La eficiencia en el lugar de trabajo es un área que cada empresa intenta resolver a su manera. Con un número cada vez mayor de espacios de trabajo en línea o con una estructura híbrida, garantizar la eficiencia del lugar de trabajo es más difícil que nunca. Para los equipos de todo el mundo, establecer un proceso de flujo de trabajo puede ser la pieza que falta para aumentar la eficacia.
En este artículo, definiremos un proceso de flujo de trabajo, hablaremos de algunas de sus mayores ventajas y demostraremos por qué el uso de pizarras online para crear y supervisar flujos de trabajo ayuda a mejorar la eficiencia general del equipo.
¿Qué es el proceso de flujo de trabajo?
Un proceso de flujo de trabajo se define como un diagrama visual que recorre las tareas necesarias para alcanzar un objetivo empresarial. La mayoría de los procesos de flujo de trabajo serán una secuencia lineal de tareas que terminan con un resultado deseado concreto. Puede ser la finalización de un proyecto, la entrega de una propuesta o la reanudación del flujo de trabajo. Tradicionalmente, la secuencia de un proceso de flujo de trabajo está predefinida y traza los pasos de una tarea antes de su creación. Esto hace que un proceso de flujo de trabajo sea útil cuando se gestionan movimientos repetitivos o ciclos de comunicación que siguen siempre el mismo patrón.
Es muy probable que su equipo ya tenga muchos flujos de trabajo establecidos, ya sea para responder a las peticiones de los clientes, solucionar un problema o iniciar un nuevo sprint de producto. Todos estos proyectos y otros más requieren una cierta progresión de tareas para llevarse a cabo, y esto es esencialmente un flujo de trabajo informal. Cada elemento de un proceso de flujo de trabajo ya se está ejecutando entre bastidores, pero es importante documentarlos en un mapa de flujo de trabajo para comprenderlos mejor y mejorarlos.
La mayoría de la gente entiende la idea de un flujo de trabajo, pero un proceso de flujo de trabajo puede parecer algo vago y no tener tanto sentido. Un flujo de trabajo examina los pasos individuales que se necesitan para finalizar una tarea, y un proceso es la suma y el flujo de las tareas necesarias para lograr un objetivo. Esto significa que se refieren a procesos similares pero a escalas diferentes. La gente suele agrupar los términos en «proceso de flujo de trabajo» porque acompaña a todos los distintos casos de uso que podrían asociarse a estos dos términos. Si le interesa conocer la diferencia entre los dos términos, lo explicamos al final de este artículo.
El diagrama del proceso de flujo de trabajo se lee como un diagrama de flujo, tomando un desencadenante inicial y siguiendo múltiples caminos para alcanzar un objetivo final. A continuación se muestra un breve ejemplo de lo que podría ser un proceso de flujo de trabajo sencillo.
Sabiendo que un proceso de flujo de trabajo es más útil para diagramar una serie de tareas o pasos predecibles, es fácil entender cómo puede afectar a la automatización empresarial. Un proceso de flujo de trabajo diseña una secuencia que puede automatizarse y seguirse para aumentar la eficacia de los equipos que antes se encargaban de seguir manualmente estas secuencias. La automatización empresarial es útil en situaciones en las que la información, las tareas o los artefactos se transmiten de persona a persona en una secuencia repetible y documentada.
¿Por qué es importante un proceso de flujo de trabajo?
A veces, los equipos se estancan en rutinas ineficaces y se resisten a cambiar su forma de abordar los proyectos. Cambiar un enfoque exige que los equipos se alejen de lo que siempre han considerado la ruta más eficiente para buscar algo que podría desbloquear un nuevo nivel de eficiencia. Crear un proceso de flujo de trabajo es una buena oportunidad para salir de patrones ineficaces y utilizar una nueva estrategia de colaboración. Para mostrar mejor la importancia de los procesos de flujo de trabajo, a continuación se indican algunas de las mayores ventajas de implantar un proceso de flujo de trabajo.
Mejora la eficacia del equipo
Los equipos siempre serán más eficientes si comparten un conjunto común de información y pueden trabajar a partir de un conjunto compartido de supuestos. Cuando no se dispone de un proceso de flujo de trabajo diagramado para crear este conocimiento compartido, es mucho más probable que se produzcan fallos de comunicación y colaboración.
Al diagramar la disposición de las tareas dentro de su proyecto, puede asegurarse de que existe un plano sobre la forma en que las personas resolverán los problemas en el futuro. No sólo puede asegurarse de que se sigue este plan, sino también de que incluye el orden correcto de las personas, la gestión más eficaz de las tareas y puede especificar un calendario para cada elemento.
Formalizar un proceso de flujo de trabajo ayudará a todos a comprender su papel en el proceso, y esto permitirá a las personas trabajar entre sí de forma mucho más eficaz.
Elimina la redundancia
Una de las principales causas de ineficacia en los equipos es el trabajo redundante. Cuando la gente trabaja en lo mismo o ignora su tarea porque cree que la está haciendo otra persona, se pierde mucho tiempo y esfuerzo. Esta redundancia puede eliminarse utilizando un proceso de flujo de trabajo.
Al crear un proceso de flujo de trabajo, uno de los detalles más importantes es diagramar cada paso pensando en una persona o función específica. Esto significa que puede crear tareas para personas concretas y eliminar por completo cualquier posibilidad de malentendidos y falta de comunicación.
No sólo puede eliminar la falta de comunicación, sino también la redundancia de tareas. Al colaborar visualmente en un proceso de flujo de trabajo, encontrará elementos que, al visualizarlos, parecen bastante innecesarios. Diagramar un proceso de flujo de trabajo ayuda a exponer la redundancia y el solapamiento.
A menos que añadiera un elemento visual a su flujo de trabajo, sería muy difícil comprender lo innecesarias que son algunas tareas. Al actualizar su proceso de flujo de trabajo a una interfaz visual, puede eliminar las redundancias del flujo de trabajo.
Aumenta la alineación del equipo
Para que un equipo funcione con éxito es fundamental que esté alineado, y alinearlo resulta mucho más fácil cuando comparten una interfaz visual.
La creación de un proceso de flujo de trabajo permite a todos los miembros del equipo ver y colaborar en el mismo documento. Esta colaboración les permite comprender mejor no sólo sus tareas, sino las de todos los que les rodean.
Esta sensación de comprensión mutua fomenta la alineación del equipo y ayudará a todos a trabajar juntos con mayor eficacia.
Crea un equipo de respuesta rápida
Como los procesos de flujo de trabajo se hacen en línea y se puede colaborar en ellos, se pueden manipular y ajustar muy fácilmente. Esto significa que puede crear un proceso de flujo de trabajo que sea flexible y responda a los cambios del entorno, algo que nunca había sido posible antes de las pizarras digitales.
Contar con un proceso de flujo de trabajo adaptable significa que las personas pueden cambiar fácilmente su enfoque de resolución de problemas en función de las necesidades del equipo. Esta adaptabilidad genera una respuesta rápida del equipo, no sólo ante situaciones cambiantes, sino también ante las ya existentes.
Cuando las personas comprenden sus funciones y saben dónde encajan en el proceso de flujo de trabajo, el tiempo entre tareas se reduce al mínimo y toda la secuencia puede agilizarse. Mediante la delegación en equipo, las personas pueden encontrar el camino más eficaz hacia una solución y crear un entorno que permita una respuesta rápida del equipo.
El mapeo de un proceso de flujo de trabajo no sólo aumenta el tiempo de respuesta de los empleados, sino que también puede señalar áreas que pueden automatizarse. Por ejemplo, tal vez a través de la diagramación, encuentre áreas de respuesta del cliente que pueden automatizarse con un correo electrónico de respuesta. Este es sólo un ejemplo de una vía de automatización de la emisión que se expone mediante la creación de un proceso de flujo de trabajo.
Más información: ¿Qué es un motor de flujo de trabajo?
3 útiles plantillas de procesos de flujo de trabajo
La comprensión de cómo diagramar un proceso de flujo de trabajo depende en gran medida del flujo de trabajo que esté mapeando y de la estructura que mejor se adapte a él. Algunas personas preferirán un sistema de organización basado en tareas, mientras que otras requerirán algo más lineal. A continuación encontrará tres plantillas de procesos de flujo de trabajo que le ayudarán a visualizar cómo crear e implementar un proceso de flujo de trabajo.
Matriz RACI
Una matriz RACI es un gráfico de asignación de responsabilidades que define y documenta las tareas, los hitos y las decisiones críticas necesarias para completar un proyecto. Se trata de un gráfico exhaustivo que detalla quién es responsable de cada tarea en un sprint determinado y facilita la definición de las funciones y responsabilidades del proyecto.
En un proceso de flujo de trabajo, la comprensión lo es todo, y una matriz RACI es una forma estupenda de desarrollar un conocimiento profundo de las funciones del proyecto con todo un equipo. Existen múltiples alternativas a la matriz RACI, que también pueden resultar útiles.
Diagrama de flujo
Mientras que la matriz RACI ayuda a desglosar quién es responsable de qué en un gráfico exhaustivo, un organigrama detalla mejor las acciones direccionales y las responsabilidades. Los organigramas son buenos para documentar una secuencia de acciones y explorar múltiples vías de realización. La creación de un diagrama de flujo será una buena opción si su proceso de flujo de trabajo tiene una función paso a paso repetitiva y cíclica y puede visualizarse en un flujo coherente.
Mapa mental
Si tu flujo no es una simple función paso a paso, pero aún así quieres una opción de visualización, entonces crear un mapa mental es una buena opción para ti. Los mapas mentales son capaces de diagramar secuencias de forma similar a los diagramas de flujo, pero se expanden hacia fuera en lugar de fluir hacia abajo, lo que permite crear múltiples ramas de información independientes. Esto hace posible la visualización para equipos que no tienen un flujo de tareas estrictamente procedimental en su flujo de trabajo. Los mapas mentales tienen en cuenta más pasos variables en un proceso de flujo de trabajo, lo que los convierte en una opción valiosa para muchos equipos.
Más información: Automatización del flujo de trabajo
Flujo de trabajo frente a proceso: ¿Cuál es la diferencia?
Si necesita desarrollar una comprensión más profunda de lo que es un proceso de flujo de trabajo, puede ser útil diferenciar los términos flujo de trabajo y proceso. Aisladamente, estos dos significan cosas ligeramente distintas, y analizar sus diferencias puede ayudar a exponer algunos matices importantes en su planificación.
Un flujo de trabajo y un proceso son estrategias similares para alcanzar un objetivo, pero tienen alcances ligeramente diferentes. Un flujo de trabajo es un enfoque orientado a tareas, lo que significa que se centra en secuencias de tareas que pueden completarse para finalizar un proyecto. Un proceso está orientado a los objetivos y suele centrarse en las metas estratégicas de un proyecto y en cómo alcanzarlas de la forma más eficaz.
Cuando se combinan, los dos procesos facilitan una comprensión global de un proyecto y ofrecen una visión tanto estratégica como detallada de la búsqueda del éxito.
Cómo integrar las pizarras en línea
Es muy probable que ya tenga varios procesos de flujo de trabajo diferentes funcionando en su lugar de trabajo, e identificarlos es una buena forma de empezar a optimizarlos. El primer paso podría consistir en examinar los problemas habituales que resuelve su equipo y, a continuación, anotar los pasos dados para alcanzar sus objetivos. Una vez hecho esto, puede empezar a crear su proceso de flujo de trabajo.
Crear un proceso de flujo de trabajo es algo realmente fácil de hacer una vez que comprenda mejor cómo utilizar una pizarra online. Las pizarras en línea le permiten a usted y a su equipo colaborar en la creación de este diagrama y otras plantillas, y guardarlas en un espacio permanentemente accesible. Son las mejores herramientas para crear estos diagramas e incorporar a todo tu equipo para fomentar un entorno de colaboración y alineación.
Conclusión
Esperamos que esta guía le haya ayudado a comprender cómo el uso de un proceso de flujo de trabajo puede ser una herramienta increíblemente eficaz para mejorar la eficiencia de su equipo. Si desea obtener más información sobre cómo mejorar su eficacia mediante la gestión de tareas, no deje de consultar Fresco.
