Índice
- ¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
- Tipos de automatización del flujo de trabajo
- ¿Por qué se utiliza la automatización de flujos de trabajo?
- Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo
- Cómo automatizar sus flujos de trabajo
- Cómo automatizar un flujo de trabajo con un software de automatización de flujos de trabajo
- Software de automatización de flujos de trabajo
- Nota final
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo se define como el diseño, la implementación y la automatización de procesos basados en reglas de flujo de trabajo existentes. Mediante la automatización, las tareas humanas, los datos o los archivos se encaminan entre personas u ordenadores de acuerdo con normas empresariales predefinidas.
Mejora los procesos sustituyendo las tareas manuales por programas informáticos que automatizan la totalidad o parte de un proceso. Esto se consigue mediante software de código reducido, funciones de arrastrar y soltar e interfaces de usuario fáciles de usar.
Si quieres saber qué es un flujo de trabajo, lee este artículo. Este artículo tratará sobre la automatización de flujos de trabajo, sus tipos, ventajas, casos de uso y cómo crear flujos de trabajo automatizados utilizando el software.
Tipos de automatización del flujo de trabajo
Existen dos tipos de automatización de flujos de trabajo: los flujos de trabajo de procesos empresariales y los flujos de trabajo de procesos robóticos.
Automatización de procesos empresariales
El enfoque de gestión de procesos de negocio (BPM) es la forma en que las empresas construyen operaciones para servir mejor a sus consumidores. Promueve los flujos de trabajo de los procesos empresariales hacia una mayor eficiencia para alcanzar los objetivos empresariales de misión crítica.
El software de automatización de flujos de trabajo automatiza los flujos de trabajo de los procesos empresariales para optimizar las operaciones que antes se realizaban manualmente. Por ejemplo, las funciones de autorrelleno y macros de Excel son ejemplos tempranos de automatización de procesos.
Automatización robótica de procesos
Hoy en día, existen programas informáticos que automatizan los procesos robóticos (conocidos como automatización robótica de procesos o RPA). Diseñado para que los robots realicen trabajos similares a los humanos.
Los robots pueden detectar y recomendar la información más relevante para resolver los problemas de procesamiento. También pueden ayudar con las consultas del servicio de asistencia, las autenticaciones de inicio de sesión y los problemas de procesamiento. Además, también pueden trabajar junto a los informáticos y otros campos para apoyar los procesos administrativos.
La automatización del flujo de trabajo es un nombre técnico para lo que ha sido una práctica durante cientos de años. Durante la Revolución Industrial, las cadenas de montaje, la fabricación y la agricultura fueron las primeras industrias en emplear procesos de APR. Sin embargo, se basaban más en máquinas que en programas informáticos.
¿Por qué se utiliza la automatización de flujos de trabajo?
Al automatizar sus flujos de trabajo, puede mejorar significativamente las operaciones gestionadas predominantemente de forma manual por personas. La automatización de los flujos de trabajo conlleva un aumento de lo siguiente:
- Eficacia
- Productividad
- Precisión
- Rendición de cuentas
- Satisfacción laboral
Más información: ¿Qué es un motor de flujo de trabajo?
Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo
La mayoría de los flujos de trabajo pueden beneficiarse de la automatización. Por ejemplo, puede establecer y automatizar los procedimientos de aprobación de todos los miembros del equipo o los documentos de incorporación de los empleados para recursos humanos.
Puede encontrar software de automatización de flujos de trabajo en la mayoría de los sectores industriales:
Fabricación
La automatización de los flujos de trabajo ha cambiado el panorama de la fabricación. Se ajusta a los cambios en la oferta y las estructuras empresariales. La fabricación puede automatizar las solicitudes de compra, los intercambios de gestión de contratos y los proyectos de desarrollo de productos de salida al mercado.
Elimina redundancias, disminuye los problemas de control de calidad y reduce los tiempos de aprovisionamiento, presupuesto, aprobación de la cadena de suministro y ciclos.
Finanzas
La automatización mejora la coherencia de los pagos, reduce las obligaciones de cumplimiento y permite una mayor precisión en las previsiones y la recaudación de ingresos.
Marketing
Los procesos de operaciones de marketing (MOPS) utilizan la automatización del flujo de trabajo para las campañas de marketing, los canales de comunicación con los clientes, el seguimiento de los KPI y el análisis del mercado.
Ventas
La gestión de flujos de trabajo también es una función del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Agiliza el servicio al cliente, la cumplimentación de formularios y la cooperación entre departamentos. Un CRM, por ejemplo, puede automatizar las alertas de flujo de aprobación y actualizar el cuadro de mandos interno cuando un cliente completa una acción concreta, como firmar un documento o introducir información.
Gestión de sistemas
TI como servicio (ITaaS) es un modelo de software que ofrece servicios gestionados en la nube para empresas e incluye programación de flujos de trabajo.
El software de automatización de flujos de trabajo implementa controles centralizados para configurar, implementar y gestionar redes corporativas.
Operaciones informáticas
La automatización del flujo de trabajo ayuda a gestionar los usuarios de la red en muchos departamentos, como los de ventas, finanzas, jurídico y administrativo. Esta automatización es beneficiosa para las operaciones de red internas.
Cómo automatizar sus flujos de trabajo
A continuación se indican los cinco pasos necesarios para llevar a cabo un plan de automatización del flujo de trabajo
Identificar un proceso repetitivo
En primer lugar, descubra un proceso repetitivo y manual en su empresa. A continuación, involucre a los empleados responsables de la operación y tenga en cuenta sus aportaciones.
Definir objetivos
Después, articule claramente el beneficio que desea obtener de la automatización de una tarea específica y comuníqueselo a los empleados responsables. Por ejemplo, sus objetivos podrían ser – Aumentar el ROI, mejorar los tiempos de ciclo y aumentar la eficacia del equipo.
Formar al equipo
La parte más crucial de toda iniciativa es el éxito de su aplicación. Del mismo modo, el éxito de la automatización del flujo de trabajo depende de la formación y la voluntad de los empleados encargados de gestionarlo. Por tanto, fomente claramente sus comentarios y comunique los objetivos y beneficios a los responsables del proceso.
Diseñar el flujo de trabajo
Construya el proceso en la herramienta de gestión del flujo de trabajo. Cree un formulario, defina el flujo de trabajo y asigne permisos y reglas para cada paso y parte interesada.
Medir los KPI y el ROI
Por último, es esencial evaluar las cifras posteriores a la aplicación y compararlas con los resultados anteriores. Este análisis le ayudará a determinar si ha alcanzado sus objetivos o no.
Más información: ¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?
Cómo automatizar un flujo de trabajo con un software de automatización de flujos de trabajo
Para automatizar su flujo de trabajo, debe tener el proceso de flujo de trabajo resuelto. Crear un proceso de flujo de trabajo es sencillo una vez que comprenda mejor cómo utilizar las pizarras digitales. Son herramientas excelentes para realizar diagramas de flujo de trabajo, ya que permiten incorporar a todo el equipo y fomentar un entorno de colaboración.
No es complicado automatizar los flujos de trabajo de su empresa. De hecho, puede automatizar los flujos de trabajo y planificarlos y construirlos gráficamente para imitar o mejorar los procesos actuales. mediante una interfaz de arrastrar y soltar para añadir y organizar tareas.
El proceso se muestra estáticamente y todas las partes interesadas lo evalúan para comprobar su exactitud. Una vez completado el diseño estático, comienza el desarrollo del proceso real, incluidos los formularios, las tareas, los destinatarios y las alertas/notificaciones.
Software de automatización de flujos de trabajo
Los mejores programas para automatizar los flujos de trabajo son Process Maker, Integrify, Kissflow, Flokzu, Comindware Tracker y Nintex. Por lo general, las herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) o un paquete de software más amplio, como la automatización de marketing o CRM, incluirán software de automatización de flujos de trabajo.
Nota final
Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender cómo la automatización de sus flujos de trabajo puede ser una herramienta increíblemente eficaz para mejorar la eficiencia general de su empresa. Si quieres saber más sobre las pizarras en línea, echa un vistazo a IdeaScale Whiteboard.
