تعتبر مصفوفة RACI طريقة مباشرة لتحديد وتوثيق أدوار ومسؤوليات المشروع. سيؤدي استخدام واحدة إلى زيادة فرص نجاح المشروع بشكل كبير. تم تقديم RACI لأول مرة في الخمسينيات من القرن الماضي باسم “مصفوفة حقوق اتخاذ القرار”. إنها أداة إدارة المشروع الوحيدة التي تأخذ الأدوار والأشخاص في الاعتبار. تتضمن متغيرات RACI RASCI وARCI وDACI. ستناقش هذه المقالة مصفوفة RACI وأهدافها وفوائدها وعيوبها.
ما هي مصفوفة RACI؟
يتم تعريف مصفوفة RACI، والمعروفة أيضًا باسم مخطط RACI أو مخطط RACI، على أنها أداة لإدارة المشاريع وتنظيمها تساعد في تحديد وتوضيح الأدوار والمسؤوليات الخاصة بالمهام أو الأنشطة أو التسليمات ضمن المشروع أو عملية الأعمال. يرمز مصطلح “RACI” إلى “المسؤول، والمساءلة، والاستشارة، والمستنيرة”، وهي أربعة أدوار رئيسية يمكن أن يلعبها الأفراد أو المجموعات في مهمة معينة.
فيما يلي تفاصيل كل دور في مصفوفة RACI:
- مسؤول
الأشخاص الذين يعملون مسؤولون. هؤلاء هم الأشخاص الذين يجب عليهم إكمال مهمة أو اتخاذ قرار. يمكن أن يكون عدة أشخاص مسؤولين بشكل مشترك.
- مسؤول
يجب على الفرد التوقيع أو الموافقة عند اكتمال المهمة أو الهدف أو القرار. هذا الشخص هو المسؤول. ومع ذلك، لاحظ أنه لا يمكن محاسبة أكثر من شخص واحد، مما يعني أن المسؤولية تتوقف عند هذا الحد.
- استشارة
هناك دائمًا ذلك الشخص الذي يحتاج إلى تقديم مدخلاته أو مساهماته قبل إنجاز العمل والتوقيع عليه. تتم استشارة هذا الشخص. هؤلاء هم المشاركون النشطون الموجودون في الحلقة.
- أُبلغ
التحديثات المتعلقة بالتقدم أو القرارات تذهب إلى المطلعين. ولا تتم استشارة هؤلاء الأشخاص رسميًا. إنهم يساهمون فقط بشكل مباشر في المهمة أو القرار. لكي يقوم شخص ما بإنشاء مصفوفة RACI، من الضروري تحديد جميع المهام التي ينطوي عليها تسليم المشروع. قم بإدراج هذه المهام على الجانب الأيسر من المخطط بالترتيب الذي تريد إكماله به.
- المالكون
بعد ذلك، حدد جميع أصحاب المصلحة في المشروع وأدرج أسمائهم في أعلى المخطط. بعد ذلك قم بملء خلايا النموذج، واعرف من هو المسؤول والمحاسب والمستشار والمطلع. بعد كل شيء، لقد تم إنجاز ذلك، والخطوة الأخيرة في إنشاء مصفوفة RACI الخاصة بك هي مشاركتها مع أصحاب المصلحة لديك، وحل أي تعارضات أو غموض، والحصول على اتفاق.
لكل صاحب مصلحة، اطرح هذه الأسئلة الثلاثة:
- هل لدى أحد أصحاب المصلحة العديد من المشاريع الموكلة إليه؟
- هل يحتاج أصحاب المصلحة إلى المشاركة في العديد من الأنشطة؟
- هل يمكن تغيير المسؤول إلى استشاري أو العكس؟
- هل يتفق كل صاحب مصلحة مع الدور الذي تم تكليفه به؟
وينبغي إدراج ذلك في ميثاق المشروع ووثائقه عند التوصل إلى مثل هذا الاتفاق.
إنشاء مصفوفة RACI
فيما يلي الخطوات الأساسية التي ستجدها مفيدة في إنشاء مصفوفة RACI:
1. تحديد أدوار المشروع
حدد جميع الأشخاص الذين يجب أن يشاركوا في المشروع. يمكن أن يكون أحد أعضاء الفريق الذي يعمل على المهام أو أحد أصحاب المصلحة الذي يحتاج إلى تحديث التقدم المحرز. تقليديًا، يمكنك تحديد المسميات الوظيفية للأدوار على طول الجزء العلوي من المصفوفة. يفضل البعض استخدام الأدوار إذا قام شخص واحد بملء أدوار مختلفة في حالات أخرى. ومع ذلك، يجب عليك تحديد اسم الشخص إذا كان هناك عدة أشخاص يشغلون أدوارًا مماثلة، أو في بعض الأحيان، قد تجده أكثر سهولة.
2. تحديد المهام والتسليمات
قم بإدراج جميع المهام والتسليمات التي يجب إنجازها في المشروع. ضع كل هذه المهام في العمود الموجود أقصى يسار المخطط الخاص بك. في الواقع، يمكن أن يكون هناك العديد من المهام على المخطط كما تريد، ولكن حاول تجنب التفصيل أكثر من اللازم لإبقاء المخطط الخاص بك سهل القراءة قدر الإمكان.
3. قم بتعيين RACI لكل مهمة
ضع في اعتبارك كل مهمة في المخطط الخاص بك وقم بتعيين شخص أو دور يجب أن يكون مسؤولاً عنها وخاضعًا للمساءلة عنها.
يجب أن يكون لكل مهمة دور/شخص واحد فقط مسؤول، على الرغم من أنه لا يجب أن يكون نفس الشخص مسؤولاً عن كل مهمة. وحدد أيضًا من يجب استشارته أو إبلاغه طوال العملية وبعد إكمال المهام أو التسليمات.
4. شارك المصفوفة مع فريقك
ناقش مع فريقك. شارك المصفوفة الخاصة بك مع فريقك. اشرح وأخبر الجميع بأدوارهم ومسؤولياتهم. اطلب التعليقات لحل أي تعارضات أو غموض محتمل بين المهام أو الأدوار المعينة.
5. شارك المصفوفة مع أصحاب المصلحة
يرجى مشاركتها مع أي من أصحاب المصلحة المهمين بمجرد موافقة فريقك على المصفوفة. الحصول على موافقة أصحاب المصلحة وتحديد من يجب التواصل معه أو استشارته خلال المشروع المذكور. وهذا يساعد على إدارة التوقعات للمضي قدمًا ويزيل الارتباك.
اعرف المزيد: ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
قواعد مصفوفة RACI
إذا التزمت ببعض الإرشادات الأساسية، فسيكون العمل باستخدام مخطط RACI أقل صعوبة. بمجرد الانتهاء من مخطط RACI الخاص بك، يجب عليك مراجعته للتأكد من أنه يلبي المعايير التالية:
- تعيين فرد مسؤول واحد على الأقل لكل مهمة.
- تأكد من أن جميع الممثلين في مخطط RACI الخاص بك على علم بالأدوار والمسؤوليات التي حددتها واعترفوا بها ووافقوا عليها. والأهم من ذلك، أنك تحتاج إلى التأكد من أن المصفوفة الخاصة بك تزيل أي ارتباك إضافي يتعلق بالمشروع.
- انتبه إلى المسؤوليات والإنجازات والقرارات الموضحة في مصفوفة RACI. ابتعد عن المهام العامة جدًا أو الإدارية جدًا، مثل حضور اجتماعات الفريق أو تقديم تقارير الحالة.
- تحتوي كل مهمة على طرف مسؤول واحد (واحد فقط) مخصص لها لتسهيل اتخاذ القرار بشكل لا لبس فيه.
- لا يوجد عضو في الفريق مثقل بعدد كبير من المهام المسؤولة.
- يساهم كل فرد في الفريق في إكمال كل مهمة.
- تأكد من أن لديك طريقة بسيطة وغير مزعجة لإبقاء الأشخاص الذين تتم استشارتهم والأدوار المطلعة في المصفوفة الخاصة بك على اطلاع إذا كان لديك العديد من هذه الأدوار. قد يكون الأمر سهلاً مثل ضمان وصول الجميع إلى خطة مشروعك حتى يتمكنوا من متابعة التقدم المحرز طوال الوقت. إنه خيار ممتاز لجلب الأشخاص من خارج مؤسستك إلى الحلقة.
11 فوائد مصفوفة RACI
تعتبر مصفوفة RACI، والمعروفة أيضًا باسم مصفوفة تعيين المسؤولية، أداة قيمة في إدارة المشاريع والتخطيط التنظيمي. فهو يساعد على تحديد وتوصيل أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق في مشروع أو عملية. تشمل فوائد استخدام مصفوفة RACI ما يلي:
1. الوضوح والتواصل: يوفر تمثيلاً واضحًا ومرئيًا لمن هو المسؤول والخاضع للمساءلة والمستشار والمطلع على كل مهمة أو نشاط. تساهم الشفافية التي توفرها مصفوفة RACI في تقليل عدم اليقين والتفسيرات الخاطئة.
2. تعريف الدور: يضمن أن كل شخص مشارك في مشروع أو عملية يفهم دوره المحدد وما هو متوقع منه. وهذا يمكن أن يعزز المساءلة والأداء.
3. تفويض المهام: تساعد المصفوفة في تفويض المهام، مما يسهل تعيين المسؤوليات وتتبع التقدم. يعرف أعضاء الفريق ما يتحملون مسؤوليته، مما يزيد من احتمالية إكمال المهام في الوقت المحدد.
4. إدارة الوقت والموارد: من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، تساعد مصفوفة RACI الفرق على تخصيص وقتهم ومواردهم بشكل أكثر كفاءة. وهذا يقلل من خطر ازدواجية الجهود أو إهمال المهام الحاسمة.
5. اتخاذ القرار: يساعد على تحديد من يحتاج إلى التشاور أو إبلاغه بكل مهمة. وهذا مهم بشكل خاص لعمليات صنع القرار، مما يضمن مشاركة الأشخاص المناسبين في اتخاذ الخيارات الحاسمة.
6. حل النزاعات: عندما تنشأ خلافات أو صراعات داخل مشروع أو عملية ما، يمكن أن تكون مصفوفة RACI بمثابة مرجع لتحديد من لديه سلطة اتخاذ القرار النهائي. وهذا يمكن أن يساعد في حل النزاعات بشكل أكثر كفاءة.
7. التوافق مع الأهداف: يمكن استخدام مصفوفة RACI لضمان توافق كل مهمة ونشاط مع المشروع أو الأهداف التنظيمية، مما يساعد في الحفاظ على التركيز وتحقيق الأهداف.
8. الإعداد والتدريب: إنها أداة قيمة لتأهيل أعضاء الفريق أو الموظفين الجدد، لأنها تحدد بوضوح أدوارهم ومسؤولياتهم. بالإضافة إلى ذلك، لديها تطبيقات لأغراض التدريب والتطوير.
9. تخفيف المخاطر: تحديد المسؤوليات يقلل من خطر تجاهل المهام أو إهمالها، مما قد يؤدي إلى تأخير المشروع أو فشله.
10. تحسين التعاون: تشجع مصفوفة RACI التعاون من خلال تحديد من يحتاج إلى التشاور أو إبلاغه. يعزز الشعور بالعمل الجماعي والتعاون بين أعضاء الفريق.
11. تحسين العملية: بمرور الوقت، ومع تقدم المشاريع وتطور العمليات، يمكن تحديث مصفوفة RACI لتعكس التغييرات في الأدوار والمسؤوليات. وهذا يدعم جهود تحسين العملية المستمرة.
باختصار، تعتبر مصفوفة RACI أداة مفيدة لتعزيز إدارة المشاريع والعمليات التنظيمية. فهو يعزز التواصل الواضح والمساءلة والتخصيص الفعال للموارد، مما يساهم في نهاية المطاف في نتائج المشروع الناجحة وتحسين العمل الجماعي.
مزايا مصفوفة RACI
هناك العديد من الفوائد لإنشاء مصفوفة RACI قبل بدء المشروع. تشمل فوائد مصفوفة RACI ما يلي:
- التواصل المبسط: باستخدام مصفوفة RACI، يمكنك تبسيط الاتصال وإشراك الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. وهذا يمكن أن يساعد في تسريع وتبسيط عملية اتخاذ القرار.
- تم تبسيط مدخلات أصحاب المصلحة: كيف؟ من خلال التمييز بين أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يجب أن يُطلب منهم تقديم مدخلات وأصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يجب إعلامهم، فإنك تقلل من احتمالية تأخير التعليقات. يمكنك التأكد من أن أولئك الذين يجب أن يظلوا على اطلاع هم فقط الذين يتم تحديثهم.
- تسهيل التفويض: إنشاء مصفوفة RACI مسبقًا يحدد أدوار الجميع. يوجد أيضًا شخص محدد بوضوح مسؤول عن المشروع ويمكن للآخرين أن يلجأوا إليه للحصول على المشورة أو الأسئلة أو التعليقات.
- التوقعات واضحة: لا يوجد أي لبس لأن كل من يشارك في المشروع يفهم من المسؤول عن إكمال كل مهمة. كما أنه يساعد أصحاب المصلحة الرئيسيين في فهم أدوار كل منهم.
عيوب مصفوفة RACI
- ليس من السهل تحديد كافة العلاقات بين المشاركين في المشروع.
لا يصف مخطط مسؤولية المصفوفة تفاعلات الأشخاص في المشروع.
- يعمل هذا المخطط فقط كمساعدة ميكانيكية.
هذا المخطط هو مجرد أداة ميكانيكية لتحديد المسؤوليات؛ ولا يحدد بوضوح العلاقات بين المشاركين في المشروع. يتم تعريف العلاقة بين السلطة والمسؤولية بعبارات عامة. ليس من السهل التعبير عن مدى وحالة العلاقة.
- القيود التي يفرضها العميل قد تحد من فائدتها.
اعرف المزيد: ما هي مصفوفة أنسوف؟
ما مدى التفصيل الذي يجب أن يكون عليه مخطط RACI؟
في بعض الأحيان، قد يكون من المغري جعل مخطط RACi الخاص بك مفصلاً قدر الإمكان. ومع ذلك، فإن أفضل الممارسات الصناعية التي أوصى بها معهد إدارة المشاريع هي أن مخطط RACI المثالي يجب أن يتراوح بين 8 إلى 10 أنشطة للمشروع. وهذا يقسم المشروع إلى أجزاء يمكن التحكم فيها. فيما يلي بعض الأساليب المختلفة التي يمكن للمرء اتباعها:
- لا تخطئ في محاولة إدراج كل شخص سيشارك لأن مخطط RACI يسمح لك بتنظيم الأفراد في مجموعات أو أقسام. بدلاً من ذلك، يجب عليك إدراج قسم أو مجموعة. من المسؤول عن التواصل مع العملاء؟ تسويق.
- إذا كان المخطط عالي المستوى يوفر لك تقسيمًا عامًا للعمل حسب القسم، فيجب عليك إنشاء مخططات RACI أكثر تحديدًا للأنشطة الفردية التي تحتاجها. في هذا الرسم التوضيحي بالتحديد، يمكن تقسيم RACI المسمى “الاتصال بالعملاء” إلى مجموعة أكثر تفصيلاً مكونة من ثمانية إلى عشرة أنشطة تتضمن مجموعة مختلفة من الأفراد.
- يمكن أيضًا تقسيم المشروع المعقد إلى أجزاء يمكن التحكم فيها عن طريق تقسيمها إلى فترات مختلفة. على سبيل المثال، قم بإنشاء مخطط RACI للعمل الذي يجب إكماله خلال الأسبوعين أو الثلاثة أسابيع القادمة. بعد الانتهاء من تلك المرحلة، انتقل إلى المجموعة التالية من الأشياء التي يجب القيام بها وكرر الخطوة الأولى
تذكر أن العلوم المعرفية أثبتت أنه حتى أكثر البشر ذكاءً لا يستطيعون سوى حفظ 5-7 أشياء في أذهانهم في وقت واحد. ولهذا السبب، نحتاج إلى التأكد من أن مخططات RACI الخاصة بنا سهلة التذكر بما يكفي.
اعرف المزيد: RACI Matrix Vs ARPA Model
