Una estructura organizativa se refiere a las relaciones de subordinación entre los empleados de una organización. Establece la autoridad, la responsabilidad y la rendición de cuentas. Dotarse de una estructura organizativa facilita que todos sepan quién va a rendir cuentas a quién, de quién pueden recibir instrucciones, en quién pueden delegar, etc.
Por otro lado un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una organización. Las empresas utilizan organigramas para clarificar su estructura de modo que todos los empleados puedan entenderla. Estos organigramas facilitan que cada empleado de la empresa conozca sus funciones, sus supervisores inmediatos y su responsabilidad y rendición de cuentas.
¿Por qué son tan importantes las estructuras organizativas?
Las organizaciones deben estructurarse de modo que cada miembro de la empresa comprenda las líneas de autoridad y los trabajos y obligaciones individuales. Ya se trate de unos grandes almacenes o de una pequeña tienda, toda empresa debe estructurarse para adaptarse lo mejor posible a sus necesidades y lograr el éxito. A continuación se enumeran algunas de las ventajas que hacen únicas a las estructuras organizativas:
1. Importancia de la estructura formal
La estructura organizativa aumenta la eficacia operativa al ofrecer claridad al personal de todos los niveles de la organización. Los empleados pueden tener dificultades para determinar a quién deben rendir cuentas formalmente en determinadas situaciones sin una estructura organizativa formal. Puede llegar a no estar claro quién tiene la responsabilidad final de qué.
2. Orientación a los empleados
La estructura organizativa orienta a todos los empleados estableciendo las relaciones oficiales de subordinación que rigen el flujo de trabajo de la empresa. Un esquema formal del diseño de una empresa facilita la incorporación de nuevos puestos en la empresa, proporcionando un medio flexible y preparado para el crecimiento.
3. Toma de decisiones más rápida
El flujo eficaz de información dentro de una empresa puede agilizar la toma de decisiones. Tener una estructura organizativa bien definida mejora la comunicación entre departamentos, lo que aumenta la productividad general de su empresa.
4. Motivación de los empleados
Una estructura bien definida también puede servir de hoja de ruta para las promociones internas, permitiendo a las empresas desarrollar excelentes vías de crecimiento para los empleados de nivel inicial.
Por ejemplo, un asistente de marketing de nivel básico puede llegar a desempeñar las funciones de experto en marketing, responsable de marketing en redes sociales, supervisor de marketing digital, director de marketing y, por último, director de marketing. Ver la estructura de su organización de esta manera puede ser un excelente motivador para los empleados que quieren saber que pueden desarrollar sus carreras dentro de su empresa.
Diferencias entre una estructura organizativa y un organigrama
A primera vista, los organigramas y las estructuras organizativas pueden parecer muy similares. Sin embargo, presentan diferencias significativas. A continuación se exponen algunas de las principales diferencias entre ellos:
- Una estructura organizativa es un plan que define las funciones, los vínculos y el flujo de información dentro de una organización. Por otro lado, un organigrama visualiza esta estructura.
- Las empresas diseñan sus estructuras organizativas en torno a los distintos departamentos funcionales de una empresa, por ejemplo, Finanzas, Marketing, Ventas, etc. En cambio, un organigrama se diseña en torno a los individuos de la empresa y sus cargos.
- La estructura organizativa define el objetivo, la responsabilidad y los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cada grupo funcional y puesto de trabajo de una empresa. En cambio, un organigrama muestra el cargo de cada persona y puede contener la información requerida por RRHH, como la descripción del puesto, información de contacto, etc.
- Una vez definida, la estructura de una organización no cambia a menos que la empresa tome una nueva iniciativa para ampliar o cambiar su estrategia. Sin embargo, los organigramas quedan desfasados muy rápidamente. Las personas entran y salen de las empresas con bastante frecuencia, lo que hace que un organigrama quede obsoleto casi tan pronto como se crea.
Más información: Ventajas de los organigramas
Nota final
Las estructuras organizativas y los organigramas se parecen en que los organigramas son una representación gráfica de la estructura. Sin embargo, la estructura se mantiene, aunque el organigrama quede obsoleto tras ascensos o dimisiones. Contar con una estructura organizativa bien definida es la clave para llevar a cabo con éxito una nueva iniciativa.
