組織
ニューヨーク大学（NYU）は、ニューヨークに本部を置く私立の非営利研究大学である。. 1831年に創立されたニューヨーク大学には、37人のノーベル賞受賞者、30人以上のピューリッツァー賞受賞者、30人以上のアカデミー賞受賞者、数百人の全米科学アカデミー会員が在籍している。
大学上院は、学部長、副学長、終身在職教員、正規契約教員、学生、上級職員、事務管理評議会（全学で4,000人以上の管理職を代表）の6つの異なるキャンパスセグメントを代表する137人の投票権を持つメンバーで構成されています。
チャレンジ
ニューヨーク大学のアドミニストレイティブ・マネジメント・カウンシル（AMC）は、革新的なアイデアを特定し、実行に移し、積極的に問題に取り組み、指導者、教職員間の協力文化を醸成することを目的としている。 AMCの執行委員会は、メンバーたちが名門大学の未来を切り開くための素晴らしいアイデアを持っていることは知っていたが、大規模なコラボレーションを妨げている多くの問題を認識していた。
まず、4,000人以上のグループから実際のフィードバックを集めることは、会場の収容人数の制限から不可能に近かった。 「良いアイデアはたくさんあったが、必ずしも対処できていない問題もあった。 前AMC委員長でマイケル・マコウ副プロボースト補佐はこう述べた。 代わりにオンラインでアイデアを共有する場合、貢献、レビュー、実行のための正式なプロセスが欠如しているため、混沌とした環境が生まれ、明るいアイデアが失われることになる。
さらに、AMCの選出委員会は、選出された代表であるかどうか、年功序列であるかどうか、あるいは人前で話すことが得意であるかどうかにかかわらず、従業員がフィードバックやアイデアの共有に参加できるようにすることに重点を置いていた。 投稿者の多くは、大勢の前で話すことには抵抗があったが、バーチャルの場ではフィードバックを分かち合うと表明した。
ソリューション
ニューヨーク大学の行政管理評議会は、クラウドソーシングとアイデア管理プラットフォームであるIdeaScaleを導入した。 AMCは、以前にも他の知識共有プラットフォームを使ってアイデアを共有し、構築したことがあったが、IdeaScaleを利用したのは以下の理由からである。 彼らは、自分たちのブランドガイドラインに合わせてサイトをカスタマイズしながらも、アイデア、投票、その他の透明性のあるデータを簡単に公開（または匿名）で収集できる、目的に応じたクラウドソーシング機能を求めていた。 彼らは自分たちのコミュニティをオープンAMCと呼んでいた。
マイケル・マッコーは、IdeaScaleに乗り換えたことについて、次のように語っている。この組織を、フィードバックや考え、参加に対してもっとオープンにするにはどうしたらいいかということです。そのためにさまざまなツールを試したが、最終的にIdeaScaleにたどり着いた。”
結果
これらのアイデアは、AMC全体の今後の課題やプロジェクトを形作るものだった。 これまでのOpenAMCの成果は以下の通り：
- 新たな政策やプログラムを模索し、長年にわたるものを改善する：
- PTOを必要とする大学職員に病気休暇を寄付する PTOを必要とする大学職員に病気休暇を寄付する新しいプログラムの検討。このアイデアは、病気休暇の買い戻しプロセスの改善として始まったが、地域社会への貢献というアイデアに変わり、同様のプログラムを実施している機関の情報やベストプラクティスを他の人が共有した。
- 授業料減免規定の 授業料免除ポリシーの見直し
- 新しい学事暦のさまざまな提案の潜在的な影響について、教員、職員、学生の多様な視点を把握する。 新しい学事暦に関するさまざまな提案の潜在的な影響について.
- 新しいタスクフォースと委員会の創設
- 反人種主義タスクフォース 反人種差別タスクフォースの結成スタッフはこの場で、人種的偏見に関する経験を共有し、これらの問題に対処するための具体的な行動を提案した。
- 研究データと評価のベストプラクティスをめぐる新しい委員会.
- 参加者の増加：
- OpenAMCを立ち上げて以来、行政管理審議会は、審議会の出席者が著しく増加していることに気づいた。 (約100名から200名へと倍増した）。
- ギャップを埋める：
- マーティン・ルーサー・キング・ジュニア牧師にインスパイアされた模範的な仕事をした管理者やスタッフを表彰する新しい賞を創設する。 そして、彼の努力を前進させる。 これは、教職員と学生を対象とした既存の賞を補完するものである。
- 学長候補者探しで貴重な意見を収集. オープンAMCでは、他の評議会からも意見を聞くことができ、大学コミュニティが新学長に対する優先事項や期待を表明することができた。
- このプラットフォームの成功は、リアルタイム・コミュニケーション・ツールとしての拡大につながった。 現在では、リーダーシップが “脈拍チェック “として利用している。として利用され、従業員の満足度やキャンパス内の感情について洞察を深めている。
オープンAMCのベストプラクティスと成功へのロードマップ：
オープンAMCは、話題作りとエンゲージメントを促進するために、以下のような統合マーケティング・キャンペーンを実施した：
- 待望されていたダイバーシティ＆インクルージョンの取り組みと並行して公に発表する。
- その時一番のアイデアを強調した立ち上げメールを送り、人々がこの問題について意見を述べるために署名したため、すぐに多くの支持と議論が集まった。
- ライブ・イベントに参加し、メンバーにOpenAMCコミュニティにサインインしてもらい、水筒や傘などのAMCブランドの「スワッグ」と引き換えに、アイデアについて意見を述べたり、自分のアイデアを投稿してもらう。
- AMCリーダーシップのEメールの署名欄にコミュニティへのリンクを含める。
- 最後に、すべてのアドミニストレーターは、アイデアとその進捗状況が報告される月例ミーティングに参加するよう、常に注意を喚起されている。
オープンAMCの戦略的立ち上げから数年、コミュニティは参加を促進し、信頼性を築き続けてきた。 オープンAMCの参加者は、プラットフォームへのアイデアの提出から、評価、リーダーシップの対応や反応まで、アイデアのライフサイクルを見ることができる。 リーダーシップがプロセスの構造について透明で継続的なコミュニケーションをとっているため、投稿者はアイデアを投稿する際の手順を明確に知ることができる。 さらに重要なのは、自分たちのアイデアが重要であり、実行に移されることを知っていることだ。
OpenAMCは、NYUの管理者コミュニティが大学内でより積極的な発言力を持つことを可能にし、今後もプロセスやサービスを改善するための新たな機会を見つけ続けていきます。
