팀은 다양한 도구를 사용하여 작업 공간을 매핑합니다. 조직도를 만들든, 프로젝트 계획을 세우든, 내부 문서를 공식화하든, 모든 조직은 시각적 템플릿을 활용하여 업무 공간을 구축합니다. 이러한 디지털 템플릿 중에는 순서도가 있습니다. 플로차트는 다양한 용도로 사용할 수 있는 매우 유용한 도구이며 팀의 워크플로를 매핑할 때 매우 유용합니다. 이 글에서는 가장 중요한 플로차트의 장점에 대해 간략히 설명하고 플로차트가 직면한 몇 가지 뚜렷한 과제에 대해 다뤄보겠습니다. 플로차트의 다양한 활용에 대해 자세히 알아보려면 10가지 플로차트 예시에 대한 가이드를 참조하세요.
순서도 설명
순서도 템플릿은 선형적인 단계 집합을 시각화하여 더 큰 프로세스를 정의하는 다이어그램입니다. 프로세스의 각 단계는 다른 모양으로 표시되며, 방향 화살표로 연결되어 사용자를 올바른 방향으로 안내합니다.
플로차트는 전통적으로 사람들이 신속하게 의사 결정을 내리거나 반복적인 절차를 자동화하는 데 도움이 되며 워크플로를 문서화하는 데 시각적 보조 자료로 사용할 수 있습니다. 순서도의 다양한 기호와 모양은 사용자에게 방향, 작업 및 결과를 명확하게 설명하는 데 도움이 됩니다.
플로차트는 유연성과 복잡한 워크플로를 도표화할 수 있는 기능으로 인해 다양한 유형의 조직에서 찾아볼 수 있습니다.
플로차트와 플로차트 사용 방법에 대해 자세히 알아보려면 여기에서 자세한 정보를 확인하세요.
9가지 동적 순서도의 장점
플로차트를 사용하면 워크플로를 다이어그램화하고, 조직을 위한 맵을 만들고, 정보를 쉽게 전달할 수 있습니다. 시각적 학습자가 아닌 사람에게도 플로차트는 효율성을 높이는 데 매우 유용한 도구가 될 수 있습니다. 다음은 몇 가지 주요 플로차트의 장점입니다.
명확성 구축
플로차트는 복잡한 일련의 단계를 시각적으로 이해하기 쉬운 형식으로 정리하는 데 매우 유용합니다. 정보를 순서도로 형식화하면 정의된 프로세스를 명확하게 파악하고 모든 것을 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
특히 순서도는 간단한 단계별 시각화를 통해 명확성을 높입니다. 지도 위에 방향 화살표, 작업 명령, 따라야 할 경로로 정보를 정리하면 누구나 순서도를 사용하여 원하는 목표에 도달할 수 있습니다.
프로세스의 단계뿐만 아니라 다양한 결과와 최종 결과를 명확히 하는 것은 팀이 하나의 목표에 집중하고 이를 달성하기 위한 최선의 방법을 찾는 데 매우 유용합니다. 플로차트는 이러한 정보를 하나의 문서에 모아 접근하기 쉽고 간결하게 만듭니다. 단일 정보 소스를 제공하는 것은 팀 내에서 명확성을 높이고 공동의 이해를 돕는 또 다른 이유입니다.
특정 단계를 식별하는 데 도움
플로차트의 가장 큰 장점 중 하나는 고객 여정 맵과 마찬가지로 프로세스를 개별 단계로 세분화할 수 있다는 점입니다. 이는 팀 관점에서 더 큰 워크플로 또는 경험에 들어가는 각 특정 단계를 이해하는 데 도움이 됩니다. 이 프로세스는 초기 트리거로 시작하여 작업의 완료 과정을 강조하는 여러 개별 단계로 세분화됩니다. 단계가 세분화되고 방향이 식별되어 있어 선형적인 방식으로 따라가면 가장 효율적인 경로로 작업을 완료할 수 있습니다.
이러한 단계를 세분화하면 실제로는 개별 단계로 진행되어야 함에도 불구하고 레이더망에 포착되지 않거나 한데 묶여 있었을 수 있는 단계를 강조할 수 있습니다. 작업을 별개의 단계로 분리하면 해당 작업과 관련된 구체적인 목표와 각 단계의 원하는 결과를 식별하는 데 도움이 됩니다.
프로세스를 순서도에 매핑하면 프로세스에서 가장 중요한 단계를 식별하고 시각적 보조 도구 없이는 발견하기 어려운 사항을 발견하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 장애물이 발생하기 전에 가능한 장애물과 최적화 전략을 파악할 수 있습니다.
복잡한 프로세스 개요
프로세스의 특정 단계를 식별하는 것과 마찬가지로 순서도는 주로 복잡한 프로세스의 윤곽을 잡고 더 단순하게 만드는 데 사용됩니다. 이는 특정 단계보다는 연결 방식과 더 관련이 있습니다.
순서도는 프로세스 내에서 방향성 있는 흐름을 만드는 데 중점을 둡니다. 플로차트는 이 여정을 단순하고 예측 가능하며 최적화하기 위한 것으로, 일련의 단계와 작업을 거쳐 결국에는 B 지점까지 진행하게 됩니다. 플로차트는 복잡해 보이는 프로세스를 모든 단계에 방향을 제시하는 방식으로 구성하여 사람들이 프로세스를 쉽게 따라가면서 성공적인 결과를 얻을 수 있도록 도와줍니다.
프로세스를 간소화하는 것은 여러 가지 이유로 매우 중요하지만, 무엇보다도 복잡한 작업을 훨씬 쉽게 전달할 수 있기 때문입니다. 팀 간, 그리고 신입 직원에게 업무를 전달하면 팀 간 협업이 매우 원활해져 모두의 효율성에 영향을 미칠 수 있습니다.
신속한 아이디어 전달
위에서 설명한 것처럼 플로차트를 사용하면 아이디어를 매우 쉽게 빠르게 전달할 수 있습니다. 플로우차트를 사용하면 전체 흐름을 설명하고 글머리 기호 목록에 나열하는 대신 워크플로의 모든 단계를 시각화하여 누구나 컨텍스트와 지침을 얻기 위해 액세스할 수 있는 살아있는 문서를 만들 수 있습니다.
플로차트는 사람들이 간편한 시각적 보조 자료를 참조하여 프로세스, 단계 및 방향을 즉시 전달할 수 있는 포럼을 만듭니다. 이 도구를 사용하면 플로차트에 참조된 아이디어를 매우 쉽게 전달할 수 있으며, 사람들이 목표를 가장 잘 달성하는 방법에 대한 대화를 시작할 수 있는 기준점을 제공합니다.
또한 플로차트를 사용하면 신입 사원이 개념이나 작업에 뛰어들기 전에 거시적인 수준의 간단한 이해를 즉시 얻을 수 있습니다. 복잡한 과제를 매크로 및 마이크로 수준의 정보 샘플로 세분화하여 원활한 온보딩 프로세스에 활용할 수 있습니다.
팀 노력 조정
플로차트가 이해하기 쉬운 방식으로 아이디어를 전달하는 것과 마찬가지로, 특정 위치에 초점을 맞추는 데도 도움이 됩니다. 예를 들어 고객 지원 흐름도에서 최종 목표에 도달하기 위해 따라야 하는 매우 구체적인 세 단계가 있다면 팀은 이 세 단계를 달성하는 데 노력을 집중할 것입니다. 이전 반복에서는 한두 개를 맞출 수 있었지만 이제는 세 개를 모두 맞추는 데 집중할 수 있습니다.
워크플로를 시각화하는 것은 플로차트가 유용한 이유 중 매우 중요한 부분이며, 시각적 지원을 통해 팀은 프로젝트의 요구 사항을 살펴보고 가장 시급한 항목이 무엇인지 즉시 파악할 수 있습니다.
특히 프로젝트 관리자의 경우, 플로차트를 사용하여 향후 스프린트를 미리 계획하고 개발팀을 위한 관리 가능한 흐름을 만들 수 있다면 매우 유용하며 우선순위를 정해야 하는 부담을 줄일 수 있습니다. 단계의 우선순위를 정할 때 팀의 노력을 조정하는 것은 매우 중요하며, 그렇게 할 수 있다는 것은 플로차트의 여러 장점 중 또 다른 중요한 부분입니다.
효율성 향상 및 비효율성 제거
플로차트는 프로세스에서 가장 중요한 단계를 개략적으로 보여줄 때 두 가지 큰 목적을 달성할 수 있습니다. 이를 통해 팀은 해당 단계에 집중하고 효율성을 높일 수 있으며, 비효율적이고 낭비되는 영역을 파악할 수 있습니다.
플로차트는 프로세스에서 필요한 모든 단계를 나열함으로써 프로젝트 완료에 필수적인 항목에만 집중할 수 있습니다. 외부 요인에 관계없이 이러한 항목은 반드시 필요합니다. 이를 통해 팀은 팀 간 이동에 가장 적합한 방법에 집중하고 최대한 효율적으로 주기를 완료할 수 있습니다.
또한 이러한 모든 단계가 나열되면 팀이 플로차트를 구현하기 전에 수행했을 수 있는 작업을 노출하는 데 도움이 됩니다. 이러한 관행은 전반적인 효율성을 떨어뜨릴 수 있으며, 그 효과에 따라서는 완전히 흠집을 낼 수도 있습니다.
명확한 문서 작성
플로차트 템플릿을 사용하면 특정 프로세스에 대한 명확한 문서화를 제공하기 때문에 어떤 사람들에게는 유용합니다. 프로세스가 어떻게 작동하는지에 대한 세부 사항을 이해하는 것이 모든 사람에게 가장 중요한 것은 아닐 수 있지만, 이를 명확하게 문서화하면 이러한 정보를 배포하고 전달하는 데 매우 유용할 수 있습니다.
예를 들어 디지털 순서도는 채용, 온보딩, 헬스케어에 사용되어 내부 및 외부에서 프로세스를 문서화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 순서도는 해당 서비스를 이용하는 모든 사람이 액세스할 수 있으며 향후 수년간 가치를 제공할 수 있습니다.
디지털 트랜스포메이션의 일환으로 많은 기업들이 점점 더 많은 문서를 템플릿에 저장하고 더 많은 프로세스를 문서화해야 하는 시기로 접어들고 있습니다. 순서도는 프로세스를 시각적으로 문서화하고 모든 사람이 사용할 수 있도록 저장하는 현대적인 방법의 좋은 예입니다.
또한 디지털 순서도는 종이를 절약하고 많은 사람들이 보다 효율적으로 문서화할 수 있도록 도와줍니다. 일부 산업에서는 접근 가능한 문서가 매우 중요할 수 있으며, 이는 플로차트의 장점 목록에 중요한 추가 사항입니다.
문제 해결에 도움
플로차트는 널리 사용되는 커뮤니케이션 및 문서화 도구이지만, 문제 해결을 위한 훌륭한 도구로도 사용할 수 있습니다.
순서도는 시퀀스를 여러 부분으로 나누고 각 부분별로 쉽게 정의할 수 있도록 하여 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 프로세스를 필수 요소로 세분화하여 문서화하면 누락된 부분, 낭비되는 부분, 가장 중요한 단계 등 효과적인 문제 해결에 필요한 모든 것을 파악하는 데 도움이 됩니다. 프로세스의 여러 단계를 강조 표시할 때 사람들은 문제가 발생하는 부분을 쉽게 파악하고 해당 특정 영역에 집중하여 문제를 해결할 수 있습니다.
또한 각 단계마다 구체적인 방향이 정해져 있으므로 논리적인 경로가 없는 공허한 문제가 발생하지 않습니다. 모든 것이 최종 목표와 연결되어 있으므로 솔루션에 대한 명확한 경로가 항상 존재합니다. 문제의 근본 원인을 이해하는 것은 솔루션을 개발하는 것만큼이나 중요하며, 플로차트를 사용하면 실제 문제를 훨씬 쉽게 추적하고 격리할 수 있습니다.
자동화 사용
어떤 경우에는 워크플로우가 충분히 예측 가능하고 반복적이어서 작업 자동화가 용이할 수 있습니다. 작업 자동화를 용이하게 하려면 견고한 플로차트를 만드는 것이 필수적이며, 이러한 경우 프로그램은 단계를 따라 이전 결과를 기반으로 트리거를 활성화할 수 있습니다. 플로차트에 잘 매핑되는 워크플로는 해석이 필요 없기 때문에 자동화에 적합합니다. 예/아니요 명령으로 선형 단계를 매핑하면 프로그램에서 고객 응답을 해석할 필요 없이 이러한 작업을 쉽게 완료할 수 있습니다.
이에 대한 완벽한 예는 이메일 캠페인에서 찾을 수 있습니다. 일련의 드립 이메일 캠페인을 만들 때는 특정 연락처 목록에 특정 순서로 전송되는 여러 개의 첨부 이메일을 수동으로 생성하는 것으로 시작합니다. 그런 다음 고객의 반응, 제품과의 상호 작용 또는 관심 부족에 따라 수신하는 이메일을 변경하고 개인 담당자에게 커뮤니케이션을 전달할 수 있습니다. 이메일 소프트웨어는 자동화된 캠페인을 보낼 때마다 이 순서도를 따르며, 효과적인 자동화를 만드는 데 필요한 순서도가 어떻게 필요한지 보여줍니다.
자세히 알아보세요: 플로차트 템플릿이란 무엇인가요?
플로차트의 문제점 및 단점
플로차트는 매우 유용할 수 있지만 모든 상황에 완벽하게 적용할 수 있는 것은 아닙니다. 플로차트가 시간을 낭비하고 혼란을 야기하며 전반적으로 팀의 워크플로우에 해가 되는 경우가 있습니다. 아래에서는 플로차트 템플릿을 사용할 때 발생할 수 있는 몇 가지 문제와 단점을 간략하게 설명했습니다.
플로차트는 시간이 걸립니다
플로차트는 반복적인 프로세스와 정보 전달에 필요한 시간을 절약하는 데 도움이 되지만, 처음 만들 때는 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 특히 여러 단계로 구성된 다이어그램의 경우 순서도를 만들 때는 신중하게 구성해야 합니다. 이 과정은 시간이 오래 걸리고 여러 번 수정해야 하므로 일부 사람들은 급하게 순서도를 만들지 못할 수도 있습니다.
특히 다이어그램을 통해 먼 미래에 가치를 얻을 수 있는 프로세스의 경우 시간이 더 걸린다고 해서 플로차트를 만들지 않을 이유는 없지만, 시간이 촉박하다면 플로차트를 만드는 것이 노력을 집중하는 데 가장 유리하지 않을 수 있습니다.
선형 경험만 계정
플로우차트를 작성할 시간이 있더라도 흐름에 고유한 작업이 많이 필요한 경우 플로우차트가 모든 단계를 설명하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 순서도는 선형적이고 반복 가능하며 단계적인 흐름을 다이어그램화할 때 가장 효과적입니다. 즉, 자주 반복되거나 고유한 동작이 필요하고 익숙한 순서를 따르지 않는 흐름을 만들면 시각화하기 어려울 수 있습니다.
복잡한 흐름은 플로차트로 설명하기 어려울 뿐만 아니라, 플로차트를 만들 수 있다고 해도 너무 지저분해져서 도움이 되지 않을 수도 있습니다. 따라갈 수 없는 다이어그램을 만드는 것은 시간 낭비이며, 나중에 반복 작업을 할 때 사용할 수 있는 버전을 경영진에게 남겨주지 않습니다. 이 때문에 플로차트는 설명할 수 있고 효과적으로 다이어그램화할 수 있는 항목에 제한이 있습니다.
재정렬하기 어려움
아이디어 스케일 화이트보드와 같이 플로차트를 만드는 데 도움이 되는 좋은 소프트웨어 프로그램이 많이 있지만, 이러한 강력한 작성 도구가 있더라도 플로차트를 편집하는 것은 어려울 수 있습니다. 특히 새로운 단계를 설명하기 위해 다이어그램을 재정렬하거나 레이어를 제거하거나 새로운 엔드포인트를 제공하려고 할 때 플로차트를 재정렬하는 것은 어려운 일이 될 수 있습니다. 주어진 도구에 대한 전문가가 아닌 경우, 다이어그램을 편집하고 유지 관리하는 것은 심각한 단점이 될 수 있습니다.
약간의 진입 장벽
앞서 설명한 것과 마찬가지로 플로차트는 고유한 플로차트 기호를 사용하기 때문에 진입 장벽이 다소 높습니다. 모든 사람이 순서도 기호와 그 기호가 나타내는 내용, 그리고 그 사이의 뉘앙스를 이해하는 데 전문가가 되는 것은 아닙니다. 플로차트를 만들고 이해하는 데는 일정 수준의 전문 지식이 필요하기 때문에 플로차트를 구현하려는 팀에게는 불리하게 작용할 수 있습니다.
예를 들어 신입사원을 위한 온보딩 순서도를 만들고 싶지만 신입사원이 순서도 기호를 읽고 인식하는 방법을 이해하지 못한다면 효과적으로 정보를 전달하기가 매우 어려울 것입니다. 즉, 신규 사용자가 더 읽기 쉽도록 언제든지 플로차트를 편집할 수 있으며, 이는 온보딩 절차 중에 구현할 때 가장 좋은 방법입니다.
자세히 알아보기: 다양한 순서도 예시
결론
모든 상황에 플로차트가 필요한 것은 아니지만 올바르게 적용하면 매우 유용할 수 있습니다. 플로차트는 다용도성, 단순성, 시각적으로 정보를 전달하는 능력으로 인해 모든 팀에서 가장 인기 있는 템플릿 중 하나이며, 이러한 플로차트의 장점을 통해 플로차트가 왜 그렇게 유용한지 명확히 알 수 있었기를 바랍니다. 나만의 플로차트를 만드는 방법에 대해 자세히 알아보려면 아이디어스케일 화이트보드를 확인하세요.
