Hay muchas cosas que pueden ayudar a impulsar un equipo, como los líderes, las herramientas y los recursos. Todas estas son fuentes de inspiración y pueden ayudar a aumentar la eficacia, pero hay algo que todos los equipos necesitan al margen de estos factores. Ese algo es un proceso eficiente. Para sacar el máximo partido de su equipo, deben funcionar con un proceso eficiente, y la mejor herramienta para ayudar a racionalizar los flujos de trabajo es una plantilla de diagrama de flujo.
En este artículo definiremos una plantilla de diagrama de flujo y hablaremos de cuándo utilizarla, cómo puede aplicarse y cuáles son las mejores prácticas para su puesta en práctica.
¿Qué es una plantilla de organigrama?
Una plantilla de diagrama de flujo se define como una representación visual de un proceso paso a paso, diseñada para mejorar la comprensión y guiar a los usuarios a través de una secuencia de actividades. Utilizando distintas formas interconectadas por flechas, esta herramienta facilita una visualización clara y lógica de los flujos de trabajo dentro de un sistema o proyecto. Como recurso indispensable, una plantilla de diagrama de flujo bien elaborada agiliza la comunicación en procesos complejos, ofreciendo un medio eficaz para que las personas comprendan y sigan acciones estructuradas.
Explicación de la plantilla de organigrama
Una plantilla de diagrama de flujo es una herramienta versátil muy utilizada en los sectores empresarial, educativo y sanitario, entre otros. Sirve de ayuda visual, simplificando procesos complejos mediante una representación estructurada. Cuando se emplean con eficacia, los organigramas ofrecen una estructura concisa, facilitan la toma de decisiones e ilustran vívidamente el recorrido desde el inicio hasta el logro.
Las características importantes de una plantilla de diagrama de flujo son simplemente las formas y las flechas. Las formas harán referencia a los distintos pasos, preguntas o etapas del proceso, mientras que las flechas servirán para indicar a los usuarios el camino que deben seguir.
Sin embargo, el uso de formas y flechas no significa que los organigramas sólo puedan moverse en línea recta. Estos elementos pueden utilizarse libremente para significar cambios de dirección, visión o una tarea drásticamente diferente.
Una de las formas en que los organigramas pueden transmitir información es a través de los distintos tipos de formas que se utilizan. En función de su estructura, las diferentes formas pueden connotar distintos tipos de tareas, una orden de inicio o de parada, si hay que producir un documento, y mucho más.
El uso de diferentes formas permite añadir una capa más de complejidad a los organigramas para proporcionar las mejores instrucciones posibles a su equipo. Además, puede añadir otros elementos de diseño exclusivos, como colores, estilos o tamaños diferentes, para dar un toque único a su plantilla de diagrama de flujo. Este es otro aspecto que contribuye a que su diagrama de flujo sea único y valioso.
Los organigramas son herramientas flexibles y polivalentes que los equipos pueden utilizar en muchas situaciones diferentes. He aquí algunos de los casos de uso más comunes:
- Visualizar un proceso.
- Auditar un proceso para introducir mejoras.
- Compartir un proceso con los demás.
- Planificar un proyecto.
- Mapeo de un algoritmo informático (comúnmente conocido como diagrama UML).
- Comunicar una ruta clara de principio a fin.
- Simplificar la toma de decisiones complejas.
Estos son algunos de los diversos casos en los que los diagramas de flujo son muy útiles para los equipos, y en su mayoría giran en torno a la visualización o comunicación de un proceso complejo. Los organigramas son muy útiles para dividirlos en pasos lineales y ofrecer a los usuarios una visión clara de lo que hay que hacer a continuación.
Ahora que ya sabemos dónde es más útil una plantilla de diagrama de flujo, vamos a hablar de las mejores prácticas para utilizarlas y de cómo crear una tú mismo.
Más información: Diferentes ejemplos de organigramas
Guía del usuario de la plantilla de organigrama
Para crear con éxito una plantilla de diagrama de flujo hay que seguir varios pasos. No están directamente relacionadas con el dibujo real de las líneas y formas, pero ayudan a estructurar la visión y los objetivos a la hora de crear uno. A continuación se indican algunos pasos comunes a seguir para construir con éxito una plantilla de diagrama de flujo.
Definir un tema
El primer paso para crear una plantilla de diagrama de flujo es comprender el tema general que se va a esbozar. Según las circunstancias, puede tratarse de un flujo de trabajo, un proceso de servicio, un proyecto o cualquier otra cosa. El título debe reflejar el tema y todo lo que venga a continuación se englobará bajo este paraguas.
Definir los parámetros
Posiblemente, la parte más importante de la plantilla del diagrama de flujo son los parámetros. Para definir los parámetros con precisión, hay que tener en cuenta estas cuestiones:
- ¿Cuál es el inicio del proceso?
- ¿Cuál es el final del proceso?
- ¿Hay varios finales posibles?
- ¿Hay algún paso intermedio esencial?
- ¿Cuán detallados serán los pasos?
Las respuestas a estas preguntas ayudarán a delimitar la plantilla del organigrama.
Lluvia de ideas
Dentro de los parámetros definidos, el siguiente paso es la lluvia de ideas sobre los detalles del mapa. Sin organizarlos, piense en cada paso, acción y dirección que debe tomar para alcanzar el objetivo final. Estas pueden documentarse en notas adhesivas antes de colocarlas en sus ranuras permanentes.
Organizar la plantilla del organigrama
Después de pensar en todos los pasos, es hora de ponerlos en práctica. Este paso implica organizar linealmente el proceso para que las ideas vayan de principio a fin y también añadir formas y elementos de diseño únicos para denotar diferentes significados a los distintos pasos.
Aquí es importante que el mapa sea lo más legible posible para evitar cualquier confusión entre los pasos y las indicaciones.
Revisión y uso
El último paso es la revisión y el uso de la plantilla del organigrama. Asegúrese de que todas las personas que lo vayan a necesitar entiendan cómo utilizarlo y estén de acuerdo en que todo está colocado correctamente. Después, es hora de ponerlo en práctica.
Más información: Ventajas del diagrama de flujo
Mejores prácticas para crear una plantilla de organigrama
Entender cómo construir una plantilla de diagrama de flujo le ayudará a crearla, pero comprender las mejores prácticas para utilizarlas desbloqueará toda su eficacia. He aquí algunos consejos que conviene recordar al crear una plantilla de diagrama de flujo.
- Planifique bien la plantilla antes de construirla: Saltarse un solo paso puede echar a perder el proceso, y todo debe estar incluido.
- Que sea lineal: En general, todo debe moverse de arriba abajo o de izquierda a derecha. Aparte de algunos movimientos laterales y cíclicos, ésta es la dirección de flujo generalmente aceptada.
- Utilice elementos de diseño reconocibles: Las formas, notas y líneas deben estar estandarizadas y ser coherentes para que el diagrama sea fácil de entender. En caso de que el organigrama sea complejo o variado, la implementación de una clave podría ser útil para los usuarios noveles.
- Lo soso es mejor: Normalmente abogamos por el uso de colores para distinguir visualmente los distintos elementos, pero con un diagrama de flujo es importante ceñirse a unos tres colores. De este modo, las cosas pueden agruparse en función de tareas o direcciones similares, pero no hay demasiada variación que pueda confundir.
- Obtenga múltiples opiniones: Al igual que en otros proyectos de colaboración, al crear una plantilla de diagrama de flujo hay que consultar a varias personas con diferentes puntos de vista para asegurarse de que se tienen en cuenta todos los ángulos y no se olvida nada.
Conclusión
Si desea diagramar un proceso o añadir significado visual a su flujo de trabajo, una plantilla de diagrama de flujo es la herramienta perfecta. Cree su plantilla de diagrama de flujo personalizada con IdeaScale Whiteboard hoy mismo.
