ما هي إدارة المهام؟ التعريف والخطوات والأهمية والفوائد والأدوات والتقنيات

جدول المحتويات

تتكون حياتنا اليومية من مهام صغيرة ومتكررة في كثير من الأحيان. عادة ما يتم تقسيم هذه المهام على مدار يومنا، ولكي نكون ناجحين في روتيننا اليومي، علينا إكمالها. لكي يكمل الشخص مهامه، من المهم أن يعرف كيفية إدارتها. وليس سراً أن أفضل طريقة للقيام بذلك هي دمج استراتيجية إدارة المهام.

لا يزال الكثير منا غير معتاد على استراتيجيات إدارة المهام أو إدارة المهام بشكل عام. يدفعنا هذا النقص في الوضوح نحو مهام غير مكتملة ومواعيد نهائية متعددة ضائعة. يفترض الكثيرون أيضًا أن إدارة المهام ترتبط إلى حد ما بقائمة المهام، ولكنها أكثر من ذلك بكثير.

لفهم المزيد عن إدارة المهام، نحتاج أولاً إلى فهم معناها. ستحدد هذه المقالة إدارة المهام وتناقش أهميتها القصوى على المستويين الشخصي والمهني.

ما هي إدارة المهام؟

يتم تعريف إدارة المهام على أنها نظام استراتيجي وديناميكي مصمم للتخطيط والتنفيذ الفعال للمهام، مما يضمن مسارًا مبسطًا لإنجازها بنجاح. سواء كان التعامل مع قوائم المهام الفردية أو المساهمة في المشاريع التعاونية، فإن الإدارة الفعالة للمهام هي حجر الزاوية في الإنتاجية.

في عالم الروتين اليومي، تظهر المهام مراحل متنوعة، تتطلب كل منها نهجًا فريدًا. إن إتقان هذه المراحل وتصميم إستراتيجيتك وفقًا لذلك هو المفتاح لفتح الإنتاجية المثلى والوفاء بالمواعيد النهائية.

يتميز نظام إدارة المهام الخاص بنا بوظائفه المتنوعة، حيث يتكيف بسلاسة مع الاحتياجات الشخصية والموجهة نحو المشاريع. عندما تتعمق في تعقيدات إدارة المهام، ضع في اعتبارك المراحل الدقيقة التي تمر بها مهامك. إن تكييف نهجك بدقة يمكن أن يعزز سير عملك بشكل كبير، مما يؤدي إلى نتائج ناجحة وفي الوقت المناسب.

استمتع بالكفاءة التي لا مثيل لها لأدوات إدارة المهام لدينا، والتي تم تصميمها بدقة لرفع مستوى إنتاجيتك. ابدأ رحلتك نحو إدارة المهام الهادفة اليوم، واكتشف الفرق الذي يمكن أن يحدثه التخطيط الاستراتيجي.

الفرق بين إدارة المهام وإدارة المشاريع

تركز إدارة المهام بشكل أساسي على المهام الفردية المرتبطة بحياتك المهنية والشخصية. وهو يوثق استراتيجية لتنظيم وإكمال المهام المحددة الخاصة بك.

من ناحية أخرى، تتضمن إدارة المشروع إدارة مشروع بنقطة أو مرحلة أولية ثابتة ومرحلة نهائية أو ختامية. تتحدث إدارة المشاريع عن تنفيذ أهداف مهنية محددة وتستبعد الأهداف الشخصية. ولها موعد نهائي وتواريخ استحقاق أو انتهاء الصلاحية نظرا لاعتمادها على أصحاب المصلحة وتوقعات العملاء.

ما هي مراحل المهمة المختلفة في إدارة المهام؟

تدور إدارة المهام حول تحقيق الأهداف المتحركة، ولهذا السبب، هناك مرحلتان مختلفتان تدخلان في العملية. بشكل عام، تتضمن خطوات إدارة المهام ما يلي:

• مرحلة أولية عند إنشاء المهمة

• المرحلة الثانية هي عندما يتم تعيينها لشخص ما

• المرحلة الثالثة تنطوي على تقدم العمل

• المرحلة الرابعة تدور حول المراقبة ومراقبة الجودة

وبخلاف هذه المهام، يمكن أيضًا إلغاء المهام تدريجيًا عند إنهائها أو فشلها أو التخلي عنها. بعض هذه المهام لا تعتمد بشكل فردي ولكنها تتطلب العمل الجماعي أو بيئة من التعاون. عندما نتحدث عن إدارة المهام، علينا أن نعرف أنها معقدة وتتطلب الوقت والاهتمام والجهد. أحد العناصر الأساسية الأخرى لإدارة المهام هو المرونة، والتي تعمل بمثابة درع مثالي لتحقيق أهدافك المحددة.

كيف تكون فعالا في إدارة المهام

لا يمكنك أن تتوقع شيئًا أفضل إذا لم تبذل جهدًا فيه. أفضل طريقة لإنشاء استراتيجية فعالة لإدارة المهام هي بذل الكثير من الجهد لفهم أدوات إدارة المهام واستخدامها لبناء خطتك.

فيما يلي بعض الحيل التي من شأنها تحسين كفاءتك في إدارة المهام،

• إذا كانت مهمتك تتطلب منك تشكيل مجموعة، فيجب عليك تعديل خطتك لتلائم أهداف الفريق والأهداف الشخصية.

• اقضِ القدر المناسب من الوقت في كل مهمة. يمكنك تحديد أولويات مهامك وضبط وقتك وفقًا لذلك. سيؤدي ذلك إلى تعزيز سرعة عملك ومهاراتك الإدارية الشاملة.

• إعطاء الأولوية للتنظيم. سيوفر لك هذا الكثير من الارتباك وسيمكنك من التركيز على ما يهم.

• تتبع تقدمك خلال مراحل مهمتك. ستخبرك ملاحظة التقدم المحرز في كل مهمة بالمكان الذي تحتاج إلى التركيز فيه أكثر.

• الاستفادة من أدوات إدارة المهام. سيؤدي ذلك إلى تعزيز كفاءتك ويسمح لك بمشاركة المهام بين الأشخاص.

تعرف على المزيد: 7 حالات استخدام فعالة لإدارة المهام

3 خطوات رئيسية تشارك في إدارة المهام

تتضمن إدارة المهام بعض الخطوات الحاسمة التي تلعب دورًا حيويًا في عملها. يميل العديد من الأشخاص إلى تجاهلها، ولكن في الواقع، إذا راقبنا بعناية خطوات إدارة المهام البسيطة والقوية هذه، فيمكننا بسهولة الوصول إلى أهدافنا في وقت قصير.

تتطلب هذه الخطوات طاقة وجهدًا أقل وتعطي أقصى النتائج للمستخدمين. لقد ناقشنا بعض الخطوات الأكثر أهمية في دليلنا لمساعدتك في فهم الخطوات التي يجب اتباعها.

1. تحديد الأولويات

إذا لم تتمكن من التمييز بين مهامك الأكثر أهمية ومهامك الأقل أهمية، فمن المحتمل أن تعاني عندما تصل المواعيد النهائية. تتطلب كل مرحلة من مراحل إدارة المهام تحديد أولويات المهام وتجاهل بعض المهام الأقل أهمية لوقت لاحق.

من خلال تحديد الأولويات، ستكمل مهامك في الوقت المحدد وسيكون لديك ما يكفي لنفسك وللمشاريع الأخرى. ستكون قادرًا على اكتشاف نتائج اختيارك وستكون قادرًا على تحقيق الربح.

2. التتبع

يعد تتبع أهدافك وتقدمك أمرًا حيويًا في إدارة المهام. يساعدك هذا على التفكير فيما ينقصك وما عليك القيام به لإنجاز مهمتك التالية.

يساعدك التتبع أيضًا على إعادة تحديد المسارات المستقبلية لتجنب تكرار نفس الخطأ الذي ارتكبته في مهمة متكررة. يساعد التتبع أيضًا كحافز للأشخاص، حيث يمنحهم مرجعًا مرئيًا لعملهم المكتمل ويوفر طريقة لرؤيته حتى الانتهاء.

3. الجدولة

تساعدك الجدولة على معرفة الموعد النهائي المحدد لك ومتى تحتاج إلى إكمال مهمة للحصول على نتائج أفضل. إنه يسهل الحصول على تقدير دقيق لإنجاز المهمة ويمنح الأشخاص جدولًا زمنيًا قويًا للعمل ضمنه.

لماذا تعتبر إدارة المهام مهمة؟

بدون إدارة المهام، لن نتمكن من تنظيم مهامنا، وبدون التنظيم، سيكون مكان العمل غير متزامن تمامًا. تساعد إدارة المهام في تخطيط وإدارة وإكمال مجموعة معينة من المهام.

مع إدارة المهام المحددة، ستتمكن من تخطيط الأشياء في الوقت المحدد، وإدارتها بطريقة أفضل دون أي متاعب، وستكون قادرًا على حل المشكلات بسرعة وكفاءة. تعمل إدارة المهام على تحسين سير العمل لديك وربط المهام الأخرى مما يؤدي إلى إكمال سريع وأفضل.

تعرف على المزيد: 10 مزايا أساسية لإدارة المهام

من يمكنه الاستفادة من إدارة المهام؟

عندما يتعلق الأمر بإدارة المهام، لا توجد قيود على من يمكنه استخدامها بفعالية: يمكن للجميع الاستفادة من إدارة المهام لإنجاز المهام بشكل أفضل.

ومع ذلك، فهو يفيد بشكل أساسي أولئك الذين لديهم مجموعة كبيرة من المهام ويحتاجون إلى تنظيم صارم. إدارة المهام ليست مخصصة للأشخاص العاطلين الذين يجلسون وليس لديهم ما يفعلونه في جدول أعمالهم. وهذا ينطبق مرة أخرى على الجميع، لأن كل واحد منا لديه مهام خاصة به. الأشخاص الأكثر شيوعًا الذين يتجهون لإدارة المهام هم:

1. القادة

يمكن أن تكون في أي مكان بدءًا من تشغيل الشركات الناشئة وحتى تشغيل الحالات؛ يعتمد القادة بشكل كبير على إدارة المهام. يتطلب جدولهم الزمني الضيق الكثير من الأشياء في وقت واحد، وتوفر لهم إدارة المهام سهولة إكمال مهامهم في الوقت المحدد ودون أي فوضى.

2. الفرق

تعد الفرق فئة مهمة لأن إدارة المهام تساعد كل مكتب أو متخصص في تنسيق المهام وزيادة إنتاجيتها إلى الحد الأقصى. وهذا يشجعهم على العمل لتحقيق هدف مشترك بدلاً من الاعتماد على أساليب منفصلة.

3. الإدارة الشخصية

في الإدارة الشخصية، عادة ما يتعامل الموظفون مع المهام، لكن هذا لا يترك المالك أو السلطة ذات الصلة للانفصال عن المهام التي حددوها لأنفسهم.

فوائد استخدام إدارة المهام

تظهر الفوائد المتعددة كيف تساعدنا إدارة المهام بانتظام في حياتنا اليومية. وفيما يلي بعض من هذه:

• إنتاجية عالية: تعمل إدارة المهام على تحسين الإنتاجية عن طريق إزالة كل الأشياء غير الضرورية من روتينك اليومي. فهو يمنحك الأفضلية على الآخرين فيما يتعلق بسير العمل وإكمال المهام بشكل عام. مع إنتاجية أفضل، سيتم دفعك نحو القيام بالمزيد في روتينك اليومي.

• كفاءة عالية: تعمل إدارة المهام على زيادة الكفاءة لجعل مهامك قابلة للتحقيق. عندما تزيد إنتاجيتك، فمن المحتمل أن ترى تسليمًا سريعًا في إكمال مهمتك. وهذا هو أفضل مؤشر على الكفاءة العالية وهو سبب في أن إدارة المهام مفيدة للغاية.

• تقليل التوتر: إدارة المهام تعزز صحة عقلية وجسدية أفضل. من خلال الإدارة الفعالة للمهام، سوف تقلل من فرص التعرض للضغوط والتوترات المرتبطة بالعمل. لن يكون لديك خوف من تفويت المواعيد النهائية والاجتماعات المعلقة لأنك تعلم أن جميع متطلباتك محفوظة في مكان واحد آمن.

• إدارة أفضل للوقت: الوقت شيء مهم وثمين في حياتنا. عندما نضيع الوقت، لن نستعيده. ترتبط معظم حالات الندم والأخطاء في مكان العمل بالوقت، وإدارة المهام تقلل من هدر الوقت. تعمل إدارة المهام على تقليل الوقت الضائع أثناء العمل وإنجاز المهام وتمنح فريقك مزيدًا من الوقت للانتقال إلى أشياء أخرى.

• حل أفضل للمشكلات: نحن بحاجة إلى الإبداع للتعامل مع العديد من المتطلبات في حياتنا اليومية. توفر لنا إدارة المهام الرؤية اللازمة لإدارة المشكلات بطريقة إبداعية وسريعة. يمكن للأشخاص تقسيم مهامهم الإشكالية إلى أجزاء صغيرة ويمكنهم حلها بسهولة بناءً على النوع أو الحالة المعنية.

• قرارات أبسط: إن تنظيم مكان عملنا في مهام بسيطة وقابلة للتحقيق يجعل القرارات التي يتعين علينا اتخاذها أكثر وضوحًا. إن السماح للهيكل باتخاذ قرارات بسيطة نيابةً عنا يحرر قدرتنا على التفكير النقدي في المشكلات المهمة وتحديد أولويات ما هو أمامنا.

اعرف المزيد: ما هي مصفوفة RACI؟

كيف يمكننا تنفيذ إدارة المهام في حياتنا؟

هناك طريقتان رئيسيتان لتنفيذ إدارة المهام بشكل فعال في حياتنا،

• أدوات
• تقنيات

بعض هذه الأدوات المقترحة تقنية وتتطلب برامج محددة لتنفيذها. البعض الآخر مثل التقنيات المذكورة ليست ثابتة ويمكن أن تختلف من شخص لآخر. تعمل كل من أدوات وتقنيات إدارة المهام كقوة ناعمة وصعبة في معالجة المهام اليومية والتخطيط وتحسين إنجاز المهام.

أدوات إدارة المهام

1. قوائم المهام

تتضمن قوائم المهام البسيطة قوائم البقالة، والتخطيط في الداخل والخارج، وإدارة المهام الأساسية. هذا لا ينفد أبدًا من الأسلوب ولن يصبح أبدًا معقدًا ليستخدمه الناس. تبدأ معظم برامج إدارة المهام بهذا وتنتقل إلى هياكل أكثر تعقيدًا.

2. المجالس

تصميمات وأفكار آسرة على اللوحات تساعدك على تمييز أولوياتك. تحتوي هذه اللوحات على سمات بسيطة تساعد المستخدمين على تحديد مهامهم وإدارتها بصريًا.

3. التقاويم

تساعدك التقويمات من خلال إخبارك بالتاريخ الحالي ومساعدتك في تعيين تذكيرات لبعض المواعيد النهائية المهمة. يمكنك أيضًا إضافة مواعيد نهائية وموضوعات مخصصة تمثل يومك المهم.

4. برامج الإدارة

هذه أدوات قائمة على السحابة ولكنها سريعة لإدارة المهام. يمكن الوصول إلى هذا البرنامج في أي مكان وفي كل مكان، وسيساعدك على تحديد الأهداف وتحقيقها بسرعة. أفضل مثال على برامج إدارة المهام السبورة البيضاء IdeaScale .

تقنيات إدارة المهام

• رفض المهام الأقل أهمية: تعلم كيفية رفض المهام الأقل أهمية، سواء كان حضور حدث ما، أو التسوق، أو مساعدة شخص ما في فريقك. تدرب على رفض الأشياء الأقل أهمية لتحقيق أهدافك، وبمجرد الانتهاء من أولوياتك الرئيسية، يمكنك بعد ذلك الانتقال إلى مساعدة الآخرين.

• تجنب قاتلات الوقت: الملهيات التي تقتل الوقت موجودة في كل مكان حولنا، من أجهزتنا المحمولة إلى شاشات التلفزيون. لكي تكون فعالاً في إدارة المهام، يجب عليك تجنب إضاعة ساعات العمل على هذه الأجهزة. إحدى الإستراتيجيات الفعالة هي تحديد ميزانية لوقت الإلهاء وجدولة فترات الراحة.

• التوازن: تحقيق التوازن بين أدائك. خطط للمهام الصغيرة ثم انتقل إلى المهام الأكبر. فلا تتعب نفسك في متابعة المزيد والمزيد. بدلاً من ذلك، تأكد من إنجاز بعض المهام القابلة للتحقيق قبل القفز إلى مشروع جديد كبير.

• تجنب تعدد المهام: قد تعتقد أن تعدد المهام أمر سهل، لكنه ليس كذلك. يعتقد معظم الناس أنهم بارعون في القيام بمهام متعددة، لكنهم في الواقع يضيعون الوقت في مهام متعددة ويبذلون نصف الجهد. يجب أن تخطط للأشياء وفقًا لذلك وأن تكملها واحدة تلو الأخرى وليس دفعة واحدة.

• فترات زمنية: من الصعب أن تكون مشغولاً وتعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. نحن البشر نميل إلى أخذ فترات زمنية للاستمتاع بمحيطنا. الشيء نفسه ينطبق على إدارة المهام. خذ خيارات تتضمن فترات راحة وأوقات يمكنك تخصيصها لنفسك.

خاتمة

لقد ناقشنا كل التفاصيل الجوهرية حول إدارة المهام. لا يزال هذا هو النهج المفضل للعديد من الأشخاص الذين يكافحون من أجل إكمال مهامهم الشخصية والخاصة إلى جانب الإنتاجية والكفاءة العالية.