O que é colaboração remota? Definição, importância, fatores-chave, ferramentas, práticas recomendadas e vantagens

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O que é colaboração remota?

A colaboração remota é definida como a prática de trabalhar em conjunto e participar de atividades de equipe enquanto se está disperso em diferentes locais. Ele permite que as equipes se comuniquem e colaborem sem proximidade física para atingir metas individuais e organizacionais. A colaboração remota é facilitada por ferramentas de software poderosas que permitem que as pessoas simulem e desenvolvam um ambiente de colaboração tradicional. Com um número cada vez maior de organizações utilizando um pool global de talentos e fazendo a transição para ambientes de trabalho híbridos, a colaboração remota é mais importante do que nunca.

A colaboração remota não é tão simples quanto a colaboração tradicional. Ele requer um conjunto de ferramentas, um tempo preciso e um alinhamento mais profundo para funcionar de forma eficaz. Isso não significa que não deva ser priorizado, no entanto, e é importante que sua organização possa fazer a transição para a colaboração remota, se necessário. Neste artigo, definiremos a colaboração remota, discutiremos por que ela é tão importante, as práticas recomendadas para implementá-la e as melhores ferramentas para facilitá-la.

Por que a colaboração remota é importante?

A colaboração remota é importante para liberar o potencial de um espaço de trabalho global e permitiu que muitas organizações aumentassem a escala após a pandemia da COVID-19. Ao acessar um pool global de talentos e implementar estruturas de comunicação entre fusos horários, as empresas podem facilitar a colaboração remota e operar com eficiência, independentemente de sua localização física.

O maior problema que a colaboração remota resolve é a distância. A colaboração sempre exigiu comunicação face a face e proximidade física imediata, mas a colaboração remota permite que as pessoas trabalhem juntas sem estarem muito próximas. Como se vê, quando você utiliza o conjunto certo de ferramentas, pode haver muitas oportunidades de colaboração, mesmo do outro lado do mundo.

A distância física não é o único tipo de distância que a colaboração remota precisa acomodar. Há vários tipos de distância abordados pela colaboração remota, e todos eles precisam ser considerados ao criar um fluxo de trabalho de colaboração. Além da distância física, a colaboração remota precisa acomodar a distância funcional e a distância emocional. Veja abaixo os três tipos de distância e como otimizá-los ao facilitar a colaboração remota:

• Distância física: A distância física é o principal motivo da colaboração remota e envolve equipes separadas que precisam se conectar enquanto estão distantes umas das outras. A melhor maneira de remediar a distância física é manter canais de comunicação regulares, envolver-se em colaboração entre equipes e, de modo geral, manter relacionamentos pessoais e profissionais. A construção de relacionamentos é um dos principais aspectos que a colaboração remota não consegue levar em conta, por isso é importante que qualquer estratégia de colaboração remota tenha esse objetivo como meta principal.

• Distância funcional: A distância funcional não é a distância física em um espaço de trabalho remoto, mas a distância psicológica entre as pessoas em um ambiente de trabalho remoto. Envolve as estratégias e ferramentas específicas que as equipes usam para se comunicar e sua eficácia em relação à dinâmica e aos fluxos de trabalho da equipe. Reduzir a distância funcional não significa apenas usar a tecnologia para se aproximar; ela precisa ser a tecnologia certa e adequada para a sua equipe. Se uma organização tiver feito um ótimo trabalho para reduzir a distância funcional, os membros da equipe poderão colaborar facilmente e usar ferramentas que atendam às suas necessidades de comunicação e colaboração.

• Distância emocional: A distância emocional é, sem dúvida, a área de foco mais importante para a otimização da colaboração remota. A distância emocional refere-se ao alinhamento entre indivíduos e equipes e ao grau de conexão entre as pessoas em um espaço de trabalho remoto. Mesmo que as pessoas sejam funcionalmente muito próximas, ainda pode haver uma lacuna na conexão entre elas e com o trabalho, o que dificulta a colaboração efetiva. O combate à distância emocional é um dos aspectos mais importantes da colaboração remota e, muitas vezes, é ignorado como causa principal dos problemas de colaboração. A otimização da distância emocional pode ser, de fato, um dos melhores indicadores de aumento da produtividade e da experiência do funcionário, portanto, é definitivamente importante priorizá-la.

Esses três tipos de distância são coisas que a colaboração remota aborda por meio de ferramentas, estruturas de comunicação e colaboração regular. Para saber mais sobre como a colaboração remota funciona na prática, veja abaixo alguns dos fatores que definem a colaboração remota.

Saiba mais: O que é colaboração em equipe?

Fatores-chave da colaboração remota

A colaboração remota não é uma ideia abstrata para as equipes encontrarem seu caminho; há certos fatores e práticas que a definem e a tornam única. Além do método geral de colaboração, há alguns fatores que definem a colaboração remota.

• Acessibilidade

Uma das maneiras pelas quais a colaboração remota se define é por meio da acessibilidade. Com o uso de ferramentas remotas, as sessões e os exercícios de colaboração tornam-se acessíveis a pessoas de qualquer equipe, qualquer local e qualquer nível de experiência. Os quadros brancos on-line, em particular, tornam a colaboração fácil, igualitária e acessível para todos e permitem que as pessoas se envolvam em exercícios de colaboração exclusivos aos quais não teriam acesso pessoalmente.

Embora a colaboração remota seja teoricamente mais acessível para todos, ela exige que as equipes possam colaborar ao mesmo tempo. Isso não é uma preocupação com a colaboração tradicional, mas a colaboração remota exige que as pessoas encontrem disponibilidade em diferentes fusos horários, o que pode ser muito difícil em qualquer lugar do mundo.

A maioria das organizações, mesmo ao fazer a transição para um espaço de trabalho remoto ou híbrido, geralmente depende de horas de trabalho regulares ou de horas de colaboração, em que as pessoas da organização precisam estar livres para colaborar juntas, independentemente do local. Essa é uma maneira fácil de preencher a lacuna de tempo entre as equipes e pode ajudar a facilitar a colaboração remota sem problemas. O que falta, no entanto, é a flexibilidade para acomodar os membros da equipe que não podem participar dos horários regulares de colaboração. Nesse caso, as organizações precisam contar com a colaboração assíncrona.

A colaboração assíncrona é outra estratégia que aumenta a acessibilidade da colaboração remota. Isso envolve pessoas trabalhando juntas, mas não em tempo real, colaborando em um produto compartilhado em seu próprio tempo até chegar a uma solução final. Discutiremos a colaboração assíncrona mais adiante.

• Participação

A colaboração remota não acontece no vácuo; há equipes inteiras de pessoas que se envolvem ativamente para criar esse ambiente. A participação não é apenas um fator que define a colaboração remota; ela também é uma vantagem. Ao realizar sessões de colaboração virtualmente, ninguém precisa ficar de fora, e você pode incluir um grupo muito maior de talentos. Embora isso torne a colaboração remota mais útil, ela não será muito útil se as pessoas não estiverem dispostas a colaborar.

Garantir que a participação seja universal é um aspecto fundamental da colaboração remota. Os líderes precisam encontrar soluções que incentivem a colaboração em todas as áreas, envolvendo as equipes para que trabalhem juntas e se beneficiem das vantagens da colaboração em equipe. A participação universal envolve as equipes de uma forma que eleva as vozes dos membros da equipe que normalmente não contribuem e oferece um fórum para que todos interajam igualmente.

A participação é fundamental para que a colaboração remota seja bem-sucedida e, devido às ferramentas que a colaboração remota utiliza, ela é a plataforma perfeita para envolver as equipes na colaboração universal.

• Colaboração de rotina

Ao colaborar remotamente, pode ser fácil perder a prática e trabalhar em silos, em vez de trabalhar em colaboração. Isso significa que um importante fator definidor da colaboração remota são as sessões de colaboração de rotina. Da mesma forma que a criação de horários de colaboração padrão, a implementação de hábitos de colaboração precisa ser uma segunda natureza com a colaboração remota para garantir que as pessoas estejam se comunicando de forma eficaz. Esse será um fator determinante para o sucesso deles.

A colaboração de rotina não acontece apenas em grandes reuniões e reagrupamentos de equipes; ela precisa estar presente na colaboração entre equipes e entre equipes como uma prática diária. Obviamente, isso mudará de acordo com a equipe, mas as rotinas de colaboração devem ser sólidas e repetíveis para garantir que as equipes se conectem com frequência.

Melhores ferramentas de colaboração remota

Para garantir que a colaboração remota ocorra sem problemas, são necessários vários conjuntos de ferramentas para conectar, comunicar e fornecer resultados. Dependendo das suas necessidades, você precisará de um conjunto diferente de ferramentas, e há várias categorias de ferramentas que são cada vez mais importantes para as equipes remotas. Abaixo estão alguns identificadores breves dos tipos de ferramentas de colaboração remota que a sua equipe pode precisar e alguns exemplos dos melhores desempenhos para você começar.

Ao escolher uma ferramenta de colaboração remota, geralmente há três categorias a serem selecionadas. São elas:

• Ferramentas de comunicação e reunião

• Ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos

• Ferramentas de colaboração

Dependendo do seu caso de uso, você pode precisar de uma seleção dessas ferramentas, portanto, abaixo, descrevemos algumas das opções populares das três categorias. Embora essa não seja uma lista exaustiva de todas as melhores ferramentas de colaboração para equipes remotas, ela faz um bom trabalho ao representar as principais categorias e destacar algumas das melhores opções em cada seção para começar a explorar.

1. Quadro branco IdeaScale

O IdeaScale Whiteboard permite a colaboração remota para equipes em qualquer lugar, facilitando interações assíncronas e em tempo real por meio de quadros brancos on-line e gerenciamento de tarefas. Ao combinar esses dois fluxos, as equipes podem utilizar o IdeaScale Whiteboard como uma caixa de ferramentas de colaboração remota completa para se comunicar, colaborar e gerenciar projetos.

2. Folga

O Slack é uma das ferramentas de comunicação mais populares que existem e faz um excelente trabalho ao conectar equipes, tanto profissional quanto informalmente. Ao criar um espaço de comunicação conectado, o Slack permite que as equipes colaborem regularmente, compartilhem informações em tempo real e armazenem documentação para referência e uso posterior. O Slack também cria canais agrupados para que as equipes possam se comunicar em um único local compartilhado, em vez de depender de tediosas cadeias de e-mails. Substituindo funis intermináveis de comunicação ineficiente, o Slack é uma das ferramentas de colaboração remota mais importantes para qualquer equipe on-line.

3. Zoom

O Zoom é uma das ferramentas de colaboração remota mais populares porque permite que as pessoas se comuniquem de qualquer lugar do mundo usando uma chamada de vídeo segura e de alta qualidade. Embora tenha explodido durante a pandemia, o Zoom também estava crescendo antes disso e revolucionou a forma como as pessoas se encontravam por meio de salas de reunião pessoais. Isso permitiu que as pessoas se reunissem regularmente usando a mesma sala, em vez de gerar novas reuniões a cada vez. Se você pudesse usar apenas uma ferramenta de comunicação remota, talvez escolhesse o Zoom.

4. Trello

O Trello é um exemplo de ferramenta de gerenciamento de tarefas, mas há muitas outras ferramentas que fazem um trabalho semelhante: Jira, Asana e ClickUp, para citar algumas. Embora todas essas ferramentas permitam que as equipes gerenciem tarefas e acessem informações em um espaço de trabalho compartilhado, elas são englobadas pela capacidade do IdeaScale Whiteboard de gerenciar tarefas dentro de um fluxo de trabalho colaborativo maior. Ao usar o IdeaScale Whiteboard, você pode obter todo o valor do gerenciamento de tarefas em uma ferramenta como o Trello e, ao mesmo tempo, integrar sessões regulares de colaboração na mesma plataforma.

5. Manteiga

O Butter é uma poderosa ferramenta de colaboração que permite que as equipes facilitem workshops virtuais e integrem ferramentas ao processo de apresentação. Se você faz parte de uma equipe que faz apresentações regularmente ou reúne pessoas para workshops e grandes reuniões, a manteiga pode ser uma adição muito valiosa à sua caixa de ferramentas.

Saiba mais: O que é colaboração entre equipes?

12 práticas recomendadas para uma colaboração remota bem-sucedida

Para facilitar a colaboração remota de forma eficaz, existem algumas práticas recomendadas que todos devem seguir. Elas não precisam se aplicar exclusivamente à colaboração remota, mas se você as seguir de modo geral, elas serão muito benéficas para o seu processo de colaboração remota.

1. Comunicação consistente

A prática regular mais importante da colaboração remota é a comunicação. Nunca é demais enfatizar a importância de uma comunicação consistente e clara para uma colaboração remota eficaz. As equipes remotas precisam criar novos manuais para a forma como se comunicam, pois confiar em suas normas presenciais não será suficiente.

A comunicação é um aspecto vital da colaboração remota porque é uma das maiores diferenças entre os espaços de trabalho presenciais e virtuais. Como há uma lacuna tão grande, é preciso haver um novo conjunto de práticas de comunicação que as equipes usem para aumentar sua produtividade e eficiência.

Essas práticas podem ser adotadas em toda a empresa ou em equipes individuais e, devido à natureza distante da colaboração, as equipes precisarão fazer experiências para encontrar o relacionamento ideal de comunicação remota que funcione para elas. Isso pode ser tão profundo quanto as ferramentas que eles usam, seus estilos de comunicação e a frequência de suas reuniões. Quando sua equipe atingir um estado de comunicação eficaz e sustentável, você poderá começar a concluir projetos com uma cadência mais previsível e organizada. A previsibilidade e a organização são importantes para as equipes remotas porque, quando não há comunicação presencial diária, é preciso confiar que os projetos seguirão uma estrutura previsível.

Uma prática comum para a colaboração remota é a “comunicação excessiva”, que pode ser muito positiva nesse contexto. A comunicação excessiva não significa que as pessoas estão falando o dobro e desperdiçando o tempo umas das outras; comunicação excessiva significa ser excessivamente claro, fazer um esforço extra para comunicar as prioridades e levantar todas as questões possíveis para formalizar um plano de ação para possíveis obstáculos. Nesse sentido, a comunicação excessiva é apenas ir além para garantir que todos os membros de uma equipe sejam devidamente informados e tenham todos os recursos de que precisam para ter sucesso. A combinação disso com check-ins regulares e reuniões de equipe pode facilitar o alinhamento das equipes remotas.

2. Criar canais eficientes de comunicação

A comunicação geral não é a única maneira de as equipes serem bem-sucedidas na colaboração remota. Se você usa regularmente uma plataforma de comunicação compartilhada, publicar tudo lá e usar apenas esse canal será uma distração para as pessoas e pode diluir a importância da comunicação da equipe. Sem uma estratégia clara por trás da comunicação e canais dedicados para facilitar conversas específicas, a comunicação pode se diluir, tornar-se menos importante e ter dificuldades para transmitir informações de forma eficaz.

Ao colaborar com sua equipe, você precisa de uma estratégia eficaz para acompanhar o aumento da comunicação. O uso de canais eficientes de comunicação pode aumentar a produtividade, pois se concentra apenas nas partes afetadas e interessadas, em vez de se tornar uma distração para equipes inteiras que não estão envolvidas.

Isso não significa, entretanto, que as equipes devam isolar as informações e trabalhar apenas dentro de si mesmas. Em vez disso, crie canais baseados nos principais tópicos de seus fluxos de trabalho e incentive os funcionários a compartilhar informações nesses canais. Com isso, a comunicação pode se estender entre as equipes e alcançar as pessoas de que precisa. Se esse sistema exigir algum tempo de adaptação, não há problema algum; as pessoas podem precisar de uma chance para aprender a se comunicar por meio de vários canais de comunicação, mas, uma vez aperfeiçoado, é uma ótima maneira de facilitar a colaboração remota.

3. Fique cara a cara sempre que possível

Embora a colaboração remota utilize estratégias que ajudam a substituir a colaboração presencial, sempre haverá a necessidade de comunicação face a face. Mesmo remotamente, é a maneira mais rápida e direta de comunicar informações.

A comunicação eficiente não é a única vantagem de usar uma chamada com vídeo. A comunicação direta é uma das melhores maneiras de as equipes aumentarem a confiança, construírem conexões e criarem empatia umas pelas outras. Ao trabalhar remotamente, esses fatores são muito mais difíceis de serem criados organicamente e podem ser transformadores para a coesão da equipe.

O uso de chamadas de vídeo nem sempre precisa ser em tempo real, e há ocasiões em que o envio de um vídeo gravado pode comunicar informações de forma muito mais clara e compreensível. Esse é um meio-termo que pode ser usado para comunicar efetivamente grandes quantidades de informações de forma assíncrona, ajudando a manter a produtividade da equipe e aumentando a empatia.

4. Utilize a colaboração assíncrona

Como dissemos acima, há alguns casos em que a colaboração tradicional pode ser modificada para estratégias assíncronas para atender às necessidades de uma equipe. É difícil garantir que as pessoas estarão sempre disponíveis em determinados horários e, mesmo que estejam, isso pode resultar na interrupção dos fluxos de trabalho para criar tempo livre.

Ao colaborar em determinadas tarefas, há um determinado grau de urgência, dependendo do projeto, e isso sempre afetará a forma como a sua equipe trabalha em conjunto. Se a sua equipe estiver alinhada com as tarefas que precisam ser realizadas e com os prazos, você poderá utilizar estratégias de colaboração assíncrona para se conectar e se comunicar de um modo mais eficiente para uma equipe distribuída. Com isso, as equipes globais podem permanecer conectadas e colaborar, apesar dos desafios apresentados pelos espaços de trabalho remotos.

5. Use as ferramentas certas

Acima, falamos sobre algumas das melhores ferramentas de colaboração para equipes remotas, mas isso não significa que essas ferramentas sejam as únicas que você pode usar. Há muitas pilhas diferentes nas quais as equipes confiam para facilitar a colaboração remota, e cada equipe precisará fazer experiências para encontrar a combinação perfeita de ferramentas.

Diferentemente da colaboração tradicional, as equipes remotas não podem evitar o uso de ferramentas de software para facilitar a comunicação. Por esse motivo, cada um precisará selecionar um conjunto de ferramentas que funcione melhor para si, permitindo que sua equipe se desenvolva e se comunique com facilidade. Ao selecionar entre uma variedade de ferramentas remotas, tente considerar as ações que sua equipe precisa realizar e como essas ações podem ser aprimoradas com o uso de ferramentas de colaboração remota. As ferramentas que você selecionar devem promover a eficiência, direcionar suas principais áreas de ação e integrar-se umas às outras para criar uma experiência perfeita.

6. Manter a clareza e o alinhamento

É importante observar que, com o aumento da comunicação remota, é necessário aumentar a clareza para evitar possíveis falhas de comunicação e mal-entendidos. Mesmo que você tome todas as medidas possíveis para se comunicar com frequência e entrar em contato com frequência, sempre há a possibilidade de falha na comunicação.

A comunicação clara deve ser priorizada acima de tudo. Ao priorizar a clareza em tudo o que faz, você também está inerentemente priorizando o alinhamento, que é outro fator crucial para uma colaboração remota bem-sucedida. Se a sua equipe tiver clareza sobre todos os requisitos e prioridades, será muito mais fácil trabalhar em conjunto para atingir metas comuns. Esse alinhamento é fundamental para a colaboração remota e permite que as equipes mantenham o foco e operem com eficiência máxima.

7. Criar documentação acessível

Quando se trabalha pessoalmente, pode ser fácil verificar rapidamente com alguém, encontrar um documento e seguir em frente. No entanto, quando se trabalha on-line, o gerenciamento de documentos pode se tornar um sério pesadelo se não for devidamente monitorado. A criação de uma documentação acessível é um fator essencial para a criação de um espaço de trabalho remoto que funcione de forma eficiente e que permita que todos fiquem por dentro de tudo o que acontece.

Como um espaço de trabalho já está operando remotamente, criar um gerenciamento de nuvem acessível é uma das primeiras coisas que as empresas devem fazer para organizar seu espaço e fornecer aos funcionários uma orientação clara para acessar os documentos necessários.

O armazenamento da documentação na nuvem elimina a necessidade de revisão e de check-ins desnecessários, permitindo que as equipes tenham uma opinião mais formativa sobre como seus documentos são gerenciados e quem tem acesso a eles. A criação de sistemas de documentação on-line é bastante simples – requer apenas um Google Drive compartilhado da empresa e um gerenciamento simples de arquivos. Algumas equipes preferem ferramentas diferentes, como o Dropbox ou o Notion, mas qualquer uma funcionará, desde que sua organização esteja alinhada com uma solução holística.

Essas plataformas de gerenciamento de documentos eliminam a necessidade de consultar os funcionários para entender a versão mais recente de um documento. Você pode simplesmente visualizar os arquivos atualizados sempre que necessário, atualizando rapidamente os documentos e encontrando o arquivo correto. Além disso, a maioria das plataformas permite que as equipes editem documentos de forma colaborativa, eliminando a necessidade de comunicação entre as partes e permitindo que as pessoas colaborem uma vez antes de encontrar uma versão final. Esse é outro recurso adicional que ajuda a aumentar a produtividade por meio de colaboração remota e documentação acessível. Nem todos os documentos precisam estar acessíveis, e a administração pode estruturar cuidadosamente o acesso aos documentos para garantir que o acesso seja compartilhado adequadamente em toda a organização.

8. Facilite as interações informais

Uma das partes frustrantes de um espaço de trabalho remoto é a incapacidade de facilitar interações orgânicas e informais. Isso é algo que faz muita falta em ambientes de trabalho presenciais e torna muito mais difícil criar uma cultura empresarial forte sem essas interações.

A colaboração remota deve enfatizar a criação intencional de espaços fora do trabalho e de locais onde as pessoas possam interagir em termos pessoais. Isso pode ser feito por meio de atividades planejadas, canais dedicados ou semanas estruturadas para proporcionar tempo livre. De qualquer forma, a colaboração remota precisa incluir algumas interações não relacionadas ao trabalho para ajudar a facilitar a formação de cultura e a coesão eficaz da equipe.

9. Otimizar as reuniões

Ao conduzir a colaboração remota, você provavelmente estará envolvido em muito mais reuniões do que o normal, e isso pode ser uma grande perda de tempo se as equipes não souberem como conduzir as reuniões de forma eficaz. Para facilitar a colaboração remota de forma eficaz, as equipes precisam aprender a otimizar as reuniões para aproveitar ao máximo o tempo que passam juntas.

Toda reunião deve ter uma agenda, metas e itens de ação claros. Não basta ter apenas uma agenda geral para discutir; as equipes precisam de algo mais concreto para garantir que estão progredindo diariamente. Se estiver em uma posição de liderança, certifique-se de planejar as sessões com antecedência para garantir que as pessoas tenham cronogramas sólidos e que sempre haja algo relevante para discutir. Misturar isso com um conjunto diversificado de exercícios permite que as pessoas participem de novas atividades regularmente, mantendo a motivação elevada para colaborações futuras.

Outra parte importante da otimização de reuniões é manter registros sólidos de tudo o que foi dito e trabalhado. Isso agrega valor à documentação acessível para a equipe, mas tem mais a ver com o acompanhamento do assunto das reuniões, o que foi dito e quais são os itens de ação a serem seguidos. As equipes remotas precisam formalizar muito bem essa documentação para garantir que possam otimizar todas as suas reuniões.

10. Criar fluxogramas e protocolos

Ao trabalhar em um espaço de trabalho remoto, nem todas as perguntas exigem uma sessão de colaboração para serem respondidas. Às vezes, especialmente quando se trabalha em um fluxo de trabalho cíclico, organizar uma chamada presencial para esclarecer uma pergunta rápida pode acabar desperdiçando tempo em vez de fornecer uma resposta eficiente. Nessas situações, pode ser mais eficiente criar um fluxograma ou um diagrama de fluxo de trabalho para visualizar problemas, tarefas e perguntas comuns, a fim de ajudar os funcionários a solucionar os obstáculos por conta própria.

A criação de protocolos de comunicação ajuda a estabelecer quando é necessário se reunir e discutir um problema e quando não é necessário. A criação de fluxogramas pode ajudar a diagramar fluxos de trabalho comuns ou processos de solução de problemas para que as pessoas possam visualizar esses processos sempre que necessário. Com isso, sua equipe pode utilizar diagramas de colaboração visual para ajudar a aumentar a eficiência e respeitar o tempo de todos.

Além de aumentar a eficiência e ajudar a criar documentação acessível e escalável para uma equipe, a utilização desses diagramas de comunicação também ajuda a criar limites no espaço de trabalho remoto. Quando a comunicação é priorizada, as pessoas geralmente têm muita dificuldade para desligar o modo de trabalho e criar limites saudáveis para o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. A diagramação pode ser um método que as equipes usam para criar limites sobre o que requer assistência e o que tem um número documentado de soluções existentes.

11. Enfatize a coesão da equipe

Criar cultura e comunidade remotamente pode ser muito difícil, e enfatizar a coesão da equipe é uma parte fundamental de qualquer estratégia de colaboração remota bem-sucedida. Da mesma forma que a implementação de interações informais, as equipes precisam encontrar maneiras colaborativas de enfatizar a coesão da equipe. Uma maneira de as equipes criarem maior coesão é recompensando e reconhecendo o bom trabalho de indivíduos e equipes. Observar o comprometimento e o trabalho árduo é uma boa maneira de reconhecer as pequenas vitórias das pessoas e agradecê-las por tornarem a equipe melhor.

Essas práticas não apenas fazem com que as pessoas se sintam melhor em suas funções, mas também ajudam a equipe a continuar operando com produtividade consistente e crescente. Outras estratégias que ajudam a aumentar a coesão da equipe podem ser a realização de workshops virtuais, exercícios externos de formação de equipes, sessões de brainstorming e reuniões regulares da equipe. Todas essas atividades ajudam a criar confiança entre os funcionários e as equipes, o que é um elemento essencial para uma forte coesão da equipe. Quando as equipes confiam umas nas outras, elas conseguem conduzir a colaboração remota com muito mais eficiência.

12. Definir claramente as responsabilidades

Uma das partes importantes da colaboração eficiente em um espaço de trabalho remoto é ter responsabilidades claramente definidas em todos os níveis. Isso é essencial para a colaboração remota e entre equipes e ajudará qualquer equipe a se comunicar adequadamente e concluir projetos com êxito.

A criação de diretrizes e responsabilidades claras para cada pessoa dentro de uma equipe permitirá que elas estruturem a colaboração e a comunicação de forma eficaz para atingir melhor suas metas individuais e compartilhadas. A identificação de responsabilidades para todos os membros de uma equipe proporciona clareza, estrutura e organização para todos. Ele também relaciona claramente o trabalho de cada pessoa a prioridades específicas, permitindo que as pessoas acompanhem claramente sua direção em direção a grandes objetivos.

Essas responsabilidades devem ser criadas para cada sprint e acompanhadas na documentação compartilhada para comunicar e formalizar ainda mais as prioridades individuais e compartilhadas. Quando a sua equipe tiver um entendimento sólido do que é de sua responsabilidade, ela poderá se comunicar de forma eficaz e direcionar suas maiores prioridades com facilidade.

Saiba mais: Colaboração assíncrona versus colaboração síncrona

Vantagens da colaboração remota

A colaboração remota tem inúmeras vantagens, tanto do ponto de vista organizacional quanto dos benefícios para os funcionários. Muitas dessas perguntas estavam circulando quando o trabalho remoto decolou em 2020, mas agora as pessoas têm uma compreensão muito melhor de como a colaboração remota pode ser realmente vantajosa. Aqui estão algumas das maiores vantagens da colaboração remota.

• Acomoda vários estilos de trabalho: A colaboração remota tem a capacidade de acomodar vários estilos de trabalho diferentes, permitindo que as pessoas colaborem e trabalhem da maneira que melhor se adapte a seus pontos fortes. Independentemente de como você colabora melhor, sempre haverá uma solução que atenda às suas necessidades em uma caixa de ferramentas de colaboração remota.

• Pode aumentar a produtividade: Como as pessoas estão trabalhando de forma personalizada para obter maiores benefícios, elas geralmente conseguem aumentar sua produtividade ao utilizar a colaboração remota. Mais propriedade e responsabilidade significam maiores resultados da colaboração remota.

• Acomoda facilmente a documentação escalável: A colaboração remota geralmente faz parte de uma transformação digital maior, e isso significa que as organizações dependerão mais da documentação on-line compartilhada. Esses documentos são muito mais fáceis de dimensionar e distribuir do que as versões tradicionais, tornando a colaboração remota uma transição fácil para qualquer empresa.

• Atrai um grupo maior de talentos: Ao oferecer empregos remotamente, você não fica limitado a um grupo geográfico específico de talentos. A colaboração remota permite que as organizações atraiam e integrem tipos únicos e especiais de talentos, seja para uma função em tempo integral ou para uma única sessão de colaboração. Ter essa habilidade pode aumentar a força técnica de qualquer equipe.

• Desenvolve as habilidades de comunicação: Contar com ferramentas de comunicação remota nem sempre é fácil, mas um benefício adicional de usá-las pode ser o aumento das habilidades de comunicação das pessoas. A colaboração remota exige comunicação ativa e frequente, o que aprimora ativamente as habilidades de comunicação de todos os envolvidos.

• Reduz as despesas da empresa: A colaboração remota requer software e ferramentas adicionais para funcionar corretamente, mas também significa que as organizações podem reduzir tremendamente os gastos com espaços de trabalho presenciais. Do ponto de vista organizacional, essa economia líquida é boa demais para ser ignorada.

• Aumenta a flexibilidade: A colaboração remota oferece aos funcionários mais flexibilidade em suas vidas pessoais e profissionais. Com as linhas entre o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal cada vez mais tênues, essa flexibilidade pode ajudar as pessoas a se concentrarem em si mesmas e, ao mesmo tempo, serem bem-sucedidas em seus empregos.

• Atividades mais versáteis: A utilização da colaboração remota permite que as pessoas tirem proveito de vários modelos diferentes para estruturar suas sessões de colaboração. Esses modelos editáveis podem ser acessados por meio de um quadro branco on-line e oferecem uma variedade de estruturas que ajudarão as equipes a ter sucesso em qualquer atividade que escolherem.

Desafios da colaboração remota

Embora a colaboração remota possa ter um grande impacto positivo em muitas equipes, ela não é uma solução “única”. Seria negligente não mencionar alguns dos desafios que as equipes e os funcionários enfrentam quando mudam para a colaboração remota.

• Isolamento: Na esteira da pandemia da Covid-19, muitas pessoas aprenderam que simplesmente lidam melhor com um local de trabalho presencial em vez de trabalhar em casa. Trabalhar sozinho em casa pode se tornar muito solitário às vezes, e alguns funcionários realmente lutam contra essa sensação de isolamento, o que pode afetar seriamente o produto do trabalho e a saúde mental.

• Restrições de acessibilidade: Uma das maiores questões que as equipes enfrentam ao trabalhar com talentos globais é como eles permanecerão acessíveis para o potencial. Conforme mencionado anteriormente, a colaboração assíncrona pode ser uma estratégia que ajuda a combater as mudanças nos fusos horários e na acessibilidade. No entanto, se as equipes não responderem bem às mudanças nos estilos de colaboração, a falta de acessibilidade para colaboração em tempo real pode representar um problema insuperável. Antes de desistir, tente vários métodos de colaboração assíncrona, mas se isso não ajudar, a colaboração remota pode não ser bem-sucedida para a sua equipe.

• Tempo presencial limitado: ao trabalhar remotamente, mesmo que você esteja no mesmo fuso horário que a sua equipe, haverá inerentemente muito menos tempo presencial entre as pessoas em comparação com um espaço de trabalho tradicional. Pode ser difícil lidar com essa falta de interação, tanto pessoal quanto profissionalmente, e não importa o que você faça, não é possível substituir diretamente o tempo de trabalho presencial com sua equipe.

• Requer uma equipe automotivada: Se a sua equipe estiver trabalhando em casa, haverá inerentemente uma quantidade menor de supervisão e influência da gerência. Independentemente do uso de ferramentas para rastrear o uso e garantir a atividade, as pessoas terão muito mais espaço para fazer suas próprias coisas enquanto trabalham em espaços independentes. Para permanecer produtivo e ativo durante a colaboração remota, é necessário ter uma equipe muito automotivada. Se as equipes têm dificuldades com a automotivação ou geralmente precisam de maior supervisão, elas podem achar a colaboração remota especialmente desafiadora.

• Dependência de ferramentas de colaboração: Conforme mencionado anteriormente, ao realizar a colaboração remota, as equipes geralmente dependem de um conjunto de ferramentas para manter os canais de comunicação ativos. Isso, no entanto, significa que eles dependem dessas ferramentas para alimentar sua colaboração. Quando você depende de uma ferramenta, está sujeito a falhas, bugs ou erros do sistema e, a menos que sua equipe seja experiente em tecnologia, isso pode prejudicar seriamente o seu progresso.

Saiba mais: O que é colaboração em equipe?

Conclusão

A colaboração remota é uma faceta extremamente importante do local de trabalho moderno, e tirar proveito dela pode produzir resultados importantes para a sua equipe. Se estiver interessado em saber mais sobre as melhores ferramentas de colaboração remota e integrá-las à sua equipe, confira nossa ferramenta de quadro branco on-line gratuita.