ما هو التعاون عن بعد؟ التعريف والأهمية والعوامل الرئيسية والأدوات وأفضل الممارسات والمزايا

جدول المحتويات

ما هو التعاون عن بعد؟

يتم تعريف التعاون عن بعد على أنه ممارسة العمل معًا والمشاركة في أنشطة الفريق أثناء التشتت في مواقع مختلفة. فهو يسمح للفرق بالتواصل والتعاون دون القرب المادي لتحقيق الأهداف الفردية والتنظيمية. يتم تسهيل التعاون عن بعد من خلال أدوات برمجية قوية تمكن الأشخاص من محاكاة بيئة التعاون التقليدية والبناء عليها. مع تزايد عدد المؤسسات التي تستخدم مجموعة عالمية من المواهب والانتقال إلى بيئات العمل المختلطة، أصبح التعاون عن بعد أكثر أهمية من أي وقت مضى.

التعاون عن بعد ليس بسيطًا مثل التعاون التقليدي. فهو يتطلب مجموعة من الأدوات، والتوقيت الدقيق، والمحاذاة الأعمق للعمل بفعالية. هذا لا يعني أنه لا ينبغي منحه الأولوية، ومن المهم أن تتمكن مؤسستك من الانتقال إلى التعاون عن بعد إذا لزم الأمر. في هذه المقالة، سنحدد التعاون عن بعد، ونناقش سبب أهميته، وأفضل الممارسات لتنفيذه، وأفضل الأدوات لتسهيله.

ما أهمية التعاون عن بعد؟

يعد التعاون عن بعد أمرًا مهمًا لإطلاق العنان لإمكانات مساحة العمل العالمية وقد سمح للعديد من المؤسسات بتوسيع نطاق أعمالها في أعقاب جائحة كوفيد-19. ومن خلال الوصول إلى مجموعة عالمية من المواهب وتنفيذ هياكل الاتصال عبر المناطق الزمنية، يمكن للشركات تسهيل التعاون عن بعد والعمل بكفاءة بغض النظر عن موقعها الفعلي.

أكبر مشكلة يحلها التعاون عن بعد هي المسافة. لقد تطلب التعاون دائمًا التواصل وجهًا لوجه والقرب المادي الفوري، ولكن التعاون عن بعد يسمح للأشخاص بالعمل معًا دون أن يكونوا على مقربة شديدة. كما اتضح، عندما تستخدم مجموعة الأدوات المناسبة، يمكن أن يكون هناك الكثير من الفرص للتعاون، حتى من جميع أنحاء العالم.

المسافة المادية ليست هي النوع الوحيد من المسافة التي يحتاج التعاون عن بعد إلى استيعابها. هناك أنواع متعددة من المسافة التي يعالجها التعاون عن بعد، ويجب أخذها جميعًا في الاعتبار عند إنشاء سير عمل التعاون. إلى جانب التباعد الجسدي، يحتاج التعاون عن بعد إلى استيعاب المسافة الوظيفية والمسافة العاطفية. فيما يلي الأنواع الثلاثة للمسافة وكيفية تحسينها عند تسهيل التعاون عن بعد:

• المسافة المادية: المسافة المادية هي السبب الأساسي للتعاون عن بعد وتتضمن فرقًا منفصلة تحتاج إلى الاتصال أثناء الابتعاد عن بعضها البعض. أفضل طريقة لمعالجة التباعد الجسدي هي الحفاظ على قنوات اتصال منتظمة، والمشاركة في التعاون بين الفرق، والحفاظ بشكل عام على العلاقات الشخصية والمهنية. يعد بناء العلاقات أحد أكبر الأشياء التي يواجه التعاون عن بعد صعوبة في أخذها في الاعتبار، لذلك من المهم أن تستهدف أي استراتيجية تعاون عن بعد هذا الهدف كهدف رئيسي.

• المسافة الوظيفية: المسافة الوظيفية ليست الفجوة الجسدية في مكان العمل عن بعد ولكنها الفجوة النفسية بين الأشخاص في بيئة العمل عن بعد. وهو يتضمن الاستراتيجيات والأدوات المحددة التي تستخدمها الفرق للتواصل وفعاليتها فيما يتعلق بديناميكيات الفريق وسير العمل. إن تقليل المسافة الوظيفية لا يقتصر فقط على استخدام التكنولوجيا للاقتراب؛ يجب أن تكون التكنولوجيا المناسبة والمناسبة للعمل مع فريقك. إذا قامت إحدى المؤسسات بعمل رائع في تقليل المسافة الوظيفية، فسيتمكن أعضاء الفريق من التعاون بسهولة واستخدام الأدوات التي تتوافق مع احتياجات التواصل والتعاون الخاصة بهم.

• المسافة العاطفية: يمكن القول إن المسافة العاطفية هي أهم مجال للتركيز لتحسين التعاون عن بعد. تشير المسافة العاطفية إلى التوافق بين الأفراد والفرق ومدى تواصل الأشخاص داخل مساحة العمل عن بعد. حتى لو كان الأشخاص قريبين جدًا من الناحية الوظيفية، فقد تظل هناك فجوة في ارتباطهم ببعضهم البعض وبالعمل، وهو الأمر الذي يجعل التعاون الفعال أمرًا صعبًا. تعد مكافحة المسافة العاطفية أحد أهم جوانب التعاون عن بعد وغالبًا ما يتم التغاضي عنها كسبب جذري للمشكلات التعاونية. يمكن أن يكون تحسين المسافة العاطفية في الواقع أحد أفضل المؤشرات لزيادة الإنتاجية وخبرة الموظف، لذلك من المهم بالتأكيد تحديد الأولويات.

هذه الأنواع الثلاثة من المسافة هي الأشياء التي يعالجها التعاون عن بعد من خلال الأدوات وهياكل الاتصال والتعاون المنتظم. لمعرفة المزيد حول كيفية عمل التعاون عن بعد في الممارسة العملية، فيما يلي بعض العوامل المحددة للتعاون عن بعد.

اعرف المزيد: ما هو تعاون الفريق؟

العوامل الرئيسية للتعاون عن بعد

إن التعاون عن بعد ليس فكرة مجردة يمكن للفرق أن تجد طريقها إليها؛ هناك عوامل وممارسات معينة تحدده وتجعله فريدًا. إلى جانب الطريقة العامة للتعاون، هناك عاملان يحددان التعاون عن بعد.

• إمكانية الوصول

إحدى الطرق التي يحدد بها التعاون عن بعد نفسه هي من خلال إمكانية الوصول. باستخدام الأدوات عن بعد، تصبح جلسات التعاون والتمارين متاحة للأشخاص من أي فريق وأي موقع وأي مستوى خبرة. تجعل اللوحات البيضاء على الإنترنت، على وجه الخصوص، التعاون أمرًا سهلاً ومتساويًا ومتاحًا للجميع وتسمح للأشخاص بالمشاركة في تمارين تعاونية فريدة لا يمكنهم الوصول إليها شخصيًا.

على الرغم من أن التعاون عن بعد هو نظريًا أكثر سهولة للجميع، إلا أنه يتطلب أن تكون الفرق قادرة على التعاون في نفس الوقت. لا يعد هذا مصدر قلق للتعاون التقليدي، ولكن التعاون عن بعد يتطلب من الأشخاص العثور على التوفر عبر المناطق الزمنية وهو ما قد يكون صعبًا للغاية من جميع أنحاء العالم.

تعتمد معظم المؤسسات، حتى عند الانتقال إلى مساحة عمل بعيدة أو مختلطة، عادةً على ساعات العمل العادية أو ساعات التعاون، حيث يحتاج الأشخاص في المؤسسة إلى الحرية في التعاون معًا بغض النظر عن الموقع. هذه طريقة سهلة لسد الفجوة الزمنية بين الفرق ويمكن أن تساعد في تسهيل التعاون عن بعد بسلاسة. ومع ذلك، فإن ما يفتقر إليه هو المرونة اللازمة لاستيعاب أعضاء الفريق الذين لا يستطيعون العمل لساعات تعاون منتظمة. في هذه الحالة، يجب على المؤسسات الاعتماد على التعاون غير المتزامن.

التعاون غير المتزامن هو استراتيجية أخرى تزيد من إمكانية الوصول إلى التعاون عن بعد. فهو يتضمن أشخاصًا يعملون معًا ولكن ليس في الوقت الفعلي، ويتعاونون في منتج مشترك في وقتهم الخاص حتى التوصل إلى حل نهائي. سنناقش التعاون غير المتزامن بشكل أكبر أدناه.

• مشاركة

التعاون عن بعد لا يحدث في الفراغ؛ هناك فرق كاملة من الأشخاص الذين يشاركون بنشاط في خلق هذه البيئة. المشاركة ليست مجرد عامل يحدد التعاون عن بعد؛ إنها أيضًا ميزة. من خلال إجراء جلسات تعاون افتراضيًا، لن يفوتك أي شخص، ويمكنك تضمين مجموعة أكبر بكثير من المواهب. على الرغم من أن هذا يجعل التعاون عن بعد أكثر فائدة، إلا أنه لن يكون ذا فائدة كبيرة إذا لم يكن الأشخاص على استعداد للتعاون.

يعد ضمان أن تكون المشاركة عالمية جانبًا أساسيًا للتعاون عن بعد. يحتاج القادة إلى إيجاد حلول تشجع التعاون في جميع المجالات، وإشراك الفرق للعمل معًا والاستفادة من مزايا التعاون الجماعي. تعمل المشاركة الشاملة على إشراك الفرق بطريقة ترفع أصوات أعضاء الفريق الذين لا يساهمون عادةً وتوفر منتدى للجميع للتفاعل على قدم المساواة.

تعد المشاركة أمرًا أساسيًا إذا أريد للتعاون عن بعد أن ينجح، ونظرًا للأدوات التي يستفيد منها التعاون عن بعد، فهي منصة مثالية لإشراك الفرق في تعاون عالمي.

• التعاون الروتيني

عند التعاون عن بعد، قد يكون من السهل الابتعاد عن الممارسة والعمل في عزلة بدلاً من التعاون. وهذا يعني أن أحد العوامل المحددة الهامة للتعاون عن بعد هو جلسات التعاون الروتينية. على غرار إنشاء ساعات تعاون قياسية، يجب أن يكون تنفيذ عادات التعاون طبيعة ثانية مع التعاون عن بعد لضمان تواصل الأشخاص بشكل فعال. سيكون هذا عاملاً حاسماً في مدى نجاحهم.

لا يحدث التعاون الروتيني فقط من خلال اجتماعات الفريق الكبيرة وإعادة تجميع صفوفه؛ يجب أن تكون حاضرة في التعاون بين الفرق وعبرها كممارسة يومية. من الواضح أن هذا سيتغير اعتمادًا على الفريق، ولكن إجراءات التعاون يجب أن تكون قوية وقابلة للتكرار لضمان اتصال الفرق بشكل متكرر.

أفضل أدوات التعاون عن بعد

يتطلب ضمان سير التعاون عن بعد بسلاسة مجموعات متعددة من الأدوات للاتصال والتواصل وتحقيق النتائج. اعتمادًا على احتياجاتك، ستحتاج إلى مجموعة مختلفة من الأدوات، وهناك فئات متعددة من الأدوات التي تتزايد أهميتها بالنسبة للفرق البعيدة. فيما يلي بعض المعرفات الموجزة لأنواع أدوات التعاون عن بعد التي قد يحتاجها فريقك وبعض الأمثلة على أفضل أصحاب الأداء لتبدأ.

عند اختيار أداة تعاون عن بعد، هناك بشكل عام ثلاث فئات للاختيار من بينها. هم:

• أدوات التواصل والاجتماعات

• أدوات إدارة المهام والمشاريع

• الأدوات التعاونية

اعتمادًا على حالة الاستخدام الخاصة بك، قد تحتاج إلى مجموعة مختارة من هذه الأدوات، لذا قمنا أدناه بتحديد بعض الخيارات الشائعة من الفئات الثلاث. على الرغم من أن هذه ليست قائمة شاملة لجميع أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة، إلا أنها تقوم بعمل جيد في تمثيل الفئات الرئيسية وتسليط الضوء على بعض أفضل الخيارات في كل قسم لبدء الاستكشاف.

1. السبورة البيضاء IdeaScale

يتيح IdeaScale Whiteboard التعاون عن بعد للفرق في كل مكان من خلال تسهيل التفاعلات غير المتزامنة في الوقت الفعلي من خلال السبورات البيضاء وإدارة المهام عبر الإنترنت. من خلال مزج هذين المسارين، يمكن للفرق الاستفادة من Fresco كمجموعة أدوات تعاون عن بعد شاملة للتواصل والتعاون وإدارة المشاريع. إذا كنت ترغب في الوصول إلى السبورة البيضاء المجانية عبر الإنترنت، فيمكنك استخدام هذا الرابط لبدء التعاون اليوم .

2. الركود

يعد Slack أحد أدوات الاتصال الأكثر شيوعًا، وهو يقوم بعمل هائل في ربط الفرق على المستويين المهني وغير الرسمي. من خلال إنشاء مساحة اتصال متصلة، يمكّن Slack الفرق من التعاون بانتظام ومشاركة المعلومات بسرعة وتخزين الوثائق للرجوع إليها واستخدامها لاحقًا. يقوم Slack أيضًا بإنشاء قنوات مجمعة حتى تتمكن الفرق من التواصل في مكان واحد مشترك بدلاً من الاعتماد على سلاسل البريد الإلكتروني المملة. بدلاً من مسارات الاتصال غير الفعالة التي لا نهاية لها، يعد Slack أحد أهم أدوات التعاون عن بعد لأي فريق عبر الإنترنت.

3. التكبير

يعد Zoom أحد أدوات التعاون عن بعد الأكثر شيوعًا لأنه يسمح للأشخاص بالتواصل من أي مكان في العالم باستخدام مكالمة فيديو آمنة وعالية الجودة. وبينما انفجر تطبيق Zoom أثناء الوباء، كان Zoom ينمو قبل ذلك أيضًا وأحدث ثورة في كيفية لقاء الأشخاص من خلال غرف الاجتماعات الشخصية. سمح هذا للأشخاص بالالتقاء بانتظام باستخدام نفس الغرفة بدلاً من عقد اجتماعات جديدة في كل مرة. إذا كان بإمكانك استخدام أداة اتصال واحدة فقط عن بعد بالكامل، فقد يكون Zoom هو الأداة التي ستختارها.

4. تريلو

يعد Trello مثالًا لأداة إدارة المهام، ولكن هناك الكثير من الأدوات الأخرى التي تقوم بعمل مماثل؛ Jira وAsana وClickUp، على سبيل المثال لا الحصر. في حين أن جميع هذه الأدوات تمكن الفرق من إدارة المهام والوصول إلى المعلومات في مساحة عمل مشتركة، إلا أنها مشمولة بقدرة Fresco على إدارة المهام داخل سير عمل تعاوني أكبر. عند استخدام Fresco، يمكنك الحصول على كل القيمة من إدارة المهام في أداة مثل Trello مع دمج جلسات التعاون المنتظمة على نفس النظام الأساسي.

5. الزبدة

تعتبر Butter أداة تعاون قوية تتيح للفرق تسهيل ورش العمل الافتراضية ودمج الأدوات في عملية العرض التقديمي. إذا كنت جزءًا من فريق يقدم العروض التقديمية بانتظام أو يجمع الأشخاص معًا في ورش العمل والاجتماعات الكبيرة، فقد تكون الزبدة إضافة قيمة حقًا إلى مجموعة أدواتك.

تعرف على المزيد: ما هو التعاون بين الفريق؟

12 أفضل الممارسات للتعاون الناجح عن بعد

من أجل تسهيل التعاون عن بعد بشكل فعال، هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب على الجميع اتباعها. لا يجب أن تنطبق هذه الأمور حصريًا على التعاون عن بُعد، ولكن إذا اتبعتها بشكل عام، فستكون مفيدة للغاية لعملية التعاون عن بُعد.

1. التواصل المستمر

أهم ممارسة منتظمة للتعاون عن بعد هي التواصل. لا يمكن المبالغة في تقدير مدى أهمية التواصل المتسق والواضح للتعاون الفعال عن بعد. تحتاج الفرق البعيدة إلى إنشاء قواعد لعب جديدة لكيفية التواصل لأن الاعتماد على معاييرها الشخصية لن يكون كافياً.

يعد التواصل جانبًا حيويًا للتعاون عن بعد لأنه أحد أكبر الاختلافات بين مساحات العمل الشخصية والمساحات الافتراضية. ونظرًا لوجود فجوة كبيرة، يجب أن تكون هناك مجموعة جديدة من ممارسات الاتصال التي تستخدمها الفرق لتعزيز إنتاجيتها وكفاءتها.

يمكن أن تكون هذه الممارسات على مستوى الشركة أو ضمن فرق فردية، ونظرًا لطبيعة التعاون البعيدة، ستحتاج الفرق إلى التجربة للعثور على العلاقة المثالية للتواصل عن بعد التي تناسبهم. يمكن أن يصل هذا إلى عمق الأدوات التي يستخدمونها، وأساليب الاتصال الخاصة بهم، وتكرار اجتماعاتهم. بمجرد وصول فريقك إلى حالة تواصل فعالة ومستدامة، يمكنك البدء في إكمال المشاريع بإيقاع أكثر تنظيمًا وقابلية للتنبؤ به. تعد القدرة على التنبؤ والتنظيم أمرًا مهمًا للفرق البعيدة لأنه عندما لا تتواصل وجهًا لوجه يوميًا، فإنك تحتاج إلى الثقة في أن المشاريع ستتبع هيكلًا يمكن التنبؤ به.

من الممارسات الشائعة للتعاون عن بعد “الإفراط في التواصل”، وهو ما يمكن أن يكون إيجابيًا للغاية في هذا السياق. الإفراط في التواصل لا يعني أن الناس يتحدثون مرتين أكثر ويضيعون وقت بعضهم البعض؛ فالإفراط في التواصل يعني الإفراط في الوضوح، وبذل جهد إضافي لتوصيل الأولويات، وإثارة جميع القضايا المحتملة لصياغة خطة عمل رسمية للتغلب على العوائق المحتملة. في ضوء ذلك، فإن الإفراط في التواصل يتجاوز الحدود لضمان حصول كل فرد في الفريق على المعلومات الصحيحة ولديه جميع الموارد التي يحتاجها لتحقيق النجاح. يمكن أن يؤدي إقران هذا مع عمليات تسجيل الوصول المنتظمة واجتماعات الفريق إلى تسهيل تحقيق التوافق للفرق البعيدة.

2. إنشاء قنوات فعالة للاتصالات

التواصل بشكل عام ليس هو الطريقة الوحيدة التي يمكن للفرق من خلالها أن تنجح في التعاون عن بعد. إذا كنت تستخدم منصة اتصال مشتركة بانتظام، فإن نشر كل شيء هناك واستخدام تلك القناة فقط سيكون بمثابة إلهاء للأشخاص ويمكن أن يخفف من أهمية التواصل الجماعي. وبدون استراتيجية واضحة وراء التواصل وقنوات مخصصة لتسهيل محادثات محددة، يمكن أن يضعف التواصل، ويصبح أقل أهمية، ويواجه صعوبة في نقل المعلومات بشكل فعال.

عند التعاون مع فريقك، فإنك تحتاج إلى استراتيجية فعالة لتتوافق مع زيادة التواصل. يمكن أن يؤدي استخدام قنوات الاتصال الفعالة إلى زيادة الإنتاجية من خلال التركيز على الأطراف المتأثرة والمهتمة فقط بدلاً من أن يصبح مصدر إلهاء لفرق بأكملها غير مشاركة.

ومع ذلك، هذا لا يعني أنه يجب على الفرق عزل المعلومات والعمل داخل أنفسهم فقط. بدلاً من ذلك، قم بإنشاء قنوات تعتمد على الموضوعات الرئيسية ضمن سير العمل الخاص بك وشجع الموظفين على مشاركة المعلومات هناك. ومن خلال القيام بذلك، يمكن أن يمتد التواصل بين الفرق ويصل إلى الأشخاص الذين يحتاجون إليه. إذا كان هذا النظام يتطلب بعض الوقت للتكيف، فلا بأس بذلك؛ قد يحتاج الأشخاص إلى فرصة لتعلم كيفية التواصل عبر قنوات اتصال متعددة، ولكن بمجرد إتقانها، فهي طريقة رائعة لتسهيل التعاون عن بعد.

3. تحدث وجهًا لوجه عندما يكون ذلك ممكنًا

في حين أن التعاون عن بعد يستخدم استراتيجيات تساعد على استبدال التعاون الشخصي، ستكون هناك دائمًا حاجة للتواصل وجهًا لوجه. حتى عن بعد، فهي الطريقة الأسرع والأكثر مباشرة لتوصيل المعلومات.

التواصل الفعال ليس هو الميزة الوحيدة لاستخدام مكالمة الفيديو. يعد التواصل المباشر أحد أفضل الطرق التي تساعد الفرق على زيادة الثقة وبناء الاتصالات وخلق التعاطف مع بعضهم البعض. عند العمل عن بعد، يصعب إنشاء هذه العوامل بشكل عضوي ويمكن أن تكون تحويلية لبناء تماسك الفريق.

لا يلزم دائمًا أن يتم استخدام مكالمات الفيديو في الوقت الفعلي، وهناك أوقات يمكن أن يؤدي فيها إرسال مقطع فيديو مسجل إلى توصيل المعلومات بطريقة أكثر وضوحًا وقابلية للفهم. وهذا حل وسط يمكن استخدامه لتوصيل كميات كبيرة من المعلومات بشكل غير متزامن بشكل فعال، مما يساعد على الحفاظ على إنتاجية الفريق مع زيادة التعاطف.

4. الاستفادة من التعاون غير المتزامن

كما ذكرنا أعلاه، هناك بعض الحالات التي يمكن فيها تعديل التعاون التقليدي إلى استراتيجيات غير متزامنة لتلبية احتياجات الفريق. من الصعب ضمان تواجد الأشخاص دائمًا في أوقات معينة، وحتى لو كانوا كذلك، فقد يؤدي ذلك غالبًا إلى تقسيم سير العمل من أجل توفير وقت فراغ.

عند التعاون في مهام معينة، يكون هناك قدر معين من الإلحاح اعتمادًا على المشروع، وسيؤثر هذا دائمًا على كيفية عمل فريقك معًا. إذا كان فريقك متوافقًا مع المهام التي يجب إنجازها والمواعيد النهائية، فيمكنك استخدام استراتيجيات التعاون غير المتزامنة للاتصال والتواصل بطريقة أكثر كفاءة لفريق موزع. ومن خلال القيام بذلك، يمكن للفرق العالمية أن تظل متصلة وتتعاون على الرغم من التحديات التي تفرضها مساحات العمل عن بعد.

5. استخدم الأدوات الصحيحة

لقد شرحنا بالتفصيل بعضًا من أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة أعلاه، ولكن هذا لا يعني أن هذه الأدوات هي الوحيدة التي يمكنك استخدامها. هناك الكثير من المجموعات المختلفة التي تعتمد عليها الفرق لتسهيل التعاون عن بعد، وسيحتاج كل فريق إلى التجربة للعثور على المزيج المثالي من الأدوات.

على عكس التعاون التقليدي، لا يمكن للفرق البعيدة تجنب استخدام الأدوات البرمجية لتسهيل تواصلهم. لهذا السبب، سيحتاج كل منهم إلى اختيار مجموعة من الأدوات التي تناسبهم بشكل أفضل، مما يسمح لفريقهم بالازدهار والتواصل بسهولة. عند الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الأدوات عن بعد، حاول أن تأخذ في الاعتبار الإجراءات التي يتعين على فريقك اتخاذها وكيف يمكن تحسين هذه الإجراءات باستخدام أدوات التعاون عن بعد. يجب أن تعمل الأدوات التي تحددها على تعزيز الكفاءة، واستهداف مجالات العمل الرئيسية لديك، والتكامل مع بعضها البعض لإنشاء تجربة سلسة.

6. الحفاظ على الوضوح والمحاذاة

من المهم ملاحظة أنه مع زيادة التواصل عن بعد، هناك حاجة إلى زيادة في الوضوح لمواجهة سوء التواصل وسوء الفهم المحتمل. حتى لو اتخذت كل خطوة ممكنة للتواصل بشكل متكرر وتتواصل بشكل متكرر، فهناك دائمًا احتمال سوء التواصل.

يجب إعطاء الأولوية للتواصل الواضح على كل شيء. عند إعطاء الأولوية للوضوح في كل ما تفعله، فإنك أيضًا تعطي الأولوية للتوافق بطبيعتك، وهو عامل حاسم آخر لنجاح التعاون عن بعد. إذا كان فريقك واضحًا بشأن جميع متطلباته وأولوياته، فسيكون من الأسهل عليهم العمل معًا لتحقيق الأهداف المشتركة. تعد هذه المواءمة أمرًا أساسيًا في التعاون عن بعد وتسمح للفرق بمواصلة التركيز والعمل بأقصى قدر من الكفاءة.

7. إنشاء وثائق يمكن الوصول إليها

عند العمل شخصيًا، قد يكون من السهل تسجيل الوصول بسرعة مع شخص ما والعثور على مستند والمضي قدمًا. ومع ذلك، عند العمل عبر الإنترنت، يمكن أن تصبح إدارة المستندات كابوسًا خطيرًا إذا لم يتم تتبعها بشكل صحيح. يعد إنشاء وثائق يمكن الوصول إليها عاملاً أساسيًا في إنشاء مساحة عمل عن بعد تعمل بكفاءة، وتمكن الجميع من البقاء على اطلاع على كل ما يطرأ.

نظرًا لأن مساحة العمل تعمل بالفعل عن بُعد، فإن إنشاء إدارة سحابية يمكن الوصول إليها يعد أحد أول الأشياء التي يجب على الشركات القيام بها لتنظيم مساحاتها وتزويد الموظفين بتوجيهات واضحة للوصول إلى المستندات المطلوبة.

يؤدي تخزين الوثائق في السحابة إلى إزالة الحاجة إلى المراجعة وعمليات تسجيل الوصول غير الضرورية، مما يسمح للفرق بتقديم رأي أكثر تشكيلية حول كيفية إدارة المستندات الخاصة بهم ومن يمكنه الوصول إليها. يعد إنشاء أنظمة التوثيق عبر الإنترنت أمرًا بسيطًا إلى حد ما – فهو يتطلب فقط محرك جوجل مشتركًا للشركة وإدارة بسيطة للملفات. تفضل بعض الفرق أدوات مختلفة مثل Dropbox أو Notion، ولكن أي شيء سيعمل طالما أن مؤسستك متوافقة مع حل شامل واحد.

تلغي منصات إدارة المستندات هذه الحاجة إلى التشاور مع الموظفين لفهم أحدث إصدار من المستند. يمكنك ببساطة عرض الملفات المحدثة كلما لزم الأمر، وتحديث المستندات بسرعة والعثور على الملف الصحيح. بالإضافة إلى ذلك، تسمح معظم الأنظمة الأساسية للفرق بتحرير المستندات بشكل تعاوني، مما يلغي الحاجة إلى التواصل ذهابًا وإيابًا وتمكين الأشخاص من التعاون مرة واحدة قبل العثور على الإصدار النهائي. هذه ميزة إضافية أخرى تساعد على زيادة الإنتاجية من خلال التعاون عن بعد والوثائق التي يمكن الوصول إليها. لا يجب أن يكون الوصول إلى كل مستند متاحًا أيضًا، ويمكن للإدارة تنظيم الوصول إلى المستندات بعناية لضمان مشاركة الوصول بشكل صحيح عبر المؤسسة.

8. تسهيل التفاعلات غير الرسمية

أحد الأجزاء المحبطة في مساحة العمل عن بعد هو عدم القدرة على تسهيل التفاعلات العضوية وغير الرسمية. وهذا شيء تفتقده بيئات العمل الشخصية إلى حد كبير ويجعل بناء ثقافة شركة قوية بدون هذه التفاعلات أكثر صعوبة.

يجب أن يؤكد التعاون عن بعد على الإنشاء المتعمد للمساحات غير المتعلقة بالعمل والأماكن التي يمكن للأشخاص التفاعل فيها بشروط شخصية. يمكن أن يكون ذلك عبارة عن أنشطة مخططة أو قنوات مخصصة أو أسابيع منظمة لتوفير إجازة. وفي كلتا الحالتين، يجب أن يتضمن التعاون عن بعد بعض التفاعلات غير المتعلقة بالعمل للمساعدة في تسهيل بناء الثقافة والتماسك الفعال للفريق.

9. تحسين الاجتماعات

عند إجراء التعاون عن بعد، من المحتمل أن تشارك في اجتماعات أكثر بكثير من المعتاد، وقد يكون ذلك مضيعة كبيرة للوقت إذا لم تعرف الفرق كيفية إدارة الاجتماعات بفعالية. لتسهيل التعاون عن بعد بشكل فعال، تحتاج الفرق إلى تعلم كيفية تحسين الاجتماعات لتحقيق أقصى استفادة من وقتهم معًا.

يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال وأهداف وبنود عمل واضحة. لا يكفي أن يكون لديك جدول أعمال عام للمناقشة فحسب؛ تحتاج الفرق إلى شيء ملموس أكثر لضمان إحراز التقدم يوميًا. إذا كنت في منصب قيادي، فتأكد من التخطيط للجلسات مسبقًا للتأكد من أن الأشخاص لديهم جداول زمنية ثابتة منها وأن هناك دائمًا شيء ذو صلة للمناقشة. إن مزج هذا مع مجموعة متنوعة من التمارين يسمح للأشخاص بالمشاركة في أنشطة جديدة بانتظام، مما يحافظ على حافزهم العالي للتعاون في المستقبل.

جزء رئيسي آخر من تحسين الاجتماعات هو الاحتفاظ بسجلات ثابتة لكل ما يقال ويتم العمل عليه. يؤدي هذا إلى دمج القيمة مع الوثائق التي يمكن للفريق الوصول إليها، ولكنه يتعلق أكثر بتتبع موضوع الاجتماعات وما يقال وعناصر العمل التي يجب اتباعها. تحتاج الفرق البعيدة إلى أن تكون جيدة حقًا بشأن إضفاء الطابع الرسمي على هذه الوثائق للتأكد من أنها قادرة على تحسين جميع اجتماعاتها.

10. إنشاء المخططات الانسيابية والبروتوكولات

عند العمل في مساحة عمل عن بعد، لا يتطلب كل سؤال جلسة تعاون للإجابة عليه. في بعض الأحيان، خاصة عند العمل في سير عمل دوري، قد يؤدي تنظيم مكالمة وجهًا لوجه لتوضيح سؤال سريع إلى إضاعة الوقت بدلاً من تقديم إجابة فعالة. في هذه المواقف، قد يكون من الأكثر فعالية إنشاء مخطط انسيابي أو رسم تخطيطي لسير العمل لتصور المشكلات والمهام والأسئلة الشائعة لمساعدة الموظفين على استكشاف العوائق وإصلاحها بأنفسهم.

يساعد إنشاء بروتوكولات الاتصال في تحديد الوقت الذي يكون فيه من الضروري الاجتماع معًا وحل مشكلة ما، ومتى لا يكون الأمر كذلك. يمكن أن يساعد إنشاء المخططات الانسيابية في رسم مخططات سير العمل الشائعة أو عمليات حل المشكلات حتى يتمكن الأشخاص من تصور هذه العمليات متى احتاجوا إليها. ومن خلال القيام بذلك، يمكن لفريقك الاستفادة من مخططات التعاون المرئي للمساعدة في تحسين الكفاءة واحترام وقت الجميع.

مع زيادة الكفاءة والمساعدة في إنشاء وثائق يمكن الوصول إليها وقابلة للتطوير للفريق، فإن استخدام مخططات الاتصال هذه يساعد أيضًا في إنشاء حدود داخل مساحة العمل عن بعد. عندما يتم إعطاء الأولوية للتواصل، غالبًا ما يواجه الأشخاص صعوبة بالغة في إيقاف وضع العمل وإنشاء حدود صحية لتحقيق التوازن بين العمل والحياة. يمكن أن يكون الرسم التخطيطي طريقة تستخدمها الفرق لإنشاء حدود حول ما يتطلب المساعدة وما يحتوي على عدد موثق من الحلول الحالية.

11. التأكيد على تماسك الفريق

قد يكون بناء الثقافة والمجتمع عن بعد أمرًا صعبًا للغاية، ويعد التأكيد على تماسك الفريق جزءًا أساسيًا من أي استراتيجية تعاون ناجحة عن بعد. على غرار تنفيذ التفاعلات غير الرسمية، تحتاج الفرق إلى إيجاد طرق تعاونية للتأكيد على تماسك الفريق. إحدى الطرق التي يمكن للفرق من خلالها خلق المزيد من التماسك هي مكافأة العمل الجيد من الأفراد والفرق على حد سواء والاعتراف به. تعتبر ملاحظة الالتزام والعمل الجاد طريقة جيدة للتعرف على المكاسب الصغيرة التي حققها الأشخاص وشكرهم على تحسين الفريق.

هذه الممارسات لا تجعل الأشخاص يشعرون بتحسن في أدوارهم فحسب، بل تساعد الفريق على مواصلة العمل بإنتاجية متسقة ومتزايدة. يمكن أن تكون الاستراتيجيات الأخرى التي تساعد على زيادة تماسك الفريق هي إجراء ورش عمل افتراضية، وتمارين خارجية لبناء الفريق، وجلسات عصف ذهني، واجتماعات منتظمة للفريق. تساعد كل هذه الأنشطة في بناء الثقة بين الموظفين وفرق العمل، وهو عنصر أساسي للتماسك القوي للفريق. عندما تثق الفرق ببعضها البعض، فإنها تكون قادرة على إجراء التعاون عن بعد بشكل أكثر كفاءة.

12. تحديد المسؤوليات بوضوح

أحد الأجزاء المهمة للتعاون بكفاءة في مساحة العمل عن بعد هو تحديد المسؤوليات بوضوح في جميع المجالات. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية للتعاون عن بعد والتعاون بين الفرق وسيساعد أي فريق على التواصل بشكل صحيح وإكمال المشاريع بنجاح.

إن إنشاء إرشادات ومسؤوليات واضحة لكل شخص داخل الفريق سيسمح لهم بتنظيم تعاونهم وتواصلهم بشكل فعال لتحقيق أهدافهم الفردية والمشتركة بشكل أفضل. إن تحديد المسؤوليات لكل فرد في الفريق يوفر الوضوح والهيكل والتنظيم للجميع. كما أنه يربط بشكل واضح عمل كل شخص بأولويات محددة، مما يسمح للأشخاص بتتبع اتجاههم بوضوح نحو الأهداف الكبيرة.

يجب إنشاء هذه المسؤوليات لكل سباق سريع وتتبعها في الوثائق المشتركة لمزيد من التواصل وإضفاء الطابع الرسمي على الأولويات الفردية والمشتركة. بمجرد أن يكون لدى فريقك فهم قوي للمسؤولية، سيكونون قادرين على التواصل بفعالية واستهداف أكبر أولوياتهم بسهولة.

اعرف المزيد: التعاون غير المتزامن مقابل التعاون المتزامن

مزايا التعاون عن بعد

يتمتع التعاون عن بعد بالعديد من المزايا سواء من الجانب التنظيمي أو من جانب فوائد الموظفين. كانت العديد من هذه الأسئلة تطفو على السطح عندما بدأ العمل عن بعد في عام 2020، ولكن الآن أصبح لدى الناس فهم أفضل بكثير لمدى فائدة التعاون عن بعد. فيما يلي بعض من أكبر مزايا التعاون عن بعد.

• يستوعب أنماط عمل متعددة: يتمتع التعاون عن بعد بالقدرة على استيعاب العديد من أنماط العمل المختلفة، مما يسمح للأشخاص بالتعاون والعمل بالطريقة التي تناسب نقاط قوتهم. بغض النظر عن الطريقة التي تتعاون بها بشكل أفضل، سيكون هناك دائمًا حل يلبي احتياجاتك في صندوق أدوات التعاون عن بعد.

• يمكن أن يزيد الإنتاجية: نظرًا لأن الأشخاص يعملون بطرق مخصصة لتحقيق فوائد متزايدة، فغالبًا ما سيكونون قادرين على زيادة إنتاجيتهم عند استخدام التعاون عن بعد. المزيد من الملكية والمسؤولية يعني نتائج أكبر من التعاون عن بعد.

• يستوعب الوثائق القابلة للتطوير بسهولة: غالبًا ما يأتي التعاون عن بعد كجزء من تحول رقمي أكبر، وهذا يعني أن المؤسسات ستعتمد بشكل أكبر على الوثائق المشتركة عبر الإنترنت. تعد هذه المستندات أسهل بكثير في التوسع والتوزيع من الإصدارات التقليدية، مما يجعل التعاون عن بعد عملية انتقال سهلة لأي شركة.

• يجذب مجموعة أكبر من المواهب: عند تقديم وظائف عن بعد، فإنك لا تقتصر على مجموعة جغرافية محددة من المواهب. يتيح التعاون عن بعد للمؤسسات جذب ودمج أنواع فريدة وخاصة من المواهب، سواء كان ذلك لدور بدوام كامل أو لجلسة تعاون واحدة. إن امتلاك هذه القدرة يمكن أن يزيد من القوة الفنية لأي فريق.

• يبني مهارات الاتصال: الاعتماد على أدوات الاتصال عن بعد ليس بالأمر السهل دائمًا، ولكن هناك فائدة إضافية من استخدامها يمكن أن تتمثل في زيادة مهارات الاتصال لدى الأشخاص. يتطلب التعاون عن بعد تواصلًا نشطًا ومتكررًا، مما سيؤدي بشكل فعال إلى تحسين مهارات الاتصال لدى جميع المشاركين.

• يخفض نفقات الشركة: يتطلب التعاون عن بعد برامج وأدوات إضافية للعمل بشكل صحيح، ولكنه يعني أيضًا أنه يمكن للمؤسسات خفض الإنفاق بشكل كبير من مساحات العمل الشخصية. من الجانب التنظيمي، يعد صافي التوفير هذا جيدًا جدًا بحيث لا يمكن تجاهله.

• يزيد من المرونة: يوفر التعاون عن بعد للموظفين المزيد من المرونة في حياتهم الشخصية والمهنية. ومع تزايد عدم وضوح الخطوط الفاصلة بين التوازن بين العمل والحياة، يمكن لهذه المرونة أن تساعد الأشخاص على التركيز على أنفسهم مع تحقيق النجاح في وظائفهم أيضًا.

• المزيد من الأنشطة المتنوعة: يتيح استخدام التعاون عن بعد للأشخاص الاستفادة من عدد كبير من القوالب المختلفة لتنظيم جلسات التعاون الخاصة بهم. يمكن الوصول إلى هذه القوالب القابلة للتحرير من خلال السبورة البيضاء عبر الإنترنت وتوفر مجموعة متنوعة من الأطر التي ستساعد الفرق على النجاح في أي نشاط يختارونه.

تحديات التعاون عن بعد

على الرغم من أن التعاون عن بعد يمكن أن يكون له تأثير إيجابي خطير على العديد من الفرق، إلا أنه ليس حلاً “مقاسًا واحدًا يناسب الجميع”. سنكون مقصرين إذا لم نذكر بعض التحديات التي تواجهها الفرق والموظفين عند التحول إلى التعاون عن بعد.

• العزلة: في أعقاب جائحة كوفيد-19، تعلم الكثير من الناس أنهم ببساطة يتعاملون بشكل أفضل مع مكان العمل الشخصي بدلاً من العمل من المنزل. قد يؤدي العمل بمفردك من المنزل إلى الشعور بالوحدة الشديدة في بعض الأحيان، وسيعاني بعض الموظفين حقًا من هذا الشعور بالعزلة، ويمكن أن يؤثر ذلك بشكل خطير على منتج عملهم وصحتهم العقلية.

• قيود إمكانية الوصول: أحد أكبر الأسئلة التي تواجهها الفرق عند العمل مع المواهب العالمية هو كيف ستظل في متناول الإمكانات. كما ذكرنا سابقًا، يمكن أن يكون التعاون غير المتزامن بمثابة استراتيجية تساعد في مكافحة التغييرات في المناطق الزمنية وإمكانية الوصول. ومع ذلك، إذا لم تستجيب الفرق بشكل جيد للتغيرات في أنماط التعاون، فإن عدم إمكانية الوصول إلى التعاون في الوقت الفعلي يمكن أن يشكل مشكلة لا يمكن التغلب عليها. قبل الاستسلام، تأكد من تجربة طرق متعددة للتعاون غير المتزامن، ولكن إذا لم يساعد ذلك، فقد لا يكون التعاون عن بعد ناجحًا لفريقك.

• وقت محدود للوجه: عند العمل عن بعد، حتى لو كنت في نفس المنطقة الزمنية مع فريقك، سيكون هناك بطبيعتها وقت أقل بكثير مع بعضكما البعض مقارنة بمساحة العمل التقليدية. قد يكون من الصعب التعامل مع هذا النقص في التفاعل، على المستويين الشخصي والمهني، وبغض النظر عما تفعله، لا يمكنك استبدال الوقت المباشر للعمل مع فريقك شخصيًا.

• يتطلب فريقًا لديه دوافع ذاتية: إذا كان فريقك يعمل من منزله، فسيكون هناك بطبيعته قدر أقل من الإشراف والتأثير من الإدارة. بغض النظر عن استخدام الأدوات لتتبع الاستخدام وضمان النشاط، سيكون لدى الأشخاص مساحة أكبر بكثير للقيام بأشياءهم الخاصة أثناء العمل من مساحات مستقلة. يتطلب البقاء منتجًا ونشطًا أثناء التعاون عن بعد وجود فريق لديه دوافع ذاتية للغاية. إذا كانت الفرق تعاني من التحفيز الذاتي أو تحتاج عادة إلى مزيد من الإشراف، فقد تجد أن التعاون عن بعد يمثل تحديًا خاصًا.

• الاعتماد على أدوات التعاون: كما ذكرنا سابقًا، عند إجراء التعاون عن بعد، تعتمد الفرق عادةً على مجموعة من الأدوات للحفاظ على قنوات الاتصال الخاصة بهم نشطة. ومع ذلك، يعني هذا أنهم يعتمدون على هذه الأدوات لتعزيز تعاونهم. عندما تعتمد على أداة ما، فإنك تكون عرضة لأي أعطال أو أخطاء أو أخطاء يواجهها النظام، وما لم يكن فريقك ماهرًا في التكنولوجيا، فقد يؤدي ذلك إلى عرقلة تقدمك بشكل خطير.

اعرف المزيد: ما هو تعاون الفريق؟

خاتمة

يعد التعاون عن بعد جانبًا مهمًا للغاية في مكان العمل الحديث، والاستفادة منه يمكن أن تؤدي إلى نتائج جدية لفريقك. إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد حول أفضل أدوات التعاون عن بعد ودمجها في فريقك، فاطلع على أداة السبورة البيضاء المجانية عبر الإنترنت.