¿Qué es un organigrama?
Un organigrama se define como una representación visual o diagrama que muestra la estructura de una organización. Ofrece una visión jerárquica de las relaciones y líneas jerárquicas entre las distintas personas, departamentos o unidades de una organización. Los organigramas se utilizan con varios fines, entre ellos:
- Visión general de la estructura: Los organigramas ayudan a comprender la estructura general de la organización, incluidos los distintos niveles de dirección, las relaciones jerárquicas y la organización de los distintos departamentos o equipos.
- Claridad de funciones y responsabilidades: Dejan claro quién es responsable de qué dentro de la organización, ayudando a empleados y partes interesadas a entender sus funciones y las de los demás.
- Comunicación: Los organigramas pueden ayudar a la comunicación al mostrar quién informa a quién, lo que puede ser útil para comprender las líneas de autoridad y los procesos de toma de decisiones.
- Incorporación: Los nuevos empleados suelen recibir organigramas para familiarizarse con la estructura de la empresa, lo que puede ayudarles a comprender su lugar en la organización.
- Planificación estratégica: Los organigramas pueden ser útiles en el contexto de la planificación estratégica al identificar al personal clave y sus funciones, ayudando en la toma de decisiones y la asignación de recursos.
Los organigramas se presentan en varios formatos y estilos, como estructuras jerárquicas, matriciales y planas, en función del diseño de la organización. Los gráficos jerárquicos muestran una clara cadena de mando descendente, con la máxima autoridad en la cúspide y los puestos subordinados por debajo. Los gráficos matriciales muestran las relaciones de información tanto funcionales como basadas en proyectos. Las estructuras planas suelen encontrarse en organizaciones más pequeñas con una jerarquía mínima, donde los empleados pueden tener más autonomía y trabajar en colaboración.
Organigrama empresarial
Un organigrama empresarial, también conocido como organigrama de empresa, es una representación visual que ilustra la estructura y jerarquía de una organización. Ofrece una visión clara de cómo están interconectadas las distintas funciones y cargos, quién informa a quién y las líneas de autoridad dentro de la empresa.
Ejemplos de organigramas
Los organigramas se presentan en diversas formas y pueden personalizarse para adaptarlos a la estructura y las necesidades específicas de una organización. A continuación te daré ejemplos de distintos tipos de organigramas para que te hagas una idea de las posibilidades:
- Organigrama jerárquico
Este es el tipo más común de organigrama y representa una jerarquía descendente tradicional.
CEO/Presidente > Equipo Ejecutivo > Departamentos > Equipos o Unidades > Empleados
- Organigrama matricial
En un marco organizativo matricial, los miembros del personal tienen una doble relación de subordinación, ya que responden tanto ante los directores funcionales como ante los directores de proyecto. Suele utilizarse en organizaciones con proyectos complejos o equipos multifuncionales.
Responsable funcional > Empleados
Jefe de proyecto > Empleados
- Organigrama plano
En una organización plana, hay pocos o ningún mando intermedio, y la toma de decisiones está descentralizada.
CEO/Presidente > Departamentos > Empleados
- Organigrama de las divisiones
Este tipo de gráfico lo utilizan las organizaciones con múltiples líneas de productos o divisiones.
CEO/Presidente > Divisiones
División 1 > Departamentos > Empleados
División 2 > Departamentos > Empleados
División 3 > Departamentos > Empleados
- Organigrama geográfico
Las organizaciones con una fuerte presencia geográfica pueden utilizar este tipo de gráfico.
CEO/Presidente > Directores regionales > Directores de sucursal > Empleados
- Organigrama por equipos
En las organizaciones que dependen en gran medida de equipos autogestionados, un organigrama basado en equipos podría tener este aspecto:
Equipo 1 > Miembros > Basado en proyectos
Equipo 2 > Miembros > Basado en proyectos
Equipo 3 > Miembros > Basado en proyectos
- Organigrama basado en proyectos
Las organizaciones basadas en proyectos pueden tener una estructura como ésta, en la que se forman equipos para proyectos específicos:
Proyecto 1> Equipo 1 > Miembros
Proyecto 2> Equipo 2 > Miembros
Proyecto 3> Equipo 3 > Miembros
- Organigrama de las organizaciones sin ánimo de lucro
Las organizaciones sin ánimo de lucro tienen una estructura parecida a ésta:
Consejo de Administración > Director Ejecutivo > Departamentos o programas > Personal y voluntarios
- Organigrama académico
Las universidades e instituciones educativas tienen una estructura única:
Canciller/Presidente > Decanos > Departamentos > Profesores y estudiantes
Estos son sólo algunos ejemplos, y las organizaciones pueden crear organigramas personalizados que se adapten a sus necesidades y estructuras particulares. Los programas o herramientas de organigrama pueden ayudar a diseñar y mantener estos organigramas de forma eficaz.
Más información: Ventajas de los organigramas
Cómo crear un organigrama
Crear un organigrama implica varios pasos, y puede elegir entre varios métodos y herramientas para llevar a cabo la tarea. He aquí una guía general sobre cómo crear un organigrama:
Método 1: Utilizar programas informáticos o herramientas en línea
- Seleccione un software o una herramienta en línea: Existen numerosos programas informáticos y herramientas en línea diseñados específicamente para crear organigramas. Algunas opciones populares son Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio, Lucidchart, OrgChart Now, OrgPlus y plataformas en línea como Google Drawings, Canva y Creately. Seleccione la herramienta que se ajuste a sus necesidades y preferencias personales.
- Iniciar un nuevo documento o proyecto: Abre el software o la herramienta online que hayas elegido e inicia un nuevo documento o proyecto.
- Elija una Plantilla (si está disponible): Muchas de estas herramientas ofrecen plantillas prediseñadas para organigramas. Puede seleccionar una plantilla que se ajuste a la estructura de su organización o empezar desde cero.
- Añadir formas o elementos: Normalmente, los organigramas utilizan formas (por ejemplo, rectángulos o cuadrados) para representar cargos o personas. Inserta estas formas en el lienzo y etiquétalas con los títulos o puestos de trabajo.
- Conecta las formas: Utilice líneas o conectores para indicar las relaciones de información. Conecta las formas para mostrar quién informa a quién. Las líneas deben apuntar del subordinado al supervisor.
- Personalizar y dar formato: Puede personalizar el gráfico cambiando el color, el tamaño y el estilo de las formas y las líneas. También puede añadir imágenes, logotipos o información adicional a las formas si es necesario.
- Añadir texto: Inserte texto dentro de las formas para incluir los nombres de las personas que ocupan cada puesto.
- Agrupar y organizar: Ordena las formas de forma lógica y jerárquica. Agrupe puestos o departamentos relacionados.
- Revisar y editar: Compruebe dos veces la exactitud e integridad de su gráfico. Garantizar que las relaciones de información estén correctamente representadas.
- Guardar y exportar: Guarde su gráfico en el formato de archivo que desee (por ejemplo, PDF, PNG o JPEG) para compartirlo con otras personas o imprimirlo.
Método 2: Dibujar manualmente
Si prefiere crear un organigrama a mano:
- Reúne los materiales: Necesitarás una hoja grande de papel o una pizarra, rotuladores y una regla.
- Dibujar el gráfico: Dibuja formas (rectángulos o cuadrados) para representar posiciones y conéctalas con líneas para indicar relaciones de información. Etiqueta cada forma con el cargo o puesto correspondiente.
- Añadir nombres: Escriba los nombres de las personas en sus respectivos puestos.
- Color y formato: Utilice diferentes colores y formatos para distinguir formas y líneas, si lo desea.
- Revisar y editar: Revise cuidadosamente el gráfico para garantizar su exactitud y legibilidad.
- Fotografía o escaneado: Si quieres una copia digital, fotografía o escanea la carta manual.
- Comparte o imprime: Comparta el gráfico digital o físico con su equipo u organización.
La creación de un organigrama es una herramienta útil para visualizar la estructura de su organización, pero recuerde que debe actualizarse a medida que su organización evoluciona o experimenta cambios en su estructura o personal. El uso de software específico o herramientas en línea facilita las actualizaciones y revisiones.
Más información: Estructura organizativa frente a organigrama
