Inhalts\u00fcbersicht<\/b><\/strong><\/p>\n<\/div>
- Was ist ein Workflow-Prozess?<\/a><\/li>
- Warum ist ein Workflow-Prozess wichtig?<\/a><\/li>
- 3 Hilfreiche Vorlagen f\u00fcr Workflow-Prozesse<\/a><\/li>
- Workflow vs. Prozess: Was ist der Unterschied?<\/a><\/li>
- Wie man Online-Whiteboards einbindet<\/a><\/li>
- Schlussfolgerung<\/a><\/li><\/ul><\/div><\/div><\/div><\/div>
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Die Effizienz am Arbeitsplatz ist ein Bereich, den jedes Unternehmen auf seine eigene Weise zu l\u00f6sen versucht. Da immer mehr Arbeitspl\u00e4tze online oder in einer hybriden Struktur eingerichtet werden, ist es schwieriger denn je, die Effizienz des Arbeitsplatzes zu gew\u00e4hrleisten. F\u00fcr alle Teams k\u00f6nnte die Einf\u00fchrung eines Workflow-Prozesses das fehlende Element sein, um die Effizienz zu steigern.<\/p>\n
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In diesem Artikel werden wir einen Workflow-Prozess definieren, \u00fcber einige seiner gr\u00f6\u00dften Vorteile sprechen und zeigen, warum die Verwendung von Online-Whiteboards zur Erstellung und \u00dcberwachung von Workflows die Effizienz des gesamten Teams verbessern kann.<\/p>\n
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Was ist ein Workflow-Prozess?<\/h2>\n
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Ein Workflow-Prozess ist definiert als ein visuelles Diagramm, das die zur Erreichung eines Gesch\u00e4ftsziels erforderlichen Aufgaben durchl\u00e4uft. Die meisten Workflow-Prozesse bestehen aus einer linearen Abfolge von Aufgaben, die mit einem bestimmten gew\u00fcnschten Ergebnis enden. Das kann der Abschluss eines Projekts, die Abgabe eines Angebots oder die Wiederaufnahme des Arbeitsablaufs sein. Traditionell ist der Ablauf eines Workflow-Prozesses vordefiniert und bildet die Schritte einer Aufgabe vor ihrer Erstellung ab. Daher ist ein Workflow-Prozess hilfreich, wenn es darum geht, sich wiederholende Bewegungen oder Kommunikationszyklen zu verwalten, die jedes Mal dem gleichen Muster folgen.<\/p>\n
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Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Team bereits \u00fcber viele etablierte Arbeitsabl\u00e4ufe verf\u00fcgt, sei es bei der Beantwortung von Kundenanfragen, bei der Behebung eines Problems oder beim Start eines neuen Produktsprints. Alle diese und weitere Projekte erfordern eine bestimmte Abfolge von Aufgaben, die im Wesentlichen in einem informellen Arbeitsablauf erledigt werden. Jedes Element eines Workflow-Prozesses l\u00e4uft bereits hinter den Kulissen, aber es ist wichtig, sie in einer Workflow-Map zu dokumentieren, um sie besser zu verstehen und zu verbessern.<\/p>\n
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Die meisten Menschen verstehen die Idee eines Arbeitsablaufs, aber ein Arbeitsablaufprozess kann etwas vage erscheinen und macht vielleicht nicht so viel Sinn. Ein Arbeitsablauf betrachtet die einzelnen Schritte, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, und ein Prozess ist die Summe und der Fluss der Aufgaben, die zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. Das bedeutet, dass sie sich auf \u00e4hnliche Prozesse beziehen, aber auf unterschiedlichen Ebenen. Im Allgemeinen werden die Begriffe unter dem Begriff „Workflow-Prozess“ zusammengefasst, da er alle verschiedenen Anwendungsf\u00e4lle umfasst, die mit diesen beiden Begriffen in Verbindung gebracht werden k\u00f6nnen. Wenn Sie sich f\u00fcr den Unterschied zwischen den beiden Begriffen interessieren, haben wir ihn am Ende dieses Artikels erl\u00e4utert.<\/p>\n
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Das Prozessdiagramm des Arbeitsablaufs liest sich wie ein Flussdiagramm, das von einem anf\u00e4nglichen Ausl\u00f6ser ausgeht und mehrere Pfade verfolgt, um ein Endziel zu erreichen. Im Folgenden finden Sie ein kurzes Beispiel daf\u00fcr, wie ein einfacher Workflow-Prozess aussehen k\u00f6nnte.<\/p>\n
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Wenn man wei\u00df, dass ein Workflow-Prozess am hilfreichsten ist, um eine Reihe von vorhersehbaren Aufgaben oder Schritten darzustellen, ist es leicht zu verstehen, wie er sich auf die Gesch\u00e4ftsautomatisierung auswirken kann. Ein Workflow-Prozess entwirft eine Abfolge, die automatisiert und befolgt werden kann, um die Effizienz von Teams zu steigern, die zuvor f\u00fcr die manuelle Befolgung dieser Abfolgen verantwortlich waren. Gesch\u00e4ftsautomatisierung ist in Situationen hilfreich, in denen Informationen, Aufgaben oder Artefakte in einer wiederholbaren und dokumentierten Abfolge von Person zu Person weitergegeben werden.<\/p>\n
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Warum ist ein Workflow-Prozess wichtig?<\/h2>\n
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Manchmal bleiben Teams in einem ineffizienten Trott stecken und str\u00e4uben sich dagegen, die Art und Weise, wie sie an Projekte herangehen, zu \u00e4ndern. Die \u00c4nderung eines Ansatzes erfordert, dass die Teams von dem abweichen, was sie bisher f\u00fcr den effizientesten Weg gehalten haben, um etwas zu verfolgen, das ein neues Ma\u00df an Effizienz freisetzen k\u00f6nnte. Die Schaffung eines Workflow-Prozesses ist eine gute Gelegenheit, aus ineffizienten Mustern auszubrechen und eine neue Strategie der Zusammenarbeit zu nutzen. Um zu verdeutlichen, wie wichtig Workflow-Prozesse sind, werden hier einige der gr\u00f6\u00dften Vorteile der Implementierung eines Workflow-Prozesses aufgef\u00fchrt.<\/p>\n
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Verbessert die Teameffizienz<\/h3>\n
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Teams sind immer dann effizienter, wenn sie \u00fcber einen gemeinsamen Informationsbestand verf\u00fcgen und auf der Grundlage gemeinsamer Annahmen arbeiten k\u00f6nnen. Wenn Sie nicht \u00fcber einen grafisch dargestellten Arbeitsablauf verf\u00fcgen, um dieses gemeinsame Wissen zu schaffen, ist es viel wahrscheinlicher, dass es zu Missverst\u00e4ndnissen und St\u00f6rungen in der Zusammenarbeit kommt.<\/p>\n
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Indem Sie die Anordnung der Aufgaben innerhalb Ihres Projekts in einem Diagramm darstellen, k\u00f6nnen Sie sicherstellen, dass es einen Plan daf\u00fcr gibt, wie die Mitarbeiter in Zukunft Probleme l\u00f6sen werden. Sie k\u00f6nnen nicht nur sicherstellen, dass dieser Plan befolgt wird, sondern auch, dass er die richtige Reihenfolge der Personen und die effizienteste Aufgabenverwaltung enth\u00e4lt, und Sie k\u00f6nnen f\u00fcr jeden Punkt einen Zeitrahmen festlegen.<\/p>\n
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Die Formalisierung eines Arbeitsablaufs hilft allen Beteiligten, ihre Rolle in diesem Prozess zu verstehen, und dies erm\u00f6glicht eine wesentlich effizientere Zusammenarbeit.<\/p>\n
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Eliminiert Redundanz<\/h3>\n
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Eine der Hauptursachen f\u00fcr die Ineffizienz von Teams ist \u00fcberfl\u00fcssige Arbeit. Wenn Menschen an ein und derselben Sache arbeiten oder ihre Aufgabe ignorieren, weil sie denken, dass jemand anderes sie erledigt, wird viel Zeit und M\u00fche verschwendet. Diese Redundanz kann durch den Einsatz eines Workflow-Prozesses beseitigt werden.<\/p>\n
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Bei der Erstellung eines Arbeitsablaufs ist es eines der wichtigsten Details, jeden Schritt mit Blick auf eine bestimmte Person\/Rolle darzustellen. Das hei\u00dft, Sie k\u00f6nnen Aufgaben f\u00fcr bestimmte Personen erstellen und Missverst\u00e4ndnisse und Fehlkommunikation v\u00f6llig ausschlie\u00dfen.<\/p>\n
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Sie k\u00f6nnen nicht nur Missverst\u00e4ndnisse vermeiden, sondern auch die Redundanz von Aufgaben. Bei der visuellen Zusammenarbeit an einem Workflow-Prozess werden Sie auf Elemente sto\u00dfen, die Ihnen bei der Visualisierung ziemlich \u00fcberfl\u00fcssig erscheinen. Das Diagramm eines Workflow-Prozesses hilft, Redundanzen und \u00dcberschneidungen aufzudecken.<\/p>\n
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Ohne ein visuelles Element in Ihrem Arbeitsablauf w\u00e4re es sehr schwierig zu verstehen, wie unn\u00f6tig manche Aufgaben sind. Indem Sie Ihren Arbeitsablauf auf eine visuelle Schnittstelle umstellen, k\u00f6nnen Sie Redundanzen im Arbeitsablauf vermeiden.<\/p>\n
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Verbessert die Teamausrichtung<\/h3>\n
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Die Abstimmung im Team ist entscheidend f\u00fcr eine erfolgreiche Teamarbeit, und die Abstimmung im Team wird viel einfacher, wenn sie \u00fcber eine gemeinsame visuelle Schnittstelle erfolgt.<\/p>\n
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Die Einrichtung eines Workflow-Prozesses erm\u00f6glicht es allen Teammitgliedern, dasselbe Dokument einzusehen und gemeinsam daran zu arbeiten. Diese Zusammenarbeit bedeutet, dass sie nicht nur ihre eigenen Aufgaben besser verstehen, sondern auch die Aufgaben der Menschen in ihrem Umfeld.<\/p>\n
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Dieses Gef\u00fchl des gegenseitigen Verst\u00e4ndnisses f\u00f6rdert die Ausrichtung des Teams und hilft allen, effizienter zusammenzuarbeiten.<\/p>\n
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Schafft eine schnelle Teamreaktion<\/h3>\n
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Da die Arbeitsabl\u00e4ufe online erfolgen und gemeinsam bearbeitet werden k\u00f6nnen, lassen sie sich sehr leicht manipulieren und anpassen. Das bedeutet, dass Sie einen Arbeitsablauf schaffen k\u00f6nnen, der flexibel ist und auf Ver\u00e4nderungen in der Umgebung reagieren kann, was vor Online-Whiteboards nie m\u00f6glich war.<\/p>\n
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Ein anpassungsf\u00e4higer Arbeitsablauf bedeutet, dass die Mitarbeiter ihren Probleml\u00f6sungsansatz je nach den Bed\u00fcrfnissen des Teams leicht \u00e4ndern k\u00f6nnen. Diese Anpassungsf\u00e4higkeit erm\u00f6glicht eine schnelle Reaktion des Teams, nicht nur auf neue, sondern auch auf bestehende Situationen.<\/p>\n
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Wenn die Mitarbeiter ihre Rollen verstehen und wissen, wo sie im Arbeitsablauf hingeh\u00f6ren, wird die Zeit zwischen den einzelnen Aufgaben minimiert, und der gesamte Ablauf kann rationalisiert werden. Durch Delegation im Team k\u00f6nnen die Mitarbeiter den effizientesten Weg zu einer L\u00f6sung finden und ein Umfeld schaffen, das eine schnelle Reaktion des Teams erm\u00f6glicht.<\/p>\n
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Die Abbildung eines Arbeitsablaufs erh\u00f6ht nicht nur die Reaktionszeit der Mitarbeiter, sondern kann auch Bereiche aufzeigen, die automatisiert werden k\u00f6nnen. So k\u00f6nnen Sie beispielsweise durch die Erstellung von Diagrammen Bereiche f\u00fcr Kundenreaktionen finden, die mit einer Antwort-E-Mail automatisiert werden k\u00f6nnen. Dies ist nur ein Beispiel f\u00fcr einen Weg zur Automatisierung von Ausgaben, der durch die Erstellung eines Workflow-Prozesses er\u00f6ffnet wird.<\/p>\n
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Erfahren Sie mehr: \n Was ist eine Workflow-Engine?<\/span>\n<\/a> <\/b><\/strong><\/p>\n
3 Hilfreiche Vorlagen f\u00fcr Workflow-Prozesse<\/h2>\n
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Wie man einen Arbeitsablauf grafisch darstellt, h\u00e4ngt stark von dem Arbeitsablauf ab, den Sie abbilden wollen, und davon, welche Struktur am besten zu ihm passt. Manche Menschen bevorzugen ein aufgabenbezogenes Organisationssystem, w\u00e4hrend andere ein eher lineares System ben\u00f6tigen. Im Folgenden finden Sie drei Vorlagen f\u00fcr Workflow-Prozesse, die Ihnen die Erstellung und Implementierung eines Workflow-Prozesses veranschaulichen.<\/p>\n
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RACI-Matrix<\/h3>\n
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Eine RACI-Matrix ist ein Verantwortungszuweisungsdiagramm, das die Aufgaben, Meilensteine und kritischen Entscheidungen definiert und dokumentiert, die f\u00fcr den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Es handelt sich um ein umfassendes Diagramm, in dem detailliert aufgef\u00fchrt ist, wer f\u00fcr jede Aufgabe in einem bestimmten Sprint verantwortlich ist, und das die Festlegung von Projektrollen und Verantwortlichkeiten erleichtert.<\/p>\n
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In einem Arbeitsablaufprozess ist Verst\u00e4ndnis alles, und eine RACI-Matrix ist eine gro\u00dfartige M\u00f6glichkeit, ein tiefes Verst\u00e4ndnis der Projektrollen mit einem ganzen Team zu entwickeln. Es gibt mehrere Alternativen zur RACI-Matrix, die ebenfalls hilfreich sein k\u00f6nnen.<\/p>\n
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![\"Beispiel](\"https:\/\/ideascale.com\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Workflow-Process-Example-800x448.png\")
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Flussdiagramm<\/h3>\n
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W\u00e4hrend die RACI-Matrix dazu beitr\u00e4gt, die Zust\u00e4ndigkeiten in einem umfassenden Diagramm aufzuschl\u00fcsseln, ist ein Flussdiagramm besser geeignet, um richtungsweisende Ma\u00dfnahmen und Zust\u00e4ndigkeiten detailliert darzustellen. Flussdiagramme sind gut geeignet, um eine Abfolge von Aktionen zu dokumentieren und mehrere Wege zur Fertigstellung zu erkunden. Die Erstellung eines Flussdiagramms ist eine gute Option, wenn Ihr Arbeitsablauf eine sich wiederholende, zyklische, schrittweise Funktion hat und in einem konsistenten Fluss visualisiert werden kann.<\/p>\n
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Mind Map<\/h3>\n
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Wenn Ihr Ablauf keine einfache schrittweise Funktion ist, Sie aber dennoch eine Visualisierungsm\u00f6glichkeit w\u00fcnschen, dann ist die Erstellung einer Mind Map eine gute Option f\u00fcr Sie. Mind Maps k\u00f6nnen Sequenzen \u00e4hnlich wie Flussdiagramme abbilden, aber sie dehnen sich nach au\u00dfen aus, anstatt nach unten zu flie\u00dfen, was bedeutet, dass Sie mehrere separate Informationszweige erstellen k\u00f6nnen. Dies erm\u00f6glicht die Visualisierung f\u00fcr Teams, die in ihrem Arbeitsablauf keinen streng prozeduralen Aufgabenfluss haben. Mind Maps ber\u00fccksichtigen mehr variable Schritte in einem Arbeitsablauf, was sie zu einer wertvollen Option f\u00fcr viele Teams macht.<\/p>\n
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Erfahren Sie mehr: Automatisierung von Arbeitsabl\u00e4ufen<\/span><\/a><\/b><\/strong><\/p>\n
Workflow vs. Prozess: Was ist der Unterschied?<\/h2>\n
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Wenn Sie ein tieferes Verst\u00e4ndnis daf\u00fcr entwickeln wollen, was ein Workflow-Prozess ist, kann es hilfreich sein, die Begriffe Workflow und Prozess zu unterscheiden. F\u00fcr sich genommen haben diese beiden Begriffe eine leicht unterschiedliche Bedeutung, und die Analyse ihrer Unterschiede kann Ihnen helfen, einige wichtige Nuancen in Ihrer Planung zu erkennen.<\/p>\n
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Ein Workflow und ein Prozess sind \u00e4hnliche Strategien zur Erreichung eines Ziels, haben aber einen etwas anderen Umfang. Ein Workflow ist ein aufgabenorientierter Ansatz, d. h. er konzentriert sich auf Abfolgen von Aufgaben, die zum Abschluss eines Projekts erledigt werden k\u00f6nnen. Ein Prozess ist zielorientiert und konzentriert sich in der Regel auf die strategischen Ziele eines Projekts und darauf, wie man diese am effizientesten erreichen kann.<\/p>\n
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Kombiniert man die beiden Prozesse, erm\u00f6glichen sie ein umfassendes Verst\u00e4ndnis eines Projekts und bieten sowohl strategische als auch detaillierte Einblicke in den Erfolg.<\/p>\n
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Wie man Online-Whiteboards einbindet<\/h2>\n
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Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie bereits mehrere verschiedene Arbeitsabl\u00e4ufe an Ihrem Arbeitsplatz haben, und diese zu identifizieren ist ein guter Weg, um sie zu optimieren. Der erste Schritt k\u00f6nnte darin bestehen, h\u00e4ufige Probleme zu betrachten, die Ihr Team l\u00f6st, und dann die Schritte aufzuschreiben, die zur Erreichung Ihrer Ziele unternommen werden. Danach k\u00f6nnen Sie mit der Erstellung Ihres Workflow-Prozesses beginnen.<\/p>\n
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Die Erstellung eines Arbeitsablaufs ist wirklich einfach, wenn Sie erst einmal wissen, wie man ein Online-Whiteboard verwendet. Online-Whiteboards erm\u00f6glichen es Ihnen und Ihrem Team, gemeinsam an der Erstellung dieses Diagramms und anderer Vorlagen zu arbeiten und sie an einem st\u00e4ndig zug\u00e4nglichen Ort zu speichern. Sie sind die besten Werkzeuge, um diese Diagramme zu erstellen und Ihr gesamtes Team einzubeziehen, um ein Umfeld der Zusammenarbeit und Abstimmung zu f\u00f6rdern.<\/p>\n
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Schlussfolgerung<\/h2>\n
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Wir hoffen, dass dieser Leitfaden dazu beigetragen hat, dass Sie verstehen, wie die Verwendung eines Workflow-Prozesses ein unglaublich effektives Instrument zur Verbesserung der Effizienz Ihres Teams sein kann. Wenn Sie mehr \u00fcber die Verbesserung Ihrer Effizienz durch Aufgabenmanagement erfahren m\u00f6chten, sollten Sie sich Fresco ansehen.<\/p>\n
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