Índice
What is a Workflow Engine?
Un motor de flujo de trabajo se define como un software que automatiza una secuencia de tareas, conduciéndolas paso a paso basándose en procesos predefinidos. Además de automatizar las tareas, los motores de flujo de trabajo pueden tomar decisiones para guiar el planteamiento hacia el paso más eficiente, reduciendo así el tiempo de toma de decisiones de los empleados. Los motores de flujo de trabajo realizan estas funciones con una respuesta temporizada.
How Workflow Engines Have Revolutionized Process Management in Businesses
Tradicionalmente, las empresas llevaban a cabo la mayoría de los flujos de trabajo mediante papeleo o correos electrónicos para la aprobación de procesos. Sin embargo, en los últimos años las empresas han pasado a utilizar herramientas de gestión de flujos de trabajo para automatizarlos. Estos softwares permiten a las empresas automatizar sus flujos de trabajo para ganar en rapidez y eficacia y eliminar redundancias para mejorar la productividad global.
La mayoría de estos programas vienen con creadores de flujos de trabajo integrados, que permiten a los usuarios crear un flujo de trabajo y automatizarlo sin tener que programar. El creador de flujos de trabajo permite a los usuarios programar tareas en orden secuencial, asignar trabajos dinámicamente en función de los datos del formulario e incluir condiciones, excepciones, etc.
Los motores de flujo de trabajo son secuencias de comandos preprogramadas que ejecutan pasos basados en el diseño de su flujo de trabajo, es decir, cómo deben fluir las tareas de una etapa a la siguiente. Básicamente, un motor de flujo de trabajo es un fragmento de código integrado en el software que mueve un trabajo de un paso al siguiente.
Cabe señalar que el motor de flujo de trabajo no tiene nada que decir sobre «cómo» se llevan a cabo los flujos de trabajo. En su lugar, sigue el diseño y ejecuta las tareas.
The Key Features of a Workflow Engine
Los motores de flujo de trabajo permiten a sus empleados realizar menos tareas manuales y repetitivas. La mayoría de las opciones de software disponibles incluyen algunas o todas estas funciones:
- Low-code configuration
- Management with visual designers
- Drag-and-drop visual workflow builders
- Version control
- User authentication to control access
- Code-based, developer-friendly customizations
- Support to run over a long period, for longer process lifecycles
Más información: ¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?
Benefits of a Workflow Engine
El motor de flujo de trabajo adecuado proporciona total transparencia a cada tarea, lo que facilita que todo el mundo se responsabilice de su trabajo. A continuación se indican algunas ventajas adicionales de los motores de flujo de trabajo que hacen que merezcan la pena,
Seamless Flow of Data
Los motores de flujo de trabajo permiten que los datos, documentos, tareas y eventos fluyan en armonía.
Increased Visibility
Cada empleado tiene acceso a la información de la tarea, lo que facilita su cumplimiento a tiempo.
Reduced Bottlenecks
Los motores de flujo de trabajo permiten identificar y eliminar rápidamente las redundancias, ya que cada tarea y proceso es transparente.
Improves efficiency and reduces costs
Los motores de flujo de trabajo reducen drásticamente los sistemas tradicionales, como correos electrónicos, documentos y memorandos. De este modo, se ahorra dinero y recursos sin perder los datos.
Use Cases
Los siguientes son algunos de los casos de uso más comunes de los motores de flujo de trabajo:
Employee Onboarding
Según un estudio realizado por Brandon Hall Group, las empresas con procesos de incorporación sólidos tienen un 82% más de retención de empleados y un 70% más de productividad.
Además, alrededor del 58% de las organizaciones confían en procesos manuales de incorporación de empleados, lo que da lugar a una experiencia fragmentada y frustrante para los empleados.
Así, una organización puede desarrollar un proceso de incorporación estratégico en lugar de administrativo utilizando motores de trabajo.
Approval Processes
Tradicionalmente, los procesos de aprobación manuales generaban costes considerables. A modo de ejemplo, los datos del Centre for Advanced Procurement Strategy sugieren que el coste medio por pedido oscila entre 50 y 1.000 dólares, dependiendo del sector.
El uso de un motor de flujo de trabajo puede reducir considerablemente estos costes gracias a la automatización. Por ejemplo, un proceso de aprobación automatizado tendría este aspecto:
- Employee submits a purchase request
- The request for approval is automatically routed to a supervisor
- Once signed, the approval is sent back to the employee
De este modo, el empleado puede seguir fácilmente el estado de la solicitud sin tener que perder tiempo buscando al supervisor para que la firme.
Más información: Automatización del flujo de trabajo
FAQs
What is a business rules engine?
Un motor de reglas de negocio tiene un conjunto de condiciones integradas en su software de gestión de flujos de trabajo que lleva a cabo una operación siempre que se cumplan algunas condiciones especificadas. Establece criterios sobre cómo debe funcionar el software dentro de unos parámetros específicos.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo un sitio web de comercio electrónico puede tener motores de reglas aplicados a su pasarela de pago:
- Apply a 20% student discount on the item if the buyer enters with valid proof of college enrollment.
¿Necesita un motor de reglas de negocio o un motor de flujos de trabajo?
Para optimizar al máximo sus flujos de trabajo, necesita ambas cosas. El motor de flujo de trabajo conecta a los equipos para simplificar las operaciones cotidianas. El motor de reglas de negocio es un componente crítico de una solución más amplia, especialmente para las empresas con un conjunto complicado de reglas.
Endnote
En resumen, la optimización del flujo de trabajo consiste en racionalizar los flujos de trabajo de su equipo para hacer más con menos. Además, un motor de flujo de trabajo desempeña un papel crucial en la activación de tareas para garantizar que los procesos sigan avanzando. También agiliza el flujo de datos, aumenta la visibilidad entre equipos, elimina cuellos de botella y reduce costes.
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