하고 고유하게 만드는 특정 요소와 관행이 있습니다. 일반적인 협업 방법 외에도 원격 협업을 정의하는 몇 가지 요소가 있습니다.
- 접근성
원격 협업이 정의되는 방식 중 하나는 바로 접근성입니다. 원격 도구를 사용하면 팀, 장소, 경험 수준에 관계없이 모든 사람이 협업 세션과 연습에 액세스할 수 있습니다. 특히 온라인 화이트보드를 사용하면 누구나 쉽고 평등하게 협업할 수 있으며, 직접 만나서 할 수 없는 독특한 협업 연습에 참여할 수 있습니다.
원격 협업은 이론적으로 모든 사람이 더 쉽게 접근할 수 있지만, 팀이 동시에 협업할 수 있어야 합니다. 기존 협업에서는 이러한 문제가 발생하지 않지만 원격 협업에서는 전 세계 여러 시간대에 걸쳐 가용성을 찾아야 하는데, 이는 매우 어려울 수 있습니다.
대부분의 조직은 원격 또는 하이브리드 업무공간으로 전환할 때에도 보통 정규 근무 시간이나 협업 시간에 의존하며, 조직 구성원들은 위치에 관계없이 자유롭게 협업할 수 있어야 합니다. 이는 팀 간의 시간 격차를 쉽게 해소할 수 있는 방법이며 원격 협업을 원활하게 진행할 수 있도록 도와줍니다. 하지만 정기적인 협업 시간을 낼 수 없는 팀원들을 수용할 수 있는 유연성이 부족하다는 단점이 있습니다. 이 경우 조직은 비동기식 협업에 의존해야 합니다.
비동기식 협업은 원격 협업의 접근성을 높이는 또 다른 전략입니다. 실시간은 아니지만 여러 사람이 함께 작업하고, 궁극적인 솔루션에 도달할 때까지 각자의 시간에 공유된 제품에 대해 협업하는 방식입니다. 비동기 협업에 대해서는 아래에서 자세히 설명하겠습니다.
- 참여
원격 협업은 진공 상태에서 이루어지는 것이 아니며, 이러한 환경을 만들기 위해 적극적으로 참여하는 팀 전체가 있습니다. 참여는 원격 협업을 정의하는 요소일 뿐만 아니라 장점이기도 합니다. 가상으로 협업 세션을 진행하면 누구도 빠질 필요가 없고 훨씬 더 많은 인재를 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 원격 협업이 더 유용해지지만, 사람들이 협업할 의지가 없다면 별 소용이 없습니다.
참여의 보편성을 보장하는 것은 원격 협업의 핵심 요소입니다. 리더는 전반적으로 협업을 장려하고 팀이 함께 일하고 팀 협업의 이점을 누릴 수 있도록 유도하는 솔루션을 찾아야 합니다. 보편적 참여는 평소 기여하지 않는 팀원들의 목소리를 높이고 모든 사람이 동등하게 소통할 수 있는 장을 제공하는 방식으로 팀의 참여를 유도합니다.
원격 협업이 성공하려면 참여가 핵심이며, 원격 협업에서 활용할 수 있는 도구가 다양하기 때문에 팀을 보편적인 협업에 참여시킬 수 있는 완벽한 플랫폼입니다.
- 일상적인 협업
원격으로 공동 작업할 때는 실무에서 벗어나 협업이 아닌 사일로에 갇혀 일하기 쉬울 수 있습니다. 즉, 원격 협업의 중요한 요소는 일상적인 협업 세션입니다. 표준 협업 시간을 만드는 것과 마찬가지로, 사람들이 효과적으로 소통할 수 있도록 원격 협업에서도 협업 습관을 구현하는 것은 당연한 일이 되어야 합니다. 이것이 성공 여부를 결정짓는 요소가 될 것입니다.
일상적인 협업은 대규모 팀 회의나 리그룹에서만 이루어지는 것이 아니라 팀 간, 팀 간 협업에서도 일상적인 관행으로 자리 잡아야 합니다. 물론 팀에 따라 달라지겠지만, 팀이 자주 연결될 수 있도록 협업 루틴은 견고하고 반복 가능한 것이어야 합니다.
최고의 원격 협업 도구
원격 협업이 원활하게 진행되려면 연결, 커뮤니케이션, 결과물 제공을 위한 다양한 도구 세트가 필요합니다. 필요에 따라 다양한 도구 세트가 필요하며, 원격 팀에게 점점 더 중요해지는 여러 범주의 도구가 있습니다. 다음은 팀에 필요할 수 있는 원격 협업 도구의 유형에 대한 간략한 소개와 시작에 도움이 되는 몇 가지 대표적인 도구의 예입니다.
원격 협업 도구를 선택할 때는 일반적으로 세 가지 카테고리에서 선택할 수 있습니다. 맞습니다:
- 커뮤니케이션 및 회의 도구
- 작업 및 프로젝트 관리 도구
- 공동 작업 도구
사용 사례에 따라 이러한 도구 중 일부가 필요할 수 있으므로 아래에서 세 가지 카테고리에서 인기 있는 옵션 몇 가지를 간략하게 소개합니다. 이 목록이 원격 팀을 위한 최고의 협업 도구의 전체 목록은 아니지만, 주요 카테고리를 대표하고 각 섹션에서 탐색을 시작하기에 가장 좋은 옵션 몇 가지를 강조하는 데는 효과적입니다.
1. 아이디어 스케일 화이트보드
아이디어스케일 화이트보드는 온라인 화이트보드와 작업 관리를 통해 실시간 및 비동기식 상호 작용을 촉진하여 어디서나 팀의 원격 협업을 가능하게 합니다. 이 두 가지 흐름을 혼합하여 팀은 IdeaScale Whiteboard를 올인원 원격 협업 도구 상자로 활용하여 프로젝트를 소통, 협업 및 관리할 수 있습니다.
2. 슬랙
Slack은 현존하는 가장 인기 있는 커뮤니케이션 도구 중 하나이며, 전문적으로나 비공식적으로 팀을 연결하는 데 엄청난 역할을 합니다. Slack은 연결된 커뮤니케이션 공간을 만들어 팀이 정기적으로 협업하고, 즉석에서 정보를 공유하며, 나중에 참조하고 사용할 수 있도록 문서를 저장할 수 있도록 지원합니다. 또한 Slack은 그룹화된 채널을 생성하여 팀이 지루한 이메일 체인에 의존하지 않고 하나의 공유 공간에서 소통할 수 있도록 합니다. 비효율적인 커뮤니케이션의 끝없는 퍼널을 대체하는 Slack은 모든 온라인 팀에게 가장 중요한 원격 협업 도구 중 하나입니다.
3. Zoom
Zoom은 전 세계 어디에서나 안전한 고품질 화상 통화로 소통할 수 있어 가장 인기 있는 원격 협업 도구 중 하나입니다. 팬데믹 기간 동안 폭발적으로 성장했지만, Zoom은 그 이전에도 개인 회의실을 통해 사람들이 만나는 방식에 혁신을 일으켰습니다. 이를 통해 사람들은 매번 새로운 미팅을 만들지 않고 같은 회의실을 사용하여 정기적으로 회의를 진행할 수 있었습니다. 원격 커뮤니케이션 도구를 하나만 사용할 수 있다면 Zoom을 선택하실 수도 있습니다.
4. 트렐로
Trello는 작업 관리 도구의 한 예이지만, 비슷한 기능을 하는 다른 도구는 무수히 많으며, 몇 가지 예를 들자면 Jira, Asana, ClickUp 등이 있습니다. 이러한 도구는 모두 팀이 공유 작업 공간에서 작업을 관리하고 정보에 액세스할 수 있도록 지원하지만, 더 큰 협업 워크플로 내에서 작업을 관리할 수 있는 IdeaScale Whiteboard의 기능에 포함되어 있습니다. 아이디어스케일 화이트보드를 사용하면 같은 플랫폼에서 정기적인 협업 세션을 통합하면서 Trello와 같은 도구로 작업을 관리할 수 있는 모든 가치를 누릴 수 있습니다.
5. 버터
Butter는 팀이 가상 워크샵을 진행하고 프레젠테이션 프로세스에 도구를 통합할 수 있는 강력한 협업 도구입니다. 정기적으로 프레젠테이션을 진행하거나 워크숍 및 대규모 회의를 위해 사람들을 모으는 팀의 일원이라면 버터를 도구 상자에 추가하는 것이 매우 유용할 수 있습니다.
자세히 알아보세요: 팀 간 협업이란 무엇인가요?
성공적인 원격 협업을 위한 12가지 모범 사례
원격 협업을 효과적으로 진행하기 위해 모두가 따라야 할 몇 가지 모범 사례가 있습니다. 원격 협업에만 적용될 필요는 없지만, 일반적으로 이를 준수한다면 원격 협업 프로세스에 큰 도움이 될 것입니다.
1. 일관된 커뮤니케이션
원격 협업에서 가장 중요한 정기적인 관행은 커뮤니케이션입니다. 효과적인 원격 협업에 있어 일관되고 명확한 커뮤니케이션이 얼마나 중요한지는 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 원격 팀은 대면 규범에 의존하는 것만으로는 충분하지 않으므로 커뮤니케이션 방식에 대한 새로운 플레이북을 만들어야 합니다.
커뮤니케이션은 대면 업무 공간과 가상 업무 공간의 가장 큰 차이점 중 하나이기 때문에 원격 협업의 핵심 요소입니다. 이렇게 큰 격차가 존재하기 때문에 팀의 생산성과 효율성을 높이기 위해 새로운 커뮤니케이션 관행이 필요합니다.
이러한 관행은 회사 전체 또는 개별 팀 내에서 이루어질 수 있으며, 협업의 원거리 특성으로 인해 각 팀은 자신에게 적합한 이상적인 원격 커뮤니케이션 방식을 찾기 위해 실험해야 합니다. 이는 그들이 사용하는 도구, 커뮤니케이션 스타일, 회의 빈도만큼이나 깊숙이 들어갈 수 있습니다. 팀이 효과적이고 지속 가능한 커뮤니케이션 상태에 도달하면 보다 예측 가능하고 체계적인 케이던스로 프로젝트를 완료할 수 있습니다. 원격 팀에게는 예측 가능성과 조직이 중요한데, 매일 대면 커뮤니케이션을 하지 않을 때는 프로젝트가 예측 가능한 구조를 따를 것이라는 믿음이 필요하기 때문입니다.
원격 협업의 일반적인 관행은 ‘과잉 커뮤니케이션’인데, 이러한 맥락에서는 매우 긍정적일 수 있습니다. 지나친 소통은 사람들이 두 번 말하며 서로의 시간을 낭비하는 것이 아니라, 지나치게 명확하게 우선순위를 전달하고, 가능한 모든 문제를 제기하여 잠재적인 장애물에 대한 실행 계획을 공식화하는 것을 의미합니다. 이러한 관점에서 볼 때, 과도한 커뮤니케이션은 팀원 모두가 적절한 정보를 얻고 성공에 필요한 모든 리소스를 확보할 수 있도록 그 이상으로 나아가는 것일 뿐입니다. 이를 정기적인 체크인 및 팀 회의와 함께 사용하면 원격 팀에서 쉽게 조율할 수 있습니다.
2. 효율적인 커뮤니케이션 채널 만들기
일반적으로 팀이 원격 협업에서 성공할 수 있는 방법은 의사소통만이 아닙니다. 공유 커뮤니케이션 플랫폼을 정기적으로 사용하는 경우, 모든 것을 한 채널에만 게시하면 사람들의 주의가 산만해지고 팀 커뮤니케이션의 중요성이 희석될 수 있습니다. 커뮤니케이션에 대한 명확한 전략과 구체적인 대화를 촉진하는 전용 채널이 없으면 커뮤니케이션이 희석되고 중요성이 떨어지며 정보를 효과적으로 전달하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.
팀과 협업할 때는 커뮤니케이션을 강화하는 것과 함께 효과적인 전략이 필요합니다. 효율적인 커뮤니케이션 채널을 사용하면 관련 없는 팀 전체에 방해가 되지 않고 영향을 받고 이해관계가 있는 당사자에게만 집중하여 생산성을 높일 수 있습니다.
그렇다고 해서 팀이 정보를 사일로화하고 팀 내부에서만 작업해야 한다는 의미는 아닙니다. 대신 워크플로 내에서 주요 주제를 기반으로 하는 채널을 만들고 직원들이 해당 채널에서 정보를 공유하도록 장려하세요. 이렇게 하면 팀 간에 커뮤니케이션이 확장되어 필요한 사람들에게 도달할 수 있습니다. 이 시스템에 적응하는 데 어느 정도 시간이 필요하다면 괜찮습니다. 사람들이 여러 커뮤니케이션 채널을 통해 소통하는 방법을 배울 기회가 필요할 수 있지만, 일단 완성되면 원격 협업을 촉진하는 좋은 방법입니다.
3. 가능하면 직접 대면하기
원격 협업은 대면 협업을 대체하는 전략을 활용하지만, 대면 커뮤니케이션에 대한 필요성은 항상 존재합니다. 원격에서도 가장 빠르고 간단하게 정보를 전달할 수 있는 방법입니다.
효율적인 커뮤니케이션만이 영상 통화의 장점은 아닙니다. 직접 소통하는 것은 팀이 신뢰를 높이고, 관계를 구축하며, 서로에 대한 공감을 형성할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 원격으로 작업할 때는 이러한 요소를 유기적으로 만들기가 훨씬 더 어렵고 팀 결속력 구축에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
영상 통화가 항상 실시간일 필요는 없으며, 녹화된 영상을 전송하면 훨씬 명확하고 이해하기 쉬운 방식으로 정보를 전달할 수 있는 경우가 있습니다. 이는 많은 양의 정보를 비동기식으로 효과적으로 전달하여 팀 생산성을 유지하면서 공감대를 높일 수 있는 중간 지점입니다.
4. 비동기 협업 활용
위에서 언급했듯이, 팀의 필요에 따라 기존 공동 작업을 비동기 전략으로 수정할 수 있는 경우가 있습니다. 사람들이 항상 특정 시간에 근무할 수 있다고 보장하기 어렵고, 근무할 수 있다고 하더라도 여유 시간을 확보하기 위해 워크플로우를 중단해야 하는 경우가 종종 있습니다.
특정 작업을 공동 작업할 때는 프로젝트에 따라 어느 정도의 긴급성이 주어지며, 이는 항상 팀의 공동 작업 방식에 영향을 미칩니다. 팀에서 수행해야 할 작업과 마감일이 정해져 있다면 비동기 협업 전략을 활용하여 분산된 팀에 더 효율적인 방식으로 연결하고 소통할 수 있습니다. 이를 통해 글로벌 팀은 원격 근무 공간으로 인한 어려움에도 불구하고 연결 상태를 유지하고 협업할 수 있습니다.
5. 올바른 도구 사용
위에서 원격 팀을 위한 최고의 협업 도구에 대해 자세히 설명했지만, 그렇다고 해서 이 도구들만 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 원격 협업을 원활하게 하기 위해 팀에서 사용하는 다양한 스택이 있으며, 각 팀은 완벽한 도구 조합을 찾기 위해 실험을 해봐야 합니다.
기존 협업과 달리 원격 팀은 커뮤니케이션을 원활하게 하기 위해 소프트웨어 도구를 사용하지 않을 수 없습니다. 따라서 각 팀원들은 자신에게 가장 적합한 도구를 선택하여 팀이 원활하게 소통할 수 있도록 해야 합니다. 다양한 원격 도구 중에서 선택할 때는 팀이 취해야 할 조치와 원격 협업 도구를 사용하여 이러한 조치를 개선할 수 있는 방법을 고려하세요. 선택한 도구는 효율성을 높이고, 주요 작업 영역을 타겟팅하며, 서로 통합되어 원활한 환경을 만들어야 합니다.
6. 명확성 및 정렬 유지
원격 커뮤니케이션이 증가함에 따라 잠재적인 오해와 오해를 해소하기 위해 명확성을 높여야 한다는 점에 유의해야 합니다. 가능한 모든 조치를 취해 자주 소통하고 자주 연락을 취한다고 해도 오해의 소지는 항상 존재합니다.
무엇보다도 명확한 커뮤니케이션이 우선시되어야 합니다. 모든 업무에서 명확성을 우선시할 때, 성공적인 원격 협업을 위한 또 다른 중요한 요소인 정렬을 우선시하게 됩니다. 팀이 모든 요구사항과 우선순위를 명확히 알고 있다면 공동의 목표를 달성하기 위해 협력하는 것이 훨씬 쉬워집니다. 이러한 조정은 원격 협업의 핵심이며 팀이 집중력을 유지하고 최고의 효율로 운영할 수 있도록 해줍니다.
7. 접근성 높은 문서 만들기
직접 대면하여 작업할 때는 누군가와 빠르게 체크인하고 문서를 찾아서 계속 진행할 수 있습니다. 하지만 온라인 작업 시 문서 관리가 제대로 이루어지지 않으면 심각한 악몽이 될 수 있습니다. 접근 가능한 문서를 만드는 것은 효율적으로 운영되는 원격 업무 공간을 만드는 데 있어 핵심 요소이며, 이를 통해 모든 사람이 발생하는 모든 상황을 파악하고 파악할 수 있습니다.
업무 공간이 이미 원격으로 운영되고 있는 경우, 액세스 가능한 클라우드 관리 기능을 만들어 공간을 정리하고 직원들에게 필요한 문서에 액세스할 수 있는 명확한 지침을 제공하는 것이 기업이 가장 먼저 해야 할 일 중 하나입니다.
클라우드에 문서를 저장하면 문서를 수정하거나 불필요한 체크인을 할 필요가 없으므로 팀에서 문서 관리 방식과 액세스 권한에 대해 보다 주도적인 의견을 제시할 수 있습니다. 온라인 문서 시스템을 만드는 것은 매우 간단합니다. 공유된 회사 Google 드라이브와 간단한 파일 관리만 있으면 됩니다. 어떤 팀은 Dropbox나 Notion과 같은 다른 도구를 선호하지만, 조직이 하나의 종합적인 솔루션에 맞춰져 있다면 어떤 도구든 사용할 수 있습니다.
이러한 문서 관리 플랫폼을 사용하면 문서의 최신 버전을 파악하기 위해 직원들과 상의할 필요가 없습니다. 필요할 때마다 업데이트된 파일을 간편하게 확인하여 문서를 빠르게 업데이트하고 올바른 파일을 찾을 수 있습니다. 또한, 대부분의 플랫폼에서는 팀이 공동으로 문서를 편집할 수 있으므로 서로 주고받을 필요가 없고 최종 버전을 찾기 전에 한 번만 공동 작업할 수 있습니다. 이 기능은 원격 협업과 액세스 가능한 문서를 통해 생산성을 높이는 데 도움이 되는 또 다른 추가 기능입니다. 모든 문서에 액세스할 수 있는 것은 아니며, 관리자는 조직 전체에서 액세스가 적절하게 공유되도록 문서 액세스 권한을 신중하게 구성할 수 있습니다.
8. 비공식적 상호 작용 촉진
원격 업무 공간에서 불편한 점 중 하나는 유기적이고 비공식적인 상호작용이 원활하게 이루어지지 않는다는 점입니다. 이는 대면 업무 환경에서는 크게 놓치기 쉬운 부분이며, 이러한 상호작용 없이는 강력한 기업 문화를 구축하기가 훨씬 더 어렵습니다.
원격 협업은 업무 외적인 공간과 사람들이 개인적으로 교류할 수 있는 장소를 의도적으로 만드는 것을 강조해야 합니다. 이는 계획된 활동, 전용 채널 또는 휴가를 제공하기 위한 구조화된 주간이 될 수 있습니다. 어느 쪽이든 원격 협업에는 문화 구축과 효과적인 팀 결속을 촉진하는 데 도움이 되는 업무 외적인 상호 작용이 포함되어야 합니다.
9. 회의 최적화
원격 협업을 진행할 때는 평소보다 훨씬 더 많은 회의에 참여하게 되는데, 팀에서 회의를 효과적으로 운영하는 방법을 모른다면 큰 시간 낭비가 될 수 있습니다. 원격 협업을 효과적으로 진행하려면 팀은 미팅을 최적화하여 함께 시간을 최대한 활용할 수 있는 방법을 배워야 합니다.
모든 회의에는 명확한 의제, 목표, 실행 항목이 있어야 합니다. 일반적인 의제를 논의하는 것만으로는 충분하지 않으며, 팀이 매일 진전을 이루기 위해서는 보다 구체적인 무언가가 필요합니다. 리더십 위치에 있다면 세션을 미리 계획하여 사람들이 확실한 타임라인을 확보하고 항상 관련 논의 사항이 있는지 확인하세요. 이를 다양한 연습과 혼합하면 사람들이 정기적으로 새로운 활동에 참여하여 향후 협업에 대한 동기 부여를 높일 수 있습니다.
미팅 최적화의 또 다른 핵심은 모든 대화와 작업 내용을 확실하게 기록하는 것입니다. 이는 팀을 위한 접근 가능한 문서와 가치를 통합하지만, 회의의 내용, 발언 내용, 따라야 할 실행 항목을 추적하는 데 더 중점을 둡니다. 원격 팀은 모든 회의를 최적화할 수 있도록 이 문서화 작업을 정말 잘해야 합니다.
10. 순서도 및 프로토콜 만들기
원격 작업 공간에서 작업할 때 모든 질문에 답하기 위해 공동 작업 세션이 필요한 것은 아닙니다. 특히 주기적인 워크플로우에서 작업하는 경우, 간단한 질문을 해결하기 위해 대면 통화를 하는 것은 효율적인 답변 대신 시간만 낭비하는 결과를 초래할 수 있습니다. 이러한 상황에서는 플로차트나 워크플로 다이어그램을 만들어 일반적인 문제, 작업, 질문을 시각화하여 직원들이 스스로 장애물을 해결할 수 있도록 도와주는 것이 더 효율적일 수 있습니다.
커뮤니케이션 프로토콜을 만들면 함께 모여 문제를 논의해야 할 때와 그렇지 않을 때를 구분하는 데 도움이 됩니다. 플로차트를 만들면 일반적인 워크플로나 문제 해결 프로세스를 도표화하여 사람들이 필요할 때마다 이러한 프로세스를 시각화할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀에서 시각적 협업 다이어그램을 활용하여 효율성을 높이고 모두의 시간을 존중할 수 있습니다.
이러한 커뮤니케이션 다이어그램을 활용하면 효율성을 높이고 팀을 위해 접근 가능하고 확장 가능한 문서를 만드는 데 도움이 되는 동시에 원격 작업 공간 내에서 경계를 설정하는 데도 도움이 됩니다. 커뮤니케이션이 우선시되는 경우, 사람들은 종종 업무 모드를 끄고 일과 삶의 균형을 위한 건강한 경계를 설정하는 데 어려움을 겪습니다. 다이어그램은 팀이 지원이 필요한 부분과 문서화된 기존 솔루션이 있는 부분에 대한 경계를 설정하는 데 사용할 수 있는 방법입니다.
11. 팀 결속력 강조
원격으로 문화와 커뮤니티를 구축하는 것은 매우 어려울 수 있으며, 팀 결속력을 강조하는 것은 성공적인 원격 협업 전략의 핵심 부분입니다. 비공식적인 상호작용을 구현하는 것과 마찬가지로, 팀은 팀 결속력을 강조할 수 있는 협업 방법을 찾아야 합니다. 팀이 결속력을 높일 수 있는 한 가지 방법은 개인과 팀 모두의 좋은 성과를 보상하고 인정하는 것입니다. 헌신과 노력에 주목하는 것은 직원들의 작은 승리를 인정하고 팀을 더 나은 팀으로 만들어준 직원들에게 감사하는 좋은 방법입니다.
이러한 관행은 사람들이 자신의 역할에 대해 더 나은 느낌을 갖게 할 뿐만 아니라 팀이 일관되고 향상된 생산성으로 계속 운영될 수 있도록 도와줍니다. 팀 결속력을 높이는 데 도움이 되는 다른 전략으로는 가상 워크숍, 외부 팀 빌딩 연습, 브레인스토밍 세션, 정기적인 팀 회의 등을 들 수 있습니다. 이러한 모든 활동은 직원과 팀 간의 신뢰를 구축하는 데 도움이 되며, 이는 팀 결속력을 강화하는 데 필수적인 요소입니다. 팀이 서로를 신뢰하면 원격 협업을 훨씬 더 효율적으로 수행할 수 있습니다.
12. 명확한 책임 정의
원격 업무 공간에서 효율적으로 협업하는 데 있어 중요한 부분 중 하나는 전반적으로 책임을 명확하게 정의하는 것입니다. 이는 원격 및 팀 간 협업에 매우 중요하며 모든 팀이 제대로 소통하고 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 도움이 됩니다.
팀 내 각 구성원에게 명확한 가이드라인과 책임을 부여하면 협업과 커뮤니케이션을 효과적으로 구조화하여 개인 및 공유 목표를 가장 잘 달성할 수 있습니다. 팀원 모두의 책임을 명확히 파악하면 모두에게 명확성, 구조 및 조직을 제공할 수 있습니다. 또한 각 개인의 업무를 특정 우선순위와 명확하게 연결하여 사람들이 큰 목표를 향한 방향을 명확하게 추적할 수 있도록 합니다.
이러한 책임은 각 스프린트마다 생성하고 공유 문서에서 추적하여 개별 및 공유 우선순위를 더욱 명확히 전달하고 공식화해야 합니다. 팀원들이 자신이 담당하는 업무에 대해 확실히 이해하면 효과적으로 소통하고 가장 중요한 우선순위를 쉽게 정할 수 있습니다.
자세히 알아보기: 비동기식 협업 대 동기식 협업
원격 협업의 이점
원격 협업은 조직 측면과 직원 복리후생 측면 모두에서 많은 이점이 있습니다. 2020년 원격 근무가 시작되었을 때만 해도 이러한 질문 중 상당수가 떠돌았지만, 이제는 사람들이 원격 협업이 실제로 얼마나 유익한지 훨씬 더 잘 이해하고 있습니다. 원격 협업의 가장 큰 장점은 다음과 같습니다.
- 다양한 업무 스타일 수용: 원격 협업은 다양한 작업 스타일을 수용할 수 있으므로 사람들이 각자의 강점에 가장 적합한 방식으로 협업하고 작업할 수 있습니다. 가장 효과적인 협업 방식이 무엇이든 원격 협업 도구 상자에는 항상 사용자의 요구 사항을 충족하는 솔루션이 있습니다.
- 생산성을 높일 수 있습니다: 사람들은 더 많은 혜택을 보기 위해 개인화된 방식으로 작업하기 때문에 원격 협업을 활용할 때 생산성을 높일 수 있는 경우가 많습니다. 주인의식과 책임감이 높아지면 원격 협업에서 더 큰 성과를 얻을 수 있습니다.
- 확장 가능한 문서를 쉽게 수용합니다: 원격 협업은 종종 더 큰 디지털 혁신의 일부로 이루어지며, 이는 조직이 공유 온라인 문서에 더 많이 의존하게 된다는 것을 의미합니다. 이러한 문서는 기존 버전보다 훨씬 쉽게 확장하고 배포할 수 있어 모든 회사에서 원격 협업으로 쉽게 전환할 수 있습니다.
- 더 큰 인재 풀을 확보합니다: 원격으로 일자리를 제공할 때 특정 지역의 인재 풀에 국한되지 않습니다. 원격 협업을 통해 조직은 상근직이든 단일 협업 세션이든 상관없이 독특하고 특별한 유형의 인재를 유치하고 통합할 수 있습니다. 이 능력을 갖추면 모든 팀의 기술력을 높일 수 있습니다.
- 커뮤니케이션 스킬을 키웁니다: 원격 커뮤니케이션 도구에 의존하는 것이 항상 쉬운 것은 아니지만, 이러한 도구를 사용하면 사람들의 커뮤니케이션 능력을 향상시킬 수 있다는 추가적인 이점이 있습니다. 원격 협업에는 적극적이고 빈번한 커뮤니케이션이 필요하므로 관련된 모든 사람의 커뮤니케이션 기술을 적극적으로 향상시킬 수 있습니다.
- 회사 비용 절감: 원격 협업이 제대로 작동하려면 추가 소프트웨어와 도구가 필요하지만, 대면 업무 공간에서 지출하는 비용을 크게 줄일 수 있다는 의미이기도 합니다. 조직적인 측면에서 볼 때, 이 순 절감 효과는 무시하기에는 너무 좋습니다.
- 유연성 향상: 원격으로 협업하면 직원들은 개인 생활과 업무 생활 모두에서 더 많은 유연성을 확보할 수 있습니다. 일과 삶의 균형의 경계가 점점 모호해지고 있는 요즘, 이러한 유연성은 사람들이 업무에 집중하는 동시에 자신에게 집중할 수 있도록 도와줍니다.
- 더욱 다양한 활동: 원격 협업을 활용하면 다양한 템플릿을 활용하여 협업 세션을 구성할 수 있습니다. 이러한 편집 가능한 템플릿은 온라인 화이트보드를 통해 액세스할 수 있으며 팀이 선택한 모든 활동에서 성공하는 데 도움이 되는 다양한 프레임워크를 제공합니다.
원격 협업의 과제
원격 협업은 많은 팀에 긍정적인 영향을 미칠 수 있지만, 모든 팀에 ‘만능’인 솔루션은 아닙니다. 원격 협업으로 전환할 때 팀과 직원들이 직면하는 몇 가지 문제를 언급하지 않을 수 없습니다.
- 격리: 코로나19 팬데믹 이후, 많은 사람들이 재택근무보다는 대면 근무를 하는 것이 더 효과적이라는 사실을 알게 되었습니다. 재택근무는 때때로 매우 외로울 수 있으며, 일부 직원은 이러한 고립감으로 인해 업무 생산성과 정신 건강에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.
- 접근성 제약: 글로벌 인재와 함께 일할 때 팀이 직면하는 가장 큰 문제 중 하나는 잠재력을 가진 인재의 접근성을 어떻게 유지할 것인가 하는 것입니다. 앞서 언급했듯이 비동기 협업은 시간대 및 접근성의 변화에 대처하는 데 도움이 되는 전략이 될 수 있습니다. 그러나 팀이 협업 스타일의 변화에 제대로 대응하지 못하면 실시간 협업에 대한 접근성 부족으로 인해 극복할 수 없는 문제가 발생할 수 있습니다. 포기하기 전에 여러 가지 비동기식 협업 방법을 시도해 보세요. 그래도 도움이 되지 않는다면 원격 협업이 팀에 성공하지 못할 수도 있습니다.
- 제한된 대면 시간: 원격으로 작업할 때는 팀과 같은 시간대에 있더라도 기존 업무 공간에 비해 본질적으로 서로 대면할 수 있는 시간이 훨씬 적습니다. 개인적으로나 업무적으로나 이러한 상호작용 부족에 대처하는 것은 어려울 수 있으며, 어떤 일을 하든 팀원들과 직접 대면하여 일하는 시간을 직접적으로 대체할 수는 없습니다.
- 스스로 동기를 부여하는 팀이 필요합니다: 팀이 재택근무를 하는 경우, 본질적으로 경영진의 감독과 영향력이 줄어들 수밖에 없습니다. 사용량을 추적하고 활동을 보장하는 도구를 사용하는 것과 관계없이 사람들은 독립된 공간에서 작업하면서 자신만의 일을 할 수 있는 훨씬 더 많은 공간을 확보할 수 있습니다. 원격 협업 중에도 생산성과 활동성을 유지하려면 팀원들의 자발적인 동기 부여가 필요합니다. 스스로 동기를 부여하는 데 어려움을 겪거나 평소 감독을 강화해야 하는 팀이라면 원격 협업에 특히 어려움을 겪을 수 있습니다.
- 협업 도구에 대한 의존도: 앞서 언급했듯이, 원격 협업을 진행할 때 팀은 일반적으로 커뮤니케이션 채널을 활성화하기 위해 일련의 도구에 의존합니다. 하지만 이는 협업을 촉진하기 위해 이러한 도구에 의존하고 있다는 것을 의미합니다. 특정 도구에 의존하면 시스템에서 발생하는 모든 충돌, 버그 또는 오류에 노출되며, 팀원들이 기술에 정통하지 않은 경우 이러한 문제로 인해 작업 진행에 심각한 지장을 초래할 수 있습니다.
자세히 알아보세요: 팀 협업이란 무엇인가요?
결론
원격 협업은 현대 업무 환경에서 매우 중요한 요소이며, 이를 잘 활용하면 팀에 큰 성과를 가져올 수 있습니다. 최고의 원격 협업 도구에 대해 자세히 알아보고 팀에 통합하는 데 관심이 있다면 무료 온라인 화이트보드 도구를 확인하세요.
