ワークフローの自動化とは？
ワークフローの自動化とは、既存のワークフロー・ルールに基づくプロセスの設計、実装、自動化と定義される。 自動化によって、人間のタスク、データ、またはファイルは、事前に定義されたビジネス標準に従って、人やコンピュータの間でルーティングされる。
手作業を、プロセスのすべてまたは一部を自動化するソフトウェアに置き換えることで、プロセスを改善する。 これは、ローコード、ドラッグ＆ドロップ機能、ユーザーフレンドリーなUIを含むソフトウェアによって達成される。
ワークフローとは何かを知りたければ、この記事を読んでほしい。 この記事では、ワークフローの自動化、その種類、利点、ユースケース、そしてソフトウェアを使って自動化されたワークフローを構築する方法について説明する。
ワークフロー自動化の種類
ワークフローの自動化には、ビジネス・プロセス・ワークフローとロボット・プロセス・ワークフローの2種類がある。
ビジネス・プロセス・オートメーション
ビジネスプロセス管理アプローチ（BPM）は、企業が消費者に最高のサービスを提供するためのオペレーションを構築する方法である。 ミッションクリティカルなビジネス目標を達成するために、ビジネスプロセスのワークフローをより効率的に推進します。
ワークフロー自動化ソフトウェアは、ビジネスプロセスのワークフローを自動化し、これまで手作業で行っていた業務を最適化します。 例えば、エクセルのオートフィルやマクロ機能は、プロセス自動化の初期の例である。
ロボティック・プロセス・オートメーション
今日、ロボットによるプロセスを自動化するソフトウェア（ロボティック・プロセス・オートメーションまたはRPAとして知られている）がある。 ロボットが人間と同様の作業を行うために設計された。
ボットは、処理の問題を解決するために最も関連性の高い情報を検出し、推奨することができます。 また、ヘルプデスクへの問い合わせ、ログイン認証、処理の問題にも対応する。 さらに、ITや他の分野と連携して事務処理をサポートすることもできる。
ワークフローの自動化は、何百年もの間実践されてきたことの技術的名称である。 産業革命の時代には、組立ライン、製造業、農業がRPAプロセスを採用した最初の産業だった。 しかし、これらはソフトウェアベースではなく、機械ベースだった。
ワークフロー・オートメーションはなぜ使われるのか？
ワークフローを自動化することで、人が手作業で行っていた業務を大幅に改善することができる。 ワークフローの自動化は、以下のような増加をもたらす：
- 効率性
- 生産性
- 精度
- 説明責任
- 仕事の満足度
詳細はこちら
ワークフローエンジンとは？
ワークフロー自動化の使用例
ほとんどのワークフローは自動化の恩恵を受けることができる。 例えば、すべてのチームメンバーの承認手続きや、人事のための従業員入社書類を作成し、自動化することができる。
ワークフロー自動化ソフトウェアは、ほとんどの産業分野で見かけることができる：
製造業
ワークフローの自動化は、製造業の状況を一変させた。 供給や企業構造の変化を調整する。 製造業は、購買要求、契約管理交換、市場投入製品開発プロジェクトを自動化できる。
冗長性を排除し、品質管理の問題を減らし、調達、予算、サプライチェーンの承認、サイクルタイムを短縮する。
ファイナンス
自動化により、支払いの一貫性が向上し、コンプライアンス義務が軽減され、予測と収益回収の精度が向上する。
マーケティング
マーケティング・オペレーション・プロセス（MOPS）は、マーケティング・キャンペーン、顧客とのコミュニケーション・チャネル、KPIのモニタリング、市場分析にワークフロー・オートメーションを使用します。
売上高
ワークフロー管理は、顧客関係管理（CRM）ソフトウェアの機能でもある。 顧客サービス、書類記入、部門間の連携を効率化する。 例えばCRMでは、顧客が書類への署名や情報の入力など、特定のアクションを完了すると、承認フローのアラートが自動化され、内部ダッシュボードが更新される。
システム管理
ITaaS（IT as a Service）は、企業向けにマネージドクラウドサービスを提供するソフトウェアモデルであり、ワークフロープログラミングを含む。
ワークフロー自動化ソフトウェアは、企業ネットワークの構成、実装、および管理のための集中制御を実装します。
ITオペレーション
ワークフローの自動化は、販売、財務、法務、管理チームなど、多くの部門全体でネットワークユーザーの管理を支援します。 この自動化は、社内のネットワーク運用に有益である。
ワークフローを自動化する方法
ワークフローの自動化計画を実行するための5つのステップを以下に示す。
反復プロセスを特定する
まず、あなたのビジネスにおける反復的でマニュアル化されたプロセスを把握する。 そして、オペレーションを担当する従業員を巻き込み、彼らの意見を検討する。
目標を明確にする
その後、特定のタスクを自動化することで得られるメリットを明確にし、担当社員に伝える。 例えば、ROIの向上、サイクルタイムの改善、チームの効率化などが目標になります。
チームを鍛える
すべてのイニシアチブの最も重要な部分は、成功裏に実施することである。 同様に、ワークフロー自動化の成功は、それを管理する担当者のトレーニングと意欲にかかっている。 したがって、彼らからのフィードバックを明確に促し、プロセス・オーナーに目標と利益を伝える。
ワークフローの設計
ワークフロー管理ツールでプロセスを構築する。 フォームを作成し、ワークフローを定義し、各ステップと関係者に権限とルールを割り当てます。
KPIとROIの測定
最後に、実施後の数字を評価し、過去の結果と比較することが不可欠である。 この分析は、目標を達成できたか否かを判断するのに役立つ。
詳細はこちら ワークフロー・プロセスとは？
ワークフロー自動化ソフトウェアを使用してワークフローを自動化する方法
ワークフローを自動化するには、ワークフローのプロセスを把握する必要がある。 オンライン・ホワイトボードの使い方を理解すれば、ワークフロー・プロセスの作成は簡単だ。 ワークフロー図を作成するための優れたツールであり、チーム全体を取り込み、コラボレーションの環境を育むことができる。
企業のワークフローを自動化するのは難しいことではない。 実際、ワークフローを自動化し、グラフィカルに計画・構築して、現在のプロセスを模倣したり、改善したりすることができる。 ドラッグ＆ドロップのインターフェイスを使って、タスクを追加したり整理したりできます。
プロセスは静的に示され、すべての関係者によって正確さが評価される。 静的設計が完了したら、フォーム、タスク、受信者、アラート／通知を含む実際のプロセスの開発が始まる。
ワークフロー自動化ソフトウェア
ワークフローの自動化に最適なソフトウェアには、Process Maker、Integrify、Kissflow、Flokzu、Comindware Tracker、Nintexなどがある。 通常、ビジネスプロセス管理（BPM）ツール、またはマーケティングオートメーションやCRMなどの広範なソフトウェアパッケージには、ワークフロー自動化ソフトウェアが含まれています。
巻末資料
この記事で、ワークフローの自動化がいかにビジネス全体の効率を向上させる非常に効果的なツールであるかを理解していただけたと思う。 オンライン・ホワイトボードについてもっと知りたい方は、IdeaScale Whiteboardをご覧ください。
