El método Eisenhower es una herramienta de priorización y gestión del tiempo que se caracteriza por situar las tareas en cuadrantes en función de su urgencia e importancia. Aunque esta herramienta es innovadora y eficaz, existen alternativas a su creación. Estas alternativas transmiten el mismo mensaje de priorización de tareas y gestión eficaz del tiempo; sin embargo, se aplican de forma diferente. Las dos alternativas más eficaces de la Matriz Eisenhower son:
Matriz de prioridades de actuación
Es similar al Método Eisenhower; sin embargo, a diferencia de Eisenhower, que tiene una base urgente-importante, la Prioridad de Acción tiene un concepto de impacto-esfuerzo. Se centra en el valor de una tarea frente a su dificultad o facilidad. Esta Matriz también se divide en cuatro cuadrantes de la siguiente manera:
- Cuadrante uno- Alto impacto-Bajo esfuerzo
Las actividades de este cuadrante son las más valiosas y fáciles de realizar. Se conocen como tareas de punto rápido.
- Cuadrante dos – Alto impacto – Alto esfuerzo
Las tareas de este cuadrante son tan importantes o más que las del primer cuadrante. Sin embargo, son más difíciles de llevar a cabo y requieren más recursos y planificación.
- Cuadrante tres- Bajo impacto-Bajo esfuerzo
Las actividades aquí no tienen mucho valor y son fáciles de realizar. Puedes delegarlas.
- Cuadrante cuatro- Impacto bajo-Esfuerzo alto
Aquí las tareas tienen poco o ningún valor; sin embargo, consumen mucho tiempo y requieren muchos recursos. Puedes descartarlos o colocarlos en el banco de atrás hasta que los recursos estén disponibles.
Matriz Covey
Esta matriz se centra en el tiempo asignado a las tareas por cuadrante. También es similar al Matriz Eisenhower. Sin embargo, a diferencia de Eisenhower, cuyos cuadrantes representan las tareas y su nivel de urgencia e importancia, los cuadrantes de la Matriz Covey representan el tiempo. Esto significa que cuanto más prominente es el cuadrante, más tiempo se dedica a los proyectos, lo que la convierte en una de las alternativas eficaces de la Matriz Eisenhower. En este sentido, los cuadrantes de la Matriz Covey se prepararían del siguiente modo:
- Cuadrante uno- Urgente-Importante
Debido a su urgencia, estas tareas deben hacerse inmediatamente; sin embargo, no deben llevar mucho tiempo. En otras palabras, son tareas urgentes y rápidas. Mucha gente pasa demasiado tiempo aquí debido a la «trampa de la urgencia». Los trabajos aquí son fundamentales, pero su valor a corto plazo es la razón por la que no deberías dedicarles demasiado tiempo.
- Cuadrante dos- No urgente-importante
Aquí es donde hay que programar y asignar más tiempo a las tareas, porque requieren una planificación adecuada y utilizan más recursos. Los trabajos aquí suelen ser a largo plazo, por lo que necesitan tiempo suficiente.
- Cuadrante tres- Urgente-No importante
En este caso, es mejor delegar las actividades debido a su sensibilidad al tiempo; sin embargo, aportan menos valor, por lo que no deberías dedicarles tu tiempo.
- Cuadrante cuatro- No urgente- No importante
Aquí las tareas son innecesarias y deben asignárseles el menor tiempo posible o ninguno. Se conocen como distracciones; cuando evalúes tu día o tu nivel de productividad, te darás cuenta.
Dar prioridad a las herramientas que son beneficiosas por otros motivos
Existen herramientas de priorización que mejoran la productividad y la eficacia de distintas maneras. Entre ellas figuran:
- Herramientas de gestión del tiempo: Hacen hincapié en el tiempo asignado a tareas específicas para aumentar la productividad.
- Herramientas de gestión de proyectos: Sirven para establecer tareas, llevarlas a cabo y seguir el progreso de un proyecto.
- Herramientas de asignación de recursos: Se centran en los recursos necesarios para llevar a cabo las tareas asignando a cada proyecto los recursos que le corresponden.
- Herramientas de hitos del proyecto: Se centran únicamente en el progreso de un proyecto en términos de productividad por tiempo.
- Herramientas de planes de contingencia: Se centran en alternativas para proyectos concretos, elaborándolas y planificando cómo salvarían la situación cuando se produjera.
- Herramientas de colaboración: Se centran en la sinergia entre trabajadores o equipos en proyectos. Estas herramientas permiten que más de una persona acceda a ellas y trabaje con ellas en cualquier momento y lugar.
- Herramientas de automatización: Se centran en la transición fluida de las actividades, por ejemplo, la notificación de cambios en el calendario o en el proyecto, para que los trabajadores puedan centrarse en lo importante.
Con estas herramientas, la gestión eficaz de las personas, el tiempo y los recursos reportará mayores beneficios a largo plazo.
Más información: ¿Qué es la Matriz Eisenhower?
Conclusión
Las herramientas de gestión del tiempo como la Matriz Eisenhower no son las únicas para aumentar la eficacia y la productividad. La Matriz de Prioridades de Acción y la Matriz Covey son excelentes alternativas al Método Eisenhower. Aunque su modo de funcionamiento puede diferir, el objetivo final es el mismo. Las herramientas mencionadas pueden hacerlo a su manera.
