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RACIマトリックスは、プロジェクトの役割と責任を定義し、文書化するためのわかりやすい方法である。 これを使うことで、プロジェクト成功の可能性が大幅に高まる。 RACIは1950年代に “決定権マトリックス “として初めて導入された。 役割と人を考慮した唯一のプロジェクト管理ツールである。 RACIのバリエーションには、RASCI、ARCI、DACIがある。 この記事では、RACIマトリックス、その目的、利点、欠点について説明する。
RACIマトリックスとは何か？
RACIマトリックスは、RACIチャートまたはRACIダイアグラムとも呼ばれ、プロジェクトまたはビジネスプロセス内のタスク、アクティビティ、または成果物に対する役割と責任を定義し、明確にするのに役立つプロジェクト管理および組織ツールと定義される。 RACI」とは、「Responsible（責任ある）」、「Accountable（説明できる）」、「Consulted（相談される）」、「Informed（知らされる）」の頭文字をとったもので、与えられた仕事において、個人やグループが果たしうる4つの重要な役割のことである。
RACIマトリックスにおける各役割の内訳は以下の通り：
- 責任
働いている人たちには責任がある。 タスクを完了させたり、決断を下さなければならない人たちだ。 複数の人が共同で責任を負うこともできる。
- 説明責任
タスク、目的、または決定が完了したら、個人がサインオフまたは承認しなければならない。 その人には責任がある。 ただし、複数の人間が責任を負うことはできない。
- 相談
仕事を終えてサインオフする前に、自分の意見や貢献が必要な人が必ずいる。 その人に相談する。 彼らは輪の中にいる積極的な参加者だ。
- インフォームド
進捗状況や決定事項に関する最新情報は、情報を提供される。 このような人々は正式な相談を受けていない。 タスクや意思決定に直接貢献するだけである。 RACIマトリックスを作成するためには、プロジェクトの遂行に関わるすべてのタスクを特定することが不可欠である。 チャートの左側に、これらのタスクを完了すべき順番にリストアップする。
- ステークホルダー
次に、プロジェクトのステークホルダーをすべて特定し、その名前をチャートの一番上にリストアップする。 この後、モデルのセルを埋め、誰が責任、説明責任、協議、情報提供を行うかを知る。 これらの作業が終わったら、RACIマトリックスを作成する最終段階として、利害関係者と共有し、矛盾や曖昧さを解消し、合意を得る。
各ステークホルダーについて、以下の3つの質問をする：
- 一人のステークホルダーに多くのプロジェクトが割り当てられているか？
- ステークホルダーは多くの活動に参加する必要があるか？
- ResponsibleをConsultedに変更することはできますか？
- 各ステークホルダーは、割り当てられた役割に同意しているか？
このような合意が達成された場合は、プロジェクトの憲章と文書にその旨を含めるべきである。
RACIマトリックスの作成
ここでは、RACIマトリックスの作成に役立つ基本的なステップを紹介する：
1.プロジェクトの役割を明確にする
プロジェクトに参加すべき全員を選ぶ。 それは、タスクに取り組んでいるチームメンバーかもしれないし、進捗状況を報告する必要のある利害関係者かもしれない。 従来は、マトリックスの上部に沿って役割の役職を定義していた。 一人の人間が様々な役割を果たす場合、ロールを使うことを好む人もいる。 ただし、複数の人が同じような役割を担っている場合は、その人の名前を明記した方がよい。
2.タスクと成果物の特定
プロジェクトで達成すべきすべてのタスクと成果物をリストアップする。 これらのタスクをすべて、チャートの左端の列に配置する。 実際、チャート上にタスクはいくつあっても構わないが、できるだけ見やすくするために、あまり細かくしすぎないようにしよう。
3.各タスクにRACIを割り当てる
チャート上の各タスクを検討し、それに対して責任と義務を負うべき人や役割を割り当てる。
各タスクには、責任を負う役割や人を1人だけにすべきであるが、すべてのタスクに同じ人が責任を負う必要はない。 また、プロセス全体を通じて、またタスクや成果物の完了後に、誰に相談したり、情報を提供したりすべきかを決める。
4.マトリックスをチームで共有する
チームと話し合う。 マトリックスをチームで共有する。 各自の役割と責任を説明し、周知させる。 タスクや割り当てられた役割の間に潜在的な矛盾や曖昧さがあれば、それを解決するためにフィードバックを求める。
5.マトリクスをステークホルダーと共有する
チームがマトリックスを承認したら、重要な利害関係者と共有してください。 利害関係者の承認を確保し、当該プロジェクトを通じて誰に連絡または相談すべきかを決定する。 これは、今後の期待を管理し、混乱をなくすのに役立つ。
もっと詳しく アイゼンハワー・マトリックスとは？
RACIマトリックス・ルール
いくつかの基本的なガイドラインに忠実であれば、RACIチャートを使った作業も面倒ではなくなります。 RACIチャートが完成したら、それが以下の基準を満たしているかどうかを確認する必要がある：
- 各タスクに少なくとも1人の責任者を配置する。
- RACIチャートに記載されている全員が、概略を説明した役割と責任を認識し、それに同意していることを確認する。 最も重要なのは、そのマトリックスによって、プロジェクトに関するさらなる混乱を解消することだ。
- RACIマトリックスに概説されている責任、成果、決定に注意を払う。 チームミーティングへの出席や状況報告など、一般的すぎる、あるいは事務的すぎる仕事は避けよう。
- 各タスクには、曖昧さのない意思決定を容易にするために、責任を負うべき一人の（そしてたった一人の）当事者が割り当てられている。
- どのチームメンバーも、責任ある仕事を過剰に負担することはない。
- チームの一人ひとりが各タスクの完了に貢献する。
- あなたのマトリックスに、相談される役割や情報を提供される役割が多い場合は、その人たちに情報を提供し続けるための、シンプルで控えめな方法があることを確認してください。 それは、全員がプロジェクト計画にアクセスできるようにして、進捗状況を常に把握できるようにするのと同じくらい簡単なことかもしれない。 組織外の人々をループに巻き込むための優れたオプションだ。
11 RACIマトリックスの利点
RACIマトリックス（Responsibility Assignment Matrix）とも呼ばれるこのマトリックスは、プロジェクトマネジメントや組織計画における貴重なツールである。 プロジェクトやプロセスにおけるチームメンバーの役割と責任を定義し、伝達するのに役立つ。 RACIマトリックスを使用する利点は以下の通りである：
1.明確性とコミュニケーション： 各タスクや活動の責任者、説明責任者、相談相手、情報提供者を明確かつ視覚的に示す。 RACIマトリックスによって提供される透明性は、不確実性や誤った解釈の減少に寄与する。
2.役割の定義： プロジェクトやプロセスに関わるすべての人が、それぞれの役割と期待されることを理解できるようにする。 これにより、説明責任とパフォーマンスを高めることができる。
3.タスクの委任：マトリクスはタスクの委譲に役立ち、責任の割り当てや進捗状況の把握が容易になる。 チームメンバーは、自分が何に責任を負っているのかがわかっているため、期限内にタスクを完了できる可能性が高くなる。
4.時間とリソースの管理：役割と責任を明確に定義することで、RACIマトリックスはチームの時間とリソースの効率的な配分を支援します。 これにより、重複作業や重要なタスクがおろそかになるリスクを減らすことができる。
5.意思決定：各タスクについて、誰に相談したり、知らせたりする必要があるかを特定するのに役立つ。 これは意思決定プロセスにおいて特に重要であり、重要な選択をする際に適切な人々が関与できるようにする。
6.対立の解決：プロジェクトやプロセス内で意見の相違や対立が生じた場合、RACIマトリックスは、最終的な意思決定権を誰が持つかを決定するための参考資料となる。 これにより、より効率的に紛争を解決することができる。
7.目標との整合： RACIマトリクスは、すべてのタスクや活動がプロジェクトや組織の目標に整合していることを確認するために使用することができ、焦点を維持し、目標を達成するのに役立ちます。
8.オンボーディングとトレーニング 新しいチームメンバーや従業員に対して、その役割と責任を明確に示すことができるため、オンボーディングのための貴重なツールです。 さらに、トレーニングや能力開発にも応用できる。
9.リスクの軽減： 責任を明確にすることで、タスクが見落とされたり、おろそかにされたりするリスクを減らし、プロジェクトの遅延や失敗につなげる。
10.コラボレーションの改善：RACIマトリクスは、誰に相談したり情報を提供したりする必要があるかを概説することで、コラボレーションを促進する。 チームメンバー間のチームワークと協調性を促進する。
11.プロセスの改善：時間の経過とともに、プロジェクトが進行し、プロセスが進化するにつれて、RACIマトリクスは、役割と責任の変更を反映するために更新することができる。 これは、継続的なプロセス改善努力をサポートするものである。
まとめると、RACIマトリックスはプロジェクト管理と組織プロセスを強化するための有用なツールである。 明確なコミュニケーション、説明責任、効率的な資源配分を促進し、最終的にプロジェクトの成功とチームワークの向上に貢献する。
RACIマトリックスの利点
プロジェクトを開始する前にRACIマトリックスを作成することには、いくつかの利点がある。 RACIマトリックスの利点は以下の通りである：
- コミュニケーションの合理化： RACIマトリックスを使えば、コミュニケーションを効率化し、適切なタイミングで適切な人を巻き込むことができる。 これは意思決定の迅速化と簡素化に役立つ。
- ステークホルダーの意見を合理化：どのように？ 意見を求めなければならない重要な利害関係者と、情報を提供しなければならない重要な利害関係者を区別することで、フィードバックが遅れる可能性を減らすことができる。 常に最新情報を提供すべき人だけに、最新情報を提供することができる。
- 委任を促進する：RACIマトリックスを事前に作成することで、全員の役割が明確になる。 また、プロジェクトの責任者が明確に定義されており、他の人がアドバイスや質問、フィードバックを求めることができる。
- 期待が明確： プロジェクトに関わる全員が、各タスクを完了する責任者を理解しているため、混乱がない。 また、主要な利害関係者がそれぞれの役割を理解する助けにもなる。
RACIマトリックスの短所
- プロジェクト参加者間の関係をすべて定義するのは容易ではない。
マトリックス責任表は、プロジェクトにおける人々の相互作用を記述するものではない。
- この表は、あくまでも機械的な補助としての役割しか果たしていない。
このチャートは、単に責任を決定するための機械的なツールであり、プロジェクト参加者間の関係を明確に定義するものではない。 権限と責任の関係は一般的な用語で定義されている。 関係の程度や状態を表現するのは簡単ではない。
- 顧客が課す制約が、その有用性を制限するかもしれない。
詳細はこちらアンソフ・マトリックスとは？
RACIチャートはどの程度詳細であるべきか？
時には、RACiチャートをできるだけ詳細に作りたくなることもあるだろう。 それでも、プロジェクトマネジメント協会が推奨する業界のベストプラクティスは、理想的なRACIチャートは8〜10個のプロジェクト活動の間であるべきだというものだ。 これにより、プロジェクトは管理しやすい断片に分割される。 いくつかの異なるアプローチを紹介しよう：
- RACIチャートを使えば、個人をグループや部署にまとめることができるため、関係するすべての人をリストアップしようとするのは間違いではない。 その代わり、部署やグループをリストアップする必要がある。 顧客と接触する責任は誰にあるのか？ マーケティング
- ハイレベルのチャートで部門別の大まかな役割分担がわかるなら、必要な個々の活動については、より具体的なRACIチャートを作成すべきである。 この特別な例では、「顧客との接触」とラベル付けされたRACIは、別の個人グループが関与する8〜10の活動によりきめ細かく分解することができる。
- 複雑な仕事も、期間を区切ることで扱いやすくすることができる。 たとえば、今後2～3週間で完了させる必要のある仕事のRACI表を作成する。 その段階が終わったら、次のやるべきことのグループに移り、ステップ1を繰り返す。
認知科学は、最も知的な人間でさえ、同時に5～7つのことを心に留めておくことしかできないことを証明している。 このため、RACIチャートは覚えやすいものにする必要がある。
さらに詳しくRACIマトリックス対ARPAモデル
