من الضروري معرفة كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور كأداة لأولوية المهمة. لا شك أن تحديد أولويات المهام هو إحدى الطرق لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، واستخدام مصفوفة أيزنهاور يوميًا بشكل فعال سيساعدك على القيام بذلك. يمكنك تصنيف جميع المهام على أنها عاجلة أو حرجة. مع أنه ليس كل مهم عاجلاً، وليس كل عاجل مهماً. ونتيجة لذلك، يجب عليك الاهتمام بهذه المهام بإلحاح وأهمية.
سيساعدك تطبيق مصفوفة أيزنهاور على النجاح في جميع جوانب حياتك، بما في ذلك العمل والحياة المهنية والحياة الشخصية. نعم، سوف تصبح أكثر إنتاجية عندما تتمكن من استغلال وقتك بشكل فعال في المهام الإنتاجية وتجنب المهام التي من شأنها إهدار وقتك واستنزاف طاقتك. نظرًا لأن الوقت هو عملة الحياة والسلعة الوحيدة التي نتقاسمها جميعًا بالتساوي على مستوى العالم، فكلما استخدمته بشكل أكثر إنتاجية وفعالية، أصبحت حياتك أفضل. ليست كمية الوقت الذي نقضيه هي التي تؤدي إلى زيادة الإنتاجية، بل نوعية الوقت الذي نقضيه.
تمثيل مصفوفة أيزنهاور
مصفوفة أيزنهاور عبارة عن صندوق رباعي الأرباع مصنف تحت جناح مهم (يسار) وجناح عاجل (يمين). يتم تمثيل الأرباع على النحو التالي:
- الربع الأول يقع في الجناح الأيسر العلوي من الربع. يتم استخدامه لتوثيق المهام العاجلة والمهمة فقط.
- يتم تمثيل الربع الثاني في الجناح الأيمن العلوي من الربع. يتم استخدامه لتوثيق المهام الهامة، أي أنها مهمة وغير عاجلة.
- يقع الربع الثالث في الجناح الأيسر السفلي من الربع. يُستخدم هذا المربع لتدوين المهام العاجلة ولكنها ليست مهمة.
- يقع الربع الرابع في الجناح الأيمن السفلي من الربع. يُستخدم هذا المربع لتدوين المهام غير المهمة أو العاجلة.
كيف يمكنك استخدام مصفوفة أيزنهاور يوميًا بشكل فعال؟
مما لا شك فيه أن مصفوفة أيزنهاور هي واحدة من أفضل أدوات تحديد الأولويات. تعتمد كفاءة هذه الأداة على مدى فعالية استخدامها. تأتي المصفوفة في أربعة مربعات مربعة، تمثل المهام على مستوى الأهمية والإلحاح. لاستخدام مصفوفة أيزنهاور، قم بتمثيل كل ربع من واحد إلى أربعة بالعلامات البسيطة التالية: افعل، قرر، تفويض، واحذف، على التوالي. وفيما يلي الآثار المترتبة على هذه العلامات:
وهذا يعني أن المهام في الربع الأول يجب القيام بها لأنها عاجلة ومهمة، ويجب عليك تحديد أولوياتها. نظرًا لأن مثل هذه المهام بالغة الأهمية لحياتك وعملك ومسيرتك المهنية، فيجب عليك توفيرها قبل كل شيء. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى الالتزام بموعد نهائي لتقديم اقتراح عاجل وحاسم لتقدمك، فيجب عليك تنحية جميع المهام الأخرى جانبًا للتركيز عليها. ومهام الربع الثاني مفتوحة للقرار، مما يعني أنك تقوم بجدولتها على أساس الأهمية. إنها مهام لن تحضرها على الفور، لكنك ستقرر أي واحدة ستفعلها بناءً على قرارك. نظرًا لأنها ليست عاجلة، يمكنك تحديد موعد (بدلاً من المماطلة) للعمل عليها لاحقًا.
علاوة على ذلك، فإن الربع الثالث مخصص للمهام التي لا يتعين عليك إكمالها، مما يعني أنه يمكنك تفويض هذه المهام للآخرين لإكمالها نيابةً عنك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. هذه المهام لا تشكل دائمًا جزءًا من خططك اليومية؛ قد تظهر في منتصف نشاط آخر. تتضمن الأمثلة طنين تطبيق المراسلة الخاص بك، ورسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها كعاجلة، وما إلى ذلك. وأيضاً عليك التخلص من مهام الربع الرابع لأنها ليست ضرورية ولا عاجلة؛ سوف يضيعون وقتك ويستنزفون طاقتك. يحتوي هذا الربع على المهام التي تنجزها أثناء وقت فراغك بدلاً من وقتك الإنتاجي. بعض الأمثلة هي ممارسة الألعاب وتصفح الإنترنت واستخدام وسائل التواصل الاجتماعي.
اعرف المزيد: ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
خاتمة
إن تحديد أولويات الوقت الجيد واستخدامه في مهامك يجعل إكمالها أسهل ويساعد في تحقيق التقدم الجماعي أو الفردي. ما ورد أعلاه هو الأساسيات التي يجب أن تتذكرها إذا كنت تريد تحقيق أقصى استفادة من أداة تحديد الأولويات هذه، وهي مصفوفة أيزنهاور. علاوة على ذلك، فإن المبادئ المذكورة أعلاه قابلة للتطبيق عالميًا، مما يعني أنه يمكنك تطبيقها على أعمالك ومجموعتك ومشاريعك الفردية. ونتيجة لذلك، يجب أن يكون استخدام مصفوفة أيزنهاور جزءًا من روتينك اليومي لأنه يعزز الإنتاجية.
