ما هو كانبان؟ التعريف والمنهجية والعملية والأمثلة والتحليل

جدول المحتويات

تعد لوحات كانبان من أكثر قوالب التعاون مرونة وانتشارًا المستخدمة في مكان العمل. إذا كنت جديدًا في مجال التعاون المرئي، فهي مكان رائع للبدء وستوفر أيضًا فوائد كبيرة لفريقك. سترشدك هذه المقالة إلى تعريف كانبان وبعض الاستراتيجيات لتحقيق أقصى استفادة منها.

إذا كنت تريد معرفة المزيد حول كيفية استخدام أنواع أخرى من اللوحات، فاطلع على أدلتنا لاستخدام خرائط رحلة العميل أو تحليلات SWOT.

ما هو كانبان؟

تم تعريف Kanban، المشتق من المصطلح الياباني الذي يعني “الإشارة المرئية” أو “البطاقة”، على أنه أداة قوية لإدارة المشاريع المرئية وتحسين سير العمل. تم تصميم كانبان في الأصل في مجال التصنيع، وقد تطور إلى منهجية متعددة الاستخدامات قابلة للتطبيق عبر الصناعات المتنوعة، بما في ذلك تطوير البرمجيات وإدارة المشاريع والعمل المعرفي.

في نظام كانبان، تمثل اللوحة التي تحتوي على أعمدة وبطاقات بشكل مرئي عناصر العمل التي تتقدم خلال مراحل مختلفة من العملية. يشير كل عمود إلى مرحلة سير عمل مميزة، بينما ترمز البطاقات إلى المهام الفردية أو عناصر العمل. الهدف الأساسي لـ Kanban هو توفير الشفافية في عمليات العمل، مما يسمح للفرق بإدارة وتحسين سير العمل بكفاءة.

من خلال تنفيذ نظام كانبان، يمكن للفرق الحد بشكل استراتيجي من العمل الجاري (WIP) والتركيز على إكمال المهام بشكل منهجي. يخفف هذا النهج من الاختناقات ويعزز الإنتاجية ويضمن التدفق المستمر للعمل. إن التركيز على التحسين المستمر والقدرة على التكيف يمكّن الفرق من تحسين العمليات بمرور الوقت، وتعزيز الكفاءة لتلبية متطلبات العملاء المتطورة.

الميزات الرئيسية للكانبان:

• التمثيل المرئي: يستخدم لوحة مرئية تحتوي على أعمدة وبطاقات لتمثيل واضح لعناصر العمل.

• شفافية سير العمل: يعزز الرؤية في عمليات العمل لتحسين تنسيق الفريق.

• حدود العمل قيد التقدم: يركز على الحد من العمل الجاري لتعزيز كفاءة إنجاز المهام.

• التحسين المستمر: يشجع على اتباع نهج تكراري لتعزيز العملية المستمرة.

• القدرة على التكيف: تسمح للفرق بالتطور وتخصيص العمليات لتلبية المتطلبات المتغيرة.

ومن خلال فهم مبادئ كانبان وتنفيذها، لا يمكن للفرق تحقيق إدارة فعالة لسير العمل فحسب، بل يمكنها أيضًا تعزيز ثقافة التحسين المستمر، مما يضمن النجاح المستدام في بيئات العمل الديناميكية.

كيفية استخدام كانبان

يتم تقسيم لوحات كانبان إلى عدة أقسام مختلفة. تعتمد هذه الأقسام على المراحل المختلفة لسير العمل وهي أساس التنظيم القائم على المهام الذي ستشارك فيه. تم تقسيم لوحة كانبان الخاصة بنا إلى 5 أقسام مختلفة: الأفكار المحتملة، والأعمال المتراكمة، وعلى سطح السفينة، وفي التقدم، والمكتملة. يعد هذا إعدادًا شائعًا للكانبان، في حين أن البعض سيفعل بدلاً من ذلك ثلاثة أقسام فقط تتكون من Backlog وIn Progress وComplete، أو سيضيف البعض قسمًا لـ “عالقة” حيث يمكنك تجميع المهام عندما تصل إلى حاجز.

مهما كان إعداد كانبان الذي تستخدمه، فإن طريقة التفاعل ستكون هي نفسها عبرها جميعًا. تبدأ بالتركيز على مشروع أو سباق محدد. سيكون هذا المشروع أساس كانبان بأكمله. الغرض من استخدام كانبان هو تصور وتنظيم المهام القابلة للتنفيذ التي تحتاج إلى إنجازها لتحقيق النجاح في مشروعك. وبسبب ذلك، ستستمر في إنشاء ملاحظات بناءً على جميع المهام الملموسة والقابلة للتنفيذ والتي يجب إنجازها حتى ينتهي المشروع بنجاح. يجب أن تكون هذه المهام محددة قدر الإمكان لاستهداف الإجراءات المتخذة لإكمالها.

بمجرد قيامك بجمع كل المهام القابلة للتنفيذ والأفكار المحتملة، تبدأ في تحديد أولوياتها. ستكون هذه عملية فريدة من نوعها نظرًا لأن فريقك سيكون لديه أولويات مختلفة بناءً على المشروع المحدد الذي تعمل عليه. ومع ذلك، مهما كانت أولوياتك، يمكنك تنظيم مهامك في الأقسام أعلاه بناءً على الوقت الذي يجب إكمالها فيه وتأثيرها المحتمل.

الخطوة التالية في استخدام كانبان هي إعادة النظر فيه مع تقدم مشروعك للأمام. عندما يكمل الفريق المهام ويتقدم نحو الاكتمال، يمكنك تحديث اللوحة ونقل المهام نحو الجانب المكتمل.

من المهم أيضًا التحقق للتأكد من أن أولوياتك لا تزال صحيحة، وإذا كنت بحاجة إلى إعادة تقييم أولوياتك، فيمكنك بسهولة نقل المهام إلى الأعمال المتراكمة والبدء في مهام أخرى. يوفر تصور هذه المهام نظرة عامة رائعة على المشروع ويساعد في مواءمة الفرق معًا.

يعد استخدام لوحات Kanban ممكنًا على اللوحات المادية، ولكنه أصبح أسهل بشكل لا يصدق من خلال اللوحات البيضاء عبر الإنترنت. يمكنك إدارة جميع مهامك بشكل عملي على الملاحظات اللاصقة ومواءمة فريقك بسهولة.

ومع ذلك، فإن اللوحات الفعلية تعيق قليلاً إمكانيات استخدام كانبان. نظرًا لسهولة الوصول إليها، تسهل اللوحات البيضاء على الإنترنت تنظيم جميع مهامك في نفس المكان ومن ثم إعادة زيارة اللوحة لتحديثها أو تذكير نفسك بالأولوية التالية. إن إمكانية الوصول الدائم إلى اللوحات البيضاء عبر الإنترنت تجعلها المكان المثالي للكانبان التالي الخاص بك ومكانًا رائعًا لاستخدام أي منظم مرئي.

اعرف المزيد: Waterfall vs Kanban vs Scrum vs Lean

منهجية كانبان

كانبان هي منهجية شائعة تستخدم في إدارة المشاريع وتحسين سير العمل. وهي معروفة بتمثيلها المرئي للعمل، مما يساعد الفرق على إدارة المهام والعمليات بكفاءة. نشأ كانبان في قطاع التصنيع في اليابان وتم تكييفه لاحقًا للعمل المعرفي ومختلف الصناعات الأخرى. فيما يلي المبادئ والمفاهيم الأساسية لمنهجية كانبان:

• تصور العمل: الفكرة الأساسية في كانبان هي تصور العمل. ويتم ذلك عادةً على لوحة كانبان، وهي تمثيل مرئي لسير العمل. تتكون اللوحة من أعمدة وبطاقات. يمثل كل عمود مرحلة من مراحل العمل، وتمثل البطاقات المهام أو العناصر الفردية.

• الحد من العمل قيد التقدم (WIP): يؤكد كانبان على وضع حدود لعدد المهام التي يمكن أن تكون قيد التقدم في أي وقت محدد في كل عمود. وهذا يمنع التحميل الزائد على أعضاء الفريق ويضمن التدفق المستمر للعمل.

• إدارة التدفق: الهدف من كانبان هو جعل العمل يتدفق بسلاسة ويمكن التنبؤ به من مرحلة إلى أخرى. ومن خلال الحد من الأعمال قيد التنفيذ (WIP) والاهتمام بالاختناقات، يمكن للفرق تحسين عملياتها لتحسين التدفق.

• جعل سياسات العملية واضحة: يجب على الفرق التي تستخدم كانبان تحديد سياسات واضحة لكل عمود على اللوحة. تساعد هذه السياسات في توضيح كيفية تدفق العمل وما هي المعايير التي يجب استيفاؤها حتى تنتقل المهمة من عمود إلى آخر.

• حلقات التغذية الراجعة والتحسين المستمر: يشجع كانبان الفرق على مراجعة عملياتهم وتحسينها بشكل مستمر. تعد الاجتماعات المنتظمة أو “المواقف” شائعة لمناقشة حالة العمل وتحديد المشكلات وإجراء تعديلات على العملية.

• نظام السحب: يعمل كانبان على نظام السحب، مما يعني أنه يتم سحب العمل الجديد إلى النظام فقط عندما تكون هناك سعة متاحة. وهذا يتناقض مع نظام الدفع، حيث يتم دفع العمل إلى أعضاء الفريق بغض النظر عن قدراتهم.

• التركيز على قيمة العميل: يركز كانبان بشدة على تقديم القيمة للعميل. إنه يشجع على تحديد أولويات المهام التي لها التأثير الأكبر على العميل.

• القدرة على التكيف: يتميز نظام Kanban بأنه قابل للتكيف بدرجة كبيرة ويمكن استخدامه جنبًا إلى جنب مع منهجيات أخرى مثل Scrum أو كنهج مستقل. يمكن للفرق تخصيص لوحات كانبان لتناسب احتياجاتهم الخاصة.

• اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs): غالبًا ما تُستخدم اتفاقيات مستوى الخدمة في كانبان لتحديد التوقعات الخاصة بمدى سرعة تحرك العمل خلال المراحل المختلفة. يمكن أن يساعد ذلك الفرق على تلبية متطلبات العملاء وتوقعاتهم.

• وقت التسليم ومدة الدورة: يستخدم كانبان مقاييس مثل وقت التسليم (الوقت الذي يستغرقه إكمال مهمة من وقت إضافتها إلى اللوحة) ووقت الدورة (الوقت الذي يستغرقه إكمال المهمة بمجرد بدء العمل النشط) لتحليل و تحسين سير العمل.

كانبان هي منهجية مرنة يمكن تطبيقها في مجالات مختلفة، بدءًا من تطوير البرمجيات وإدارة المشاريع وحتى التصنيع ودعم العملاء. فهو يوفر نهجا مرئيا وسريع الاستجابة لإدارة العمل وتحسين الكفاءة.

عملية كانبان

تعد عملية كانبان بمثابة نهج مرئي ومرن لإدارة العمل وسير العمل. وهي تدور حول لوحة كانبان، وهي عبارة عن تمثيل مرئي لمراحل العمل والمهام. تتضمن العملية عدة خطوات رئيسية:

1. تصور سير العمل:

• إنشاء لوحة كانبان: عادةً ما تكون هذه لوحة فعلية تحتوي على أعمدة أو لوحة إلكترونية تستخدم برامج متخصصة. يشير كل عمود على اللوحة إلى مرحلة عمل محددة.

• تحديد مراحل سير العمل: حدد وأدرج المراحل التي ستتدفق من خلالها عناصر العمل أو المهام. قد تشمل المراحل النموذجية “المهام” و”العمل قيد التقدم” و”الاختبار” و”مكتمل”.

2. بطاقات عناصر العمل:

• إنشاء بطاقات عناصر العمل: يتم تمثيل كل عنصر عمل أو مهمة ببطاقة، غالبًا ما تكون عبارة عن ملاحظة لاصقة أو بطاقة رقمية على لوحة كانبان.

• إضافة تفاصيل المهمة: قم بتضمين المعلومات الأساسية على كل بطاقة، مثل الوصف المختصر والأولوية وتاريخ الاستحقاق وأي معلومات أخرى ذات صلة.

3. الحد من العمل الجاري (WIP):

• تعيين حدود WIP: حدد الحد الأقصى لعدد المهام المسموح بها في كل عمود لمنع التحميل الزائد والحفاظ على سير عمل ثابت. تساعد هذه الحدود الفرق على التركيز على إكمال العمل بدلاً من بدء مهام جديدة.

4. نظام السحب:

• العمل على المهام: يقوم أعضاء الفريق بسحب المهام من عمود “المهام” إلى العمود “قيد التقدم” فقط عندما يكون لديهم القدرة على العمل عليها. وهذا يضمن أن العمل لا يبدأ إلا عندما تكون هناك سعة متاحة.

• تنتقل المهام عبر المراحل: مع تقدم العمل، تنتقل البطاقات من عمود إلى العمود التالي بناءً على سياسات العملية المحددة في لوحة كانبان.

5. المراقبة والتحسين المستمر:

• اجتماعات الوقوف المنتظمة: عقد اجتماعات يومية أو دورية لمراجعة حالة العمل على لوحة كانبان، وتحديد أي مشكلات أو اختناقات، ومناقشة كيفية تحسين سير العمل.

• المقاييس وتحليل البيانات : قياس وتتبع المقاييس الرئيسية، مثل المهلة الزمنية (الوقت من الطلب إلى الاكتمال) ووقت الدورة (الوقت المستغرق في العمل بنشاط على مهمة). استخدم هذه البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تحسينات العملية.

6. التكيف والتحسين:

• إجراء تعديلات على العملية: استنادًا إلى الرؤى المكتسبة من مراقبة سير العمل وتحليله، يمكنك إجراء تغييرات لتحسين الكفاءة وتقليل الاختناقات والتأكد من تدفق المهام بسلاسة.

• ثقافة التحسين المستمر: تعزيز ثقافة التعلم والتكيف، وتشجيع أعضاء الفريق على اقتراح وتنفيذ التغييرات التي تعزز عملية كانبان.

7. إدارة توقعات العملاء:

• تحديد أولويات المهام بناءً على قيمة العميل: التركيز على تسليم المهام التي توفر القيمة الأكثر أهمية للعميل، مما يضمن تلبية احتياجاته بكفاءة.

8. مراجعة السياسات وتحسينها:

• قم بمراجعة السياسات المرتبطة بكل عمود في لوحة كانبان وتحسينها بشكل دوري. وهذا يضمن أن يظل سير العمل متوافقًا مع أهداف الفريق ومتطلبات العملاء.

9. التعاون والتواصل:

• التواصل الفعال: يجب أن تحافظ الفرق على التواصل المفتوح والتعاون لمعالجة المشكلات ومشاركة الأفكار والتأكد من توافق الجميع مع سير العمل والأهداف.

تتميز عملية كانبان بأنها قابلة للتكيف بدرجة كبيرة ويمكن تخصيصها لتناسب الاحتياجات المحددة للفرق والمؤسسات المختلفة. إنه يعزز الشفافية، ويقلل من الهدر، ويدفع التحسينات المستمرة في إجراءات العمل.

أمثلة على كانبان

استكشف هذه الأمثلة العملية للوحة كانبان عبر سياقات متنوعة لفهم كيف يمكن أن تحدث ثورة في إدارة مشروعك:

• لوحة كانبان لتطوير البرمجيات: قم بتبسيط عملية تطوير البرامج الخاصة بك باستخدام أعمدة مثل Backlog، وReady، وDevelopment، وTesting، وDeployment. احصل على رؤية واضحة للتقدم وحدد الاختناقات دون عناء.

• سير عمل تسويق المحتوى: ارفع مستوى إستراتيجية إنشاء المحتوى لديك من خلال لوحة Kanban التي تتميز بمراحل مثل الأفكار والكتابة والتحرير والتصميم والنشر. قم بإدارة مسار المحتوى الخاص بك بسهولة من البداية وحتى النشر.

• لوحة إدارة المهام الشخصية: قم بتحسين إدارة المهام الشخصية الخاصة بك من خلال لوحة Kanban التي تعرض أعمدة Backlog، وTo-Do، وDoing، وDone. كن منظمًا وركز على أولوياتك.

• تصور تطوير المنتج: إدارة دورة حياة المنتجات المادية بكفاءة باستخدام لوحة Kanban التي تتميز بمراحل المفهوم والتصميم والنماذج الأولية والاختبار والإصدار.

• إدارة خطوط أنابيب المبيعات: قم بتمكين فريق المبيعات لديك من خلال تصور العملاء المحتملين والفرص من خلال أعمدة التنقيب والتأهيل والعرض التقديمي والتفاوض والمكاسب المغلقة والخسارة المغلقة.

• تتبع دعم العملاء: قم بتحسين عمليات دعم العملاء من خلال لوحة Kanban التي تسلط الضوء على مراحل مثل الطلبات الجديدة، والفرز، وقيد التقدم، والاختبار، والحل، والإغلاق.

• سير عمل التسويق السريع: أحدث ثورة في حملاتك التسويقية من خلال لوحة Kanban التي تركز على مراحل التخطيط والتنفيذ والتحليل والتحسين. تعزيز دورة التحسين المستمر لفريق التسويق الخاص بك.

• تنسيق تخطيط الأحداث: تبسيط تخطيط الأحداث من خلال لوحة Kanban التي تغطي مراحل التخطيط والخدمات اللوجستية والترويج والتنفيذ والمتابعة.

• إدارة عمليات التصنيع: قم بتحويل عمليات التصنيع الخاصة بك باستخدام لوحة Kanban التي تتضمن مراحل مثل المواد الخام والإنتاج ومراقبة الجودة والتعبئة والشحن.

• تكامل تطوير Scrum وAgile: دمج لوحات Kanban بسلاسة مع منهجيات Scrum أو Agile. تصور العمل، وإدارة سباقات السرعة، وتتبع التقدم دون عناء.

تعمل أمثلة لوحة كانبان هذه كأساس لتخصيص نهجك بناءً على الاحتياجات الفريدة لفريقك أو مشروعك. يمكنك تحسين سير عملك وتعزيز التعاون ورفع الإنتاجية باستخدام هذه الأداة المرنة لتصور العمل وإدارته.

كانبان مقابل سكروم

غالبًا ما يخلط الناس بين الاختلافات بين استخدام كانبان والسكروم، وهم محقون في ذلك. إن نظامي إدارة المشاريع هذين متشابهان جدًا وغالبًا ما يستخدمان نفس التنسيقات المادية، لكن يمكن أن يختلفا بشكل كبير في عقليتهما وأهدافهما. فيما يلي بعض الاختلافات الرئيسية بين الاثنين:

كتعريف مختصر، بينما يركز كلاهما على إكمال وتنظيم المهام القابلة للتنفيذ، فإن سير عمل كانبان أكثر مرونة وسلاسة، في حين أن منظمات سكروم أكثر صرامة وتعتمد على سباقات السرعة الصغيرة.

• سباقات Scrum لها أطر زمنية صارمة ومواعيد نهائية للإصدار. في حين أن تدفقات كانبان يمكن أن تركز أيضًا على مشاريع محددة، إلا أنها تستخدم بشكل أكبر للمواءمة المستمرة للفريق.

• تقوم منظمة كانبان بدفع المحتوى/المنتج بشكل مستمر بينما يكون لسباقات سكروم تاريخ إصدار أسبوعي/نصف شهري.

• تتمتع لوحات Scrum بأدوار وإرشادات واضحة، في حين أن لوحات كانبان أكثر تنظيمًا ذاتيًا وتعتمد على الفريق.

• تم تصميم لوحات كانبان بحيث يمكن إعادة النظر فيها وإعادة تقييمها. هذه المرونة هي المفتاح لسير عمل كانبان.

تحليل بأثر رجعي

تعد Kanbanes مفيدة جدًا في التخطيط للمشاريع المستقبلية أو تنظيم المشروع الذي يعمل عليه فريقك حاليًا، ولكن تنظيم وتقييم عملك السابق لا يقل أهمية عن تنظيم وتقييم مشاريعك الحالية.

تنظم القوالب بأثر رجعي المهام والإجراءات الخاصة بالعمل السابق، وتسمح لك بتصنيف المهام بناءً على “ما سار على ما يرام”، و”ما يمكن أن يكون أفضل”، و”المهام القابلة للتنفيذ لتنفيذ هذه التغييرات”. من خلال تنظيم المهام بناءً على هذه الأقسام، يمكنك تحليل سباقك السابق، سواء كان جيدًا أو سيئًا. ومن خلال القيام بذلك، فإنك تفهم كيف يمكنك تحسين مشاريعك المستقبلية وإنشاء إجراءات ملموسة من شأنها أن تجعل ذلك حقيقة واقعة.

تعمل القوالب بأثر رجعي بشكل مشابه جدًا لنظام كانبان، ولهذا السبب، قمنا بإنشاء لوحة تقوم بتنفيذ كليهما في نفس المكان. يمكّن مجلس Kanban والتحليل الأسبوعي الخاص بنا المستخدمين من تحليل نجاح أحدث مشروعاتهم مع تقييم مهامهم المستقبلية وتحديد أولوياتها أيضًا. تصبح هذه الإجراءات متشابكة للغاية، ومن خلال التحليل المتقاطع، يمكنك تحقيق أقصى قدر من الكفاءة التي تكمل بها مهامك وتحديد أولويات سير العمل الخاص بك.

يتعلم أكثر: ما هو قماش العجاف؟ التعريف والإرشادات التفصيلية

خاتمة

تعد Kanban من أكثر النماذج مرونة التي يمكن للفرق تنفيذها من أجل تحسين سير العمل، ونأمل أن تكون هذه المقالة قد وفرت الإلهام لاستخدام واحد. إذا كنت تريد الاطلاع على نصائحنا حول كيفية النجاح في الابتكار أثناء العمل من المنزل، فيمكنك الاطلاع على منشورنا الأخير على مدونة IdeaScale، ولا تنس تجربة لوحة Kanban الخاصة بنا مجانًا!

كما هو الحال دائمًا، يمكنك الاطلاع على أدلة ورش العمل الافتراضية واللوحات البيضاء عبر الإنترنت أيضًا.