Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa. Las empresas utilizan organigramas para aclarar su estructura y que todos los empleados la entiendan. Estos organigramas ayudan a cada persona de la empresa a comprender su puesto de trabajo, sus supervisores inmediatos, sus responsabilidades y su obligación de rendir cuentas. Este artículo analiza las ventajas de los organigramas.
Ventajas de los organigramas
Hay muchos tipos diferentes de organigramas. Encontrar la que se adapte a las necesidades de su empresa es esencial. Es igualmente importante actualizar los gráficos con regularidad, ya que pueden quedar desfasados al instante. Independientemente de la complejidad de su empresa, su organigrama debe ser un documento dinámico y vivo.
A continuación, analizamos las ventajas de los organigramas para sus equipos:
1. Cada empleado puede ver su función
Los organigramas permiten a los nuevos empleados conocer rápidamente su posición en la empresa, el papel que desempeñan, de quién dependen, etc. Por ejemplo, cuando los nuevos empleados se incorporan a una empresa, es posible que conozcan a sus supervisores inmediatos desde la incorporación. Sin embargo, no han conocido a todo el mundo, ni dentro ni fuera del equipo.
Así que si durante una reunión, un colega dice algo como: «He hablado con James sobre A. Están esperando a que Craig haga B para que Paul pueda aprobar C». El nuevo empleado se hará muchas preguntas, como ¿quiénes son estas personas? ¿Trabajamos en el mismo departamento? ¿Cuáles son sus títulos? etc.
Aquí es donde entra en juego un organigrama. Si el nuevo empleado dispone del organigrama, podrá obtener respuestas a todas estas preguntas.
2. Los organigramas contienen mucha información
Supongamos que eres un empleado nuevo y puedes ver inmediatamente cada nombre, cargo y conexión de informes consultando un diagrama gráfico en el sistema de RRHH de tu empresa.
Algunas empresas incluyen información de contacto en sus organigramas. Si los empleados la examinan para conocer la estructura de informes, dispondrán de la información necesaria para interactuar con la persona correcta.
El nuevo empleado que entiende su lugar en la empresa y la cadena de mando puede concentrarse en dominar su deber. Al buscar información básica, como datos de contacto, los empleados pueden perder rápidamente el entusiasmo por hacer un seguimiento.
Además, un organigrama no es sólo para los nuevos empleados. Es fundamental disponer de un organigrama que muestre la fecha de contratación y el historial de ascensos. Los empleados son más propensos a sentir que pueden progresar en su profesión si ven que sus compañeros avanzan. Los empleados se marchan con frecuencia por falta de oportunidades de promoción. Si el propietario de su empresa valora mucho el crecimiento de los empleados, un organigrama puede demostrárselo a los empleados actuales.
3. Mejora la comunicación y el flujo de información
Disponer de un organigrama permite a los empleados saber rápidamente a quién deben informar y con quién deben ponerse en contacto para resolver un problema o una consulta. La fluidez de la información dentro de una organización contribuye a acelerar la toma de decisiones. Un organigrama bien definido facilita la comunicación interdepartamental, lo que aumenta la eficacia general de su empresa. Esto es especialmente cierto en las grandes empresas con múltiples departamentos.
Las empresas resistentes utilizaron tecnología inteligente durante la pandemia y desarrollaron métodos de cooperación innovadores. Los equipos que ya no se encuentran en la misma zona física pueden tener dificultades para comunicarse eficazmente. Un organigrama digital al que los empleados y jefes de departamento puedan acceder 24 horas al día, siete días a la semana, es esencial, sobre todo para los equipos que trabajan a distancia.
4. Motiva a los empleados
Un organigrama bien diseñado también puede servir como hoja de ruta para la promoción profesional. Permiten a las empresas ofrecer buenas perspectivas de carrera al personal principiante.
Un asistente de marketing de nivel inicial, por ejemplo, puede ver en el organigrama que puede ascender a los puestos de experto en marketing, comercializador de redes sociales, supervisor de marketing digital, director de marketing y, finalmente, director de marketing. Ver el organigrama de su empresa bajo esta luz puede ser una excelente motivación para los empleados que quieren saber que pueden progresar en su carrera dentro de la organización.
5. Ayuda a la gestión de la carga de trabajo
Un organigrama bien gestionado facilita la visualización de las tareas de las personas. Esto es especialmente adecuado para evaluar las responsabilidades de los directivos, ya que muestra cuántos empleados supervisan y, en algunos casos, cuántos departamentos supervisan.
Más información: Estructura organizativa frente a organigrama
Nota final
Los organigramas tienen muchas ventajas para las empresas. Facilitan a los empleados la comprensión de la estructura organizativa y el aprendizaje de sus responsabilidades. Para sacar el máximo partido de un organigrama, es esencial actualizarlos periódicamente para que no se queden obsoletos.
