リーダー、ツール、リソースなど、チームを前進させるのに役立つものはたくさんある。 これらはすべてインスピレーションの源であり、効率を高めるのに役立つが、こうした要素以外にもすべてのチームに必要なものがある。 その何かとは、効率的なプロセスである。 チームの力を最大限に引き出すには、効率的なプロセスで運営する必要があり、ワークフローを合理化するのに最適なツールがフローチャート・テンプレートだ。
この記事では、フローチャートテンプレートを定義し、どのような場合に使用するのか、どのように適用するのか、そしてその実装のためのベストプラクティスについて説明する。
フローチャートテンプレートとは？
フローチャートテンプレートは、段階的なプロセスを視覚的に表現したものと定義され、理解力を高め、ユーザーを一連の活動へと導くように設計されている。 矢印で相互接続された明確な図形を利用することで、このツールはシステムやプロジェクト内のワークフローを明確かつ論理的に視覚化します。 必要不可欠なリソースとして、よく練られたフローチャートテンプレートは、複雑なプロセスのコミュニケーションを合理化し、個人が構造化された行動を把握し、それに従うための効率的な手段を提供する。
フローチャートテンプレートの説明
フローチャート・テンプレートは、ビジネス、教育、医療など幅広く活用できる汎用性の高いツールである。 構造化された表現によって複雑なプロセスを単純化し、視覚的な補助として機能する。 フローチャートを効果的に使えば、簡潔な構造を提供し、意思決定を容易にし、着手から達成までの道のりを鮮明に描き出すことができる。
フローチャート・テンプレートの重要な特徴は、単に図形と矢印である。 図形は、プロセスのさまざまな、ステップ、質問、または段階を意味し、矢印は、ユーザーがどのようなルートを取るべきかを示す方向マーカーを意味する。
しかし、図形や矢印を使ったからといって、フローチャートが直線的にしか動かないわけではない。 これらの要素は、方向性の変化、ビジョンの変化、あるいは大幅に異なる仕事を意味するために自由に使うことができる。
フローチャートが情報を伝える方法のひとつは、さまざまな種類の図形を使うことである。 あなたの構造に応じて、異なる形状は、異なるタイプのタスク、開始または停止コマンド、ドキュメントを作成する必要があるかどうか、その他多くのことを意味することができます。
さまざまな図形を使うことで、フローチャートに複雑なレイヤーを追加し、チームに最適な指示を与えることができる。 さらに、異なる色、スタイル、サイズのような他のユニークなデザイン要素を追加して、フローチャートテンプレートにユニークなタッチを加えることができます。 これもまた、フローチャートをユニークで価値あるものにするのに役立つ。
フローチャートは、チームがさまざまなシナリオで使用できる、柔軟で多目的のツールである。 最も一般的な使用例をいくつか紹介しよう：
- プロセスを可視化する。
- プロセス改善のための監査
- プロセスを他人と共有すること。
- プロジェクトを計画する。
- コンピュータのアルゴリズムをマッピングする（一般にUML図として知られている）。
- 最初から最後まで明確なルートを伝えること。
- 複雑な意思決定を単純化する。
これらは、フローチャートがチームにとって非常に役立つ様々なケースの一部であり、ほとんどの場合、複雑なプロセスの可視化やコミュニケーションを中心に展開される。 フローチャートは、それを直線的なステップに分解し、次に何が起こるべきかを明確に示すのに非常に役立つ。
フローチャート・テンプレートがどのような場面で最も活用できるかを理解したところで、フローチャート・テンプレートを使用する際のベストプラクティスと、自分でフローチャートを作成する方法について説明しよう。
もっと詳しくさまざまなフローチャートの例
フローチャートテンプレート ユーザーガイド
フローチャート・テンプレートをうまく構築するには、複数のステップを踏む必要がある。 これらは、線や形を実際に描くこととは直接関係しないが、作成する際のビジョンや目標を構成するのに役立つ。 ここでは、フローチャート・テンプレートをうまく作成するための一般的な手順を紹介する。
トピックの定義
フローチャートのテンプレートを作成する最初のステップは、アウトライン化するトピック全体を理解することです。 状況に応じて、これはワークフロー、サービスプロセス、プロジェクト、その他何でもあり得る。 タイトルはトピックを反映したものでなければならず、その後に続くものはすべてこの傘の下に入ることになる。
パラメータの定義
フローチャートのテンプレートで最も重要なのは、間違いなくパラメータである。 パラメータを正確に定義するためには、以下の質問を考慮する必要がある：
- プロセスのスタートとは？
- プロセスの終わりとは？
- 可能なエンディングは複数あるのですか？
- その間に不可欠なステップはあるか？
- ステップの詳細は？
これらの質問に対する答えは、フローチャートテンプレートの境界線を作るのに役立つはずだ。
詳細をブレインストーミングする
定義されたパラメータの範囲内で、次のステップはマップの詳細をブレインストーミングすることである。 それらを整理せずに、最終目標を達成するために取らなければならないすべてのステップ、行動、方向性を考える。 これらを付箋に記録してから、恒久的なスロットに入れることができる。
フローチャートテンプレートを整理する
すべてのステップをブレインストーミングで決めたら、次はそれを実行に移す番だ。 このステップでは、アイデアを最初から最後まで追跡できるようにプロセスを直線的に整理し、また、異なるステップに異なる意味を表すユニークな形やデザイン要素を加える。
ここで重要なのは、手順と道順が混乱しないよう、地図をできるだけ読みやすくすることだ。
レビューと使用
最後のステップは、フローチャート・テンプレートのレビューと使用である。 必要な人全員が使い方を理解し、すべてが正しく配置されていることに同意していることを確認する。 その後は、それを実行に移すときだ。
さらに詳しくフローチャートの利点
フローチャートテンプレート作成のベストプラクティス
フローチャートテンプレートの作り方を理解することは、テンプレートの作成に役立つが、フローチャートを使うためのベストプラクティスを理解することで、その効率を最大限に引き出すことができる。 フローチャートのテンプレートを作成する際に覚えておくべきヒントをいくつか紹介しよう。
- テンプレートを作る前に、徹底的に計画を立てること：1つのステップでも見逃すとプロセスが狂ってしまうので、すべてを盛り込まなければならない。
- 直線的に： すべてのものが上から下へ、あるいは左から右へと動くようにする。 横方向や周期的な動きを除けば、これが一般的に受け入れられている流れの方向だ。
- 認識可能なデザイン要素を使用する： 図を理解しやすくするため、図形、注記、線は標準化し、一貫性を持たせる。 フローチャートが複雑であったり、多様であったりする場合、キーを実装することは、初めて使用するユーザーにとって有用である。
- 無難な方がいい：通常は、異なる要素を視覚的に区別するために色を使うことを提唱するが、フローチャートでは3色程度にとどめることが重要だ。 こうすることで、似たような仕事や指示に基づいてグループ分けすることができるが、混乱させるほどのバリエーションはない。
- 複数の意見を聞く： 他の共同プロジェクトと同様、フローチャートのテンプレートを作成する際には、あらゆる角度から考慮し、忘れ物がないように、異なる視点を持つ複数の人に相談する必要がある。
結論
プロセスを図式化したり、ワークフローに視覚的な意味を持たせたいのであれば、フローチャート・テンプレートは最適なツールだ。 今すぐIdeaScale Whiteboardでカスタムフローチャートテンプレートを作成しましょう。
