아이젠하워 방식은 긴급성과 중요도에 따라 작업을 4분할로 분류하는 우선순위 지정 및 시간 관리 도구입니다. 이 도구는 혁신적이고 효율적이지만, 이 도구를 만들 수 있는 다른 대안이 있습니다. 이러한 대안은 작업의 우선순위를 정하고 시간을 효율적으로 관리한다는 동일한 메시지를 전달하지만, 구현 방식은 다릅니다. 가장 효과적인 아이젠하워 매트릭스의 두 가지 대안은 다음과 같습니다:
작업 우선순위 매트릭스
아이젠하워 방식과 유사하지만, 긴급성을 중요시하는 아이젠하워와 달리 액션 우선 순위는 영향력-노력이라는 개념이 있습니다. 작업의 가치와 작업의 난이도 또는 용이성에 초점을 맞춥니다. 이 매트릭스는 다음과 같은 방식으로 네 개의 사분면으로 나뉩니다:
- 쿼드런트 1- 높은 영향력-낮은 노력
이 사분면의 활동은 가장 가치가 높고 수행하기 쉽습니다. 이를 퀵 포인트 작업이라고 합니다.
- 쿼드런트 2- 높은 영향력-높은 노력
이 사분면의 작업은 첫 번째 사분면의 작업과 똑같이 중요하거나 그보다 더 중요합니다. 하지만 실행하기가 더 어렵고 더 많은 리소스와 계획이 필요합니다.
- 쿼드런트 3- 낮은 영향-낮은 노력
이곳의 활동은 가치가 크지 않고 쉽게 할 수 있습니다. 위임할 수 있습니다.
- 쿼드런트 4- 낮은 영향력-높은 노력
여기서 작업은 가치가 거의 또는 전혀 없지만 시간이 많이 걸리고 많은 리소스를 필요로 합니다. 리소스를 사용할 수 있을 때까지 버리거나 뒤쪽 벤치에 놓아둘 수 있습니다.
코비 매트릭스
이 매트릭스는 사분면별 작업에 할당된 시간에 초점을 맞춥니다. 또한 아이젠하워 매트릭스. 그러나 4분면이 작업과 그 긴급성 및 중요도를 나타내는 아이젠하워와 달리 코비 매트릭스의 4분면은 시간을 나타냅니다. 즉, 사분면이 두드러질수록 프로젝트에 더 많은 시간을 할애하여 효과적인 아이젠하워 매트릭스 대안 중 하나가 될 수 있습니다. 이에 따라 코비 매트릭스 사분면은 다음과 같이 준비됩니다:
- 1사분면-긴급-중요
이러한 작업은 긴급성이 있으므로 즉시 수행해야 하지만 시간이 많이 걸리는 작업은 하지 않아야 합니다. 즉, 빠르게 처리해야 하는 긴급한 작업입니다. 많은 사람들이 “긴급함정” 때문에 너무 많은 시간을 여기에 소비합니다. 여기서 일자리는 매우 중요하지만 단기적인 가치 때문에 너무 많은 시간을 투자해서는 안 됩니다.
- 2사분면- 긴급하지 않음-중요하지 않음
여기서 작업은 적절한 계획이 필요하고 더 많은 리소스를 사용하므로 가장 많은 시간을 예약하고 할당해야 합니다. 이곳의 일자리는 대개 장기적인 가치가 있는 것이므로 충분한 시간이 필요합니다.
- 3사분면- 긴급 – 중요하지 않음
이러한 활동은 시간에 민감하기 때문에 위임하는 것이 가장 좋지만, 부가가치가 낮으므로 시간을 낭비해서는 안 됩니다.
- 4사분면- 긴급하지 않음-중요하지 않음
여기에 있는 작업은 불필요한 작업이므로 시간을 최소한으로 할당하거나 할당하지 않아야 합니다. 이러한 산만함을 산만함이라고 하는데, 하루를 평가하거나 생산성 수준을 평가해 보면 알 수 있습니다.
다른 방식으로 유용한 도구 우선순위 지정하기
다양한 방식으로 생산성과 효율성을 향상시키는 우선순위 지정 도구가 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
- 시간 관리 도구: 생산성을 높이기 위해 특정 작업에 할당된 시간을 강조합니다.
- 프로젝트 관리 도구: 작업을 설정하고, 작업을 수행하고, 프로젝트의 진행 상황을 추적하는 기능을 합니다.
- 리소스 할당 도구: 각 프로젝트에 적절한 리소스를 할당하여 작업을 수행하는 데 필요한 리소스에 집중합니다.
- 프로젝트 마일스톤 도구: 시간당 생산성 측면에서 프로젝트의 진행 상황에만 초점을 맞춥니다.
- 비상 계획 도구: 특정 프로젝트에 대한 대안을 마련하고 문제가 발생했을 때 어떻게 상황을 수습할지 계획하여 대안을 마련하는 데 중점을 둡니다.
- 협업 도구: 프로젝트에서 작업자 또는 팀 간의 시너지 효과에 중점을 둡니다. 이러한 도구를 사용하면 여러 사람이 언제 어디서나 액세스하여 작업할 수 있습니다.
- 자동화 도구: 자동화 도구는 일정이나 프로젝트 변경 알림과 같은 원활한 활동 전환에 중점을 두어 작업자가 중요한 일에 집중할 수 있도록 합니다.
이러한 도구를 사용하면 인력, 시간, 리소스를 효과적으로 관리하여 장기적으로 더 큰 보상을 얻을 수 있습니다.
자세히 알아보세요: 아이젠하워 매트릭스란 무엇인가요?
결론
아이젠하워 매트릭스와 같은 시간 관리 도구만이 효율성과 생산성을 높일 수 있는 유일한 도구는 아닙니다. 행동 우선순위 매트릭스와 코비 매트릭스는 아이젠하워 방식을 대체할 수 있는 훌륭한 대안입니다. 작동 방식은 다를 수 있지만 최종 목표는 동일합니다. 위에서 언급한 도구는 각자의 방식으로 이를 수행할 수 있습니다.
