ما هو المخطط التنظيمي؟
يتم تعريف المخطط التنظيمي على أنه تمثيل مرئي أو رسم تخطيطي يصور هيكل المنظمة. فهو يوفر رؤية هرمية للعلاقات وخطوط التقارير بين مختلف الأفراد أو الأقسام أو الوحدات داخل المؤسسة. تستخدم المخططات التنظيمية لعدة أغراض منها:
- نظرة عامة هيكلية: تساعد المخططات التنظيمية الأفراد على فهم الهيكل العام للمنظمة، بما في ذلك المستويات المختلفة للإدارة، وعلاقات إعداد التقارير، وكيفية تنظيم الأقسام أو الفرق المختلفة.
- وضوح الأدوار والمسؤوليات: فهي توضح من المسؤول عن ماذا داخل المنظمة، مما يساعد الموظفين وأصحاب المصلحة على فهم أدوارهم وأدوار الآخرين.
- التواصل: يمكن أن تساعد المخططات التنظيمية في التواصل من خلال إظهار من الذي يقدم تقاريره لمن، مما قد يكون مفيدًا في فهم خطوط السلطة وعمليات صنع القرار.
- الإعداد: غالبًا ما يتلقى الموظفون الجدد مخططات تنظيمية للتعرف على هيكل الشركة، مما قد يساعدهم على فهم مكانهم في المنظمة.
- التخطيط الاستراتيجي: يمكن أن تكون المخططات التنظيمية مفيدة في سياق التخطيط الاستراتيجي من خلال تحديد الموظفين الرئيسيين وأدوارهم، والمساعدة في اتخاذ القرار وتخصيص الموارد.
تأتي المخططات التنظيمية في أشكال وأنماط مختلفة، بما في ذلك الهياكل الهرمية والمصفوفية والمسطحة، اعتمادًا على تصميم المؤسسة. تعرض المخططات الهرمية سلسلة قيادة واضحة من أعلى إلى أسفل، مع أعلى سلطة في الأعلى والمناصب الثانوية في الأسفل. تُظهر مخططات المصفوفة علاقات إعداد التقارير الوظيفية والمستندة إلى المشروع. غالبًا ما توجد الهياكل المسطحة في المؤسسات الأصغر ذات الحد الأدنى من التسلسل الهرمي، حيث قد يتمتع الموظفون بقدر أكبر من الاستقلالية والعمل بشكل تعاوني.
الهيكل التنظيمي للأعمال
المخطط التنظيمي للأعمال، والمعروف أيضًا باسم المخطط التنظيمي للشركة، هو تمثيل مرئي يوضح هيكل المؤسسة وتسلسلها الهرمي. ويقدم نظرة عامة واضحة عن كيفية ترابط الأدوار والمناصب المختلفة، ومن يقدم تقاريره لمن، وخطوط السلطة داخل الشركة.
أمثلة على المخطط التنظيمي
تأتي المخططات التنظيمية بأشكال مختلفة ويمكن تخصيصها لتناسب الهيكل والاحتياجات المحددة للمؤسسة. أدناه، سأقدم أمثلة على أنواع مختلفة من المخططات التنظيمية لإعطائك فكرة عن الاحتمالات:
- المخطط التنظيمي الهرمي
هذا هو النوع الأكثر شيوعًا من المخطط التنظيمي ويمثل التسلسل الهرمي التقليدي من أعلى إلى أسفل.
الرئيس التنفيذي/الرئيس> الفريق التنفيذي> الأقسام> الفرق أو الوحدات> موظفين
- مصفوفة الهيكل التنظيمي
ضمن إطار تنظيمي مصفوفي، يتمتع الموظفون بعلاقات إبلاغ مزدوجة، حيث يكونون مسؤولين أمام كل من المديرين الوظيفيين ومديري المشاريع. يُستخدم هذا غالبًا في المؤسسات التي لديها مشاريع معقدة أو فرق متعددة الوظائف.
مدير وظيفي> موظفين
مدير المشروع> موظفين
- مخطط تنظيمي مسطح
في المنظمة المسطحة، يوجد عدد قليل من المديرين المتوسطين أو لا يوجد أي منهم على الإطلاق، وتكون عملية صنع القرار لا مركزية.
الرئيس التنفيذي/الرئيس> الأقسام> موظفين
- الهيكل التنظيمي القطاعي
يتم استخدام هذا النوع من المخططات من قبل المؤسسات التي لديها خطوط إنتاج أو أقسام متعددة.
الرئيس التنفيذي/الرئيس> الأقسام
القسم 1> الأقسام> موظفين
القسم 2> الأقسام> موظفين
القسم 3> الأقسام> موظفين
- المخطط التنظيمي الجغرافي
يمكن للمنظمات ذات التواجد الجغرافي القوي استخدام هذا النوع من المخططات.
الرئيس التنفيذي/الرئيس> المديرين الإقليميين> مدراء الفروع> موظفين
- الهيكل التنظيمي القائم على الفريق
في المؤسسات التي تعتمد بشكل كبير على الفرق المُدارة ذاتيًا، قد يبدو المخطط المستند إلى الفريق كما يلي:
الفريق 1> أعضاء> على أساس المشروع
الفريق 2> أعضاء> على أساس المشروع
الفريق 3> أعضاء> على أساس المشروع
- المخطط التنظيمي القائم على المشروع
قد يكون لدى المنظمات القائمة على المشاريع هيكل مثل هذا، حيث يتم تشكيل فرق لمشاريع محددة:
مشروع 1> الفريق 1> أعضاء
المشروع 2> الفريق 2> أعضاء
المشروع 3> الفريق 3> أعضاء
- الهيكل التنظيمي للمنظمات غير الربحية
المنظمات غير الربحية لديها هيكل قد يبدو كما يلي:
مجلس إدارة> المدير التنفيذي> الأقسام أو البرامج> الموظفين والمتطوعين
- الهيكل التنظيمي الأكاديمي
تتمتع الجامعات والمؤسسات التعليمية بهيكل فريد من نوعه:
المستشار / الرئيس> العمداء> الأقسام> أعضاء هيئة التدريس والطلاب
هذه مجرد أمثلة قليلة، ويمكن للمؤسسات إنشاء مخططات تنظيمية مخصصة لتناسب احتياجاتها وهياكلها الفريدة. يمكن أن تساعد برامج أو أدوات المخطط التنظيمي في تصميم هذه المخططات وصيانتها بشكل فعال.
تعرف على المزيد: مزايا المخططات التنظيمية
كيفية إنشاء مخطط تنظيمي
يتضمن إنشاء مخطط تنظيمي عدة خطوات، ويمكنك الاختيار من بين الأساليب والأدوات المختلفة لإنجاز المهمة. فيما يلي دليل عام حول كيفية إنشاء مخطط تنظيمي:
الطريقة الأولى: استخدام البرامج أو الأدوات عبر الإنترنت
- حدد برنامجًا أو أداة عبر الإنترنت: هناك العديد من البرامج والأدوات عبر الإنترنت المصممة خصيصًا لإنشاء المخططات التنظيمية. تتضمن بعض الخيارات الشائعة Microsoft PowerPoint وMicrosoft Visio وLucidchart وOrgChart Now وOrgPlus والأنظمة الأساسية عبر الإنترنت مثل Google Graphics وCanva وCreately. حدد الأداة التي تتوافق مع متطلباتك وتفضيلاتك الشخصية.
- ابدأ مستندًا أو مشروعًا جديدًا: افتح البرنامج أو الأداة عبر الإنترنت التي اخترتها وابدأ مستندًا أو مشروعًا جديدًا.
- اختر قالبًا (إن وجد): توفر العديد من هذه الأدوات قوالب مصممة مسبقًا للمخططات التنظيمية. يمكنك تحديد قالب يتوافق مع هيكل مؤسستك أو البدء من الصفر.
- إضافة أشكال أو عناصر: عادةً ما تستخدم المخططات التنظيمية الأشكال (على سبيل المثال، المستطيلات أو المربعات) لتمثيل المواقف أو الأفراد. أدخل هذه الأشكال على اللوحة القماشية، وقم بتسميتها بالمسميات الوظيفية أو المناصب.
- ربط الأشكال: استخدم الأسطر أو الموصلات للإشارة إلى علاقات التقارير. قم بتوصيل الأشكال لإظهار من يقوم بإبلاغ من. يجب أن تشير الخطوط من المرؤوس إلى المشرف.
- التخصيص والتنسيق: يمكنك تخصيص المخطط عن طريق تغيير لون الأشكال والخطوط وحجمها ونمطها. يمكنك أيضًا إضافة صور أو شعارات أو معلومات إضافية إلى الأشكال إذا لزم الأمر.
- إضافة نص: قم بإدراج نص داخل الأشكال ليشمل أسماء الأفراد الذين يشغلون كل منصب.
- المجموعة والترتيب: ترتيب الأشكال بترتيب منطقي وهرمي. قم بتجميع المناصب أو الأقسام ذات الصلة معًا.
- المراجعة والتحرير: تحقق مرة أخرى من المخطط الخاص بك للتأكد من دقته واكتماله. تأكد من تمثيل علاقات التقارير بشكل صحيح.
- الحفظ والتصدير: احفظ المخطط الخاص بك بتنسيق الملف المطلوب (على سبيل المثال، PDF أو PNG أو JPEG) لمشاركته مع الآخرين أو طباعته.
الطريقة الثانية: الرسم يدويًا
إذا كنت تفضل إنشاء مخطط تنظيمي يدويًا:
- جمع اللوازم: ستحتاج إلى ورقة كبيرة أو سبورة بيضاء وأقلام تحديد ومسطرة.
- رسم المخطط: ارسم أشكالًا (مستطيلات أو مربعات) لتمثيل المواضع وربطها بخطوط للإشارة إلى علاقات التقارير. قم بتسمية كل شكل بالمسمى الوظيفي أو المنصب المناسب.
- إضافة أسماء: كتابة أسماء الأفراد في مناصبهم.
- اللون والتنسيق: استخدم ألوانًا وتنسيقات مختلفة لتمييز الأشكال والخطوط، إذا رغبت في ذلك.
- المراجعة والتحرير: قم بمراجعة المخطط بعناية لضمان الدقة وسهولة القراءة.
- صورة فوتوغرافية أو مسح ضوئي: إذا كنت تريد نسخة رقمية، فقم بتصوير المخطط اليدوي أو مسحه ضوئيًا.
- المشاركة أو الطباعة: شارك المخطط الرقمي أو الفعلي مع فريقك أو مؤسستك.
يعد إنشاء مخطط تنظيمي أداة مفيدة لتصور هيكل مؤسستك، ولكن تذكر أنه يجب تحديثه مع تطور مؤسستك أو خضوعها لتغييرات في هيكلها أو موظفيها. يؤدي استخدام برامج مخصصة أو أدوات عبر الإنترنت إلى تسهيل إجراء التحديثات والمراجعات.
تعرف على المزيد: الهيكل التنظيمي مقابل المخطط التنظيمي
