워크플로란 무엇인가요?
워크플로란 자료를 변환하거나 서비스를 제공하거나 정보를 처리하는 프로세스를 구축하기 위한 리소스를 체계적으로 조직하는 것으로 정의됩니다. 기본적으로 사람, 직원 조직 또는 하나 이상의 단순하거나 복잡한 메커니즘에 의해 수행되는 일련의 작업입니다.
워크플로는 모든 산업에서 이루어집니다. 이는 정보 기술, 팀, 프로젝트, 계층 구조 등 조직 구조의 다른 부분과 결합되어 모든 비즈니스의 기본 구성 요소입니다.
이 문서에서는 워크플로 프로세스를 정의하고, 구성 요소와 유형을 설명하고, 온라인 화이트보드를 사용하여 워크플로를 만들고 모니터링하는 것이 전반적인 팀 효율성을 개선하는 데 어떻게 도움이 되는지 보여드립니다.
워크플로우의 세 가지 기본 구성 요소
모든 워크플로에는 세 가지 기본 구성 요소가 있습니다. 이는 워크플로 유형에 관계없이 변함없이 유지되는 기본 구성 요소입니다. 실제로 워크플로의 모든 단계는 이러한 구성 요소 중 하나에 속합니다:
- 입력:입력은 모든 워크플로우의 첫 번째 구성 요소입니다. 워크플로 단계를 완료하거나 시작하는 리소스입니다.
- 변환: 입력이 수신되는 방향 또는 규칙과 입력이 수신되면 어떤 일이 일어나는지를 변환이라고 합니다.
- 출력: 산출물: 산출물은 워크플로 프로세스의 최종 결과물 또는 결과물입니다. 변화의 결과입니다. 출력은 워크플로우의 다음 단계에 대한 입력으로도 사용할 수 있습니다.
모든 워크플로 절차는 상위 수준에서도 이 세 가지 구성 요소로 간소화할 수 있습니다. 실제로 대부분의 프로세스에는 여러 입력, 변환, 출력의 조합이 있습니다.
워크플로의 주요 구성 요소는 크게 네 가지로 나뉩니다. 액터, 활동, 결과 및 상태입니다.
- 액터는 작업을 담당하는 사람 또는 기계입니다.
- 활동은 수행되는 작업 또는 비즈니스 프로세스입니다. 이는 프로세스의 단일하고 논리적인 단계를 나타냅니다.
- 결과는 각 단계의 결과입니다.
- 이 상태는 프로젝트가 프로세스 사이에 있을 때 발생합니다. 프로세스가 지정된 순서대로 흐르도록 하기 위해 흐름 제어가 사용됩니다.
워크플로 프로세스를 문서화하는 것은 미래에 대한 로드맵을 제공하고 투명성과 재현성을 높이며 데이터 분석을 가능하게 하므로 프로젝트 관리자, 전문가, 학계 모두에게 필수적인 작업입니다. 해당 분야의 전문가들은 데이터가 어떻게 평가되고 변환되는지 신중하게 문서화할 것을 조언합니다.
세 가지 유형의 워크플로
비즈니스에 사용할 수 있는 워크플로에는 세 가지 종류가 있습니다. 사용 사례에 따라 각각 장점이 있습니다.
- 프로세스 워크플로: 비즈니스에서 가장 일반적으로 사용되는 워크플로는 프로세스 워크플로입니다. 작업 순서가 체계적이고 예측 가능한 경우에 가장 적합합니다. 프로세스 워크플로우의 몇 가지 예로는 구매 주문, 직원 온보딩, 송장 승인, 휴가 요청 등이 있습니다.
- 사례 워크플로: 사례 워크플로우는 체계적이거나 예측 가능한 경로가 없기 때문에 프로세스 워크플로와 반대되는 개념입니다. 미리 계획된 것이 아니며 처음부터 명확한 해결책이 있는 것도 아닙니다. 보험 청구나 자산 조사 등 조사를 통해 더 많은 데이터를 수집할수록 해결책이 드러납니다.
- 프로젝트 워크플로: 프로젝트 워크플로: 프로젝트 워크플로는 수많은 변수와 여러 이해관계자가 관련된 프로젝트에 적합합니다. 웹사이트 디자인 및 출시와 같은 이러한 프로젝트는 정의되어 있지만 유연한 접근 방식을 따릅니다. 프로젝트 결과물을 지정할 수 있지만 프로젝트 워크플로는 일회성 인스턴스인 경우가 많습니다.
워크플로 예시
아래에서는 모든 비즈니스에서 흔히 볼 수 있는 워크플로우의 몇 가지 예를 살펴보겠습니다.
- 판매 주문
A 판매 주문 는 모든 비즈니스에서 중요한 요소입니다. 일반적으로 판매 주문 워크플로에는 영업 담당자가 주문을 생성하고, 고객에게 인보이스를 청구하고, 고객이 인보이스를 결제하고, 마지막으로 주문 처리 부서에서 주문을 배송하는 단계가 포함됩니다.
- 구매 주문서
구매 주문은 비즈니스에서 전체 지출을 관리하는 데 필수적인 요소입니다. 이를 통해 판매자와 공급업체가 동일한 정보를 공유할 수 있습니다. 구매 주문 워크플로우는 일반적으로 다음과 같습니다:
– 먼저 조달팀에서 PO를 생성하고 관리자가 승인한 후 공급업체에 PO를 보냅니다,
– 그런 다음 상품 또는 서비스를 받습니다.
– 공급업체로부터 인보이스를 받고 승인됨
– 마지막으로 공급업체에 결제합니다.
- 팀원 온보딩
은행 및 보험 업계 등 다양한 산업에서 직원 온보딩 및 대출 처리를 위해 워크플로를 활용하고 있습니다. 신청서를 제출하면 고객 신원 확인, 명세서 공개, 신용 승인 및 계약 체결과 같은 일련의 순차적인 작업이 시작됩니다. 또한 이러한 모든 거래 기록은 감사 목적으로 문서화되어 저장됩니다.
- 전자 상거래
주문 제출은 표준 전자상거래 워크플로입니다. 소비자가 주문을 하고 결제 정보를 입력한 후 거래를 완료하고 대금을 수령합니다. 주문이 접수되면 창고에서 상품을 픽업하여 소포로 포장한 후 소비자에게 배송합니다.
워크플로 사용의 이점
워크플로는 비효율적인 팀워크에서 벗어나 새로운 협업 전략을 활용할 수 있는 좋은 기회입니다. 다음은 워크플로우를 구현하는 것이 필수적이고 유리한 몇 가지 이유입니다.
- 생산성 향상
워크플로 다이어그램을 작성하면 팀이 향후 문제를 해결할 때 따라야 할 청사진을 제시할 수 있습니다.
팀은 공통의 지식과 가정을 공유할 때 항상 더 효율적입니다. 잘못된 의사소통 및 협업 중단 은 다이어그램화된 워크플로 프로세스가 없을 때 훨씬 더 자주 발생합니다.
- 더 빠른 주기 시간
워크플로우를 계획하고 일련의 활동을 정의함으로써 기존의 병목 현상을 파악하고 이를 제거할 수 있습니다. 이를 통해 워크플로우가 최적화되고 주기가 단축됩니다.
- 비용 절감
워크플로 구성은 효율성을 높이고, 서류 작업을 줄이며, 직원의 효율성을 향상시킵니다. 이러한 개선 사항으로 인해 총 운영 비용이 절감됩니다.
- 부정확성 감소
표준화되고 자동화된 워크플로로 오류의 위험이 줄어듭니다. 또한 표준화된 워크플로는 보다 일관된 결과물을 만들어내므로 일관되고 효과적인 결과를 얻을 수 있습니다.
- 수익 증대
효율적인 워크플로를 통해 기업은 보다 의식적이고 효과적인 고객 경험을 제공함으로써 고객 충성도와 신규 고객 확보로 이어져 전반적인 매출 증대로 이어질 수 있습니다.
- 더 나은 기업 문화
워크플로는 독립성과 책임감을 장려합니다. 직원들은 업무의 모든 단계를 계획하고 설계하여 성공할 수 있도록 지원하며, 이는 전반적인 성공으로 이어집니다. 신뢰, 독립성, 책임감은 강력한 기업 문화의 기둥입니다.
워크플로 관리 시스템이란 무엇인가요?
워크플로 관리 시스템은 비즈니스 프로세스 자동화를 위한 소프트웨어입니다. 워크플로우를 정렬, 추적, 제어, 조정하는 데 필요한 인프라를 갖추고 있습니다.
워크플로 관리 시스템은 사용자가 다양한 특성에 따라 워크플로를 정의할 수 있는 세부적인 기능을 갖추고 있습니다. 소프트웨어는 이러한 특성을 분석하여 개선 사항을 제안합니다.
또한 워크플로 관리 시스템에는 다음과 같은 기능도 있습니다:
- 자동 라우팅
- 자동화된 처리
- 여러 시스템과 프로세스를 응집력 있는 구조로 결합하기
- 기존 인프라와 통합
- 다양한 소스의 제품 구성
- 단계를 완료하는 데 필요한 데이터 알림 및 제공
- 완료되지 않은 프로세스에 대한 후속 조치 제공
워크플로 관리 시스템은 세 가지 유형의 워크플로를 만들 수 있습니다. 이는 순차적, 상태 머신 및 규칙 기반 워크플로입니다. 사용 사례는 전적으로 워크플로 프로세스의 요구 사항에 따라 달라집니다.
- 순서도와 같은 순차적 워크플로는 선형적이고 점진적입니다. 이 워크플로는 중간에 멈추지 않고 한 활동이나 절차에서 다음 활동이나 절차로 이동합니다.
- 상태 머신 워크플로는 순차적 워크플로보다 더 정교하며 여러 번의 반복이 필요할 수 있습니다. 이러한 프로세스는 한 ‘상태’에서 다른 ‘상태’로 이동합니다.
- 규칙 기반 워크플로는 순차적 워크플로를 좀 더 발전시킨 것입니다. 워크플로 진행 상황은 “규칙”에 의해 결정됩니다. 조건은 문구가 ‘참’인지 ‘거짓’인지 판단하는 데 사용되며, 규칙은 ‘if’, ‘then’ 또는 ‘else’ 표현식으로 표시됩니다.
온라인 화이트보드를 워크플로 프로세스에 통합하는 방법
리소스를 파악하는 것은 워크플로 프로세스를 만드는 첫 번째 단계입니다. 스스로에게 물어볼 수 있는 몇 가지 중요한 질문은 현재 무엇이 마련되어 있는가? 어떻게 처리되나요? 약혼자는 누구인가요? 등 그런 다음 워크플로 프로세스, 가능한 다양한 결과물, 각 단계를 통과할 데이터를 레이아웃합니다.
각 단계의 책임자를 결정하고 이해관계자를 지정하세요. 마지막으로 워크플로우를 시각화하는 데 도움이 되는 도식을 그립니다.
온라인 화이트보드의 사용법을 익힌 후에는 워크플로 프로세스를 만드는 것이 간단합니다. 온라인 화이트보드. 온라인 화이트보드는 팀 전체와 협업할 수 있으므로 이러한 다이어그램을 만드는 데 이상적인 도구입니다.
자주 묻는 질문
워크플로와 프로세스의 차이점은 무엇인가요?
워크플로는 작업을 완료하는 데 필요한 개별 단계를 검토하는 반면, 프로세스는 목표를 달성하는 데 필요한 활동의 총체적인 흐름입니다. 이 두 용어와 관련된 많은 사용 사례를 포괄하기 때문에 사람들은 일반적으로 이 개념을 ‘워크플로 프로세스’로 결합합니다. 이는 비슷한 프로세스를 언급하고 있지만 규모가 다르다는 것을 의미합니다.
이 구분을 통해 문구를 독립적으로 사용할 수 있는 여유가 생기지만, 그 차이에 너무 얽매이지 않도록 주의하세요. 서로 비슷한 점이 많기 때문에 서로 교차되는 부분이 많을 것입니다. 가장 중요한 차이점은 다음과 관련이 있습니다. 비교 가능한 다양한 차원에서 일을 완료하는 절차.
워크플로 자동화란 무엇인가요?
워크플로 자동화는 기술을 사용하여 프로세스의 일부 또는 전부를 자동화하는 것을 말합니다. 자동화를 늘리면 몇 가지 장점이 있습니다. 우선, 컴퓨터 시스템은 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 완료할 수 있는 경우가 많습니다. 또한 이전에 해당 업무를 수행하던 사람은 이제 자동화하기 더 어려울 수 있는 다른 업무에 집중할 수 있습니다.
예를 들어 재무팀은 워크플로에서 생성된 데이터를 검토해야 합니다. 이 경우 자동화된 워크플로우가 보고서를 생성하고 컴퓨터 테스트를 수행하여 문제를 식별할 수 있습니다. 그런 다음 재무팀의 누군가가 정보를 검토하고 이를 바탕으로 선택을 해야 합니다. 이렇게 하면 데이터 컴파일, 정리 및 분석에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.
수동 워크플로우와 자동 워크플로우의 차이점은 무엇인가요?
수동 프로세스에는 자동화된 워크플로우의 많은 이점이 있습니다. 하지만 두 명 이상이 수동으로 워크플로를 관리하기 때문에 중간 단계가 많고 오류가 발생할 수 있으며 일반적으로 시간이 더 오래 걸립니다.
자동화된 프로세스는 수동 프로세스와 동일한 많은 목표를 달성할 수 있지만 더 빠르고 정확한 속도로 달성할 수 있습니다. 또한 자동화된 절차는 시간을 낭비하고 오류를 유발하는 중간 단계를 없앨 수 있다는 점에서 차별화됩니다.
워크플로 다이어그램이란 무엇인가요?
워크플로 다이어그램은 작업을 완료할 때까지 반복 가능하고 순차적인 프로세스를 시각적으로 표현합니다. 따라서 이 다이어그램은 어떤 일이 어떤 순서로 일어나야 하는지를 보여줍니다.
워크플로 관리는 프로젝트 관리와 어떻게 다른가요?
이들은 매우 유사한 개념이지만 동일하지는 않습니다. 예를 들어 워크플로 관리는 수동적이고 반복적인 비즈니스 프로세스를 자동화합니다. 따라서 중복을 제거하고 전반적인 효율성을 극대화합니다. 그러나 프로젝트 관리는 조정과 계획을 포괄하는 보다 광범위한 프로세스이며 지속적인 반복이 필요합니다.
다양한 도구와 리소스를 사용하여 조직의 목표를 달성하고 프로젝트를 완료할 수 있습니다.
엔드노트
이 글을 통해 워크플로 프로세스를 도입하는 것이 팀의 효율성과 생산성을 높이는 데 얼마나 훌륭한 도구가 될 수 있는지 깨닫는 데 도움이 되셨기를 바랍니다. 다음에 대해 자세히 알아보려면 가상 워크샵, 체크 아웃
아이디어 스케일 화이트보드
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