RACI 매트릭스는 프로젝트 역할과 책임을 정의하고 문서화하는 간단한 방법입니다. 이를 사용하면 프로젝트 성공 가능성이 크게 높아집니다. RACI는 1950년대에 “결정권 매트릭스”라는 이름으로 처음 도입되었습니다. 역할과 사람을 고려하는 유일한 프로젝트 관리 도구입니다. RACI 변형에는 RASCI, ARCI, DACI가 있습니다. 이 문서에서는 RACI 매트릭스와 그 목표, 장점 및 단점에 대해 설명합니다.
RACI 매트릭스란 무엇인가요?
RACI 차트 또는 RACI 다이어그램이라고도 하는 RACI 매트릭스는 프로젝트 또는 비즈니스 프로세스 내에서 작업, 활동 또는 결과물에 대한 역할과 책임을 정의하고 명확히 하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 및 조직 도구로 정의됩니다. “RACI”라는 용어는 개인 또는 그룹이 주어진 업무에서 수행할 수 있는 네 가지 주요 역할인 책임감(Responsible), 책임감(Accountable), 자문(Consulted), 정보 제공(Informed)의 약자입니다.
다음은 RACI 매트릭스의 각 역할에 대한 분석입니다:
- 책임감 있는
일하는 사람이 책임을 집니다. 이들은 작업을 완료하거나 결정을 내려야 하는 사람들입니다. 여러 사람이 공동으로 책임을 질 수 있습니다.
- 책임감
개인은 작업, 목표 또는 결정이 완료되면 반드시 서명하거나 승인해야 합니다. 그 사람에게 책임이 있습니다. 그러나 한 사람만 책임을 질 수 있으므로, 한 사람만 책임을 질 수 있다는 점에 유의하세요.
- 상담
작업을 완료하고 결재를 받기 전에 항상 자신의 의견이나 기여를 제공해야 하는 사람이 있습니다. 해당 담당자가 상담을 받습니다. 이들은 루프에 참여하는 적극적인 참여자입니다.
- 정보 제공
진행 상황이나 결정에 대한 업데이트는 정보 제공자에게 전달됩니다. 이 사람들은 공식적으로 상담을 받지 않습니다. 이들은 작업이나 결정에 직접적으로 기여하는 역할만 합니다. RACI 매트릭스를 만들려면 프로젝트 제공과 관련된 모든 작업을 식별하는 것이 필수적입니다. 차트 왼쪽에 이러한 작업을 완료해야 하는 순서대로 나열하세요.
- 이해관계자
그런 다음 모든 프로젝트 이해관계자를 정확히 찾아내어 차트 상단에 이름을 나열합니다. 그런 다음 모델의 셀을 채우고 누가 책임지고, 책임을 지고, 협의하고, 정보를 제공하는지 파악하세요. 이러한 작업이 완료되었으므로 RACI 매트릭스를 만드는 마지막 단계는 이해관계자와 공유하고, 충돌이나 모호한 부분을 해결하고, 합의를 도출하는 것입니다.
각 이해관계자에 대해 다음 세 가지 질문을 하세요:
- 한 이해관계자에게 많은 프로젝트가 할당되어 있나요?
- 이해관계자가 많은 활동에 참여해야 하나요?
- 담당을 참조로 변경하거나 그 반대로 변경할 수 있나요?
- 각 이해관계자가 자신에게 할당된 역할에 동의하나요?
이러한 합의가 이루어지면 프로젝트의 헌장과 문서에 해당 내용이 포함되어야 합니다.
RACI 매트릭스 만들기
다음은 RACI 매트릭스를 만드는 데 도움이 되는 기본 단계입니다:
1. 프로젝트 역할을 정확히 파악하세요.
프로젝트에 참여해야 하는 모든 사람을 선택합니다. 작업을 진행하는 팀원이거나 진행 상황을 업데이트해야 하는 이해관계자일 수 있습니다. 기존에는 매트릭스 상단에 역할의 직책을 정의했습니다. 한 사람이 여러 가지 역할을 수행하는 경우 역할을 사용하는 것을 선호하는 경우도 있습니다. 그러나 여러 사람이 비슷한 역할을 맡고 있거나 때로는 더 쉽게 찾을 수 있는 경우 해당 사람의 이름을 지정해야 합니다.
2. 작업 및 결과물 식별
프로젝트에서 완료해야 하는 모든 작업과 결과물을 나열합니다. 이러한 모든 작업을 차트의 맨 왼쪽 열에 배치하세요. 실제로 차트에 원하는 만큼 많은 작업을 표시할 수 있지만, 차트를 최대한 읽기 쉽게 만들기 위해 너무 세분화하지 않도록 하세요.
3. 각 작업에 RACI 할당
차트에 있는 각 작업을 고려하여 해당 작업을 책임지고 담당할 사람이나 역할을 지정하세요.
각 작업에는 하나의 역할/사람만 책임을 맡아야 하지만, 모든 작업에 대해 동일한 사람이 책임을 맡을 필요는 없습니다. 또한 프로세스 전반과 작업 또는 결과물을 완료한 후 누구와 상의하거나 정보를 공유해야 하는지 결정하세요.
4. 팀과 매트릭스 공유
팀과 논의하세요. 매트릭스를 팀과 공유하세요. 모든 사람에게 각자의 역할과 책임을 설명하고 알립니다. 작업 또는 할당된 역할 간의 잠재적인 충돌이나 모호함을 해결하기 위해 피드백을 요청하세요.
5. 이해관계자와 매트릭스 공유
팀이 매트릭스를 승인하면 중요한 이해관계자와 공유해 주세요. 이해관계자의 승인을 확보하고 해당 프로젝트 전반에 걸쳐 누구와 소통하거나 협의해야 하는지 결정합니다. 이는 앞으로의 기대치를 관리하고 혼란을 없애는 데 도움이 됩니다.
자세히 알아보세요: 아이젠하워 매트릭스란 무엇인가요?
RACI 매트릭스 규칙
몇 가지 기본 지침을 준수하면 RACI 차트로 작업하는 것이 덜 번거로울 것입니다. RACI 차트가 완성되면 다음 기준을 충족하는지 검토해야 합니다:
- 모든 작업에 책임자를 한 명 이상 지정하세요.
- RACI 차트에 표시된 모든 사람이 여러분이 설명한 역할과 책임을 인지하고 이를 인정하고 동의했는지 확인하세요. 가장 중요한 것은 매트릭스를 통해 프로젝트와 관련된 추가적인 혼란을 없애야 한다는 것입니다.
- RACI 매트릭스에 요약된 책임, 성과 및 결정에 주의를 기울이세요. 팀 회의에 참석하거나 상태 보고서를 제공하는 등 너무 일반적이거나 관리적인 업무는 피하세요.
- 각 작업에는 명확한 의사 결정을 내릴 수 있도록 책임자가 한 명만 지정되어 있습니다.
- 팀원 누구도 과도한 수의 책임 업무로 인해 과중한 부담을 느끼지 않습니다.
- 팀의 모든 개인이 각 작업을 완료하는 데 기여합니다.
- 이러한 역할이 많은 경우 매트릭스에서 상담 및 정보 제공 역할을 하는 사람들에게 정보를 제공할 수 있는 간단하고 눈에 거슬리지 않는 방법이 있는지 확인하세요. 모든 사람이 프로젝트 계획에 액세스할 수 있도록 하여 진행 상황을 계속 추적할 수 있도록 하는 것만큼이나 간단할 수 있습니다. 조직 외부의 사람들을 루프에 참여시킬 수 있는 훌륭한 옵션입니다.
RACI 매트릭스의 11가지 이점
책임 할당 매트릭스라고도 하는 RACI 매트릭스는 프로젝트 관리 및 조직 계획에 유용한 도구입니다. 프로젝트나 프로세스에서 팀원들의 역할과 책임을 정의하고 소통하는 데 도움이 됩니다. RACI 매트릭스를 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다:
1. 명확성 및 커뮤니케이션: 각 작업 또는 활동에 대해 누가 책임지고, 책임을 지고, 협의하고, 정보를 제공하는지 명확하고 시각적으로 표현합니다. RACI 매트릭스가 제공하는 투명성은 불확실성과 오해를 줄이는 데 기여합니다.
2. 역할 정의: 프로젝트나 프로세스에 관련된 모든 사람이 자신의 구체적인 역할과 기대되는 바를 이해할 수 있도록 합니다. 이를 통해 책임감과 성과를 높일 수 있습니다.
3. 작업 위임: 매트릭스는 작업 위임에 도움이 되므로 책임을 쉽게 할당하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 팀원들은 자신이 책임져야 할 일이 무엇인지 알기 때문에 제시간에 작업을 완료할 가능성이 높아집니다.
4. 시간 및 리소스 관리: RACI 매트릭스는 역할과 책임을 명확하게 정의함으로써 팀이 시간과 리소스를 보다 효율적으로 할당할 수 있도록 도와줍니다. 이렇게 하면 노력이 중복되거나 중요한 작업을 소홀히 할 위험이 줄어듭니다.
5. 의사 결정: 각 작업에 대해 누구와 상의하거나 정보를 공유해야 하는지 지정하는 데 도움이 됩니다. 이는 의사 결정 프로세스에서 특히 중요하며, 중요한 선택을 내릴 때 적절한 사람이 참여하도록 보장합니다.
6. 갈등 해결: 프로젝트나 프로세스 내에서 의견 불일치나 갈등이 발생할 경우, RACI 매트릭스는 최종 의사 결정 권한이 있는 사람을 결정하는 데 참고할 수 있습니다. 이는 분쟁을 보다 효율적으로 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.
7. 목표와의 연계: RACI 매트릭스는 모든 작업과 활동이 프로젝트 또는 조직의 목표와 일치하는지 확인하는 데 사용할 수 있어 집중력을 유지하고 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.
8. 온보딩 및 교육: 새로운 팀원이나 직원의 역할과 책임이 명확하게 설명되어 있어 온보딩에 유용한 도구입니다. 또한 교육 및 개발 목적의 애플리케이션도 있습니다.
9. 위험 완화: 책임을 정의하면 프로젝트 지연이나 실패로 이어질 수 있는 작업을 간과하거나 소홀히 할 위험을 줄일 수 있습니다.
10. 협업 개선: RACI 매트릭스는 상담 또는 정보가 필요한 대상을 명시하여 협업을 장려합니다. 팀원 간의 팀워크와 협력 의식을 고취합니다.
11. 프로세스 개선: 시간이 지남에 따라 프로젝트가 진행되고 프로세스가 발전함에 따라 역할과 책임의 변화를 반영하여 RACI 매트릭스를 업데이트할 수 있습니다. 이는 지속적인 프로세스 개선 노력을 지원합니다.
요약하자면, RACI 매트릭스는 프로젝트 관리와 조직 프로세스를 개선하는 데 유용한 도구입니다. 이는 명확한 커뮤니케이션, 책임감, 효율적인 리소스 할당을 촉진하여 궁극적으로 성공적인 프로젝트 결과와 팀워크 향상에 기여합니다.
RACI 매트릭스의 장점
프로젝트를 시작하기 전에 RACI 매트릭스를 만들면 몇 가지 이점이 있습니다. RACI 매트릭스의 이러한 이점은 다음과 같습니다:
- 간소화된 커뮤니케이션: RACI 매트릭스를 사용하면 커뮤니케이션을 간소화하고 적절한 시기에 적절한 사람을 참여시킬 수 있습니다. 이를 통해 의사 결정을 신속하고 간소화할 수 있습니다.
- 이해관계자 의견 수렴이 간소화됩니다: 어떻게? 의견을 요청해야 하는 주요 이해관계자와 정보를 제공해야 하는 주요 이해관계자를 구분하면 피드백이 지연될 가능성을 줄일 수 있습니다. 정보를 받아야 하는 사람에게만 최신 정보를 제공하도록 설정할 수 있습니다.
- 위임을 용이하게 하세요: RACI 매트릭스를 미리 작성하면 모든 사람의 역할이 정의됩니다. 또한 다른 사람들이 조언, 질문 또는 피드백을 구할 수 있는 프로젝트 담당자가 명확하게 정해져 있습니다.
- 기대 효과: 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 각 작업을 완료할 책임이 누구에게 있는지 알기 때문에 혼란이 없습니다. 또한 주요 이해관계자가 각자의 역할을 이해하는 데 도움이 됩니다.
RACI 매트릭스의 단점
- 프로젝트 참여자 간의 모든 관계를 정의하는 것은 쉽지 않습니다.
매트릭스 책임 차트는 프로젝트에서 사람들의 상호 작용을 설명하지 않습니다.
- 이 차트는 기계적 보조 자료로만 사용됩니다.
이 차트는 책임을 결정하기 위한 기계적인 도구일 뿐, 프로젝트 참여자 간의 관계를 명확하게 정의하지는 않습니다. 권한-책임 관계는 일반적인 용어로 정의됩니다. 관계의 범위와 상태를 표현하는 것은 쉽지 않습니다.
- 고객이 부과한 제약 조건으로 인해 그 유용성이 제한될 수 있습니다.
자세히 알아보세요: 안소프 매트릭스란 무엇인가요?
RACI 차트는 얼마나 상세해야 하나요?
때로는 RACi 차트를 최대한 자세하게 작성하고 싶을 때가 있습니다. 하지만 프로젝트 관리 기관에서 권장하는 업계 모범 사례에 따르면 이상적인 RACI 차트는 8~10개의 프로젝트 활동으로 구성되어야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트가 관리하기 쉬운 단위로 세분화됩니다. 다음은 취할 수 있는 몇 가지 접근 방식입니다:
- RACI 차트를 사용하면 개인을 그룹이나 부서로 구성할 수 있으므로 모든 관련자를 나열하려고 하는 실수를 범하지 마세요. 대신 부서 또는 그룹을 나열해야 합니다. 고객과의 연락은 누가 담당하나요? 마케팅.
- 상위 수준 차트가 부서별 일반적인 분업을 제공하는 경우, 필요한 개별 활동에 대해 보다 구체적인 RACI 차트를 만들어야 합니다. 이 특정 예시에서 ‘고객 연락’이라고 표시된 RACI는 여러 개인 그룹과 관련된 8~10개의 활동으로 더 세분화할 수 있습니다.
- 복잡한 작업도 여러 기간으로 나누어 관리하기 쉬운 조각으로 나눌 수 있습니다. 예를 들어, 향후 2~3주 내에 완료해야 하는 작업에 대한 RACI 차트를 만들어 보세요. 이 단계를 완료한 후에는 다음 할 일 그룹으로 이동하여 1단계를 반복합니다.
인지 과학에 따르면 아무리 똑똑한 사람이라도 동시에 5~7가지만 머릿속에 기억할 수 있다는 사실을 기억하세요. 따라서 RACI 차트를 기억하기 쉽게 만들어야 합니다.
자세히 알아보기: RACI 매트릭스 대 ARPA 모델
