تعد كفاءة مكان العمل مجالًا تحاول كل شركة حله بطريقتها الخاصة. مع تزايد عدد مساحات العمل التي تنتقل عبر الإنترنت أو إلى بنية مختلطة، أصبح ضمان كفاءة مكان العمل أكثر صعوبة من أي وقت مضى. بالنسبة للفرق في كل مكان، قد يكون إنشاء عملية سير العمل هو القطعة المفقودة لتمكين زيادة الكفاءة.
في هذه المقالة، سنحدد عملية سير العمل، ونتحدث عن بعض أكبر مزاياها، ونوضح لماذا يساعد استخدام اللوحات البيضاء عبر الإنترنت لإنشاء سير العمل ومراقبته على تحسين كفاءة الفريق بشكل عام.
ما هي عملية سير العمل؟
يتم تعريف عملية سير العمل على أنها رسم تخطيطي مرئي يتنقل عبر المهام المطلوبة لتحقيق هدف العمل. ستكون معظم عمليات سير العمل عبارة عن تسلسل خطي من المهام التي تنتهي بنتيجة معينة مرغوبة. قد يكون هذا إنهاء مشروع، أو تقديم اقتراح، أو إعادة تشغيل سير العمل. تقليديًا، يتم تحديد تسلسل عملية سير العمل مسبقًا ويرسم خطوات المهمة قبل إنشائها. وهذا يجعل عملية سير العمل مفيدة عند إدارة الحركات المتكررة أو دورات الاتصال التي تتبع نفس النمط في كل مرة.
من المحتمل جدًا أن يكون لدى فريقك بالفعل العديد من مسارات العمل المحددة، سواء كان ذلك من خلال الاستجابة لطلبات العملاء، أو استكشاف مشكلة ما وإصلاحها، أو بدء سباق منتج جديد. تتطلب كل هذه المشاريع وأكثر تقدمًا معينًا في المهام لإنجازها، وهذا في الأساس سير عمل غير رسمي. يتم تشغيل كل عنصر من عناصر عملية سير العمل خلف الكواليس بالفعل، ولكن من المهم توثيقها في خريطة سير العمل لفهمها وتحسينها بشكل أفضل.
يفهم معظم الأشخاص فكرة سير العمل، ولكن قد تبدو عملية سير العمل غامضة بعض الشيء وقد لا تكون منطقية. ينظر سير العمل إلى الخطوات الفردية التي يستغرقها إنهاء المهمة، والعملية هي مجموع وتدفق المهام المطلوبة لإنجاز الهدف. وهذا يعني أنها تشير إلى عمليات مماثلة ولكن على مستويات مختلفة. عادةً ما يقوم الأشخاص بتجميع المصطلحات في “عملية سير العمل” لأنها تصاحب جميع حالات الاستخدام المتنوعة التي يمكن أن ترتبط بهذين المصطلحين. إذا كنت مهتمًا بالفرق بين المصطلحين، فقد قمنا بتغطيته في نهاية هذه المقالة.
يبدو الرسم التخطيطي لعملية سير العمل وكأنه مخطط انسيابي، حيث يأخذ مشغلًا أوليًا ويتبع مسارات متعددة للوصول إلى الهدف النهائي. فيما يلي مثال موجز لما قد تبدو عليه عملية سير العمل البسيطة.
مع العلم أن عملية سير العمل مفيدة للغاية في رسم سلسلة من المهام أو الخطوات المتوقعة، فمن السهل فهم مدى تأثيرها على أتمتة الأعمال. تصمم عملية سير العمل تسلسلاً يمكن تشغيله تلقائيًا ومتابعته لزيادة كفاءة الفرق التي كانت مسؤولة عن متابعة هذه التسلسلات يدويًا من قبل. تعتبر أتمتة الأعمال مفيدة في المواقف التي يتم فيها تمرير المعلومات أو المهام أو المصنوعات من شخص لآخر بتسلسل موثق وقابل للتكرار.
لماذا تعتبر عملية سير العمل مهمة؟
في بعض الأحيان، يمكن أن تتعثر الفرق في مسارات غير فعالة وستكون مقاومة لتغيير الطريقة التي يتعاملون بها مع المشاريع. يتطلب تغيير النهج من الفرق الابتعاد عما افترضوا دائمًا أنه الطريق الأكثر كفاءة لمتابعة شيء قد يفتح مستوى جديدًا من الكفاءة. يعد إنشاء عملية سير العمل فرصة جيدة للتخلص من الأنماط غير الفعالة والاستفادة من استراتيجية جديدة للتعاون. لإظهار مدى أهمية عمليات سير العمل بشكل أفضل، إليك بعض أكبر فوائد تنفيذ عملية سير العمل.
يحسن كفاءة الفريق
ستكون الفرق دائمًا أكثر كفاءة إذا شاركت مجموعة مشتركة من المعلومات ويمكنها العمل من خلال مجموعة مشتركة من الافتراضات. عندما لا يكون لديك عملية سير عمل مخططة لإنشاء هذه المعرفة المشتركة، فمن المرجح أن تواجه سوء التواصل والانهيارات التعاونية.
من خلال رسم تخطيطي لترتيب المهام داخل مشروعك، يمكنك التأكد من وجود مخطط لكيفية حل الأشخاص للمشكلات في المستقبل. لا يمكنك التأكد من اتباع هذا المخطط فحسب، بل يمكنك أيضًا التأكد من أن المخطط يتضمن الترتيب الصحيح للأشخاص، وإدارة المهام الأكثر كفاءة، ويمكنك تحديد إطار زمني لكل عنصر.
إن إضفاء الطابع الرسمي على عملية سير العمل سيساعد الجميع على فهم دورهم في العملية، وهذا سيسمح للأشخاص بالعمل بكفاءة أكبر مع بعضهم البعض.
يزيل التكرار
أحد أكبر أسباب عدم الكفاءة داخل الفرق هو العمل الزائد عن الحاجة. عندما يعمل الأشخاص على نفس الشيء أو يتجاهلون مهمتهم لأنهم يعتقدون أن شخصًا آخر يقوم بها، فهذا يعني إهدار الكثير من الوقت والجهد. يمكن التخلص من هذا التكرار من خلال استخدام عملية سير العمل.
عند إنشاء عملية سير عمل، أحد أهم التفاصيل هو رسم تخطيطي لكل خطوة مع وضع فرد/دور محدد في الاعتبار. هذا يعني أنك قادر على إنشاء مهام لأشخاص محددين والقضاء تمامًا على أي مجال لسوء الفهم وسوء التواصل.
لا يمكنك التخلص من سوء التواصل فحسب، بل يمكنك أيضًا التخلص من تكرار المهام. عند التعاون بشكل مرئي في عملية سير العمل، سوف تواجه عناصر تبدو، عند تصورها، غير ضرورية إلى حد ما. يساعد رسم تخطيطي لعملية سير العمل في الكشف عن التكرار والتداخل.
ما لم تقم بإضافة عنصر مرئي إلى سير عملك، سيكون من الصعب جدًا فهم مدى عدم ضرورة بعض المهام. من خلال تحديث عملية سير العمل لديك إلى واجهة مرئية، يمكنك التخلص من تكرار سير العمل.
يزيد من محاذاة الفريق
يعد وجود مواءمة الفريق أمرًا بالغ الأهمية للعمل كفريق ناجح، وتصبح مواءمة فريقك أسهل بكثير عندما يتشاركون واجهة مرئية.
يسمح إنشاء عملية سير عمل لكل عضو في الفريق بعرض نفس المستند والتعاون فيه. ويعني هذا التعاون أن لديهم فهمًا أفضل ليس فقط لمهامهم، بل لمهام كل من حولهم.
يعزز هذا الشعور بالتفاهم المتبادل توافق الفريق وسيساعد الجميع على العمل معًا بشكل أكثر كفاءة.
يخلق استجابة سريعة للفريق
نظرًا لأن عمليات سير العمل تتم عبر الإنترنت ويمكن التعاون فيها، فيمكن معالجتها وتعديلها بسهولة شديدة. وهذا يعني أنه يمكنك إنشاء عملية سير عمل تتسم بالمرونة والاستجابة للتغيرات البيئية، وهو أمر لم يكن ممكنًا على الإطلاق قبل استخدام ألواح المعلومات على الإنترنت.
إن وجود عملية سير عمل قابلة للتكيف يعني أنه يمكن للأشخاص تغيير أسلوبهم في حل المشكلات بسهولة وفقًا لاحتياجات الفريق. تخلق هذه القدرة على التكيف استجابة سريعة للفريق، ليس فقط للمواقف المتغيرة ولكن للمواقف الحالية أيضًا.
عندما يفهم الأشخاص أدوارهم ويعرفون المكان المناسب لهم في عملية سير العمل، يتم تقليل الوقت بين المهام، ويمكن تبسيط التسلسل بأكمله. من خلال تفويض الفريق، يمكن للأشخاص العثور على الطريق الأكثر فعالية للحل وإنشاء بيئة تتيح الاستجابة السريعة للفريق.
لا يؤدي تعيين عملية سير العمل إلى زيادة وقت استجابة الموظف فحسب، بل يمكنه أيضًا الإشارة إلى المناطق التي يمكن أتمتتها. على سبيل المثال، ربما من خلال الرسم التخطيطي، يمكنك العثور على مناطق استجابة العملاء التي يمكن أتمتتها باستخدام بريد إلكتروني للرد. وهذا مجرد مثال واحد على مسار إصدار التشغيل الآلي الذي يتم الكشف عنه من خلال إنشاء عملية سير العمل.
اعرف المزيد: ما هو محرك سير العمل؟
3 قوالب عملية سير العمل مفيدة
إن فهم كيفية رسم عملية سير العمل يعتمد بشكل كبير على سير العمل الذي تقوم بتعيينه والهيكل الذي يناسبه بشكل أفضل. يفضل بعض الأشخاص نظامًا تنظيميًا قائمًا على المهام، بينما سيتطلب البعض الآخر شيئًا أكثر خطية. فيما يلي ثلاثة قوالب لعملية سير العمل تساعد في تصور كيفية إنشاء عملية سير العمل وتنفيذها.
مصفوفة RACI
مصفوفة RACI عبارة عن مخطط لتعيين المسؤولية يحدد ويوثق المهام والمعالم والقرارات الحاسمة اللازمة لإكمال المشروع. إنه مخطط شامل يوضح بالتفصيل المسؤول عن كل مهمة في سباق معين ويجعل من السهل تحديد أدوار المشروع ومسؤولياته.
في عملية سير العمل، الفهم هو كل شيء، ومصفوفة RACI هي طريقة رائعة لتطوير فهم عميق لأدوار المشروع مع الفريق بأكمله. هناك بدائل متعددة لمصفوفة RACI، والتي يمكن أن تكون مفيدة أيضًا.
مخطط
في حين أن مصفوفة RACI تساعد في تحديد المسؤول عن ماذا في مخطط شامل، فإن المخطط الانسيابي أفضل في تفصيل الإجراءات والمسؤوليات الاتجاهية. تعد المخططات الانسيابية جيدة في توثيق سلسلة من الإجراءات واستكشاف طرق متعددة للإكمال. سيكون إنشاء مخطط انسيابي خيارًا جيدًا إذا كانت عملية سير العمل الخاصة بك تحتوي على وظيفة متدرجة ودورية متكررة ويمكن تصورها في تدفق واحد متسق.
خريطة ذهنية
إذا لم يكن التدفق الخاص بك عبارة عن وظيفة تدريجية بسيطة، ولكنك لا تزال تريد خيار التصور، فإن إنشاء خريطة ذهنية يعد خيارًا جيدًا بالنسبة لك. الخرائط الذهنية قادرة على رسم تسلسلات بطريقة مشابهة للمخططات الانسيابية ولكنها تتوسع للخارج بدلاً من التدفق للأسفل، مما يعني أنه يمكنك إنشاء عدة فروع منفصلة للمعلومات. وهذا يجعل التصور ممكنًا للفرق التي ليس لديها تدفق إجرائي صارم للمهام في سير عملها. تمثل الخرائط الذهنية المزيد من الخطوات المتغيرة في عملية سير العمل، مما يجعلها خيارًا قيمًا للعديد من الفرق.
اعرف المزيد: أتمتة سير العمل
سير العمل مقابل العملية: ما الفرق؟
إذا كنت بحاجة إلى تطوير فهم أعمق لماهية عملية سير العمل، فقد يكون من المفيد التمييز بين مصطلحي سير العمل والعملية. بشكل منفصل، يعني هذان الأمران أشياء مختلفة قليلاً، وقد يساعد تحليل الاختلافات بينهما في الكشف عن بعض الفروق الدقيقة المهمة في تخطيطك.
يعد سير العمل والعملية إستراتيجيتين متشابهتين لتحقيق الهدف ولكن لهما نطاقات مختلفة قليلاً. سير العمل هو نهج موجه نحو المهام، مما يعني أنه يركز على تسلسل المهام التي يمكن إكمالها لإنهاء المشروع. تكون العملية موجهة نحو الهدف وتركز عادةً على الأهداف الإستراتيجية للمشروع وكيف يمكنك الوصول إليها بكفاءة أكبر.
عند الجمع بين العمليتين، تسهلان الفهم الشامل للمشروع وتوفران وجهات نظر استراتيجية وتفصيلية حول تحقيق النجاح.
كيفية دمج السبورات البيضاء على الإنترنت
من المحتمل جدًا أن يكون لديك بالفعل العديد من عمليات سير العمل المختلفة التي تعمل في مكان عملك، ويعد تحديدها طريقة رائعة لبدء تحسينها. قد تكون الخطوة الأولى هي النظر في المشكلات الشائعة التي يحلها فريقك، ثم كتابة الخطوات المتخذة لتحقيق أهدافك. بعد القيام بذلك، يمكنك البدء في إنشاء عملية سير العمل الخاصة بك.
يعد إنشاء عملية سير عمل أمرًا سهلاً حقًا بمجرد أن يكون لديك فهم أفضل لكيفية استخدام السبورة البيضاء على الإنترنت. تسمح لك اللوحات البيضاء عبر الإنترنت أنت وفريقك بالتعاون في إنشاء هذا المخطط والقوالب الأخرى وحفظها في مساحة يمكن الوصول إليها بشكل دائم. إنها أفضل الأدوات لإنشاء هذه المخططات ودمج فريقك بأكمله لتعزيز بيئة من التعاون والمواءمة.
خاتمة
نأمل أن يكون هذا الدليل قد ساعدك في فهم كيف يمكن أن يكون استخدام عملية سير العمل أداة فعالة بشكل لا يصدق لتحسين كفاءة فريقك. إذا كنت تريد معرفة المزيد حول تحسين كفاءتك من خلال إدارة المهام، فتأكد من مراجعة Fresco.
