ما هو سير العمل؟ التعريف والمكونات والأنواع والأمثلة والمزايا وأنظمة الإدارة

ما هو سير العمل؟

يتم تعريف سير العمل على أنه التنظيم المنهجي للموارد لبناء العمليات التي تعمل على تحويل المواد أو تقديم الخدمات أو معالجة المعلومات. في الأساس، إنها سلسلة من العمليات التي يقوم بها شخص، أو منظمة من الموظفين، أو واحدة أو أكثر من الآليات البسيطة أو المعقدة.

تتم سير العمل في كل صناعة. إنها اللبنات الأساسية لكل عمل تجاري، جنبًا إلى جنب مع أجزاء أخرى من هيكل المنظمة، مثل تكنولوجيا المعلومات، والفرق، والمشاريع، والتسلسلات الهرمية.

ستحدد هذه المقالة عملية سير العمل، وتشرح مكوناتها وأنواعها، وتوضح كيف يساعد استخدام اللوحات البيضاء عبر الإنترنت لإنشاء سير العمل ومراقبته على تحسين كفاءة الفريق بشكل عام.

المكونات الثلاثة الأساسية لسير العمل

يحتوي كل سير عمل على ثلاثة مكونات أساسية. هذه هي المكونات الأساسية التي تظل دون تغيير، بغض النظر عن نوع سير العمل. في الواقع، كل مرحلة في سير العمل تقع ضمن أي من هذه المكونات:

• الإدخال: الإدخال هو المكون الأول في أي سير عمل. هذا هو المورد الذي يكمل أو يبدأ مرحلة سير العمل.

• التحويل: يُشار إلى الاتجاه أو القاعدة التي يتم من خلالها تلقي المدخلات وما يحدث عند تلقيها بالتحويل.

• المخرجات: المخرجات هي المنتج النهائي أو الناتج من عملية سير العمل. إنها نتيجة التحول. يمكن أن يعمل الإخراج أيضًا كمدخل للخطوة التالية في سير العمل.

يمكن تبسيط كافة إجراءات سير العمل لهذه المكونات الثلاثة حتى على مستوى أعلى. في الواقع، تحتوي معظم العمليات على مزيج من العديد من المدخلات والتحويلات والمخرجات.

تشكل أربعة مكونات رئيسية جزءًا كبيرًا من سير العمل. هذه هي الجهات الفاعلة والأنشطة والنتائج والحالات.

• الممثلون هم الأشخاص أو الآلات المسؤولة عن العمل.

• الأنشطة هي المهام أو العمليات التجارية التي يتم تنفيذها. إنها تمثل خطوة منطقية واحدة في هذه العملية.

• النتائج هي نتائج كل خطوة.

• تحدث الحالة عندما يكون المشروع بين العمليات. لضمان تدفق العمليات بالتسلسل المحدد، يتم استخدام التحكم في التدفق.

يعد توثيق عملية سير العمل أمرًا ضروريًا لمديري المشاريع والمهنيين والأكاديميين على حدٍ سواء لأنه يوفر خريطة طريق للمستقبل ويعزز الشفافية وإمكانية التكرار ويتيح تحليل البيانات. ينصح الخبراء في هذا المجال بالتوثيق بعناية لكيفية تقييم البيانات وتحويلها.

الأنواع الثلاثة لسير العمل

هناك ثلاثة أنواع من سير العمل التي يمكنك استخدامها لعملك. ولكل منها مزاياه حسب حالة الاستخدام.

• سير عمل العملية: سير العمل الأكثر استخدامًا في الشركات هو سير عمل العملية. تكون أكثر ملاءمة عندما يكون تسلسل المهام منهجيًا ويمكن التنبؤ به. تتضمن بعض الأمثلة على سير عمل العمليات أوامر الشراء، وإعداد الموظفين، والموافقة على الفاتورة، وطلبات الإجازة.

• سير عمل الحالة: سير عمل الحالة هو عكس سير عمل العملية لأنه لا يحتوي على مسار منهجي أو يمكن التنبؤ به. فهي ليست مخططة مسبقاً وليس لديها حل واضح منذ البداية. يكشف الحل عن نفسه عندما تقوم بجمع المزيد من البيانات من خلال التحقيق، على سبيل المثال، مطالبة تأمين أو فحص الأصول.

• سير عمل المشروع: سير عمل المشروع مناسب للمشاريع التي تتضمن العديد من المتغيرات والعديد من أصحاب المصلحة. تتبع هذه المشاريع، مثل تصميم موقع الويب وإطلاقه، نهجًا محددًا ومرنًا. على الرغم من إمكانية تحديد تسليمات المشروع، إلا أن سير عمل المشروع غالبًا ما يكون عبارة عن حالات تستخدم لمرة واحدة.

أمثلة سير العمل

أدناه، سنلقي نظرة على بعض الأمثلة الشائعة لسير العمل في كل الأعمال.

• طلب المبيعات

أمر مبيعات هو عنصر حاسم في كل الأعمال التجارية. عادةً، يتضمن سير عمل أمر المبيعات المراحل التالية: يقوم مندوب المبيعات بإنشاء أمر، ويتم إصدار فاتورة للعميل، ويدفع العميل الفاتورة، وأخيرًا، يقوم قسم التنفيذ بتسليم الطلب.

• أمر شراء

تعتبر أوامر الشراء ضرورية للشركات لإدارة إنفاقها الإجمالي. فهي تساعد على التأكد من أنك والمورد الخاص بك على نفس الصفحة. عادةً ما يبدو سير عمل أمر الشراء كما يلي:

– أولاً، تقوم المشتريات بإنشاء أمر الشراء، ويوافق المدير، ويتم إرسال أمر الشراء إلى المورد،

– وبعد ذلك يتم استلام البضائع أو الخدمات

– يتم استلام الفاتورة من المورد واعتمادها

– وأخيراً، ادفع للمورد.

• تأهيل أعضاء الفريق

تستخدم العديد من الصناعات مثل قطاع البنوك والتأمين سير العمل لتأهيل الموظفين ومعالجة القروض. بعد تقديم الطلب، تبدأ سلسلة من المهام المتسلسلة مثل التحقق من هوية العميل، والإفصاح عن البيان، والموافقات الائتمانية، وتوقيع العقد. علاوة على ذلك، يتم توثيق جميع سجلات المعاملات هذه وحفظها لأغراض التدقيق.

• التجارة الإلكترونية

تقديم الطلب هو سير عمل قياسي للتجارة الإلكترونية. يقوم المستهلك بتقديم طلب، وإدخال معلومات الدفع الخاصة به، وإكمال المعاملة، واستلام الأموال. بعد استلام الطلب، يتم اختيار السلعة (العناصر) من المستودع وتعبئتها في طرد وإرسالها إلى المستهلك.

مزايا استخدام سير العمل

يعد سير العمل فرصة ممتازة للتخلص من العمل الجماعي غير الفعال واستخدام استراتيجية جديدة للتعاون. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل سير العمل ضروريًا ومفيدًا للتنفيذ.

• زيادة الإنتاجية

من خلال إنشاء مخطط سير العمل، يمكنك وضع مخطط ليتبعه فريقك عند حل المشكلات في المستقبل.

تكون الفرق دائمًا أكثر كفاءة عندما تتشارك في مجموعة مشتركة من المعرفة والافتراضات. يعد سوء التواصل وتعطل التعاون أكثر شيوعًا عندما لا يكون لديك عملية سير عمل مخططة.

• أوقات دورة أسرع

من خلال تخطيط سير العمل الخاص بك وتحديد مجموعة من الأنشطة، يمكنك تحديد الاختناقات الموجودة والقضاء عليها. يؤدي هذا إلى تحسين سير العمل مع أوقات دورات أسرع.

• انخفاض التكاليف

يعمل تكوين سير العمل على زيادة الكفاءة وتقليل الأعمال الورقية وتحسين فعالية الموظف. تؤدي هذه التحسينات إلى انخفاض إجمالي نفقات التشغيل.

• تقليل عدم الدقة

يؤدي سير العمل المعياري والآلي إلى تقليل مخاطر الخطأ. كما تنتج مسارات العمل الموحدة مخرجات أكثر اتساقًا، مما يؤدي إلى نتائج متسقة وفعالة.

• إزدياد الدخل

يمكن لسير العمل الفعال أن يساعد الشركات على توفير تجارب عملاء أكثر وعيًا وفعالية، مما يؤدي إلى ولاء العملاء واكتساب عملاء جدد، مما يؤدي إلى زيادة إجمالية في الإيرادات.

• ثقافة أفضل للشركة

يشجع سير العمل على الاستقلالية والمسؤولية. يقوم الموظفون بتخطيط وتصميم كل مرحلة من مراحل عملهم لمساعدتهم على النجاح، مما يؤدي إلى النجاح الشامل. الثقة والاستقلالية والمساءلة هي الركائز الأساسية لثقافة الشركة القوية.

ما هي أنظمة إدارة سير العمل؟

أنظمة إدارة سير العمل هي برامج موجهة نحو أتمتة العمليات التجارية. لديهم البنية التحتية اللازمة لترتيب سير العمل وتتبعه والتحكم فيه وتنسيقه.

يحتوي نظام إدارة سير العمل على وظائف تفصيلية لأنه يسمح للمستخدمين بتحديد سير العمل بناءً على خصائص مختلفة. يستخدم البرنامج هذه الخصائص لتحليل وتقديم اقتراحات للتحسينات.

بالإضافة إلى ذلك، تتمتع أنظمة إدارة سير العمل بالإمكانيات التالية أيضًا:

• التوجيه التلقائي

• المعالجة الآلية

• الجمع بين أنظمة وعمليات متعددة في هيكل متماسك

• التكامل مع البنية التحتية القائمة

• تنظيم المنتجات من مصادر متنوعة

• إخطار وإعطاء البيانات اللازمة لإكمال خطوتهم

• توفير متابعة للعمليات غير المكتملة

أنظمة إدارة سير العمل قادرة على إنشاء ثلاثة أنواع مختلفة من سير العمل. هذه هي عمليات سير عمل تسلسلية وآلة حالة وقائمة على القواعد. تعتمد حالات استخدامها بشكل كامل على احتياجات عمليات سير العمل.

• إن سير العمل المتسلسل، مثل المخطط الانسيابي، يكون خطيًا وتقدميًا. ينتقل سير العمل هذا من نشاط أو إجراء إلى آخر دون التوقف في المنتصف.

• يعد سير عمل جهاز الحالة أكثر تعقيدًا من سير العمل المتسلسل وقد يتطلب تكرارات متعددة. تنتقل هذه العمليات من “حالة” إلى أخرى.

• إن سير العمل المبني على القواعد هو مجرد سير عمل تسلسلي أكثر تقدمًا. يتم تحديد تقدم سير العمل من خلال “القواعد”. وهي تستخدم شروطًا لتحديد ما إذا كانت العبارات “صحيحة” أو “خاطئة”، ويتم تمثيل القواعد بتعبيرات “إذا” أو “ثم” أو “آخر”.

كيفية دمج السبورات البيضاء عبر الإنترنت في عملية سير العمل لديك

يعد تحديد الموارد الخاصة بك هو الخطوة الأولى في إنشاء عملية سير العمل. بعض الأسئلة المهمة التي يمكنك طرحها على نفسك هي، ما هو الوضع الحالي؟ كيف يتم التعامل معها؟ من هو مخطوب؟ إلخ. بعد ذلك، قم بتخطيط عمليات سير العمل، والنتائج المحتملة المختلفة، والبيانات التي ستمر عبر كل خطوة.

تحديد المسؤول عن كل مرحلة وتعيين أصحاب المصلحة. وأخيرًا، ارسم مخططًا تخطيطيًا لسير العمل لمساعدتك في تصوره.

يعد إنشاء عملية سير عمل أمرًا بسيطًا بعد أن تتعلم استخدام السبورة البيضاء عبر الإنترنت . تعد اللوحات البيضاء عبر الإنترنت أدوات مثالية لإنشاء هذه المخططات لأنها تتيح لك التعاون مع فريقك بأكمله.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين سير العمل والعمليات؟

يفحص سير العمل الخطوات الفردية اللازمة لإكمال المهمة، في حين أن العملية هي إجمالي وتدفق الأنشطة المطلوبة لتحقيق الهدف. يقوم الأشخاص عادة بدمج المفاهيم في “عملية سير العمل” لأنها تشمل العديد من حالات الاستخدام المتعلقة بهذين المصطلحين. يشير هذا إلى أنهم يشيرون إلى عمليات مماثلة ولكن على مستويات مختلفة.

في حين أن هذا التمييز يتيح لك بعض الفسحة في استخدام العبارات بشكل مستقل، حاول ألا تنشغل بالفرق كثيرًا. ونظرًا لمدى التشابه بينهما، سيكون هناك الكثير من التقاطع بينهما. ويرتبط التمييز الأكثر أهمية ل إجراءات مماثلة لاستكمال الأشياء على أبعاد مختلفة.

ما هي أتمتة سير العمل؟

تشير أتمتة سير العمل إلى استخدام التكنولوجيا لأتمتة جزء من العملية أو كلها. هناك العديد من المزايا لزيادة الأتمتة. بالنسبة للمبتدئين، غالبًا ما تتمكن أنظمة الكمبيوتر من إكمال المزيد من العمل في وقت أقل. علاوة على ذلك، فإن الشخص الذي كان يقوم بهذا العمل سابقًا قد يركز الآن على واجبات أخرى قد يكون من الصعب أتمتتها.

على سبيل المثال، يجب على الفريق المالي مراجعة البيانات التي تم إنشاؤها بواسطة سير العمل الخاص بك. في هذه الحالة، قد يقوم سير العمل الآلي بإنشاء تقرير وإجراء اختبارات محوسبة لتحديد أي مشكلات. وبعد ذلك، يجب على أحد أعضاء الفريق المالي مراجعة المعلومات واتخاذ الاختيارات بناءً عليها. وهذا يوفر الوقت في تجميع البيانات وتنظيمها وتحليلها.

ما الفرق بين سير العمل اليدوي والآلي؟

تتمتع العمليات اليدوية بالعديد من فوائد سير العمل الآلي. ومع ذلك، نظرًا لأن شخصين أو أكثر يديرون سير العمل اليدوي، فهناك المزيد من المراحل الفاصلة بين المراحل، وقد تحدث أخطاء، وعادةً ما تستغرق وقتًا أطول.

قد تحقق العملية الآلية العديد من نفس أهداف العملية اليدوية ولكن بمعدل أسرع وأكثر دقة. علاوة على ذلك، تتميز الإجراءات الآلية بأنها قد تقضي على الوسيط وأي مراحل وسيطة تضيع الوقت وتساهم في حدوث الأخطاء.

ما هو مخطط سير العمل؟

يمثل مخطط سير العمل بشكل مرئي عملية متكررة ومتسلسلة مصممة لرؤية المهمة حتى اكتمالها. ومن ثم، فإن هذه المخططات تصور ما يجب أن يحدث وبأي ترتيب.

كيف تختلف إدارة سير العمل عن إدارة المشاريع؟

هذه مفاهيم متشابهة جدًا، لكنها ليست متطابقة. على سبيل المثال، تقوم إدارة سير العمل بأتمتة العمليات التجارية اليدوية والمتكررة. ولذلك، فإنه يلغي التكرار ويزيد من الكفاءة الشاملة. ومع ذلك، فإن إدارة المشروع هي عملية أوسع تشمل التنسيق والتخطيط وتتطلب تكرارًا مستمرًا.

يمكنك استخدام العديد من الأدوات والموارد لتحقيق أهدافك التنظيمية وإكمال المشروع.

حاشية ختامية

نأمل أن تكون هذه المقالة قد ساعدتك على إدراك كيف يمكن أن يكون استخدام عملية سير العمل أداة ممتازة لزيادة كفاءة وإنتاجية فريقك. إذا كنت تريد معرفة المزيد عن ورش عمل افتراضية ، قم بزيارة IdeaScale Whiteboard .