アメリカの第34代大統領ドワイト・D・アイゼンハワーは、1954年の演説で次のように述べた。 彼には2種類の問題がある。緊急な問題と重要な問題だ。 彼はさらに、緊急なものは重要ではなく、重要なものも決して緊急ではないことを見極めた。 人間である以上、やらなければならない仕事は常にあり、それらを確実にこなし、正しい結果を出すための最善の方法は、優先順位をつけることである。 アイゼンハワーマトリクスは、タスクを成功裏に完了させ、効果的な時間管理を行うための優先順位付けツールである。 アイゼンハワー・マトリックスについてのガイドを以下に掲載する。
アイゼンハワー・マトリックスとは？
The Eisenhower Matrix, also known as the Eisenhower Box or Urgent-Important Matrix, is defined as a pivotal time management and productivity tool, designed to empower individuals in efficiently prioritizing tasks. This strategic framework categorizes tasks into four distinct quadrants—Do First, Schedule, Delegate, and Eliminate/Do Last—based on their urgency and importance.
Key Benefits:
1. Efficient Task Prioritization: Seamlessly organize your workload by identifying tasks demanding immediate attention, those suitable for scheduling, items fit for delegation, and tasks that can be postponed or eliminated.
2. Bias Correction: The Eisenhower Matrix addresses the prevalent bias towards time-sensitive tasks by emphasizing both urgency and importance. This shift promotes a more balanced and impactful approach to task management.
Why Choose the Eisenhower Matrix:
In contrast to traditional prioritization methods, the Eisenhower Matrix ensures a comprehensive approach. It allows individuals to focus not only on urgent tasks but also on those contributing significantly to long-term goals.
Mastering Productivity:
Unlock the full potential of your productivity by adopting the Eisenhower Matrix. Learn how to navigate the complexities of task management, prioritize effectively, and achieve optimal results in both professional and personal endeavors.
By implementing the Eisenhower Matrix, individuals gain a competitive edge in managing their time, making informed decisions, and maximizing their overall efficiency.
アイゼンハワー・マトリックスの起源
アイゼンハワーマトリックスは、1953年から1961年まで在任した第34代アメリカ合衆国大統領ドワイト・D・アイゼンハワーによって考案された。 1961年、ドワイトはセンチュリー・アソシエーションで、長期的なものと短期的なものの違いを正確に定義することができるのは、そのような定義を必要としている人以外にはいない、というスピーチを行った。 彼はさらに、危機に直面したとき、人はいかに重要な未来よりも、最も緊急な現在に注意を向けざるを得ないかについて述べた。 この他にも、先に述べたような多くのことが、タスクの緊急度や重要度が優先順位付けの必要性にどのように影響するかを強調する彼の方法だった。
ドワイトは常に厳しい決断を下してきた。 アメリカ大統領になる前は、アメリカ陸軍大将だった。 第二次世界大戦中、ドワイトは連合軍最高司令官となった五つ星将官だった。 NATO初の最高司令官にも就任した。 これらすべての責任から、彼は世界的に象徴的なアイゼンハワー・マトリックスを考案した。 彼は、優先順位をつけるフレームワークが、「単なる緊急性」効果に対抗し、時間の浪費をなくし、設定された目標を前進させるための精神的余裕を生み出すことを広めた。 著名な作家であるスティーブン・コヴィーは、著書『7つの習慣』（The 7 Habits of Highly Effective People）の中でこの現象を広めた。
アイゼンハワー方式の仕組み
アイゼンハワー方式は、緊急性・重要性の概念に基づいている。 ここでは、マトリックスがこのコンセプトに焦点を当て、タスクの並べ替えと優先順位付けを行っている。 この方法を使う前に考慮すべき要素は2つある：
1. 緊急性： これは、タスクの時間的感度に関わる。 それは、仕事がどのように即時の注意を要求し、それが認められなければ具体的な結果がついてくるかを指している。 緊急の仕事は常に時間に縛られているが、大きな結果をもたらさないかもしれない。
2. 重要性： これはタスクの価値に関わる。 それは、より広範な、あるいは長期的な目標や目的に対するプロジェクトの貢献のことである。 重要な仕事は、緊急の仕事ほど時間に縛られないが、長期的な目標や目的には欠かせない。 重要な仕事には、より大きな報酬を確実に得るための綿密な計画が必要だ。
アイゼンハワーマトリクスは、プロジェクトの緊急度と重要度を4つの象限で表している。 これらの象限は1から4まであり、”Do first, Schedule, Delegate, Eliminate “と呼ばれている。 緊急度-重要度の概念に基づき、第1象限に該当する仕事をこなし、第2象限に該当する仕事をスケジュールし、第3象限に該当する仕事を委任し、第4象限に該当する仕事を排除しなければならない。
緊急-重要マトリックス四分位の内訳
緊急-重要マトリックスの象限は以下の通り：
象限1-まずやること
緊急かつ重要なタスクで構成され、即座に実行される。 これらのプロジェクトは最優先事項であり、規定された期限内に行わなければ、結果を招くことになる。 また、このような仕事を遂行し、結果が出なかった場合の影響も大きい。 第1象限のタスクの例は、重要な会議で必要とされる仕事関連の報告書のプレゼンテーションである。
象限2- スケジュール
クワドラント2の仕事には、明確な期限や時間的な制約がない場合もあるが、長期的な目標や目的のためには、その遂行は不可欠である。 重要だが緊急ではないプロジェクトで構成されている。 クワドラント1のタスクの次に優先される。 クワドラント2のタスクの例としては、プロフェッショナルなネットワーキング会議への出席がある。 第2象限の仕事を効果的に管理することで、第1象限の仕事の負担が軽くなる。
象限 3- 代議員
第3象限の仕事は、大きな問題なく任せることができるため、通常「忙しい仕事」と呼ばれる。 緊急で重要でないタスクで構成され、長期的な目標やゴールへの貢献度は低い。 このような仕事は時間的な制約があるため、他の人に任せることになるが、長い目で見ればそれほど重要な仕事ではない。 そのような仕事の例としては、事務的な仕事をこなすことが挙げられる。 このようなプロジェクトについては、緊急度と重要度を判断する裁量権を行使する。
象限4-排除または最後に行うこと
緊急でも重要でもないタスクで構成されるため、長期的な目標やゴールに何の足しにもならないのであれば、排除するのがベストだ。 付加価値を生むのであれば、それはほとんど取るに足らないことではあるが、最後に行うこともある。 これらのプロジェクトの優先順位は最も低く、通常は必要ない。 第4象限のタスクの例は、ファイルの整理である。
もっと詳しくアイゼンハワー・マトリックスを毎日どのように使っていますか？
アイゼンハワー・マトリックスの使用例
アイゼンハワー・マトリックスの使用は、実践的に説明されるまでは実現不可能に思えるかもしれない。 この方法の適用例を紹介しよう；
ある労働者が1日、次のような仕事をこなしたとする：
- チームミーティングでチームレポートを発表する。
- 従業員のパフォーマンスレビューを完了する。
- チームマネージャーにとって不可欠な文書を見直す。
- チームライブラリーのファイルを整理する。
- 個人のインスタグラムでチャット。
- チームの活動を計画し、スケジュールを立てる。
- スパムメールを整理する。
- 税金を申告する。
- 管理業務を完了する。
- 第3四半期の目標を立てる。
- ボランティアとしてイベントに申し込む。
- 毎週チームミーティングを行う。
- ロジスティクス・チームのマネージャーと会う。
- 雑務を片付ける。
- プロのネットワーキング・イベントに参加する。
ワーカーはToDoリストを作成し、緊急度と重要度に基づいてこれらのタスクをそれぞれの象限に割り当てる。
その結果、ToDoリストはこのようになる：
ファースト・クアドラント-まずやること
- チームマネージャーにとって不可欠な文書を見直す。
- チームミーティングでチームレポートを発表する。
- 第3四半期の目標を立てる。
- 税金を申告する。
第2クアドラント-スケジュール
- 従業員のパフォーマンスレビューを完了する。
- プロのネットワーキング・イベントに参加する。
- ボランティアとしてイベントに申し込む。
- 毎週チームミーティングやバーチャルワークショップを開催する。
第3クアドラント-代議員
- 管理業務を完了する。
- 雑務を片付ける。
- チームの活動を計画し、スケジュールを立てる。
- チームライブラリーのファイルを整理する。
- ロジスティクス・チームのマネージャーと会う。
第4象限-排除するか、最後にするか
- 個人のインスタグラムでチャット。
- スパムメールを整理する。
この方法が適用されるケースは他にもある：
- あなたはジムでの活動をいつ始めるかをスケジューリングしている。 定められた期間内に、上司のために必要書類を見直す。
- 誰かに頼まれた仕事を、その人に代わって適切な人に任せる。 この場合、代役を必要とする本来の人物にその人物を紹介するのが最善である。
- 仕事中にゲームをしたり、ソーシャルメディアのアカウントをチェックしたりするような悪い習慣を発見し、それに終止符を打つ。 こうした悪い習慣は、第1象限と第2象限の仕事の生産性を低下させる。
Practical Examples of the Eisenhower Matrix
In the quest for effective time management, the Eisenhower Matrix stands as a beacon of productivity. By categorizing your tasks into four distinct quadrants, you gain a strategic edge in allocating your time and energy wisely. Explore below for actionable examples that will empower you to leverage the Eisenhower Matrix for optimal productivity.
1. Urgent and Important:
- プロジェクトの成功を確実にする重要な仕事の期限を守ること。
- 突然の顧客の緊急事態に的確かつプロフェッショナルに対応。
- 健康全般を維持するために、個人の健康危機を速やかに解決すること。
2. Important but Not Urgent:
- 持続可能な成功への道を切り開く長期的な事業戦略の立案。
- 自分の分野で優位に立つために、継続的な教育やスキル開発に投資すること。
- 最高の健康を維持するための基礎として、定期的な運動を優先する。
3. Urgent but Not Important:
- 集中力を犠牲にすることなく、重要でない電子メールや電話を効率的に管理。
- 自分の目標に直接貢献する、必要不可欠な会議だけに出席する。
- 重要な優先事項のために貴重な時間を確保するために、細かい管理業務を委任する。
4. Not Urgent and Not Important:
- 無頓着なソーシャルメディア閲覧を避け、貴重な時間を取り戻す。
- 過度で非生産的な視聴を避け、目的を持ってテレビを見ることを選ぶ。
- 個人の成長にプラスになるよう、趣味のバランスをとる。
The Eisenhower Matrix emerges as an invaluable ally in the realm of time management. It guides you towards tasks aligned with your long-term goals and values, ensuring you move beyond the chaos of reacting to urgent but less significant demands on your time.
Incorporating the Eisenhower Matrix into your daily routine can transform your approach to time management. Embrace these examples as a starting point for cultivating a more focused, strategic, and ultimately, more productive life.
“緊急性の罠 “を避ける
緊急性の罠は「単なる緊急性効果」とも呼ばれ、時間管理やタスクの優先順位付けが苦手な人を指す現象である。 Journal of Consumer Research誌の研究では、人々が重要性と緊急性が混在する仕事にどのように優先順位をつけるかを調査した。 この研究では、観察法を用いて5種類の実験が行われ、不思議なパターンが発見された。 その結果、多くの人は緊急度の低いタスクよりも、時間的な制約のあるタスクに注意を払うことがわかった。 簡単に言えば、人は長期的な利益にかかわらず、締め切りのないプロジェクトよりも締め切りのあるプロジェクトを優先する傾向が強いという研究結果である。
このようなパターンは、自分を “忙しい “と表現する人ほど顕著である。 さらに、このような「忙しい」人々は、より低い利益の緊急プロジェクトに従事する傾向があることが示された。 これは、長期的な見返りよりもプロジェクト期間に固執していたためである。 心理学的には、時間に制約があるように見える人は、時間に集中できるような仕事を優先させるという観察がそれを裏付けている。 これは、長期的な目標や目的の生産性や効果を低下させることが証明されている。
しかし、自分の選択の結果としての行動を考えてみると、緊急の仕事よりも重要な仕事を優先する傾向が強いことがわかった。 この研究結果は、緊急のプロジェクトを選択する前に、長期的な報酬を考慮することができれば、人々は重要なプロジェクトに集中することができる、と要約している。 また、生産性、効率性、長期的な利益を妨げる可能性のある緊急の気晴らしを排除することもできる。
アイゼンハワー・マトリックスは、緊急性の罠を回避するのに役立つ。 シンプルな時間管理ツールとして、この方法は、緊急のプロジェクトを選択する前に、プロジェクトの長期的な利益を検討することを可能にする。 人々の日々の活動は計画的であり、長期的な目標や目的のためにより良い価値を生み出す。 そうすることで、緊急度や重要度の高い順にタスクをこなしながら、効果的かつ生産的な仕事ができるようになる。
もっと詳しく アイゼンハワー・マトリックスの代替案
アイゼンハワー・マトリックスがパレート原理にどのように適用されるか
最も有名な原則のひとつに、個人の生産性に関するパレートの原則がある。 アイゼンハワー・マトリックスは、80/20の法則としても知られるパレートの原則に当てはまる。 80/20の法則とは、人の20％の努力が80％の結果をもたらすというものだ。 同じルールが、組織の施策や成果、投資や利益にも適用される。
緊急-重要マトリックスは、パレートの原則に当てはまり、20％の努力が80％の成果をもたらすために、より大きな影響を与える仕事を特定し、決定するのに役立つ。 アイゼンハワー・メソッドを使えば、インパクトの少ない80％の努力の無駄を省くことができる。 この方法は、集中すべき20％の仕事を直接示すものではないが、20％を構成する仕事についての洞察を与えてくれる。 これによって、人々はより大きな成果を生み出すことができる。
アイゼンハワー方式の限界
この方法は優れた時間管理と優先順位付けのツールではあるが、特定の重要な点を考慮していない。 これらのポイントは以下の通りである：
- 資源の利用可能性、労力レベル、タスクの複雑さは、緊急度や重要度が高いにもかかわらず、これらのタスクを遂行する能力に影響を与える可能性がある。
- このツールは、1象限につき数個のタスクに最も効果的である。 ジョブ数が多ければ、各象限内でさらに優先順位をつける必要があるかもしれない。 大量の仕事を抱えている場合、マトリックスへの記入はそれ自体のタスクになりかねず、優先順位は低く、時間もかかる。
- この方法は管理職には適しているが、仕事を任せられない、あるいは独立して活動を遂行できない人にとっては、その価値は限定的である。 それがなければ、何が緊急で重要なのか、何が緊急で重要でないのかがわからなくなる。 これは第3象限の委任オプションによるものである。
- スケジュールが変われば、この方法も効果がなくなる。 ユーザーはプロジェクトに優先順位をつけることができず、誰かの第3象限タスクの代理人として働くことになるかもしれない。
結論
アイゼンハワー・マトリクスは、タスクを成功裏に完了させるための優先順位付けツールである。 この時間管理ツールを使えば、誰もが生産性を高め、活動からより良い結果を得ることができる。 このガイドでは、マトリックスについて、その成り立ちと仕組みについて述べてきた。 また、その使い方、緊急性の罠を回避するための使い方、その限界、パレートの原則への適用についても検証した。
