워크플로 자동화란 무엇인가요?
워크플로 자동화는 기존 워크플로 규칙을 기반으로 프로세스를 설계, 구현 및 자동화하는 것으로 정의됩니다. 자동화를 통해 사람의 작업, 데이터 또는 파일은 미리 정의된 비즈니스 표준에 따라 사람 또는 컴퓨터 간에 라우팅됩니다.
수작업을 프로세스의 전체 또는 일부를 자동화하는 소프트웨어로 대체하여 프로세스를 개선합니다. 이는 로우코드, 드래그 앤 드롭 기능, 사용자 친화적인 UI가 포함된 소프트웨어를 통해 이루어집니다.
워크플로우가 무엇인지 알고 싶다면 이 글을 읽어보세요. 이 문서에서는 워크플로 자동화와 그 유형, 장점, 사용 사례, 소프트웨어를 사용하여 자동화된 워크플로를 구축하는 방법에 대해 설명합니다.
워크플로 자동화 유형
워크플로 자동화에는 비즈니스 프로세스 워크플로와 로보틱 프로세스 워크플로의 두 가지 유형이 있습니다.
비즈니스 프로세스 자동화
비즈니스 프로세스 관리 접근 방식(BPM)은 기업이 소비자에게 최상의 서비스를 제공하기 위해 운영을 구축하는 방법입니다. 비즈니스 프로세스 워크플로우의 효율성을 높여 미션 크리티컬한 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다.
워크플로 자동화 소프트웨어는 비즈니스 프로세스 워크플로를 자동화하여 기존에 수동으로 수행하던 작업을 최적화합니다. 예를 들어 Excel의 자동 완성 및 매크로 기능은 프로세스 자동화의 초기 사례입니다.
로보틱 프로세스 자동화
오늘날에는 로봇 프로세스를 자동화하는 소프트웨어(로봇 프로세스 자동화 또는 RPA라고 함)가 있습니다. 로봇이 인간과 유사한 작업을 수행할 수 있도록 설계되었습니다.
봇은 처리 문제를 해결하기 위해 가장 관련성이 높은 정보를 감지하고 추천할 수 있습니다. 헬프 데스크 문의, 로그인 인증 및 처리 문제도 지원할 수 있습니다. 또한 IT 및 기타 분야와 협력하여 관리 프로세스를 지원할 수도 있습니다.
워크플로 자동화는 수백 년 동안 관행으로 이어져 온 것을 기술적으로 일컫는 말입니다. 산업 혁명 당시 조립 라인, 제조, 농업은 RPA 프로세스를 최초로 도입한 산업이었습니다. 하지만 이는 소프트웨어 기반이 아닌 기계 기반이었습니다.
워크플로 자동화를 사용하는 이유는 무엇인가요?
워크플로우를 자동화하면 주로 사람이 수작업으로 처리하는 작업을 크게 개선할 수 있습니다. 워크플로우를 자동화하면 다음 사항이 증가합니다:
- 효율성
- 생산성
- 정확성
- 책임감
- 직무 만족도
자세히 알아보기:
워크플로 엔진이란 무엇인가요?
워크플로 자동화 사용 사례
대부분의 워크플로는 자동화를 통해 이점을 얻을 수 있습니다. 예를 들어, 모든 팀원의 승인 절차나 인사팀의 직원 온보딩 서류를 설정하고 자동화할 수 있습니다.
대부분의 산업 분야에서 워크플로 자동화 소프트웨어를 찾을 수 있습니다:
제조
워크플로 자동화는 제조 환경을 변화시켰습니다. 공급 및 회사 구조의 변화에 따라 조정합니다. 제조 부문에서는 구매 요청, 계약 관리 교환, 시장 출시 제품 개발 프로젝트를 자동화할 수 있습니다.
중복성을 제거하고 품질 관리 문제를 줄이며 조달, 예산, 공급망 승인 및 주기 시간을 단축합니다.
금융
자동화를 통해 결제 일관성을 개선하고 규정 준수 의무를 줄이며 예측 및 수익 징수의 정확도를 높일 수 있습니다.
마케팅
마케팅 운영 프로세스(MOPS)는 마케팅 캠페인, 고객 커뮤니케이션 채널, KPI 모니터링 및 시장 분석에 워크플로 자동화를 사용합니다.
판매
워크플로 관리는 고객 관계 관리(CRM) 소프트웨어의 기능이기도 합니다. 고객 서비스, 양식 작성 및 부서 간 협업을 간소화합니다. 예를 들어, CRM은 고객이 문서에 서명하거나 정보를 입력하는 등의 특정 작업을 완료하면 승인 흐름 알림을 자동화하고 내부 대시보드를 업데이트할 수 있습니다.
시스템 관리
서비스형 IT(ITaaS)는 기업용 관리형 클라우드 서비스를 제공하는 소프트웨어 모델로 워크플로 프로그래밍이 포함되어 있습니다.
워크플로 자동화 소프트웨어는 기업 네트워크의 구성, 구현, 관리를 위한 중앙 집중식 제어 기능을 구현합니다.
IT 운영
워크플로 자동화는 영업, 재무, 법무, 관리팀 등 여러 부서에서 네트워크 사용자를 관리하는 데 도움이 됩니다. 이러한 자동화는 사내 네트워크 운영에 유용합니다.
워크플로를 자동화하는 방법
다음은 워크플로 자동화 계획을 수행하는 데 관련된 5가지 단계입니다.
반복적인 프로세스 파악
먼저, 비즈니스에서 반복적이고 수동적인 프로세스를 파악하세요. 그런 다음 운영을 담당하는 직원들을 참여시키고 그들의 의견을 고려하세요.
목표 정의
그런 다음 특정 작업을 자동화함으로써 얻을 수 있는 이점을 명확하게 표현하고 담당 직원과 소통하세요. 예를 들어, 목표가 – ROI 증대, 주기 시간 개선, 팀 효율성 향상일 수 있습니다.
팀 교육
모든 이니셔티브에서 가장 중요한 부분은 성공적인 구현입니다. 마찬가지로 워크플로 자동화의 성공 여부는 이를 관리하는 담당 직원의 교육과 의지에 달려 있습니다. 따라서 피드백을 명확하게 장려하고 프로세스 소유자에게 목표와 이점을 전달하세요.
워크플로 설계
워크플로 관리 도구에서 프로세스를 구축하세요. 양식을 만들고, 워크플로를 정의하고, 각 단계 및 이해관계자에 대한 권한과 규칙을 할당하세요.
KPI 및 ROI 측정
마지막으로, 구현 후 수치를 평가하고 과거 결과와 비교하는 것이 중요합니다. 이 분석은 목표를 달성했는지 여부를 판단하는 데 도움이 됩니다.
자세히 알아보세요: 워크플로 프로세스란 무엇인가요?
워크플로 자동화 소프트웨어를 사용하여 워크플로를 자동화하는 방법
워크플로를 자동화하려면 워크플로 프로세스를 파악하고 있어야 합니다. 온라인 화이트보드 사용법을 더 잘 이해하면 워크플로 프로세스를 만드는 것은 간단합니다. 워크플로 다이어그램은 팀 전체를 통합하고 협업 환경을 조성할 수 있는 훌륭한 도구이므로 워크플로 다이어그램을 만드는 데 유용합니다.
엔터프라이즈 워크플로우를 자동화하는 것은 복잡하지 않습니다. 실제로 워크플로를 자동화하고 그래픽으로 계획 및 구축하여 현재 프로세스를 모방하거나 개선할 수 있습니다. 드래그 앤 드롭 인터페이스를 사용하여 작업을 추가하고 정리할 수 있습니다.
프로세스는 통계적으로 표시되며 모든 이해관계자가 정확성을 평가합니다. 정적 디자인이 완료되면 양식, 작업, 수신자, 경고/알림을 포함한 실제 프로세스 개발이 시작됩니다.
워크플로 자동화 소프트웨어
워크플로우 자동화를 위한 최고의 소프트웨어로는 Process Maker, Integrify, Kissflow, Flokzu, Comindware Tracker, Nintex 등이 있습니다. 일반적으로 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 도구 또는 마케팅 자동화나 CRM과 같은 광범위한 소프트웨어 패키지에는 워크플로 자동화 소프트웨어가 포함되어 있습니다.
엔드노트
이 글을 통해 워크플로우 자동화가 전반적인 비즈니스 효율성을 개선하는 데 얼마나 효과적인 도구가 될 수 있는지 이해하는 데 도움이 되셨기를 바랍니다. 온라인 화이트보드에 대해 자세히 알아보려면 아이디어스케일 화이트보드를 확인하세요.
