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ワークフローエンジンとは？
ワークフローエンジンとは、一連のタスクを自動化し、事前に定義されたプロセスに基づいてステップ・バイ・ステップで実行するソフトウェアと定義される。 タスクの自動化に加え、ワークフローエンジンは、最も効率的なステップへのアプローチを導くための判断を下すことができるため、従業員の意思決定時間を短縮することができる。 ワークフローエンジンは、これらの機能を定時応答で実行する。
ワークフローエンジンは企業のプロセス管理にどのような革命をもたらしたか
従来、企業はほとんどのワークフローを、プロセス承認のための書類や電子メールを通じて行っていた。 しかし近年、企業はワークフローを自動化するためにワークフロー管理ツールにシフトしている。 このソフトウェアにより、企業はワークフローを自動化してスピードと効率を高め、冗長性を排除して全体的な生産性を向上させることができる。
これらのソフトウェアのほとんどは、ワークフロー・ビルダーを内蔵しており、ユーザーはコードを書くことなくワークフローを構築し、自動化することができる。 ワークフロー・ビルダーは、ユーザーがタスクを順番にスケジュールしたり、フォームのデータに基づいて動的にジョブを割り当てたり、条件や例外などを含めることができます。
ワークフローエンジンは、ワークフロー設計、すなわち、ある段階から次の段階へのタスクの流れ方に基づいてステップを実行する、あらかじめプログラムされたスクリプトです。 基本的に、ワークフローエンジンとは、ジョブをあるステップから次のステップに移動させるソフトウェアに統合されたコードの一部である。
ワークフロー・エンジンは、ワークフローが「どのように」実行されるかについて発言権を持たないことは注目に値する。 その代わり、設計に従ってタスクを実行する。
ワークフローエンジンの主な機能
ワークフローエンジンにより、従業員は手作業による反復作業を減らすことができます。 利用可能なソフトウェアのほとんどは、これらの機能の一部またはすべてを含んでいる：
- ローコード構成
- ビジュアルデザイナーによる管理
- ドラッグ＆ドロップのビジュアルワークフロービルダー
- バージョン管理
- ユーザー認証によるアクセス制御
- コードベースの開発者フレンドリーなカスタマイズ
- プロセスライフサイクルの長期化をサポート
詳細はこちらワークフロー・プロセスとは？
ワークフローエンジンの利点
適切なワークフローエンジンは、各タスクに完全な透明性を提供し、全員が自分の仕事に対して責任を持つことを簡単にします。 以下は、ワークフローエンジンの付加価値である、
シームレスなデータの流れ
ワークフローエンジンにより、データ、ドキュメント、タスク、イベントが調和して流れる。
視認性の向上
各従業員はタスク情報にアクセスできるため、時間内にタスクを達成することが容易になる。
ボトルネックの削減
ワークフローエンジンでは、各タスクやプロセスが透明化されているため、冗長性を迅速に特定し、排除することができます。
効率向上とコスト削減
ワークフローエンジンは、電子メール、文書、メモといった従来のシステムを大幅に削減します。 したがって、データを失うことなく、コストとリソースを節約することができる。
使用例
以下は、ワークフローエンジンの最も一般的な使用例である：
オンボーディング
ブランドン・ホール・グループの調査によると、オンボーディング・プロセスがしっかりしている企業は、従業員の定着率が82％高く、生産性が70％高い。
さらに、約58％の組織が従業員の入社手続きを手作業に頼っており、その結果、従業員の体験は断片的でフラストレーションのたまるものになっている。
従って、組織は、ワークエンジンを使って、管理的なオンボーディング・プロセスではなく、戦略的なオンボーディング・プロセスを開発することができる。
承認プロセス
従来、手作業による承認プロセスには多大なコストがかかっていた。 例を挙げると、Centre for Advanced Procurement Strategyのデータによれば、発注書1件あたりに発生する平均コストは、業種にもよるが、50ドルから1,000ドルである。
ワークフローエンジンを使えば、自動化によってこれらのコストを大幅に削減できる。 例えば、自動承認プロセスは次のようになる：
- 従業員が購入リクエストを提出
- 承認リクエストは自動的にスーパーバイザーに送られます。
- 署名されると、承認は従業員に返送されます。
そのため、従業員は上司の署名を探すのに時間を費やすことなく、リクエストのステータスを簡単に追跡することができる。
さらに詳しくワークフローの自動化
よくある質問
ビジネスルールエンジンとは何か？
ビジネス・ルール・エンジンは、ワークフロー管理ソフトウェアに組み込まれた一連の条件を持っており、指定された条件が満たされた場合にオペレーションを実行する。 これは、特定のパラメーターの範囲内でソフトウェアがどのように機能すべきかという基準を設定するものである。
以下は、eコマースサイトがその決済ゲートウェイにルールエンジンを適用する方法の例である：
- 購入者が大学在学を証明する有効な書類を持参した場合、商品に20％の学生割引を適用。
ビジネス・ルール・エンジンとワークフロー・エンジンのどちらが必要ですか？
ワークフローを完全に最適化するには、その両方が必要だ。 ワークフローエンジンがチームをつなぎ、日常業務を簡素化します。 ビジネス・ルール・エンジンは、特に複雑なルールを持つ企業にとって、より広範なソリューションの重要な構成要素である。
巻末資料
要約すると、ワークフローの最適化とは、チームのワークフローを合理化し、より少ない労力でより多くの仕事をこなすことである。 さらに、ワークフロー・エンジンは、タスクのトリガーとして重要な役割を果たし、プロセスを確実に進行させる。 また、データの流れを合理化し、チーム全体の可視性を高め、ボトルネックを解消し、コストを削減する。
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