ألقى الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة، دوايت د. أيزنهاور، خطابًا في عام 1954، قال فيه: كان لديه نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. ورأى أيضًا أن العاجل ليس مهمًا، كما أن المهم ليس عاجلًا على الإطلاق. كبشر، هناك دائمًا مهام يجب القيام بها، وأفضل طريقة لضمان تنفيذها بشكل صحيح وتحقيق النتائج الصحيحة هي تحديد أولوياتها. تعتبر مصفوفة أيزنهاور أداة لتحديد الأولويات لإنجاز المهام بنجاح وإدارة الوقت بشكل فعال. في هذه المذكرة، هنا دليل على مصفوفة أيزنهاور.
ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
The Eisenhower Matrix, also known as the Eisenhower Box or Urgent-Important Matrix, is defined as a pivotal time management and productivity tool, designed to empower individuals in efficiently prioritizing tasks. This strategic framework categorizes tasks into four distinct quadrants—Do First, Schedule, Delegate, and Eliminate/Do Last—based on their urgency and importance.
Key Benefits:
1. Efficient Task Prioritization: Seamlessly organize your workload by identifying tasks demanding immediate attention, those suitable for scheduling, items fit for delegation, and tasks that can be postponed or eliminated.
2. Bias Correction: The Eisenhower Matrix addresses the prevalent bias towards time-sensitive tasks by emphasizing both urgency and importance. This shift promotes a more balanced and impactful approach to task management.
Why Choose the Eisenhower Matrix:
In contrast to traditional prioritization methods, the Eisenhower Matrix ensures a comprehensive approach. It allows individuals to focus not only on urgent tasks but also on those contributing significantly to long-term goals.
Mastering Productivity:
Unlock the full potential of your productivity by adopting the Eisenhower Matrix. Learn how to navigate the complexities of task management, prioritize effectively, and achieve optimal results in both professional and personal endeavors.
By implementing the Eisenhower Matrix, individuals gain a competitive edge in managing their time, making informed decisions, and maximizing their overall efficiency.
أصل مصفوفة أيزنهاور
تم اختراع مصفوفة أيزنهاور من قبل دوايت د. أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة، الذي خدم من عام 1953 حتى عام 1961. في عام 1961، خاطب دوايت جمعية القرن بخطاب حول كيف أنه لا يمكن لأحد أن يحدد الفرق بين المدى الطويل والقصير بدقة، باستثناء الشخص الذي يحتاج إلى مثل هذا التعريف. ومضى يناقش كيف يضطر الناس تقريبًا إلى إيلاء اهتمامهم للحاضر الأكثر إلحاحًا بدلاً من المستقبل المهم عندما يواجهون أزمة. كان هذا والعديد من الأشياء الأخرى مثل تلك المذكورة سابقًا هي طرقه للتأكيد على كيفية تأثير إلحاح المهام وأهميتها على الحاجة إلى تحديد الأولويات.
لقد اتخذ دوايت دائمًا قرارات صعبة وحاسمة بسبب جميع الأنشطة التي تعامل معها. وكان جنرالا في جيش الولايات المتحدة قبل أن يصبح رئيسا للولايات المتحدة. خلال الحرب العالمية الثانية، كان دوايت جنرالًا من فئة الخمس نجوم وأصبح القائد الأعلى لقوات الحلفاء. كما أصبح أول قائد أعلى لحلف شمال الأطلسي. كل هذه المسؤوليات قادته إلى اختراع مصفوفة أيزنهاور الشهيرة في جميع أنحاء العالم. لقد نشر كيف يحارب إطار تحديد الأولويات تأثير “الإلحاح المجرد”، ويزيل هدر الوقت، ويخلق مساحة عقلية أكبر للتقدم نحو الأهداف المحددة. وقد نشر الكاتب الشهير ستيفن كوفي هذه الظاهرة في كتابه “العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية”.
كيف تعمل طريقة أيزنهاور
تعتمد طريقة أيزنهاور على مفهوم الأهمية الملحة. هنا، تركز المصفوفة على هذا المفهوم لفرز المهام وتحديد أولوياتها. العاملان اللذان يجب مراعاتهما قبل استخدام هذه الطريقة هما:
1. الإلحاح: وهذا ينطوي على حساسية الوقت للمهمة. ويشير إلى أن الوظائف تتطلب اهتمامًا فوريًا، وعندما لا يتم منحها، تتبعها عواقب محددة. دائمًا ما تكون المهمة العاجلة محددة زمنيًا ولكنها قد لا تسفر عن نتائج رائعة.
2. الأهمية: وهذا ينطوي على قيمة المهمة. ويشير إلى مساهمات هذه المشاريع في الأهداف والغايات الأوسع أو طويلة المدى. إن المهمة المهمة ليست محددة بوقت مثل المهمة العاجلة ولكنها حيوية للأهداف والغايات طويلة المدى. تتطلب المهمة المهمة تخطيطًا دقيقًا للتأكد من أنها تحقق مكافآت أكثر أهمية.
تحتوي مصفوفة أيزنهاور على أربعة أرباع تمثل مستويات إلحاح المشاريع وأهميتها. يتم تسمية هذه الأرباع من 1 إلى 4 ويشار إليها باسم “افعل أولاً، وجدول، وتفويض، وحذف”. استنادًا إلى مفهوم الأهمية الملحة، يتعين على المرء القيام بالمهام التي تندرج ضمن الربع الأول، وجدولة تلك المهام الموجودة في الربع الثاني، وتفويض المهام الموجودة في الربع الثالث، وحذف المهام الموجودة في الربع الرابع.
انهيار أرباع المصفوفة ذات الأهمية العاجلة
أرباع المصفوفة العاجلة والهامة هي كما يلي:
الربع 1- افعل أولاً
وهي تشتمل على مهام عاجلة وهامة، يتم تنفيذها على الفور. تعتبر هذه المشاريع ذات أولوية قصوى، وعدم تنفيذها في المواعيد النهائية المحددة سيؤدي إلى عواقب. كما أن عواقب تنفيذ هذه المهام بنتائج سيئة تكون كبيرة. مثال على مهمة الربع الأول هو عرض تقرير متعلق بالعمل مطلوب في اجتماع حاسم.
الربع 2- الجدول الزمني
قد لا يكون للربع الثاني من الوظائف مواعيد نهائية محددة أو حساسة للوقت؛ ومع ذلك، فإن تنفيذها أمر حيوي لتحقيق الأهداف والغايات طويلة المدى. وهي تشتمل على مشاريع مهمة ولكنها ليست عاجلة؛ وبالتالي، فمن الأفضل جدولتها. وهي تأتي في المرتبة التالية في الأولوية بعد مهام الربع الأول. مثال على مهمة الربع الثاني هو حضور مؤتمر الشبكات المهنية. إن الإدارة الفعالة لوظائف الربع الثاني سوف تخفف من عبء مهام الربع الأول.
الربع 3- مندوب
تسمى مهام الربع الثالث عادة “المهام المزدحمة” حيث يمكنك تفويضها دون مشاكل كبيرة. وهي تشتمل على مهام عاجلة وغير مهمة؛ فهي تساهم بشكل أقل في الأهداف والغايات طويلة المدى. يتم تفويض مثل هذه المهام للآخرين، نظرًا لحساسية الوقت بالنسبة لهم؛ ومع ذلك، فهي ليست ذات أهمية كبيرة على المدى الطويل. مثال على هذا العمل هو استكمال المهام الإدارية. بالنسبة لمثل هذه المشاريع، استخدم التقدير لتقييم مستوى الاستعجال والأهمية.
الربع الرابع – احذف أو افعل الأخير
وهي تشتمل على مهام ليست عاجلة ولا مهمة، لذا من الأفضل التخلص منها إذا كانت لا تضيف شيئًا إلى الأهداف والغايات طويلة المدى. إذا كانوا يريدون إضافة قيمة، على الرغم من أن هذا لا يكاد يكون ذا أهمية، فقد يفعلون ذلك أخيرًا. هذه المشاريع هي الأقل أولوية وعادة ما تكون غير ضرورية. مثال على مهمة الربع الرابع هو تنظيم الملفات.
اعرف المزيد: كيف تستخدم مصفوفة أيزنهاور يوميًا؟
حالات استخدام مصفوفة أيزنهاور
قد لا يبدو استخدام مصفوفة أيزنهاور ممكنًا حتى يتم شرحه عمليًا. وفيما يلي دراسة حالة تعرض تطبيق هذا الأسلوب؛
إذا كان على العامل القيام بالمهام التالية ليوم واحد:
- تقديم تقرير الفريق خلال اجتماع الفريق.
- أكمل مراجعة أداء الموظف.
- مراجعة وثيقة أساسية لمدير الفريق.
- تنظيم الملفات في مكتبة الفريق.
- الدردشة على Instagram الشخصي.
- تنظيم وجدولة أنشطة الفريق.
- فرز من خلال البريد العشوائي.
- ملف الضرائب.
- استكمال المهام الإدارية.
- التوصل إلى أهداف الربع الثالث.
- قم بالتسجيل في حدث ما كمتطوع.
- عقد اجتماعات الفريق الأسبوعية.
- يجتمع مع مدير الفريق اللوجستي.
- إنهاء الأعمال الورقية الوضيعة.
- حضور حدث التواصل المهني.
سيقوم العامل بإعداد قائمة المهام وتعيين هذه المهام على أساس الإلحاح والأهمية للأرباع الخاصة بها.
ستبدو قائمة المهام الناتجة كما يلي:
الربع الأول – افعل أولاً
- مراجعة وثيقة أساسية لمدير الفريق.
- تقديم تقرير الفريق خلال اجتماع الفريق.
- التوصل إلى أهداف الربع الثالث.
- ملف الضرائب.
الربع الثاني- الجدول الزمني
- أكمل مراجعة أداء الموظف.
- حضور حدث التواصل المهني.
- قم بالتسجيل في حدث ما كمتطوع.
- عقد اجتماعات أسبوعية للفريق أو ورش عمل افتراضية.
الربع الثالث- مندوب
- استكمال المهام الإدارية.
- إنهاء الأعمال الورقية الوضيعة.
- تنظيم وجدولة أنشطة الفريق.
- تنظيم الملفات في مكتبة الفريق.
- يجتمع مع مدير الفريق اللوجستي.
الربع الرابع- القضاء أو القيام بالأخير
- الدردشة على Instagram الشخصي.
- فرز من خلال البريد العشوائي.
تشمل الحالات الأخرى التي يتم فيها تطبيق هذه الطريقة ما يلي:
- أنت تقوم بجدولة موعد بدء نشاطك الرياضي. قم بمراجعة المستندات الأساسية لمديرك خلال فترة محددة.
- تفويض شخص مناسب لمهمة طلب منك شخص ما القيام بها نيابة عنه. ولهذا فمن الأفضل إحالة الشخص إلى الشخص الأصلي الذي يتطلب بديلاً.
- اكتشاف العادات السيئة ووضع حد لها مثل الألعاب والتحقق من حساب وسائل التواصل الاجتماعي في العمل. يمكن لهذه العادات السيئة أن تقلل من إنتاجية المهام في الربع الأول والثاني.
Practical Examples of the Eisenhower Matrix
In the quest for effective time management, the Eisenhower Matrix stands as a beacon of productivity. By categorizing your tasks into four distinct quadrants, you gain a strategic edge in allocating your time and energy wisely. Explore below for actionable examples that will empower you to leverage the Eisenhower Matrix for optimal productivity.
1. Urgent and Important:
- الالتزام بموعد نهائي حاسم للعمل يضمن نجاح المشروع.
- التعامل مع حالة الطوارئ المفاجئة للعميل بدقة واحترافية.
- حل أزمة الصحة الشخصية على الفور للحفاظ على الرفاهية العامة.
2. Important but Not Urgent:
- صياغة استراتيجية عمل طويلة المدى تمهد الطريق للنجاح المستدام.
- الاستثمار في التعليم المستمر أو تطوير المهارات للبقاء في المقدمة في مجال عملك.
- إعطاء الأولوية لممارسة التمارين الرياضية بانتظام كأساس للحفاظ على ذروة الصحة.
3. Urgent but Not Important:
- إدارة رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية غير الهامة بكفاءة دون التضحية بالتركيز.
- حضور الاجتماعات الأساسية فقط التي تساهم بشكل مباشر في تحقيق أهدافك.
- تفويض المهام الإدارية البسيطة، وتوفير وقت ثمين للأولويات الحاسمة.
4. Not Urgent and Not Important:
- الابتعاد عن تصفح وسائل التواصل الاجتماعي الطائش، واستعادة الوقت الثمين.
- اختيار المشاهدة الهادفة للتلفزيون، وتجنب المشاهدة المفرطة وغير المنتجة.
- الموازنة بين الهوايات للتأكد من أنها تساهم بشكل إيجابي في النمو الشخصي.
The Eisenhower Matrix emerges as an invaluable ally in the realm of time management. It guides you towards tasks aligned with your long-term goals and values, ensuring you move beyond the chaos of reacting to urgent but less significant demands on your time.
Incorporating the Eisenhower Matrix into your daily routine can transform your approach to time management. Embrace these examples as a starting point for cultivating a more focused, strategic, and ultimately, more productive life.
تجنب “فخ الاستعجال”
فخ الاستعجال، والمعروف أيضًا باسم “تأثير الاستعجال المحض”، هو ظاهرة تشير إلى مدى سوء الأشخاص في إدارة الوقت وتحديد أولويات المهام. بحثت دراسة أجرتها مجلة أبحاث المستهلك في كيفية قيام الأشخاص بتحديد أولويات المهام ذات الأهمية المختلطة والإلحاح. في هذه الدراسة، تم إجراء خمس تجارب مختلفة من خلال طريقة المراقبة، وتم اكتشاف نمط غريب. أظهر النمط أن معظم الناس يهتمون بالمهام الحساسة للوقت أكثر من المهام الأقل إلحاحًا، حتى لو كانت المهام الأقل أهمية تعطي مكافآت أكثر أهمية. بعبارات أبسط، أثبتت الدراسة أن الناس أكثر ميلاً إلى إعطاء الأولوية للمشاريع ذات المواعيد النهائية على تلك التي ليس لها مواعيد نهائية، بغض النظر عن الفوائد طويلة المدى.
يكون هذا النمط أكثر وضوحًا لدى أولئك الذين يصفون أنفسهم بأنهم “مشغولون”. ومضت الدراسة لتظهر أن هؤلاء الأشخاص “المشغولين” كانوا أكثر عرضة للعمل في مشاريع عاجلة ذات فوائد أقل. وذلك لأنهم كانوا يركزون على مدة المشروع بدلاً من المكاسب طويلة المدى. من الناحية النفسية، يتم تعزيز ذلك من خلال ملاحظة أن الأشخاص الذين يبدو أنهم مقيدين بالوقت سيعطون الأولوية للمهام التي تجعلهم يركزون على الساعة. وقد ثبت أن هذا يقلل من إنتاجية وفعالية الأهداف والغايات طويلة المدى.
ومع ذلك، عندما أخذ المشاركون في الاعتبار الإجراءات الناتجة عن اختياراتهم، أظهرت الدراسة أنهم على الأرجح يفضلون المهام المهمة على المهام العاجلة. تلخص نتائج الدراسة أنه إذا تم الأخذ في الاعتبار المكافآت طويلة المدى للمشاريع قبل اختيار المشاريع العاجلة، فيمكن للناس التركيز على المشاريع المهمة. كما يمكنها أيضًا إزالة الانحرافات العاجلة التي قد تعيق الإنتاجية والكفاءة والفوائد طويلة المدى.
هذا هو المكان الذي تصبح فيه مصفوفة أيزنهاور قابلة للتطبيق، لأنها يمكن أن تساعد الناس على تجنب فخ الاستعجال. وباعتبارها أداة بسيطة لإدارة الوقت، تتيح هذه الطريقة للأشخاص التفكير في الفوائد طويلة المدى للمشاريع قبل اختيار المشاريع العاجلة. يتم التخطيط للأنشطة اليومية للأشخاص بشكل جيد، ويعملون بشكل أفضل لتحقيق قيمة للأهداف والغايات طويلة المدى. وبهذه الطريقة، يصبحون فعالين ومنتجين أثناء قيامهم بهذه المهام مرتبة حسب الإلحاح والأهمية.
اعرف المزيد: بدائل مصفوفة أيزنهاور
كيف تنطبق مصفوفة أيزنهاور على مبدأ باريتو
أحد أشهر المبادئ المستخدمة هو مبدأ باريتو فيما يتعلق بالإنتاجية الشخصية. تنطبق مصفوفة أيزنهاور على مبدأ باريتو، المعروف أيضًا بقاعدة 80/20. تنص قاعدة 80/20 على أن 20% من جهد الشخص سيعطي نتيجة 80%. وتنطبق نفس القاعدة على التدابير والنتائج التنظيمية والاستثمارات والأرباح.
تنطبق المصفوفة العاجلة المهمة على مبدأ باريتو لأنه يساعد الأشخاص على تحديد وتحديد المهام التي ستؤثر جهودهم البالغة 20% عليها بشكل أكبر لتحقيق نتائج تصل إلى 80%. باستخدام طريقة أيزنهاور، يمكن للناس تجنب إهدار جهود أقل تأثيرًا بنسبة 80%. لا تظهر لك هذه الطريقة بشكل مباشر نسبة الـ 20% من العمل الذي يجب التركيز عليه؛ ومع ذلك، فإنه يعطي نظرة ثاقبة للمهام التي من شأنها أن تشكل 20٪. مع هذا، يمكن للناس تحقيق نتائج أكثر أهمية.
حدود طريقة أيزنهاور
في حين أن هذه الطريقة تعتبر أداة ممتازة لإدارة الوقت وتحديد الأولويات، إلا أنها تفشل في مراعاة نقاط بارزة محددة. وتشمل هذه النقاط:
- يمكن أن يؤثر توفر الموارد ومستويات الجهد وتعقيد المهام على القدرة على تنفيذ هذه المهام على الرغم من مستويات إلحاحها وأهميتها.
- تكون الأداة أكثر فعالية في عدد قليل من المهام لكل ربع. قد يتطلب عدد أكبر من الوظائف مزيدًا من تحديد الأولويات داخل كل ربع. إذا كان لدى المرء عمل ضخم، فإن ملء المصفوفة قد يصبح مهمة في حد ذاتها، وهي ذات أولوية أقل وتستغرق وقتًا أطول.
- وفي حين أن هذا الأسلوب مناسب لمن يشغلون مناصب إدارية، إلا أن قيمته محدودة بالنسبة لأولئك الذين لا يستطيعون تفويض المهام أو القيام بأنشطتهم بشكل مستقل. وبدون ذلك، تكون هناك إشارة أقل إلى ما هو عاجل – مهم وعاجل – غير مهم. ويرجع ذلك إلى خيار التفويض في الربع الثالث.
- سيؤدي تغيير الجداول أيضًا إلى جعل هذه الطريقة غير فعالة. قد لا يتمكن المستخدمون من تحديد أولويات المشاريع وينتهي بهم الأمر بالعمل كمفوضين لمهام الربع الثالث لشخص آخر.
خاتمة
تعتبر مصفوفة أيزنهاور أداة لتحديد الأولويات لإنجاز المهام بنجاح. باستخدام أداة إدارة الوقت هذه، يمكن للجميع تحسين إنتاجيتهم والحصول على نتائج أفضل من أنشطتهم. في هذا الدليل، ناقشنا المصفوفة، وكيف نشأت، وكيف تعمل. لقد درسنا أيضًا كيفية استخدامه، وكيفية استخدامه لتجنب فخ الاستعجال، وقيوده، وتطبيقه على مبدأ باريتو.
