칸반 보드는 직장에서 가장 유연하고 널리 사용되는 협업 템플릿 중 하나입니다. 시각적 협업이 처음이라면 시작하기에 좋은 곳이며 팀에도 큰 이점을 제공할 것입니다. 이 글에서는 칸반의 정의와 칸반을 최대한 활용하기 위한 몇 가지 전략을 안내합니다.
다른 유형의 보드를 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 고객 여정 맵 또는 SWOT 분석 사용 가이드를 참조하세요.
칸반이란 무엇인가요?
‘시각적 신호’ 또는 ‘카드’를 뜻하는 일본어 용어에서 유래한 칸반은 강력한 시각적 프로젝트 관리 및 워크플로 최적화 도구로 정의됩니다. 원래 제조업에서 고안된 칸반은 소프트웨어 개발, 프로젝트 관리, 지식 업무 등 다양한 산업에 적용할 수 있는 다목적 방법론으로 발전했습니다.
칸반 시스템에서 기둥과 카드가 있는 보드는 프로세스의 다양한 단계를 통해 진행되는 작업 항목을 시각적으로 나타냅니다. 각 열은 별개의 워크플로 단계를 나타내고 카드는 개별 작업 또는 작업 항목을 상징합니다. 칸반의 근본적인 목표는 업무 프로세스의 투명성을 제공하여 팀이 워크플로를 효율적으로 관리하고 최적화할 수 있도록 하는 것입니다.
칸반 시스템을 구현함으로써 팀은 전략적으로 진행 중인 작업(WIP)을 제한하고 체계적으로 작업을 완료하는 데 집중할 수 있습니다. 이 접근 방식은 병목 현상을 완화하고 생산성을 높이며 일관된 업무 흐름을 보장합니다. 지속적인 개선과 적응성을 강조함으로써 팀은 시간이 지남에 따라 프로세스를 개선하여 진화하는 고객 요구 사항을 충족할 수 있도록 효율성을 높일 수 있습니다.
칸반의 주요 기능:
- 시각적 표현: 열과 카드가 있는 시각적 보드를 활용하여 작업 항목을 명확하게 표시합니다.
- 워크플로 투명성: 업무 프로세스에 대한 가시성을 높여 팀 협업을 개선합니다.
- WIP 제한: 진행 중인 작업을 제한하여 작업 완료 효율을 높이는 데 중점을 둡니다.
- 지속적인 개선: 지속적인 프로세스 개선을 위한 반복적인 접근 방식을 장려합니다.
- 적응성: 팀이 변화하는 요구 사항을 충족하도록 프로세스를 발전시키고 맞춤화할 수 있습니다.
칸반의 원칙을 이해하고 구현함으로써 팀은 효율적인 워크플로 관리뿐만 아니라 지속적인 개선 문화를 조성하여 역동적인 업무 환경에서도 지속적인 성공을 보장할 수 있습니다.
칸반 사용 방법
칸반 보드는 여러 섹션으로 나뉩니다. 이러한 섹션은 워크플로우의 여러 단계를 기반으로 하며, 여러분이 참여하게 될 작업 기반 조직의 기초가 됩니다. 칸반 보드는 5가지 섹션으로 나뉩니다: 가능한 아이디어, 백로그, 작업 중, 진행 중, 완료의 5가지 섹션으로 나뉩니다. 이것은 칸반의 일반적인 설정이지만, 일부는 백로그, 진행 중, 완료의 세 가지 섹션으로만 구성하거나 장애물에 부딪혔을 때 작업을 그룹화할 수 있는 “중단됨” 섹션을 추가하기도 합니다.
사용 중인 칸반의 설정이 무엇이든, 상호작용 방식은 모든 칸반에서 동일합니다. 특정 프로젝트나 스프린트에 집중하는 것부터 시작합니다. 이 프로젝트는 전체 칸반의 기초가 될 것입니다. 칸반을 사용하는 목적은 프로젝트의 성공을 위해 수행해야 할 실행 가능한 작업을 시각화하고 정리하는 것입니다. 따라서 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 수행해야 하는 모든 가시적이고 실행 가능한 작업을 기반으로 노트를 작성하게 됩니다. 이러한 작업은 완료하기 위해 수행해야 하는 작업을 최대한 구체적으로 지정해야 합니다.
실행 가능한 작업과 가능한 아이디어를 모두 모았다면 우선순위를 정하기 시작합니다. 작업 중인 특정 프로젝트에 따라 팀의 우선순위가 달라지므로 더욱 독특한 프로세스가 될 것입니다. 하지만 우선순위가 무엇이든, 완료해야 하는 시기와 가능한 영향력을 기준으로 위의 섹션으로 작업을 정리할 수 있습니다.
칸반 사용의 다음 단계는 프로젝트가 진행됨에 따라 칸반을 다시 살펴보는 것입니다. 팀이 작업을 완료하고 완료를 향해 진행함에 따라 보드를 업데이트하고 완료 쪽으로 작업을 이동할 수 있습니다.
또한 우선순위가 여전히 올바른지 확인하고, 우선순위를 재평가해야 하는 경우 백로그에 작업을 더 옮기고 다른 작업을 시작할 수 있도록 체크인하는 것도 중요합니다. 이러한 작업을 시각화하면 프로젝트에 대한 훌륭한 개요를 파악하고 팀을 조정하는 데 도움이 됩니다.
칸반 보드는 실제 보드에서도 사용할 수 있지만 온라인 화이트보드를 통해 훨씬 더 쉽게 사용할 수 있습니다. 스티커 메모로 모든 작업을 효율적으로 관리하고 팀을 쉽게 조율할 수 있습니다.
그러나 물리적 보드는 칸반을 사용할 수 있는 가능성을 약간 제한합니다. 온라인 화이트보드는 접근성이 뛰어나기 때문에 모든 작업을 한 곳에 정리하고 나중에 보드를 다시 방문해 업데이트하거나 다음 우선순위를 상기시키는 것이 훨씬 쉽습니다. 온라인 화이트보드의 영구적인 접근성은 다음 칸반을 위한 완벽한 장소이자 모든 시각적 정리 도구를 사용하기에 좋은 장소입니다.
자세히 알아보세요:
워터폴 대 칸반 대 스크럼 대 린
칸반 방법론
칸반은 프로젝트 관리 및 워크플로 최적화에 널리 사용되는 방법론입니다. 작업을 시각적으로 표현하여 팀이 작업과 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있도록 도와주는 것으로 유명합니다. 칸반은 일본의 제조업 분야에서 시작되었으며, 이후 지식 업무 및 기타 다양한 산업에 적용되었습니다. 다음은 칸반 방법론의 핵심 원칙과 개념입니다:
- 업무 시각화: 칸반의 핵심 아이디어는 업무를 시각화하는 것입니다. 이 작업은 일반적으로 워크플로우를 시각적으로 표현한 칸반 보드에서 이루어집니다. 보드는 기둥과 카드로 구성됩니다. 각 열은 작업의 단계를 나타내고 카드는 개별 작업 또는 항목을 나타냅니다.
- 진행 중인 작업(WIP) 제한: 칸반은 각 열에서 특정 시간에 진행 중인 작업 수에 제한을 설정하는 것을 강조합니다. 이렇게 하면 팀원들의 업무 과부하를 방지하고 안정적인 업무 흐름을 보장할 수 있습니다.
- 흐름 관리: 칸반의 목표는 한 단계에서 다음 단계로 원활하고 예측 가능한 업무 흐름을 만드는 것입니다. WIP를 제한하고 병목 현상에 주의를 기울임으로써 팀은 프로세스를 최적화하여 흐름을 개선할 수 있습니다.
- 프로세스 정책을 명시적으로 만드세요: 칸반을 사용하는 팀은 보드의 각 열에 대해 명시적인 정책을 정의해야 합니다. 이러한 정책은 작업의 흐름 방식과 한 열에서 다른 열로 작업을 이동하기 위해 충족해야 하는 기준을 명확히 하는 데 도움이 됩니다.
- 피드백 루프와 지속적인 개선: 칸반은 팀이 지속적으로 프로세스를 검토하고 개선하도록 장려합니다. 정기 회의 또는 ‘스탠드업’은 업무 현황을 논의하고, 문제를 파악하고, 프로세스를 조정하는 데 흔히 사용됩니다.
- 풀 시스템: 칸반은 풀 시스템으로 운영되므로 사용 가능한 용량이 있을 때만 새 작업이 시스템으로 끌어옵니다. 이는 팀원의 역량에 관계없이 업무를 팀원에게 밀어붙이는 푸시 시스템과 대조적입니다.
- 고객 가치에 집중하세요: 칸반은 고객에게 가치를 제공하는 데 중점을 둡니다. 고객에게 가장 큰 영향을 미치는 작업의 우선순위를 정하도록 권장합니다.
- 적응성: 칸반은 적응력이 뛰어나 스크럼과 같은 다른 방법론과 함께 사용하거나 독립적인 접근 방식으로 사용할 수 있습니다. 팀은 각자의 필요에 맞게 칸반 보드를 사용자 지정할 수 있습니다.
- 서비스 수준 계약(SLA): SLA는 종종 칸반에서 다양한 단계를 통해 작업이 얼마나 빨리 진행되어야 하는지에 대한 기대치를 정의하는 데 사용됩니다. 이를 통해 팀은 고객의 요구와 기대에 부응할 수 있습니다.
- 리드 타임 및 주기 시간: 칸반은 리드 타임(보드에 작업이 추가된 시점부터 작업을 완료하는 데 걸리는 시간) 및 주기 시간(활성 작업이 시작된 후 작업을 완료하는 데 걸리는 시간) 등의 메트릭을 사용하여 워크플로우를 분석하고 최적화합니다.
칸반은 소프트웨어 개발 및 프로젝트 관리부터 제조 및 고객 지원에 이르기까지 다양한 영역에 적용할 수 있는 유연한 방법론입니다. 업무 관리와 효율성 향상을 위한 시각적이고 반응이 빠른 접근 방식을 제공합니다.
칸반 프로세스
칸반 프로세스는 업무와 워크플로우를 관리하는 시각적이고 유연한 접근 방식입니다. 칸반은 작업 단계와 작업을 시각적으로 표현한 칸반 보드를 중심으로 진행됩니다. 이 과정에는 몇 가지 주요 단계가 포함됩니다:
1. 워크플로를 시각화합니다:
- 칸반 보드를 만듭니다: 일반적으로 기둥이있는 실제 보드 또는 전문 소프트웨어를 사용하는 전자 보드입니다. 보드의 모든 열은 특정 작업 단계를 나타냅니다.
- 워크플로 단계를 정의합니다: 작업 항목 또는 작업이 진행되는 단계를 식별하고 나열하세요. 일반적인 단계는 “할 일”, “진행 중 작업”, “테스트” 및 “완료”로 구성될 수 있습니다.
2. 작업 항목 카드:
- 작업 항목 카드를 만듭니다: 각 작업 항목 또는 작업은 칸반 보드에 스티커 메모나 디지털 카드와 같은 카드로 표시됩니다.
- 작업 세부 정보를 추가합니다: 각 카드에 간단한 설명, 우선순위, 마감일 및 기타 관련 정보와 같은 필수 정보를 포함하세요.
3. 진행 중인 작업(WIP)을 제한합니다:
- WIP 한도를 설정합니다: 과부하를 방지하고 안정적인 워크플로우를 유지하기 위해 각 열에 허용되는 최대 작업 수를 결정합니다. 이러한 제한을 통해 팀은 새로운 작업을 시작하기보다 작업을 완료하는 데 집중할 수 있습니다.
4. 풀 시스템:
- 작업 작업: 팀원들은 작업할 능력이 있는 경우에만 작업을 ‘할 일’ 열에서 ‘진행 중’ 열로 가져옵니다. 이렇게 하면 사용 가능한 용량이 있을 때만 작업을 시작할 수 있습니다.
- 작업은 단계를 통해이동합니다 : 작업이 진행됨에 따라 칸반 보드의 정의된 프로세스 정책에 따라 카드가 한 열에서 다음 열로 이동합니다.
5. 지속적인 모니터링 및 개선:
- 정기적인 스탠드업 미팅: 매일 또는 정기적으로 회의를 열어 칸반 보드의 작업 상태를 검토하고, 문제나 병목 현상을 파악하고, 워크플로우를 최적화하는 방법을 논의하세요.
- 메트릭 및 데이터분석 : 리드 타임(요청부터 완료까지 걸리는 시간) 및 사이클 타임(작업 진행에 소요되는 시간) 등의 주요 지표를 측정하고 추적하세요. 이 데이터를 사용하여 프로세스 개선에 대한 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.
6. 적응 및 최적화:
- 프로세스 조정하기: 워크플로우를 모니터링하고 분석하여 얻은 인사이트를 바탕으로 효율성을 개선하고 병목 현상을 줄이며 작업 흐름이 원활하게 이루어지도록 변경합니다.
- 지속적인 개선 문화: 학습과 적응의 문화를 조성하여 팀원들이 칸반 프로세스를 개선하는 변화를 제안하고 실행하도록 장려합니다.
7. 고객의 기대치를 관리합니다:
- 고객 가치에 따라 업무의 우선순위를 정하세요: 고객에게 가장 중요한 가치를 제공하는 업무에 집중하여 고객의 요구를 효율적으로 충족시키세요.
8. 정책 검토 및 개선:
- 칸반 보드의 각 열과 관련된 정책을 주기적으로 검토하고 개선하세요. 이렇게 하면 워크플로가 팀 목표 및 고객 요구사항에 부합하는 상태를 유지할 수 있습니다.
9. 협업 및 커뮤니케이션:
- 효과적인 커뮤니케이션: 팀은 열린 커뮤니케이션과 협업을 유지하여 문제를 해결하고 인사이트를 공유하며 모든 사람이 워크플로와 목표에 부합하는지 확인해야 합니다.
칸반 프로세스는 적응력이 뛰어나며 다양한 팀과 조직의 특정 요구사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다. 투명성을 높이고, 낭비를 줄이며, 업무 프로세스의 개선을 지속적으로 추진합니다.
칸반의 예
다양한 상황에서의 실용적인 칸반 보드 사례를 살펴보고 프로젝트 관리에 혁신을 가져올 수 있는 방법을 알아보세요:
- 소프트웨어 개발 칸반 보드: 백로그, 준비, 개발, 테스트, 배포와 같은 열을 사용하여 소프트웨어 개발 프로세스를 간소화하세요. 진행 상황에 대한 가시성을 확보하고 병목 현상을 쉽게 파악하세요.
- 콘텐츠 마케팅 워크플로: 아이디어, 글쓰기, 편집, 디자인, 게시와 같은 단계로 구성된 칸반 보드로 콘텐츠 제작 전략을 개선하세요. 시작부터 퍼블리싱까지 콘텐츠 파이프라인을 손쉽게 관리하세요.
- 개인 작업 관리 보드: 백로그, 할 일, 수행 및 완료 열이 표시되는 칸반 보드를 통해 개인 작업 관리를 최적화하세요. 우선순위를 체계적으로 정리하고 집중하세요.
- 제품 개발 시각화: 컨셉, 디자인, 프로토타이핑, 테스트 및 릴리즈 단계가 포함된 칸반 보드를 사용하여 실제 제품의 수명 주기를 효율적으로 관리하세요.
- 영업 파이프라인 관리: 잠재 고객, 자격 검증, 프레젠테이션, 협상, 성사, 성사-손실 열을 통해 리드와 기회를 시각화하여 영업 팀의 역량을 강화하세요.
- 고객 지원 추적: 새 요청, 분류, 진행 중, 테스트, 해결 및 종료와 같은 단계를 강조하는 칸반 보드를 사용하여 고객 지원 프로세스를 개선하세요.
- 애자일 마케팅 워크플로: 계획, 실행, 분석, 최적화 단계를 강조하는 칸반 보드로 마케팅 캠페인을 혁신하세요. 마케팅 팀을 위한 지속적인 개선 주기를 조성하세요.
- 이벤트 기획 조정: 기획, 물류, 홍보, 실행 및 후속 단계를 포괄하는 칸반 보드로 이벤트 계획을 간소화하세요.
- 제조 프로세스 관리: 원자재, 생산, 품질 관리, 포장 및 배송과 같은 단계를 통합하는 칸반 보드를 사용하여 제조 운영을 혁신하세요.
- 스크럼 및 애자일 개발 통합: 칸반 보드를 스크럼 또는 애자일 방법론과 원활하게 통합하세요. 작업을 시각화하고, 스프린트를 관리하고, 진행 상황을 손쉽게 추적하세요.
이러한 칸반 보드 예시는 팀이나 프로젝트의 고유한 요구 사항에 따라 접근 방식을 사용자 지정하는 데 기초가 됩니다. 업무 시각화 및 관리를 위한 이 유연한 도구로 워크플로를 최적화하고 협업을 강화하며 생산성을 높이세요.
칸반과 스크럼
사람들은 종종 칸반과 스크럼의 차이점을 혼동하는 경우가 많은데, 이는 당연한 일입니다. 이 두 프로젝트 관리 시스템은 매우 유사하고 동일한 물리적 형식을 사용하는 경우가 많지만 사고방식과 목표가 크게 다를 수 있습니다. 다음은 이 둘의 주요 차이점입니다:
간단히 정의하자면, 둘 다 실행 가능한 작업의 완료와 정리에 중점을 두지만, 칸반 워크플로는 더 유연하고 유동적인 반면 스크럼 조직은 더 경직되어 있고 소규모 스프린트를 기반으로 합니다.
- 스크럼 스프린트에는 엄격한 시간 프레임과 릴리스 마감일이 있습니다. 칸반 흐름은 특정 프로젝트에 집중할 수도 있지만, 지속적인 팀 조율에 더 많이 사용됩니다.
- 칸반 조직은 콘텐츠/제품을 지속적으로 푸시하는 반면 스크럼 스프린트는 매주 또는 격월로 예정된 릴리스 날짜가 있습니다.
- 스크럼 보드는 명확한 역할과 가이드라인이 있는 반면, 칸반 보드는 보다 자율적이고 팀 기반입니다.
- 칸반 보드는 다시 방문하고 재평가할 수 있도록 설계되었습니다. 이러한 유연성은 칸반 워크플로우의 핵심입니다.
후향적 분석
칸반은 향후 프로젝트를 계획하거나 현재 팀이 진행 중인 프로젝트를 정리하는 데 매우 유용하지만, 현재 진행 중인 프로젝트만큼이나 이전 작업을 정리하고 평가하는 것도 중요합니다.
회고 템플릿은 이전 작업의 작업과 작업을 정리하고 ‘잘된 점’, ‘개선할 수 있는 점’, ‘이러한 변경 사항을 구현하기 위한 실행 가능한 작업’을 기준으로 작업을 분류할 수 있게 해줍니다. 이러한 섹션을 기반으로 작업을 정리하면 이전 스프린트의 좋은 점과 나쁜 점을 모두 분석할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 향후 프로젝트를 개선할 수 있는 방법을 이해하고 이를 실현할 수 있는 가시적인 조치를 만들 수 있습니다.
회고 템플릿은 칸반과 매우 유사하게 작동하기 때문에 두 가지를 한 곳에서 구현하는 보드를 만들었습니다. 주간 칸반 및 분석 보드를 통해 사용자는 가장 최근 프로젝트의 성공 여부를 분석하는 동시에 향후 작업을 평가하고 우선순위를 정할 수 있습니다. 이러한 작업은 매우 복잡하게 얽혀 있으며, 교차 분석을 통해 작업을 완료하고 워크플로우의 우선순위를 정하는 데 있어 효율성을 극대화할 수 있습니다.
자세히 알아보기: 린 캔버스란 무엇인가요? 정의 및 연습
결론
칸반은 팀이 워크플로를 최적화하기 위해 구현할 수 있는 가장 민첩한 템플릿 중 하나이며, 이 글을 통해 칸반을 사용하는 데 영감을 얻으셨기를 바랍니다. 재택근무 중 혁신을 성공시키는 방법에 대한 팁을 확인하고 싶으시다면 아이디어스케일 블로그의 최근 게시물을 확인하시고, 저희의 칸반 보드를 무료로 사용해 보시는 것도 잊지 마세요!
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