組織図の利点

組織図は、企業の構造を図式化したものである。 企業は組織図を用いてその構造を明確にし、全従業員がそれを理解できるようにする。 これらの表は、会社の全従業員が自分の仕事、直属の上司、責任、説明責任を理解するのに役立つ。 この記事では、組織図の利点について説明する。

組織図の利点

組織図にはさまざまな種類がある。 御社のニーズに合ったものを見つけることが重要です。 チャートは瞬時に古くなってしまうので、定期的に更新することも同様に重要だ。 会社の複雑さにかかわらず、組織図はダイナミックで生きた文書であるべきだ。

以下に、チームにとっての組織図の利点について説明する：

1.各従業員は自分の役割を確認できる

組織図によって、新入社員は会社での自分の立場や役割、報告先などをすぐに知ることができる。 例えば、新入社員が入社する際、直属の上司は入社時から知っているかもしれない。 とはいえ、チーム内外の全員に会ったわけではない。

会議中に同僚が、”Aについてはジェームズと話した。 新入社員は、この人たちは誰なんだろう？ 同じ部署ですか？ 彼らの肩書きは？ 等々。

そこで組織図の出番となる。 新入社員が組織図を持っていれば、これらすべての質問に対する答えを得ることができる。

2.組織図には多くの情報が含まれている

あなたが新入社員だとすると、会社の人事システムでグラフィック図を見れば、それぞれの名前、役職、報告のつながりをすぐに見ることができる。

組織図に連絡先を記載している企業もある。 従業員が報告構造を学ぶためにこれを調べれば、適切な担当者と対話するために必要な情報を得ることができる。

ビジネスにおける自分の立場と命令系統を理解している新入社員は、自分の職務を習得することに集中できる。 連絡先などの基本的な情報を検索する場合、従業員はすぐにフォローアップする意欲を失ってしまうかもしれない。

加えて、組織図は単に新入社員のためだけのものではない。 入社日や昇進の履歴がわかる機能を備えた組織図があることは極めて重要である。 従業員は、同僚が昇進していくのを見れば、自分も昇進できると感じる傾向が強い。 昇進のチャンスがないため、従業員が退職することが多い。 もしあなたの会社のオーナーが従業員の成長に高い価値を置いているならば、組織図は既存の従業員にそれを示すことができる。

3.コミュニケーションと情報の流れを改善

組織図があれば、従業員は問題や問い合わせを解決するために、誰に報告し、誰に連絡すればよいかをすぐに知ることができる。 組織内のシームレスな情報の流れは、意思決定のスピードアップに役立つ。 明確に定義された組織図は、部門間のコミュニケーションを促進し、会社全体の効率を高めます。 これは、複数の部門を持つ大企業では特に当てはまる。

強靭な企業は、パンデミック時にスマートテクノロジーを活用し、革新的な協力方法を開発した。 物理的に同じ場所にいないチームは、効果的なコミュニケーションをとることが難しくなるかもしれない。 従業員や部門管理者が24時間いつでもアクセスできるデジタル組織図は、特にリモートで働くチームにとって不可欠だ。

4.従業員のモチベーションを高める

よく設計された組織図は、キャリアアップや昇進のロードマップとしても役立つ。 そのため、企業はエントリーレベルの人材に優れたキャリアパスを提供することができる。

例えば、エントリーレベルのマーケティング・アシスタントは、組織図から、マーケティング・エキスパート、ソーシャルメディア・マーケター、デジタル・マーケティング・スーパーバイザー、マーケティング・マネージャー、そして最終的にはマーケティング・ディレクターへと昇進できることがわかるかもしれない。 このような観点から会社のチャートを見ることは、組織内でキャリアアップできることを知りたがっている従業員にとって、素晴らしいモチベーションになるかもしれない。

5.作業量管理の補助

よく管理された組織図は、人々のタスクを視覚化しやすくする。 これは、管理職が何人の従業員を監督しているか、場合によっては何部門を監督しているかを示しているため、管理職の責任を評価するのに特に適している。

さらに詳しく組織構造と組織図の比較

巻末資料

企業にとって組織図には多くの利点がある。 従業員が組織構造を理解し、自分の責任を学ぶことを容易にする。 組織図を最大限に活用するためには、陳腐化しないように定期的に更新することが不可欠である。