チームはワークスペースのマップを作成するために、さまざまなツールを使っている。 組織図の作成、プロジェクト計画の作成、社内文書の形式化など、あらゆる組織がワークスペースを構築するためにビジュアル・テンプレートを活用している。 こうしたデジタル・テンプレートの中に、フローチャートがある。 フローチャートは様々な用途に使える非常に便利なツールであり、チームのワークフローをマッピングする際に非常に有益である。 この記事では、フローチャートの最も重要な利点を概説し、フローチャートが直面する明確な課題のいくつかに触れる。 フローチャートの様々な用途について学びたい方は、10種類のフローチャート例に関するガイドをご覧ください。
フローチャートの説明
フローチャート・テンプレートは、より大きなプロセスを定義するための一連のステップを直線的に視覚化した図である。 プロセスの異なるステップは異なる形状で示され、それらは正しい方向へユーザーを導くための方向矢印で結ばれる。
フローチャートは伝統的に、迅速な意思決定や反復的な手順の自動化を支援し、ワークフローを文書化するための視覚的な補助として使用される。 フローチャートのさまざまなシンボルや図形は、ユーザーの方向性、行動、結果を明確にするのに役立つ。
フローチャートは、その柔軟性と複雑なワークフローを図式化する能力から、さまざまなタイプの組織で見られる。
フローチャートやその使い方についてもっと知りたい方は、こちらをご覧ください。
9 動的フローチャートの利点
フローチャートを使うことで、ワークフローを図式化し、組織のマップを作成し、情報を簡単に伝えることができる。 視覚学習者でない人にとっても、フローチャートは効率を向上させるために非常に役立つツールになる。 フローチャートの長所をいくつか挙げてみよう。
透明性を高める
フローチャートは、複雑な一連のステップを視覚的に消化しやすい形式に整理するのに非常に優れている。 情報をフローチャートにすることで、定義されたプロセスが明確になり、すべてが理解しやすくなる。
具体的には、フローチャートはシンプルで段階的な視覚化によって明瞭性を高める。 方向矢印、行動命令、たどるべき道筋で情報を地図上に整理することで、誰でもフローチャートを使って目的のゴールに到達することができる。
プロセスのステップだけでなく、さまざまな成果や最終結果を明確にすることは、チームが1つの目標に集中し、それに到達するための最善の方法を見つけるのに非常に役立つ。 フローチャートはこれらの情報を1つの文書にまとめ、アクセスしやすく簡潔なものにする。 単一の情報源を提供することも、明確性を高め、チーム内の共通理解を作るのに役立つ理由のひとつだ。
具体的なステップの特定に役立つ
フローチャートの大きな利点のひとつは、カスタマージャーニーマップと同様に、プロセスを個々のステップに分解するのに役立つことだ。 これはチームの観点から、より大きなワークフローやエクスペリエンスに関わる具体的な各ステップを理解するのに役立つ。 このプロセスは、最初のトリガーから始まり、タスクの完了プロセスを強調する複数の個々のステップに分解される。 つまり、最も効率的なルートで作業を完了させることができる。
これらのステップを分解することで、水面下に潜んでいたかもしれないことや、本当は個別のステップであるべきなのにひとくくりにされていたことが浮き彫りになる。 タスクを明確なステップに分けることで、そのアクションに関連する具体的な目標と、各フェーズで期待される成果を明確にすることができる。
フローチャートにプロセスをマッピングすることで、プロセスにおける最も重要なステップを特定し、視覚的な補助なしでは発見しにくい事柄を掘り起こすことができる。 こうすることで、起こりうる障害や最適化戦略を事前に特定することができる。
複雑なプロセスを概説
プロセスの特定のステップを特定するのと同様に、フローチャートは主に複雑なプロセスを概説し、より単純化するために使用される。 これは具体的なステップというよりも、それらがどのようにつながっているかが重要なのだ。
フローチャートは、プロセス内の方向性のある流れを作ることに重点を置いている。 物事はA地点から始まり、一連のステップとアクションを経て、最終的にB地点へと進む。フローチャートは、この道のりをシンプルに、予測可能に、最適化するためのものだ。 フローチャートは、一見複雑に見えるプロセスを、一つ一つのステップに方向性を与える方法で整理し、人々が簡単にプロセスをたどって成功に導くことができるようにする。
プロセスを単純化することは、さまざまな理由から非常に重要だが、主に複雑な仕事をより簡単に伝えることができるようになる。 チーム間や新入社員へのタスクの伝達は、チーム間のコラボレーションを驚くほどスムーズにし、全員の効率に影響を与える。
アイデアを素早く伝える
上で説明したように、フローチャートを使えば、アイデアを素早く伝えることが驚くほど簡単になる。 フローチャートでは、ワークフロー全体の流れを話したり、箇条書きでリストアップしたりする代わりに、ワークフローのすべてのステップを視覚化し、誰もがコンテキストやガイダンスのためにアクセスできる生きたドキュメントを作成することができます。
フローチャートは、簡単な視覚的補助を参照するだけで、人々がプロセスや手順、指示を即座に伝達できる場を作り出す。 このツールは、フローチャートで言及されたアイデアを伝えることを驚くほど簡単にし、目標を達成するための最善の方法について会話を始めるための参照点を人々に与える。
フローチャートはまた、新入社員がその概念やタスクに飛び込む前に、シンプルでマクロレベルの理解を即座に得ることを可能にする。 複雑な課題をマクロレベル、ミクロレベルの情報サンプルに分解することで、スムーズなオンボーディング・プロセスに活用できる。
チームの努力を調整する
フローチャートがアイデアをわかりやすく伝えるのと同様に、特定の場所に集中するための調整にも役立つ。 例えば、顧客への働きかけのフローチャートで、最終ゴールに到達するために従うべき3つのステップが非常に具体的に示されていれば、チームはその3つのステップに到達することに努力を集中する。 以前のイテレーションでは、1つか2つを打つかもしれないが、今は3つすべてを打つことに集中できる。
ワークフローを視覚化することは、フローチャートが有益である理由の非常に重要な部分であり、視覚的な支援があれば、チームはプロジェクトのニーズを見て、何が最も緊急な項目であるかを即座に理解することができる。
特にプロジェクト・マネージャーにとって、フローチャートを使って将来のスプリントの計画を立てたり、開発チームの管理しやすい流れを作ったりすることは、非常に役立つし、人々が直面する優先順位付けの負担を軽減することができる。 ステップに優先順位をつけるとき、チームの努力を調整できることは非常に重要であり、それができることは、フローチャートの多くの利点のもう一つの重要な部分である。
効率の向上と非効率の露呈
フローチャートがプロセスの最も重要なステップを概説するとき、それは2つの大きなことを達成する。 これにより、チームはこれらのステップに集中して効率を高めることができ、非効率な部分や無駄な部分が明らかになる。
プロセスの必要なステップをすべて列挙することで、フローチャートはプロジェクトの完了に不可欠なものだけに焦点を当てる。 外的要因にかかわらず、これらのアイテムは絶対に必要だ。 これによってチームは、各チーム間の最適な移動方法に集中し、最大限の効率でサイクルを完了することができる。
さらに、これらのステップがすべてリストアップされていると、フローチャートを導入する前にチームがやっていたかもしれないことを明らかにするのに役立つ。 これらの慣行は、全体的な効率を低下させている可能性があり、その影響によっては、完全にスクラッチされることもある。
明確な文書作成
フローチャート・テンプレートを使用することは、与えられたプロセスを明確に文書化することができるため、人によっては有益である。 あるプロセスがどのように機能するかの詳細を理解することは、誰にとっても最も重要なことではないかもしれないが、それを明確に文書化することは、この情報を配布し、伝達する上で非常に役立つ。
例えば、デジタル・フローチャートは、採用、入社、ヘルスケアに使用でき、社内外のプロセスを文書化するのに役立つ。 このフローチャートは、そのサービスを利用するすべての人がアクセスすることができ、将来にわたって価値を提供することができる。
デジタルトランスフォーメーションの一環として、多くの企業は、より多くのドキュメントがテンプレートに保存され、より多くのプロセスを文書化する必要がある時代に突入している。 フローチャートは、プロセスを視覚的に文書化し、誰もが使えるように保存する現代的な方法の好例である。
さらに、デジタル・フローチャートは紙の節約に役立ち、多くの人々により効率的な文書作成方法を提供する。 アクセス可能なドキュメントを持つことは、業界によっては非常に重要であり、フローチャートの利点のリストに追加される重要なものです。
問題解決に役立つ
フローチャートは一般的なコミュニケーションツールであり、文書化ツールでもあるが、優れた問題解決ツールでもある。
フローチャートは、一連の流れを複数の部分に分割し、それぞれが簡単に定義できるようにすることで、問題解決に役立つ。 プロセスを本質的な要素に分解して文書化することで、不足しているもの、無駄なもの、最も重要な段階など、効果的な問題解決に必要なすべてのものを浮き彫りにすることができる。 プロセスのさまざまな段階を強調表示することで、人々は問題がどこで発生するかを単独で容易に発見し、その特定の領域に焦点を当てて問題を解決することができる。
さらに、各ステップには具体的な方向性が関連付けられているため、論理的な道筋がなく、問題が空白のまま放置されることはない。 すべてが最終目標につながっているため、解決策への明確なルートが常に存在する。 問題の根本的な原因を理解することは、解決策を開発することと同じくらい重要であり、フローチャートを使えば、本当の問題を追跡し、切り分けることがはるかに容易になる。
自動化を可能にする
場合によっては、ワークフローは、タスクの自動化を促進するのに十分なほど、予測可能で反復的である。 しっかりとしたフローチャートを作成することは、タスクの自動化を促進するために不可欠であり、このような場合、プログラムはステップに従い、以前の結果に基づいてトリガーを作動させることができる。フローチャートにうまくマッピングされたワークフローは、解釈の必要性がないため、自動化に最適である。 YES/NOコマンドで直線的なステップをマッピングすることで、プログラムは顧客の反応を解釈する必要なく、これらのアクションを簡単に完了することができる。
その典型的な例が、Eメールキャンペーンである。 一連のドリップメールキャンペーンを作成する場合、まず手動で複数の添付メールを作成し、特定のコンタクトリストに一定の順番で送信します。 そして、相手の反応、製品とのやりとり、あるいは興味のなさに応じて、受信するメールを変更し、うまくいけば、個人的な担当者に連絡を転送する。 Eメールソフトは、自動キャンペーンを送信する際、常にこのフローチャートに従っており、いかにフローチャートが効果的な自動化の作成に必要かを示している。
詳細はこちらフローチャートテンプレートとは？
フローチャートの課題と欠点
フローチャートは非常に役に立つが、あらゆる状況に完璧に対応できるわけではない。 フローチャートが時間を浪費し、混乱を生み、全体としてチームのワークフローに悪影響を及ぼす場合もある。 以下に、フローチャート・テンプレートを利用する際に起こりうる課題やデメリットを概説する。
フローチャートには時間がかかる
フローチャートは、繰り返しのプロセスや情報を教える時間を節約するのに役立つが、初めて作成する場合は非常に時間のかかる作業となる。 特に、多くの異なるステップを持つダイアグラムの場合、フローチャートの作成は慎重を要する。 この作業には時間がかかり、何度も修正する必要があるため、いざというときにフローチャートを作成できない人がいるのだ。
余分な時間がかかることは、フローチャートを作成しない理由にはならない。特に、将来にわたって図から価値を得ることができるプロセスの場合はなおさらだ。
直線的な経験のみを考慮
たとえフローチャートをまとめる時間があったとしても、フローが多くのユニークなアクションを必要とする場合、フローチャートではすべてのステップを説明するのに苦労するかもしれない。 フローチャートは、直線的で、繰り返し可能で、段階的な流れを図式化する場合に最も効果的である。 つまり、しばしば二転三転し、ユニークなアクションが要求され、見慣れた順序に従わないフローを作ることは、視覚化するのが難しいということだ。
複雑なフローをフローチャートで説明するのは難しいだけでなく、仮にフローチャートを作成できたとしても、何の役にも立たないほど乱雑なものになってしまうかもしれない。 フォローできないダイアグラムを作成するのは時間の無駄であり、後の反復に使えるバージョンを経営陣に残すことはできない。 このため、フローチャートが説明でき、効果的に図式化できることには限界がある。
アレンジが難しい
IdeaScaleホワイトボードのように、フローチャートの作成に役立つ優れたソフトウェアはたくさんあるが、こうした強力な作成ツールを使っても、フローチャートの編集は難しい。 特に、新しいステップを考慮したり、レイヤーを削除したり、新しいエンドポイントを提供したりするためにダイアグラムを並べ替えようとする場合、フローチャートの並べ替えは難しいことがあります。 もし、あなたがそのツールのエキスパートでなければ、ダイアグラムを編集したり、それを維持したりすることは、深刻なデメリットになりかねません。
参入へのわずかな障壁
前述と同様、フローチャートは独特のフローチャート記号を使用するため、参入障壁がやや高い。 誰もがフローチャートのシンボルや、シンボルが表すもの、そしてシンボル間のニュアンスを理解する専門家というわけではない。 フローチャートを作成し理解するには、一定レベルの専門知識が必要であるため、フローチャートの導入を検討しているチームにとっては不利になるかもしれない。
例えば、新入社員のために入社時のフローチャートを作ろうと思っても、新入社員がフローチャートのシンボルの読み方や見分け方を理解していなければ、効果的に情報を伝えることは非常に難しくなる。 とはいえ、フローチャートはいつでも新しいユーザーにとって読みやすいように編集することができる。
もっと詳しくさまざまなフローチャートの例
結論
すべての状況においてフローチャートが必要になるとは限らないが、正しく適用すれば非常に有用である。 フローチャートは汎用性が高く、シンプルで、視覚的に情報を伝えることができるため、あらゆるチームで最も人気のあるテンプレートのひとつである。 フローチャートの作り方についてもっと知りたい方は、ぜひIdeaScale Whiteboardをご覧ください。
