10 أمثلة مختلفة للمخطط الانسيابي وحالات الاستخدام
تعد المخططات الانسيابية أدوات مساعدة مرئية مهمة تساعد الأشخاص على فهم العمليات أو سير العمل، ولهذا السبب، لديهم العديد من التطبيقات المختلفة. مع هذه التطبيقات تأتي قوالب وهياكل مختلفة، والتي سيكون لها جميعًا حالات استخدام مختلفة قليلاً. في هذه المقالة، سنتعرف على 10 أمثلة مختلفة للمخططات الانسيابية وسنتحدث بإيجاز عن حالات الاستخدام المختلفة الخاصة بها.
Example 1. Outlining a Customer Journey Map
أحد التطبيقات السهلة لقالب المخطط الانسيابي هو تحديد خريطة رحلة العميل. قبل إنشاء خريطة رحلة مكتملة، هناك عدة مراحل يجب مراعاتها بما في ذلك العصف الذهني والتخطيط والتنظيم.
أثناء مرحلة التخطيط، يعد استخدام قالب المخطط الانسيابي موردًا رائعًا لمساعدة فريقك على فهم كيفية تقسيم رحلة العميل إلى خطوات يمكن التحكم فيها. يساعد تخطيط الرحلة بهذا التنسيق في توفير التوجيه والخطوات الواضحة والأماكن لتحسين رحلتهم.
غالبًا ما تحدث عملية التخطيط هذه جنبًا إلى جنب مع العصف الذهني لأنه عندما تقوم بإنشاء خطوات في عملية العصف الذهني وتسليط الضوء على الإجراءات التي تتوافق مع استجابات معينة، سيبدأ قالب المخطط الانسيابي الخاص بك في أن يصبح أكثر وضوحًا. يساعد المخطط الانسيابي في تقديم نظرة عامة شاملة لرحلة العميل، بينما توضح مرحلة العصف الذهني المشاعر المحددة للمستخدم. وبهذه الطريقة يجتمع كلاهما لرسم صورة كاملة لرحلة العميل.
Example 2. Planning Freelance Projects
أحد الأشياء الكبيرة التي يمكن أن تساعد العاملين لحسابهم الخاص على التواصل مع عملائهم هو عرض أمثلة على المخططات الانسيابية لهم قبل بدء المشروع. يساعد هذا في إلقاء نظرة عامة على العملية التي سيتخذونها للوصول إلى الاكتمال.
خاصة عندما تكون هذه المشاريع محددة وقد لا يكون العميل على دراية بما يدخل في المنتج النهائي، فقد يكون من المفيد حقًا أن نعرض له نظرة عامة مرئية سهلة تشرح كل خطوة في العملية. وهذا بدوره سيجعلهم يشعرون بالأمان في قرارهم بتعيينك للمشروع وسيمنحكما مجموعة من التوقعات القابلة للتواصل طوال الوقت.
Example 3. Managing an External Workflow
على غرار إنشاء خطة مشروع مستقل، تعد إدارة سير العمل الخارجي مكانًا يمكن للعملاء من خلاله تقديم توقعات سير العمل للأشخاص الذين يعملون معهم خارج عملياتهم الداخلية.
يعد إنشاء سير عمل طريقة رائعة لتوصيل خطوات وأهداف واضحة في الطريق إلى إكمال المشروع، ويمكن أن يوفر أثرًا تعاونيًا للأشخاص للوصول إليه وعرضه طوال المشروع.
يعد هذا مفيدًا بشكل خاص عندما تكون هناك قيود داخلية صارمة حول الميزانية والتوقيت والعملية التي يجب على الخدمة الخارجية الالتزام بها. في هذه الحالة، يعد وجود تدفق واضح للمهام والتوقعات أمرًا بالغ الأهمية، وتوفر قوالب المخطط الانسيابي حلاً رائعًا.
Example 4. Creating Streamlined Internal Processes
مثلما يعد إنشاء مخطط انسيابي لعملية خارجية أمرًا مهمًا، فإن القيام بذلك داخليًا يعد أمرًا بالغ الأهمية أيضًا. خاصة عندما يكون لديك العديد من الأدوار التي تعمل بشكل تعاوني، فإن توفير التدفق المركزي للعمليات يمكن أن يكون علامة حاسمة للنجاح. إحدى الطرق المهمة التي تتعامل بها الشركات مع العمليات الداخلية هي إدارة المهام، لكن المخططات الانسيابية توفر طبقة أخرى من التوجيه يمكن أن تكون مفيدة للغاية.
تعد أمثلة المخططات الانسيابية الداخلية مهمة لأسباب متعددة، ولكنها في الغالب توفر للأشخاص نظامًا صارمًا للغاية للمراقبة الذاتية لمهامهم. عندما لا يكون هناك مخطط انسيابي أو قالب سير عمل، قد يشعر الأشخاص بالضياع في مهامهم أو يمكن أن يصبحوا راضين عما يحدث بعد ذلك.
ومع ذلك، عند استخدام قالب مخطط انسيابي، هناك دائمًا خطوة تالية واضحة يمكن التصرف بناءً عليها على الفور. يمنح هذا الأشخاص المزيد من الحافز لإنجاز مهامهم من أجل التقدم إلى المرحلة التالية ويزيل أي مشكلات تتعلق بالوضوح حول مسؤولياتهم للمضي قدمًا.
Example 5. Streamlining the Onboarding Process
هناك سيناريو آخر حيث يكون توثيق العمليات الداخلية أمرًا مهمًا، وهو عند تأهيل أعضاء جدد للفريق. أحد أكبر العوائق التي تعترض عملية التوظيف هو جعل الأشخاص يواكبون أدوارهم بسرعة، وكيفية عمل المنظمة، وما هي توقعاتهم الفردية. خاصة فيما يتعلق بفهم دورهم المحدد، قد يستغرق الأمر أشهرًا من الأشخاص لتطوير فهم دقيق للمكان الذي يناسبهم والمسؤولية عنه.
يعد منحهم مخططًا مرئيًا بسيطًا مقدمًا أحد أفضل الطرق لتوضيح الوصف الوظيفي الخاص بهم وإيصال الخطوات المطلوبة التي يتخذونها في مهامهم اليومية. وهذا يمنح الأشخاص ورقة للرجوع إليها عندما تكون لديهم أسئلة حول ما سيأتي بعد ذلك ويساعد في تحديد أهداف نهائية واضحة.
بالإضافة إلى ذلك، يعد الحصول على أمثلة مخططات انسيابية موثقة مفيدًا جدًا عند النظر إلى المستقبل لأنه يوفر بعض الوثائق الموحدة للأشخاص للرجوع إليها عند تعيين المزيد من الأشخاص، مما يمنح الجميع فهمًا مشتركًا لكيفية عمل المنظمة.
Example 6. Creating an Outreach Plan
يعد إنشاء خطة توعية بمثابة سير عمل مهم يجب تصوره لأنه عادةً ما يكون محددًا للغاية. يمكنك تتبع العملاء في تقدمهم من خلال منتجك/خدمتك والتواصل معهم بناءً على مكان وجودهم وأهدافهم.
يتم تعيين هذا جيدًا في مخطط انسيابي لأنه يمكنك ملاحظة عدة مراحل مختلفة وتوجيهها إلى نقاط نهاية فريدة، مما يوضح بالضبط نوع الرسالة التي يجب إرسالها إلى عميل معين.
يمكن أن ينطبق ذلك على حملات البريد الإلكتروني، أو التواصل مع المبيعات، أو جمع تعليقات محددة من العملاء، أو أي خطة تواصل أخرى تواجه العملاء.
Example 7. Managing Healthcare Services and Treatment Options
تعتبر الرعاية الصحية قطاعًا يكون فيه الوضوح مهمًا للغاية، ولكنه غالبًا ما يكون غائبًا. إن إعطاء المرضى ومقدمي الرعاية دليلًا مرئيًا بسيطًا حول الرعاية التي يمكن أن يتوقعوها وكيفية الحصول عليها يمكن أن يكون مفيدًا للغاية ويمكن أن يزيل الكثير من الصداع حول تحديد الخيار الأفضل للمريض.
من ناحية المريض، قد يكون فهم ما يتم تغطيته وما هو متاح والمكان المناسب بمثابة كابوس. يعد تقسيم ذلك إلى أداة مساعدة مرئية حيث يمكنك تتبع خياراتك بوضوح للوصول إلى النتيجة النهائية الصحيحة أمرًا مفيدًا للغاية ويضمن حصولك في النهاية على الرعاية الصحيحة.
من جانب مقدم الخدمة، يعد هذا أيضًا مفيدًا للغاية لأنه يمكنهم تخطيط مخططات انسيابية فريدة خاصة بهم حول عملية تقديم الرعاية. ويأخذ هذا في الاعتبار العديد من الخطوات المختلفة التي تدخل في تحقيق الرعاية بنجاح وما يحدث بعد الانتهاء من ذلك. يمكن أن يكون توثيق ذلك مفيدًا حقًا ويمكن أن يشكل سابقة إيجابية للمضي قدمًا.
Example 8. Creating a Hiring Workflow
كما هو الحال مع عملية الإعداد، فإن وجود قالب مخطط انسيابي لعملية التوظيف يمكن أن يزيل الغموض عن بعض المشاكل الكامنة وراء جدولة المرشحين واختيارهم. سيتتبع المخطط الانسيابي المستخدمين خلال مسار التوظيف حتى تتمكن من رؤية الخطوة المنطقية التالية بسرعة، بناءً على حالتهم.
يعد تصنيف المرشحين بهذه الطريقة طريقة سهلة لتصنيفهم إلى مجموعات دون الحاجة إلى البحث في كل مجموعة على حدة. يوفر هذا أيضًا نموذجًا مفيدًا لأي عملية توظيف مستقبلية يجب القيام بها.
Example 9. Updating a Sales Deck
يعد وجود مجموعة مبيعات واضحة مع خيارات متعددة أمرًا مهمًا حقًا لإنشاء عرض مبيعات مثالي، وعلى الرغم من أن الوصول إلى المخطط الانسيابي أثناء مكالمة المبيعات ليس استراتيجية مثالية، إلا أنه يمكن أن يكون مفيدًا حقًا في الإعداد.
يعد رسم تخطيطي للأسئلة المتعددة التي تطرحها والتحضير لأنواع مختلفة من الإجابات أمرًا بالغ الأهمية لإجراء مكالمة مبيعات سلسة وفعالة، ويعد قالب المخطط الانسيابي طريقة رائعة للقيام بذلك.
يساعد هذا في إنشاء رسم تخطيطي موحد للعديد من المحادثات التي ستجريها حول منتج/خدمة ويمكن تحديثه كلما تعلمت المزيد في عملية الاكتشاف. بالإضافة إلى ذلك، عندما تجمع المزيد من الإجابات على أسئلتك، ستبني حجم عينة أكبر لتبني عليه إجاباتك ويمكنك تحديث المخطط الانسيابي وفقًا لذلك. يعد هذا كله جزءًا من بناء مجموعة مبيعات ناجحة وأمثلة المخططات الانسيابية التي يمكن أن توفر مساعدة بصرية قيمة.
Example 10. Building a Business
يعد إنشاء مشروع تجاري أمرًا معقدًا للغاية، وهناك الكثير من المتغيرات المختلفة التي تدخل فيه. مع وجود العديد من التحديات الجديدة والأشياء الفريدة التي يجب مراعاتها، فإن الحصول على مساعدة مرئية لرسم شكل كل مسار يمكن أن يساعد كثيرًا عند تحديد أولويات ما يجب القيام به بعد ذلك.
يعد تحديد الأولويات بشكل فعال أمرًا بالغ الأهمية كصاحب عمل لأنه لا يمكنك فعل الكثير إلا في وقت واحد. إن وجود فهم عميق لكيفية ارتباط مهامك اليوم بأهدافك العامة يعد أمرًا مفيدًا جدًا للتخطيط للمستقبل، وقد أصبح ذلك ممكنًا باستخدام قالب مخطط انسيابي.
تعرف على المزيد: ما هو قالب المخطط الانسيابي؟
Conclusion
بغض النظر عن أهدافك المحددة، فإن استخدام قالب المخطط الانسيابي يمكن أن يساعد في تصور العملية بعدة طرق مختلفة. تحدد قائمة أمثلة المخططات الانسيابية بعض الحالات الأكثر وضوحًا، ولكن هناك دائمًا المزيد من الاستكشاف للقيام بقوالب المخططات الانسيابية. إذا أعجبك هذا المنشور، فتأكد من معرفة المزيد حول كيفية إنشاء قالب مخطط انسيابي خاص بك باستخدام IdeaScale Whiteboard .
