يشير الهيكل التنظيمي إلى علاقات الإبلاغ بين الموظفين داخل المنظمة. فهو يحدد السلطة والمسؤولية والمساءلة. إن توفير هيكل تنظيمي يجعل من السهل على الجميع معرفة من سيقدم تقاريره لمن، ومن يمكنه تلقي تعليماته، ومن يمكنه تفويضه، وما إلى ذلك.
ومن ناحية أخرى، المخطط التنظيمي هو تمثيل رسومي لهيكل المنظمة. تستخدم الشركات المخططات التنظيمية لتوضيح هيكلها حتى يتمكن جميع الموظفين من فهمه. تسهل هذه المخططات على كل موظف في الشركة معرفة أدواره والمشرفين المباشرين عليه ومسؤوليته ومساءلته.
لماذا تعتبر الهياكل التنظيمية مهمة جدًا؟
يجب أن يتم تنظيم المنظمات بحيث يفهم كل عضو في الشركة خطوط السلطة والوظائف والالتزامات الفردية. سواء كان متجرًا عملاقًا أو متجرًا صغيرًا، يجب هيكلة كل عمل بما يناسب احتياجاته بشكل أفضل ويحقق نجاحه. فيما يلي بعض المزايا التي تجعل الهياكل التنظيمية فريدة من نوعها:
1. أهمية الهيكل الرسمي
يزيد الهيكل التنظيمي من الكفاءة التشغيلية من خلال توفير الوضوح للموظفين على جميع مستويات المنظمة. قد يجد الموظفون صعوبة في تحديد الجهة التي يقدمون تقاريرهم إليها رسميًا في سيناريوهات معينة دون وجود هيكل تنظيمي رسمي. وقد يصبح من غير الواضح على وجه التحديد من يتحمل المسؤولية النهائية عن ماذا.
2. إرشاد الموظف
يرشد الهيكل التنظيمي جميع الموظفين من خلال تحديد علاقات التقارير الرسمية التي تحكم سير عمل الشركة. إن الخطوط العريضة الرسمية لتصميم الشركة تجعل من السهل إضافة مناصب جديدة في الشركة، مما يوفر وسيلة مرنة وجاهزة للنمو.
3. اتخاذ القرار بشكل أسرع
إن التدفق الفعال للمعلومات داخل الشركة يمكن أن يجعل عملية اتخاذ القرار أسرع. يؤدي وجود هيكل تنظيمي محدد جيدًا إلى تحسين التواصل بين الإدارات، مما يعزز الإنتاجية الإجمالية لشركتك.
4. تحفيز الموظف
قد يكون الهيكل المحدد جيدًا أيضًا بمثابة خريطة طريق للترقيات الداخلية، مما يسمح للشركات بتطوير مسارات نمو ممتازة للموظفين المبتدئين.
على سبيل المثال، قد يرتقي مساعد التسويق المبتدئ إلى أدوار خبير تسويق، ومسوق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، ومشرف تسويق رقمي، ومدير تسويق، وأخيراً مدير التسويق. يمكن أن تكون رؤية هيكل مؤسستك بهذه الطريقة حافزًا ممتازًا للموظفين الذين يرغبون في معرفة أنه يمكنهم تطوير حياتهم المهنية داخل شركتهم.
الاختلافات بين الهيكل التنظيمي والمخطط التنظيمي
على السطح، قد تبدو المخططات التنظيمية والهياكل التنظيمية متشابهة جدًا. ومع ذلك، لديهم اختلافات كبيرة. وفيما يلي بعض الاختلافات الرئيسية بينهما:
- الهيكل التنظيمي عبارة عن خطة تحدد الأدوار والروابط وتدفق المعلومات داخل المنظمة. ومن ناحية أخرى، يصور المخطط التنظيمي هذا الهيكل.
- تصمم الشركات هياكلها التنظيمية حول الأقسام الوظيفية المختلفة داخل الشركة، على سبيل المثال، المالية والتسويق والمبيعات وما إلى ذلك. في المقابل، تم تصميم المخطط التنظيمي حول الأفراد داخل الشركة وألقابهم.
- يحدد الهيكل التنظيمي الهدف والمساءلة ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكل مجموعة وظيفية ووظيفة داخل الشركة. في المقابل، يعرض المخطط التنظيمي المسمى الوظيفي لكل شخص وقد يحتوي على المعلومات التي تطلبها الموارد البشرية، مثل الوصف الوظيفي ومعلومات الاتصال وما إلى ذلك.
- بمجرد تحديد هيكل المنظمة، لا يتغير ما لم تتخذ الشركة مبادرة جديدة للارتقاء باستراتيجيتها أو تغييرها. ومع ذلك، تصبح المخططات التنظيمية قديمة بسرعة كبيرة. ينضم الأشخاص إلى الشركات ويغادرونها بشكل متكرر، مما يجعل المخطط التنظيمي قديمًا بمجرد إنشائه تقريبًا.
اعرف المزيد: مزايا المخططات التنظيمية
حاشية ختامية
تتشابه الهياكل التنظيمية والمخططات من حيث أن المخططات عبارة عن تمثيل رسومي للهيكل. ومع ذلك، يبقى الهيكل في مكانه، حتى لو أصبح المخطط قديمًا بعد الترقيات أو الاستقالة. إن وجود هيكل تنظيمي محدد جيدًا هو المفتاح لنجاح مبادرة جديدة.
