워크플로 엔진이란 무엇인가요?
워크플로 엔진은 일련의 작업을 자동화하여 미리 정의된 프로세스에 따라 단계별로 실행하는 소프트웨어로 정의됩니다. 워크플로 엔진은 작업을 자동화하는 것 외에도 가장 효율적인 단계로 접근하도록 안내하는 결정을 내릴 수 있으므로 직원의 의사 결정 시간이 단축됩니다. 워크플로 엔진은 이러한 기능을 시간 제한 응답으로 수행합니다.
워크플로 엔진이 기업의 프로세스 관리에 혁신을 가져온 방법
기존에는 대부분의 기업에서 프로세스 승인을 위해 서류 작업이나 이메일을 통해 워크플로우를 수행했습니다. 하지만 최근 몇 년 동안 기업들은 워크플로우를 자동화하기 위해 워크플로 관리 도구로 전환하고 있습니다. 이 소프트웨어를 통해 기업은 워크플로우를 자동화하여 속도와 효율성을 높이고 중복 작업을 제거하여 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
이러한 소프트웨어에는 대부분 워크플로 빌더가 내장되어 있어 사용자가 코딩할 필요 없이 워크플로를 구축하고 자동화할 수 있습니다. 워크플로 빌더를 통해 사용자는 작업을 순차적으로 예약하고, 양식의 데이터를 기반으로 작업을 동적으로 할당하고, 조건, 예외 등을 포함할 수 있습니다.
워크플로 엔진은 워크플로 디자인, 즉 한 단계에서 다음 단계로 작업이 어떻게 흘러가야 하는지에 따라 단계를 실행하는 미리 프로그래밍된 스크립트입니다. 기본적으로 워크플로 엔진은 작업을 한 단계에서 다음 단계로 이동시키는 소프트웨어에 통합된 코드 조각입니다.
워크플로우 엔진은 워크플로우가 ‘어떻게’ 수행되는지에 대해서는 관여할 수 없다는 점에 주목할 필요가 있습니다. 대신 설계를 따라 작업을 실행합니다.
워크플로 엔진의 주요 기능
워크플로 엔진을 사용하면 직원들이 수동적이고 반복적인 작업을 덜 수행할 수 있습니다. 사용 가능한 대부분의 소프트웨어 옵션에는 이러한 기능의 일부 또는 전부가 포함되어 있습니다:
- 로우코드 구성
- 비주얼 디자이너를 통한 관리
- 드래그 앤 드롭 방식의 시각적 워크플로 빌더
- 버전 관리
- 사용자 인증을 통한 액세스 제어
- 코드 기반의 개발자 친화적인 사용자 지정
- 더 긴 프로세스 수명 주기를 위해 장기간 실행 지원
자세히 알아보세요: 워크플로 프로세스란 무엇인가요?
워크플로 엔진의 이점
올바른 워크플로 엔진은 각 작업에 대한 완벽한 투명성을 제공하여 모든 사람이 자신의 작업에 대해 스스로 책임을 질 수 있도록 도와줍니다. 다음은 워크플로 엔진의 추가적인 이점으로 그만한 가치가 있는 몇 가지 사항입니다,
원활한 데이터 흐름
워크플로 엔진을 사용하면 데이터, 문서, 작업, 이벤트가 조화롭게 흐르도록 할 수 있습니다.
가시성 향상
각 직원은 작업 정보에 액세스할 수 있으므로 제시간에 작업을 완료하기가 더 쉬워집니다.
병목 현상 감소
워크플로 엔진은 각 작업과 프로세스가 투명하기 때문에 중복을 빠르게 식별하고 제거할 수 있습니다.
효율성 향상 및 비용 절감
워크플로 엔진은 이메일, 문서, 메모와 같은 기존 시스템을 획기적으로 줄여줍니다. 따라서 데이터 손실 없이 비용과 리소스를 절약할 수 있습니다.
사용 사례
다음은 워크플로 엔진의 가장 일반적인 사용 사례 중 일부입니다:
직원 온보딩
브랜든 홀 그룹 의 연구에 따르면, 강력한 온보딩 프로세스를 갖춘 기업은 직원 유지율이 82% 더 높고 생산성이 70% 더 높은 것으로 나타났습니다.
또한 약 58%의 조직이 수동 직원 온보딩 프로세스에 의존하고 있어 직원 경험이 파편화되고 불만족스러운 결과를 초래합니다.
따라서 조직은 업무 엔진을 사용하여 관리적인 온보딩 프로세스가 아닌 전략적인 온보딩 프로세스를 개발할 수 있습니다.
승인 프로세스
기존에는 수동 승인 프로세스로 인해 상당한 비용이 발생했습니다. 예를 들어, 고급 구매 전략 센터의 데이터에 따르면 구매 주문 건당 발생하는 평균 비용은 업종에 따라 50~1,000달러에 달합니다.
워크플로우 엔진을 사용하면 자동화를 통해 이러한 비용을 크게 줄일 수 있습니다. 예를 들어 자동화된 승인 프로세스는 다음과 같습니다:
- 직원이 구매 요청을 제출합니다.
- 승인 요청은 자동으로 상사에게 전달됩니다.
- 서명이 완료되면 승인은 직원에게 다시 전송됩니다.
따라서 직원은 서명을 위해 상사를 추적하는 데 시간을 들이지 않고도 요청의 상태를 쉽게 추적할 수 있습니다.
자세히 알아보기: 워크플로 자동화
자주 묻는 질문
비즈니스 규칙 엔진이란 무엇인가요?
비즈니스 규칙 엔진에는 워크플로 관리 소프트웨어에 내장된 일련의 조건이 있어 지정된 조건이 충족될 경우 작업을 수행합니다. 특정 매개변수 내에서 소프트웨어가 어떻게 작동해야 하는지에 대한 기준을 설정합니다.
다음은 이커머스 웹사이트에서 결제 게이트웨이에 규칙 엔진을 적용하는 방법의 예시입니다:
- 구매자가 유효한 대학 재학 증명서를 가지고 입장하는 경우 해당 품목에 20% 학생 할인을 적용합니다.
비즈니스 규칙 엔진 또는 워크플로 엔진이 필요하신가요?
워크플로를 완전히 최적화하려면 이 두 가지가 모두 필요합니다. 워크플로 엔진은 팀을 연결하여 일상적인 작업을 간소화합니다. 비즈니스 규칙 엔진은 특히 복잡한 규칙 집합을 가진 비즈니스에 있어 광범위한 솔루션의 핵심 구성 요소입니다.
엔드노트
요약하자면, 워크플로 최적화는 팀의 워크플로를 간소화하여 더 적은 작업량으로 더 많은 작업을 수행하는 것입니다. 또한 워크플로 엔진은 프로세스가 계속 진행되도록 작업을 트리거하는 데 중요한 역할을 합니다. 또한 데이터 흐름을 간소화하고, 팀 전체의 가시성을 높이며, 병목 현상을 없애고, 비용을 절감할 수 있습니다.
아이디어스케일 화이트보드를 사용하면 사용자 지정 워크플로를 구축하고 워크플로 관리 도구를 사용하여 자동화할 수 있습니다.
