ما هو تخطيط المؤسسات؟ التعريف والفوائد والعملية

جدول المحتويات

ما هو تخطيط المؤسسات؟

يتم تعريف التخطيط المؤسسي على أنه عملية وضع سياسات الشركة وعملياتها ومتطلبات الميزانية التي تهدف إلى تحقيق الأهداف والغايات المحددة للخطة الإستراتيجية الأكبر للشركة. يأخذ في الاعتبار جميع العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر أو يمكن أن تؤثر على الأعمال.

عادةً ما يتم التخطيط المؤسسي لسنة مالية مع مراجعات سنوية لاستيعاب احتياجات تقويم الأعمال التالي. إنها عملية على مستوى الإدارة تجتمع من خلالها قيادة الشركة معًا، وغالبًا ما يقودها الرئيس التنفيذي (CEO)، لوضع خطة التنفيذ للرؤية الإستراتيجية للشركة. هذا يتضمن:

– وضع ميزانية للموارد البشرية والتقنيات والبنية التحتية.

– إدارة الميزانية العمومية بما في ذلك الديون وهوامش الربح وتسعير المنتجات.

– وضع السياسات والأطر مع مراعاة القوانين والعوامل القانونية.

– إعداد العمليات لتمكين تعاون الفريق لتنفيذ خطة المؤسسة.

– ضمان تمكين الفرق بالأدوات المناسبة للقيام بعملهم.

فوائد تخطيط المؤسسات

في حين أن تخطيط المؤسسات يعد أداة مهمة للشركات الكبيرة، إلا أن هذه العملية تسمح لأي شركة أو حتى مؤسسة غير ربحية بالاستفادة من فوائد التطبيق. فيما يلي بعض الفوائد الأساسية التي تجعل التخطيط المؤسسي مهمًا جدًا لأي مؤسسة:

• يزيد من ثقة الإدارة في تحقيق الأهداف الإستراتيجية

تؤدي خطة المؤسسة المدروسة بشكل صحيح إلى زيادة الثقة في قدرة الإدارة على تنفيذ الخطة الإستراتيجية للشركة، مما يعني القدرة على تحقيق أهدافها الأساسية. بدون خطة موضوعة بدقة، فإن الرؤية الإستراتيجية للشركة هي مجرد كلمات. إنها خطة المؤسسة التي تحدد الأهداف الإستراتيجية وصولاً إلى التنفيذ الذي سيؤدي إلى تحقيق الهدف.

• يحسن العلاقات بين الموظف والقيادة

يتم تشجيع الموظفين من خلال الشفافية والشمولية والقدرة على فهم الرؤية الأكبر لما تحاول الشركة تحقيقه. تأخذ خطة المؤسسة رؤيتها وتضعها كأهداف وأهداف تعاونية بين الفرق الأوسع. بهذه الطريقة، يكون لدى الموظفين وضوح بشأن ما يفعلونه والنتيجة المتوقعة لجهودهم. كما أن مثل هذه الخطة تتسم بالمساواة أيضًا، نظرًا لأن جميع الموظفين، بما في ذلك الإدارة، ملزمون بنفس الأهداف والخطة والقواعد.

• يبني أساسًا قويًا لخرائط الطريق

تعتمد خرائط الطريق، سواء كانت لتجربة العملاء ، أو تطوير المنتجات، أو التسويق، أو أي قسم/ فريق، بشكل كبير على هياكل الشركة وأطرها الأساسية. على سبيل المثال، إذا كانت خطة المؤسسة تحدد بدقة التسلسل القيادي لتطوير المنتج وكيف يمكن لمديري المنتجات تنفيذيين (تنفيذيين؟) أثناء العمل مع فرق أخرى للتصميم والمحتوى وواجهة المستخدم/تجربة المستخدم وما إلى ذلك، فإن مديري المنتج يمكنه وضع خريطة طريق للمنتج بدقة وثقة. وبدون الأساس الداعم الذي توفره سياسات وبروتوكولات خطة المؤسسة، قد تواجه الفرق في كثير من الأحيان صراعات مع بعضها البعض، وتواجه مشكلات مع التقنيات التي سيتم الموافقة على شرائها، وإجراء عمليات التوظيف دون المرور بالموافقات المناسبة وما إلى ذلك.

• يضبط عمليات المؤسسة المنظمة

عملية المؤسسة المنظمة هي تلك التي تأخذ في الاعتبار مختلف المشكلات والتحديات التي قد تنشأ عندما يعمل الموظفون والفرق مع بعضهم البعض، ويخططون لإضافة أعضاء الفريق، وشراء التقنيات، وتحديد أولويات المهام الصحيحة، وما إلى ذلك. بمعنى آخر، تحتاج خطة المؤسسة إلى تعيين العمليات التي تجعل الاتصال والتسليم أسهل للموظفين الذين لديهم الحد الأدنى من العوائق للتعامل معها أثناء التنقل.

على سبيل المثال، إذا تم النص في خطة المؤسسة على كيفية قيام فريق التصميم بتحديد الأولويات ومعالجة الطلبات الواردة من فرق متعددة، يصبح من الأسهل كثيرًا اتخاذ القرارات دون تعارضات وتقديم النتائج بشكل أسرع لجميع الفرق المشاركة.

• تمكين تفويض السلطة معايرة

تساعد خطة المؤسسة على تحديد الأدوار ونطاقها بأكبر قدر ممكن من الوضوح لضمان الحد الأدنى من تعارض الأدوار وتداخلها مع إتاحة مساحة واسعة للتعاون والعمل معًا. يجب أن يكون تفويض السلطة بحيث يعكس التسلسل الهرمي العام في خطة المؤسسة مع تحديد العمليات المتعلقة بكيفية إجراء التغييرات والإضافات.

يمكن وضع تفويض السلطة بدقة تامة على مستوى أعلى، ولكن مع نزولنا في السلم، يصبح هذا التفويض أكثر ديناميكية في سنة مالية معينة. قد يحصل الموظف الذي كان أداؤه أفضل في الأشهر السابقة على مسؤوليات وسلطات إضافية دون انتظار دورة الترقية السنوية. يجب توضيح كيفية عمل هذه التفويضات في المخطط التنظيمي الأكبر، وضوابط الوصول، ووضوح الفريق بشأن الأدوار المحدثة وكيفية تأثير ذلك على عملهم وما إلى ذلك، في العمليات المستمدة من خطة المؤسسة.

• يقلل من العمليات الصامتة

مع ازدياد حجم الفرق، فإن إحدى أكبر المشكلات التي تواجه العمل الجماعي هي العمليات المنعزلةوبعبارة أخرى، الافتقار إلى التواصل والتعاون المناسب. قد تكون هناك مهام تم تعيينها قديمة ولا تعكس التحديثات الأخيرة، بل قد تكون هناك مهام للموظفين لم تعد هناك حاجة للقيام بها أو ببساطة ليست ذات أولوية. تنشأ هذه المشكلات عندما يعمل الموظفون في صوامع صغيرة خاصة بهم، منفصلين عن التحديثات والمعلومات ذات الصلة.

إن خطة المؤسسة التي تتدرج مع ربط مهام الفريق بدورها بأهداف الفريق الأكبر تضمن عدم شعور الموظفين بالعزلة، خاصة في بيئات العمل عن بعد.

اعرف المزيد: ما هو التخطيط التكتيكي؟

عملية التخطيط المؤسسي: 5 خطوات أساسية

فيما يلي الخطوات الخمس الأساسية لإنشاء خطة المؤسسة:

1. إنشاء خطة استراتيجية للأعمال

خطة المؤسسة هي خطة عمل مستمدة من الخطة الإستراتيجية الأكبر للشركة. الخطة الإستراتيجية، على عكس خطة المؤسسة، هي الأهداف والغايات الشاملة للشركة. التخطيط المؤسسي هو الخطوة التالية التي يبدو أنها تحدد السياسات والعمليات والبروتوكولات لتحقيق الخطة الإستراتيجية.

Fعلى سبيل المثال، إذا كان أحد الأهداف الإستراتيجية هو زيادة الأرباح بنسبة 10% سنويًا على مدى السنوات الثلاث القادمة، فيجب أن تستنتج خطة المؤسسة السنوية بالضبط مقدار المبيعات الإضافية والارتقاء بالمبيعات التي يجب القيام بها، وكيف سيعمل توليد الطلب التسويقي على تحقيق ذلك. توفير عدد كبير من العملاء المحتملين الجاهزين للمبيعات وما إلى ذلك.

2. الاستثمار في أبحاث السوق للعوامل الخارجية

بالنسبة للشركات المتوسطة والكبيرة الحجم، قد يكون الاستثمار في أبحاث السوق لدعم خطة المؤسسة قرارًا جديرًا ويمكن الاعتماد عليه. قد تكون أبحاث السوق أولية أو ثانوية، حسب الميزانية. سيضمن مثل هذا التقرير أنه عند الحكم على العوامل الخارجية وتأثيرها، فإن قرارات الإدارة في خطة المؤسسة كانت مبنية بشكل سليم على البيانات وليس مجرد الأخبار والمضاربات اليومية.

تعد طريقة PESTEL بمثابة دليل توجيهي رائع لإجراء الأبحاث حول العوامل الخارجية التي يتم اختصارها في المصطلح نفسه – السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والبيئية والقانونية.

3. تحليل العوامل الداخلية

اعتمادًا على حجم العمل، يمكن للإدارة استخدام العديد من الأدوات لتقييم العوامل الداخلية مثل OKRs (لتقييم أداء الفريق وإدارته)، وتحليل SWOT لتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الداخلية (مثل بروتوكولات الأمن السيبراني الضعيفة). )، مصفوفة BCG لتحديد الأولويات الرأسية للمنتج/المنتج، وتحليل التكلفة والعائد للمشتريات والاستثمارات الجديدة، وما إلى ذلك. وهذا نهج منهجي لفهم التحديات، وتقييم القضايا الداخلية، والتوصل إلى النوع الصحيح من الحلول.

يجب أن توفر نتائج هذه النماذج معلومات وافرة حول الحالة الداخلية للشركة وتمكن فريق القيادة من اتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات.

4. صياغة خطة المؤسسة النهائية

بمجرد أخذ جميع العوامل الداخلية والخارجية في الاعتبار، يجب صياغة خطة المؤسسة لتشمل العمليات الصلبة والمبادئ التوجيهية والبروتوكولات والتقنيات والحوكمة. ستكون هذه الوثيقة النهائية هي الإطار الذي يعتمد على كيفية تطوير المنتج أو الخدمة وإدارتها وبيعها وتقديم الخدمات لها لتحقيق الأهداف المالية. علاوة على ذلك، يجب أن تتضمن خطة المؤسسة إرشادات لسياسة الموارد البشرية والتي من شأنها أن تساعدني على تحقيق أهداف الموظفين فيما يتعلق بالاحتفاظ والرضا.

5. إعادة التقييم بناءً على الملاحظات

في خطة المؤسسة، هناك أهداف أكبر للشركة، ثم هناك أهداف ومقاييس فردية للفريق تساعد في تحقيق الأهداف الأكبر. تحتاج الفرق إلى معرفة الهدف الأكبر وما هي أهداف فريقهم، وليس بالضرورة أهداف الشركة بأكملها ومقاييسها. يجب مناقشة أهداف الفريق هذه مع قادة الفريق والموظفين المعنيين بهم، قبل ختمها. ويجب أن يتم ذلك بطريقة محددة زمنيًا بحيث يكون هناك مجال واسع لإعادة التقييم وإجراء التعديلات إذا كان هذا هو القرار.

اعرف المزيد: ما هو التخطيط الاستراتيجي؟