جامعة نيويورك

منظمة

جامعة نيويورك (NYU) هي جامعة بحثية خاصة غير ربحية مقرها في مدينة نيويورك. تأسست جامعة نيويورك عام 1831، وتضم 37 حائزًا على جائزة نوبل، وأكثر من 30 فائزًا بجائزة بوليتزر، وأكثر من 30 فائزًا بجوائز الأوسكار، ومئات من أعضاء الأكاديميات الوطنية للعلوم في أعضاء هيئة التدريس والخريجين.

تتم مناقشة معظم السياسات والتغييرات المقترحة على مستوى الجامعة واتخاذ قرار بشأنها من قبل مجلس شيوخ الجامعة، والذي يتكون من 137 عضوًا لهم حق التصويت يمثلون ستة قطاعات مختلفة من الحرم الجامعي: العمداء ونواب المستشارين، وأعضاء هيئة التدريس الدائمين، وأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين بشكل كامل، والهيئة الطلابية، وكبار الموظفين، و مجلس الإدارة الإداري (يمثل أكثر من 4000 إداري على مستوى الجامعة).

تحدي

يهدف مجلس الإدارة الإدارية (AMC) في جامعة نيويورك إلى تحديد وتنفيذ الأفكار المبتكرة، ومعالجة القضايا بشكل استباقي، وتعزيز ثقافة التعاون بين القيادة وأعضاء هيئة التدريس والموظفين. أدركت اللجنة التنفيذية لـ AMC أن أعضائها لديهم أفكار مشرقة جاهزة لتشكيل مستقبل الجامعة المرموقة، لكنهم كانوا على دراية بالعديد من المشكلات التي تمنعهم من التعاون على نطاق واسع.

بالنسبة للمبتدئين، كان جمع التعليقات الفعلية من الأفراد في مجموعة تضم أكثر من 4000 فرد أمرًا أقرب إلى المستحيل بسبب القيود المفروضة على سعة الغرفة. “كان لدينا الكثير من الأفكار الجيدة، وكانت هناك أيضًا مشكلات لم نكن نعالجها بالضرورة، وذلك ببساطة لأنه لم يكن لدينا بنية تحتية تدعم مشاركة المجتمع ومشاركته. “ صرح رئيس AMC السابق ونائب العميد المساعد مايكل مكاو. عند مشاركة الأفكار عبر الإنترنت بدلاً من ذلك، أدى الافتقار إلى العمليات الرسمية للمساهمة والمراجعة والتنفيذ إلى خلق بيئة فوضوية حيث كان من المحتم أن تضيع الأفكار المشرقة.

بالإضافة إلى ذلك، ركزت اللجنة الانتخابية لـ AMC على تمكين الموظفين من المشاركة في التعليقات ومشاركة الأفكار، بغض النظر عما إذا كانوا ممثلين منتخبين، أو مستوى أقدميتهم، أو حتى مدى ارتياحهم للتحدث أمام الجمهور. لم يكن العديد من المساهمين مرتاحين للتحدث أمام حشد من الناس، لكنهم أعربوا عن رغبتهم في مشاركة التعليقات في بيئة افتراضية.

حل

قام مجلس الإدارة الإدارية في جامعة نيويورك بتنفيذ IdeaScale، وهي منصة التعهيد الجماعي وإدارة الأفكار. على الرغم من أن AMC قد عملت مع منصات أخرى لتبادل المعرفة لمشاركة الأفكار وبناءها من قبل، إلا أنها أتت إلى IdeaScale لأن لقد أرادوا وظيفة التعهيد الجماعي المصممة لهذا الغرض والتي سمحت لهم بجمع الأفكار والأصوات والبيانات الشفافة الأخرى بسهولة علنًا (أو بشكل مجهول) مع الاستمرار في تخصيص الموقع وفقًا لإرشادات علامتهم التجارية. أطلقوا على مجتمعهم اسم Open AMC.

يقول مايكل مكاو عن اختيارهم للتحول إلى IdeaScale، “لم ننظر إلى الوراء منذ ذلك الحين لأنه يقوم بالفعل بما تصورناه فيما يتعلق بمفهوم الفكرة هذا. إنه مثل، كيف نجعل هذه المنظمة أكثر انفتاحًا على التعليقات والأفكار والمشاركة؟ لذلك جربنا أدوات مختلفة لها، لكنها وجدت موطنها أخيرًا في IdeaScale.

نتائج

شكلت هذه الأفكار جداول الأعمال والمشاريع المستقبلية لشركة AMC ككل. تشمل نتائج OpenAMC حتى الآن ما يلي:

• استكشاف السياسات والبرامج الجديدة وتحسين السياسات والبرامج القديمة :
  • استكشاف برنامج جديد للتبرع بالإجازات المرضية لموظفي الجامعة المحتاجين إلى PTO. بدأت الفكرة كتحسين لعملية إعادة شراء الوقت المرضي ولكنها تحولت إلى فكرة تعود بالنفع على المجتمع وشارك الآخرون المعلومات وأفضل الممارسات من المؤسسات التي لديها برامج مماثلة.
  • استكشاف سياسة مغفرة الرسوم الدراسية المنقحة.
  • التقاط وجهات نظر متنوعة من أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب حول التأثير المحتمل للمقترحات المختلفة لتقويم أكاديمي جديد .
• تشكيل فرق عمل ولجان جديدة :
  • تسهيل تشكيل فرقة عمل لمكافحة العنصرية. استخدم الموظفون المنصة لتبادل تجاربهم مع التحيز العنصري واقتراح إجراءات ملموسة لمعالجة هذه القضايا.
  • لجنة جديدة حول بيانات البحث وأفضل ممارسات التقييم .
• زيادة المشاركة :
  • منذ إطلاق OpenAMC، لاحظ مجلس الإدارة الإدارية زيادة ملحوظة في حضور اجتماعات المجلس (مضاعفة المشاركة من حوالي 100 مشارك إلى 200).
• سد الفجوات :
  • إنشاء جائزة جديدة تُكرّم الإداريين والموظفين على العمل المثالي المستوحى من الدكتور مارتن لوثر كينغ جونيور. والنهوض بجهوده. وهذا يكمل الجائزة الموجودة مسبقًا لأعضاء هيئة التدريس والطلاب.
  • تم جمع مدخلات لا تقدر بثمن خلال البحث الرئاسي. سمح Open AMC للمجالس الأخرى بالمساهمة، مما مكن مجتمع الجامعة من التعبير عن أولوياته وتوقعاته بالنسبة للرئيس الجديد، مما أدى إلى عملية بحث أكثر شمولاً واستنارة.
  • أدى نجاح المنصة إلى توسعها كأداة اتصال في الوقت الفعلي. تستخدمه القيادة الآن بمثابة “فحص نبضي” للحصول على رؤى حول رضا الموظفين ومشاعرهم حول الحرم الجامعي.

افتح أفضل ممارسات AMC وخريطة الطريق لتحقيق النجاح:

ولإثارة ضجة كبيرة وتحفيز التفاعل مع إطلاقه، نظمت Open AMC حملة تسويقية متكاملة تتضمن:

• إطلاقه علنًا جنبًا إلى جنب مع مبادرة التنوع والشمول المرتقبة.
• إرسال بريد إلكتروني للإطلاق يسلط الضوء على الفكرة الرئيسية في ذلك الوقت، والتي حصلت بسرعة على المزيد من الدعم والمناقشة حيث قام الأشخاص بتسجيل الدخول للتعبير عن رأيهم في هذه القضية.
• المشاركة في حدث مباشر ودعوة الأعضاء لتسجيل الدخول إلى مجتمع OpenAMC والتعبير عن أفكارهم أو تقديم أفكارهم الخاصة مقابل “غنيمة” تحمل علامة AMC مثل زجاجات المياه والمظلات وما إلى ذلك.
• تضمين رابط للمجتمع في سطور توقيع البريد الإلكتروني لقيادة AMC.
• وأخيرًا، يتم تذكير جميع المسؤولين بشكل مستمر بالمشاركة خلال اجتماعات الجمعية الشهرية التي يتم فيها الإبلاغ عن الأفكار والتقدم المحرز.

في السنوات التي أعقبت الإطلاق الاستراتيجي لـ Open AMC، واصل المجتمع تحفيز المشاركة وبناء المصداقية – ومن خلال القيام بذلك، قاموا بإنشاء خريطة طريق لتحقيق النجاح. عند المشاركة، يرى المساهمون في Open AMC دورة حياة الفكرة، بدءًا من التقديم إلى المنصة وحتى التقييم وكيفية استجابة القيادة لها والتفاعل معها. وبسبب التواصل الشفاف والمستمر من القيادة حول هيكل العملية، يعرف المشاركون بوضوح الخطوات عند نشر أفكارهم. والأهم من ذلك أنهم يعرفون أن أفكارهم مهمة وسيتم التصرف بناءً عليها.

قامت OpenAMC بتمكين مجتمع المسؤولين في جامعة نيويورك ليكون لهم صوت أكثر استباقية في الجامعة وسوف تستمر في إيجاد فرص جديدة لتحسين العمليات والعروض في المستقبل.