Es necesario saber utilizar la Matriz de Eisenhower como herramienta de priorización de tareas. Sin duda, priorizar las tareas es una forma de hacer más en menos tiempo, y utilizar la Matriz de Eisenhower a diario de forma eficaz le ayudará a conseguirlo. Puede clasificar todas las tareas como urgentes o críticas. Aunque no todo lo importante es urgente, y no todo lo urgente es importante. Por ello, debe atender estas tareas con urgencia e importancia.
Poner en práctica la Matriz Eisenhower le ayudará a prosperar en todos los aspectos de su vida, incluidos los negocios, la carrera profesional y la vida personal. Sí, serás más productivo una vez que sepas emplear eficazmente tu tiempo en tareas productivas y evites las tareas que te harán perder el tiempo y drenarán tu energía. Dado que el tiempo es la moneda de la vida y el único bien que todos compartimos por igual a nivel mundial, cuanto más productivo y eficaz sea su uso, mejor será su vida. No es la cantidad sino la calidad del tiempo empleado lo que da lugar a la productividad.
La representación de la matriz Eisenhower
La matriz de Eisenhower es un cuadro de cuatro cuadrantes categorizados en un ala importante (izquierda) y un ala urgente (derecha). Los cuadrantes se representan del siguiente modo:
- El primer cuadrante se encuentra en el ala superior izquierda del cuadrante. Se utiliza para documentar únicamente las tareas urgentes e importantes.
- El segundo cuadrante está representado en el ala superior derecha del cuadrante. Se utiliza para documentar tareas importantes, es decir, que son importantes y no urgentes.
- El tercer cuadrante está situado en el ala inferior izquierda del cuadrante. Esta casilla se utiliza para anotar las tareas que son urgentes pero no son importantes.
- El cuarto cuadrante está situado en el ala inferior derecha del cuadrante. Esta casilla se utiliza para anotar tareas que no son ni importantes ni urgentes.
¿Cómo utilizar eficazmente la Matriz Eisenhower a diario?
Sin duda, la matriz de Eisenhower es una de las mejores herramientas para establecer prioridades. La eficacia de esta herramienta depende de la efectividad con que se utilice. La matriz se presenta en cuatro cuadrantes de casillas, que representan las tareas según el nivel de importancia y urgencia. Para utilizar la Matriz Eisenhower, represente cada cuadrante del uno al cuatro con las siguientes etiquetas sencillas: Hacer, Decidir, Delegar y Suprimir, respectivamente. A continuación se exponen las implicaciones de estas etiquetas:
Significa que las tareas del primer cuadrante son imprescindibles porque son a la vez urgentes e importantes, y hay que priorizarlas. Dado que este tipo de tareas son fundamentales para su vida, su negocio y su carrera, debe proporcionarlas por encima de todas las demás. Por ejemplo, si necesita cumplir un plazo para presentar una propuesta que es urgente y fundamental para su progreso, debe dejar de lado todas las demás tareas para centrarse en ellas. Y las tareas del segundo cuadrante están abiertas a una decisión, lo que significa que se programan en función de su importancia. Son tareas que no atenderás al instante, pero decidirás cuál hacer en función de tu decisión. Como no son urgentes, puedes programar (en lugar de aplazar) un momento para trabajar en ellos más tarde.
Además, el tercer cuadrante es para las tareas que no es necesario que realice usted, lo que significa que puede delegar estas tareas en otras personas para que las realicen en su nombre y así obtener la máxima productividad. Estas tareas no siempre forman parte de sus planes diarios; pueden aparecer en medio de otra actividad. Por ejemplo, el zumbido de tu aplicación de mensajería, los correos electrónicos marcados como urgentes, etc. Y además, debes eliminar las tareas del cuarto cuadrante porque no son ni esenciales ni urgentes; te harán perder el tiempo y drenarán tu energía. Este cuadrante contiene las tareas que realiza durante su tiempo de ocio y no durante su tiempo productivo. Algunos ejemplos son jugar, navegar por Internet y utilizar las redes sociales.
Más información: ¿Qué es la Matriz Eisenhower?
Conclusión
Priorizar y dedicar tiempo de calidad a las tareas facilita su realización y ayuda a progresar en grupo o individualmente. Lo anterior son los fundamentos que debe recordar si quiere sacar el máximo partido de esta herramienta de priorización, la matriz de Eisenhower. Además, los principios mencionados son de aplicación universal, lo que significa que puede aplicarlos a su empresa, grupo y proyectos individuales. En consecuencia, utilizar la matriz de Eisenhower debería formar parte de su rutina diaria porque aumenta la productividad.
