بدائل مصفوفة أيزنهاور

طريقة أيزنهاور هي أداة لتحديد الأولويات وإدارة الوقت وتتميز بوضع المهام في أرباع بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها. ورغم أن هذه الأداة مبتكرة وفعالة، إلا أن هناك بدائل لإنشائها. تنقل هذه البدائل نفس الرسالة المتمثلة في تحديد أولويات المهام والإدارة الفعالة للوقت؛ ومع ذلك، يتم تنفيذها بشكل مختلف. البديلان الأكثر فعالية لمصفوفة أيزنهاور هما:

مصفوفة أولويات العمل

وهو مشابه لطريقة أيزنهاور. ومع ذلك، على عكس أيزنهاور، الذي يتمتع بقاعدة ذات أهمية عاجلة، فإن أولوية العمل لديها مفهوم جهد التأثير. إنه يركز على قيمة المهمة مقابل مدى صعوبتها أو سهولة تنفيذها. وتنقسم هذه المصفوفة أيضًا إلى أربعة أرباع على النحو التالي:

• الربع الأول – جهد عالي التأثير ومنخفض

الأنشطة في هذا الربع لها القيمة الأكبر ويسهل تنفيذها. تُعرف باسم مهام النقاط السريعة.

• الربع الثاني- جهد عالي التأثير

المهام في هذا الربع لها نفس القدر من الأهمية أو حتى أكثر من تلك الموجودة في الربع الأول. ومع ذلك، فهي أصعب في التنفيذ وتتطلب المزيد من الموارد والتخطيط.

• الربع الثالث – تأثير منخفض – جهد منخفض

الأنشطة هنا ليس لها قيمة كبيرة ويسهل تنفيذها. يمكنك تفويضهم.

• الربع الرابع – تأثير منخفض – جهد عالي

المهام هنا ليس لها قيمة تذكر؛ ومع ذلك، فهي تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب الكثير من الموارد. يمكنك التخلص منها أو وضعها على المقعد الخلفي حتى تتوفر الموارد.

مصفوفة كوفي

تركز هذه المصفوفة على الوقت المخصص للمهام لكل ربع. وهو مشابه أيضًا لـ مصفوفة أيزنهاور. ومع ذلك، على عكس أيزنهاور، الذي تمثل أرباعه المهام ومستوى إلحاحها وأهميتها، فإن أرباع مصفوفة كوفي تمثل الوقت. وهذا يعني أنه كلما كان الربع أكثر بروزًا، كلما زاد الوقت المستغرق في المشاريع، مما يجعله أحد بدائل مصفوفة أيزنهاور الفعالة. في هذا الصدد، سيتم إعداد أرباع مصفوفة كوفي على النحو التالي:

• الربع الأول – عاجل – هام

ونظراً لإلحاحها، ينبغي القيام بهذه المهام على الفور؛ ومع ذلك، يجب ألا تستغرق وقتًا طويلاً. وبعبارة أخرى، فهي مهام عاجلة وسريعة. يقضي الكثير من الناس الكثير من الوقت هنا بسبب “فخ الاستعجال”. الوظائف هنا مهمة للغاية، لكن قيمتها على المدى القصير هي السبب وراء عدم قضاء الكثير من الوقت عليها.

• الربع الثاني – غير عاجل – مهم

يجب جدولة المهام هنا وتخصيص معظم الوقت لها لأنها تتطلب التخطيط السليم واستخدام المزيد من الموارد. الوظائف هنا عادة ما تكون ذات قيمة طويلة المدى؛ وبالتالي، فإنها تحتاج إلى وقت كاف.

• الربع الثالث- عاجل-غير مهم

من الأفضل تفويض الأنشطة هنا نظرًا لحساسية وقتها؛ ومع ذلك، فإنها تضيف قيمة أقل، لذلك لا ينبغي أن تقضي وقتك عليها.

• الربع الرابع – غير عاجل – غير مهم

المهام هنا غير ضرورية ويجب تخصيص أقل وقت لها أو عدم تخصيص أي وقت على الإطلاق. وهي معروفة باسم الانحرافات. عندما تقوم بتقييم يومك أو مستوى إنتاجيتك، ستدرك ذلك.

تحديد أولويات الأدوات المفيدة بطرق أخرى

هناك أدوات لتحديد الأولويات تعمل على تحسين الإنتاجية والكفاءة بطرق مختلفة. يشملوا:

• أدوات إدارة الوقت: تؤكد على الوقت المخصص لمهام محددة لزيادة الإنتاجية.

• أدوات إدارة المشروع: تعمل على تحديد المهام وتنفيذها وتتبع التقدم المحرز في المشروع.

• أدوات تخصيص الموارد: تركز على الموارد اللازمة لتنفيذ المهام من خلال إعطاء كل مشروع الموارد اللازمة له.

• أدوات المعالم الرئيسية للمشروع: تركز فقط على التقدم المحرز في المشروع من حيث الإنتاجية في كل مرة.

• أدوات خطة الطوارئ: تركز على البدائل لمشاريع محددة من خلال وضعها والتخطيط لكيفية إنقاذ الموقف عند ظهوره.

• أدوات التعاون: تركز على التآزر بين العمال أو الفرق في المشاريع. تتيح هذه الأدوات لأكثر من شخص الوصول إليها والعمل معها في أي مكان وفي أي وقت.

• أدوات الأتمتة: تركز على الانتقال السلس للأنشطة، على سبيل المثال، الإخطار بالجدول الزمني أو تغييرات المشروع، للسماح للعاملين بالتركيز على ما يهم.

وباستخدام هذه الأدوات، ستؤدي الإدارة الفعالة للأشخاص والوقت والموارد إلى تحقيق مكافآت أكبر على المدى الطويل.

اعرف المزيد: ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

خاتمة

أدوات إدارة الوقت مثل Eisenhower Matrix ليست الأدوات الوحيدة لزيادة الكفاءة والإنتاجية. تعد مصفوفة أولوية العمل ومصفوفة كوفي بديلين ممتازين لطريقة أيزنهاور. وفي حين أن طريقة عملها قد تختلف، فإن الهدف النهائي هو نفسه. يمكن للأدوات المذكورة أعلاه القيام بذلك بطريقتها الخاصة.